新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作策略研究

王慶豐

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人才的競爭已經(jīng)成為各單位的主要競爭因素。地區(qū)人力資源與社會保障局是地方人才儲備、引進及人員管理調(diào)動的主要服務(wù)部門，檔案管理屬于人力資源和社會保障局的基本性工作內(nèi)容，對于企事業(yè)單位與個人的相關(guān)工作開展與需求提供服務(wù)，維持了社會的基本運作。在新形勢下如何進行科學(xué)合理的檔案管理，并充分利用人事檔案更好地推動社會的發(fā)展，值得我們深入研究。勞動保障檔案管理是當前人力資源和社會保障局的重要工作內(nèi)容之一，雖然勞動保障檔案管理具有十分突出的意義，但在現(xiàn)實中卻面臨著種種的管理問題。文章首先分析了人力資源和社會保障局檔案管理的重要性；其次，對新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理的各種問題進行了梳理；最后詳細探討了優(yōu)化人力資源和社會保障局檔案工作的各種策略。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會保障局；檔案管理工作；策略

人力資源和社會保障局相關(guān)的檔案管理工作關(guān)系到相關(guān)檔案的收集、整理、保存管理、鑒定、統(tǒng)計與服務(wù)使用，對于我國人力資源統(tǒng)籌運用管理以及勞動力喪失后生活保障起到一定輔助作用，其管理水平的高低直接關(guān)系到相關(guān)工作開展的便捷與有效性。新時代人力資源和社會保障局檔案管理需要充分的了解時代發(fā)展特點，充分運用時代管理先進技術(shù)，促使檔案管理工作與時俱進，有效的提供檔案管理工作人員更便捷高效的管理效果，同時也為民眾與相關(guān)機構(gòu)人員提供更便捷的檔案信息查閱與使用效果。

1 新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理的各種問題分析

1.1 勞動保障檔案的管理方式滯后

我國勞動保障檔案管理，從一開始，就一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，并通過“卷”“件”的方式進行整理，這樣的整理方式在初期有較大的應(yīng)用優(yōu)勢。但到了檔案數(shù)量急劇膨脹的現(xiàn)在，就容易出現(xiàn)工作量巨大而造成的管理失誤。此外，若檔案管理工作由多人經(jīng)手，還會出現(xiàn)保存工作不夠明確的情況，對后續(xù)的管理和使用造成嚴重應(yīng)該影響，增加了后續(xù)管理工作的負擔。

1.2 對勞動保障檔案管理重視不足

由于我國人口眾多，且檔案建設(shè)較為完善。因此導(dǎo)致了我國檔案管理的復(fù)雜性，數(shù)量多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的特性，致使我國的勞動保障檔案的管理工作十分繁瑣，在實際的管理過程中，很多檔案管理工作缺乏良好的硬件條件支持，部分地區(qū)的檔案管理還由于人力投入的不足或?qū)n案管理缺乏重視，造成檔案保存失誤或檔案丟失的狀況。

1.3 缺乏良好的勞動保障檔案管理機制

社會勞動保障檔案的管理，往往會涉及到多個領(lǐng)域，目前不少地區(qū)的檔案管理，是將這些檔案進行歸類，并交由不同的部門進行管理和保存。雖然這種方式提高了檔案管理的專業(yè)性，但是由于不同部門之間缺乏溝通與協(xié)作，也容易造成各部門檔案管理工作缺乏整體性調(diào)度。此外，這種檔案管理方式，容易將個人的不同檔案進行分別管理，當個人要求進行檔案調(diào)用時，不僅增加了檔案管理人員的工作量，也造成了社會保障管理方面的一些問題。

2 優(yōu)化人力資源和社會保障局檔案工作的策略探討

2.1 強化檔案管理工作中的信息化管理

檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，為了順應(yīng)這一發(fā)展趨勢的要求，各人力資源和社會保障局要積極落實信息化檔案管理工作。在日常的檔案管理工作中，要積極使用電子檔案管理方式，提升檔案管理的效率。電子檔案管理還避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理成本、易磨損、不利于長久保存等問題。通過電子檔案管理的運用，也能使得檔案管理工作更加科學(xué)化和現(xiàn)代化，極大地減輕了檔案管理人員的工作負擔，為檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.2 健全良好的檔案管理運行機制

人力資源和社會保障局的檔案管理工作涉及多個領(lǐng)域，與個人的養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、事業(yè)等保險息息相關(guān)。在檔案管理中，要做好這些工作，首先必須建立良好的管理機制，并通過規(guī)范的管理制度、科學(xué)的約束機制，確保檔案管理工作的有序進行。同時，還應(yīng)積極完善相應(yīng)的激勵機制，從而發(fā)揮出檔案管理人員的主觀能動性，為優(yōu)化檔案管理工作提供強大的人力基礎(chǔ)。

2.3 積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，強化檔案管理的各方建設(shè)

人力資源和社會保障局要做好相應(yīng)的檔案管理工作，首先就要積極的轉(zhuǎn)變觀念，并從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從而正確的看待工作中的問題；其次，做好檔案管理工作，還要進行積極的宣傳，并在政府部門的支持下，投入更多的財力物力，強化檔案管理部門的建設(shè)工作；再次，人力資源和社會保障局要建立健全完善的綜合檔案管理部門，在保證檔案正常收集工作的同時，做好后期的完善工作，使檔案的完整性得到保障。綜合檔案管理部門，還能有效協(xié)調(diào)好各個參與檔案管理工作的組織機構(gòu)，并通過系統(tǒng)化和規(guī)范化的檔案管理，促進檔案管理工作的更加高效的運行。

2.4 強化組織單位的人員及資源配備

勞動保障檔案管理是一項復(fù)雜且繁瑣的工作，因此需要很多的專門性人才進行相關(guān)的處理。針對這一問題，檔案管理部門應(yīng)該積極強化管理人員的配備工作，使人員的構(gòu)成能夠有效滿足日常的檔案管理工作。同時，還要對相關(guān)人員進行詳細的權(quán)責分工，使得每個人的權(quán)責落實到位，既要避免因人手不足導(dǎo)致的工作不暢問題，又要避免因為盲目擴編而造成的人浮于事現(xiàn)象。除此之外，在強化檔案管理工作的過程中。人力資源和社會保障局還要嚴格按照管理工作的實際需求，進行檔案室的建設(shè)工作，同時，在建設(shè)檔案室的過程中，還要優(yōu)化設(shè)備和管理用具的配置工作，從而保障檔案室中各種設(shè)備資源的完善，為促進檔案管理工作的有序進行提供基礎(chǔ)性條件。

2.5 強化檔案管理人員的培訓(xùn)工作

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，原來的傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)越來越不能適應(yīng)社會發(fā)展的需求了。目前，很多檔案管理機構(gòu)普遍存在管理人員年齡偏大，知識陳舊，對先進管理技術(shù)不熟悉等一系列問題。這些問題也嚴重阻礙了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，各人力資源和社會保障局要積極組織相關(guān)人員進行檔案管理的培訓(xùn)工作，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理法規(guī)的同時，也更新其管理理念。同時，還要強調(diào)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，培養(yǎng)其專業(yè)知識，從而讓檔案管理人員運用更新更便捷的手段，做好檔案管理中的各項瑣碎工作。此外，人力資源和社會保障局還要強化理論與實踐的結(jié)合，讓管理人員在學(xué)習(xí)新技術(shù)的同時將其運用到實際工作中來，使得其工作效率得到不斷提升。除了開展培訓(xùn)工作以外，還可以適當?shù)囊M一些專業(yè)人才，從而提升整個檔案管理隊伍的管理水平，帶動檔案管理技術(shù)的共同發(fā)展。

3 結(jié)束語

我國的勞動保障檔案管理具有十分重要的作用，但是，當前的勞動保障檔案管理還存在諸如重視不足、管理機制缺乏、管理方式落后等一系列問題，而要解決這些問題，就必然要通過積極的觀念轉(zhuǎn)變和建立健全運行機制來得以改善，此外，還要強化檔案管理人才的專業(yè)技能，引進和普及信息化的檔案管理基礎(chǔ)。唯有做到上述幾點，才能有效促進我國勞動保障檔案管理工作的有序高效運行。

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