高等學(xué)校內(nèi)部控制信息化建設(shè)及完善

馮智綱 仝乃禮 史張宇

摘要：高等學(xué)校是我國發(fā)展高等教育的重要主體，也是實現(xiàn)科技強國和民族復(fù)興人才培養(yǎng)的關(guān)鍵。因此，高等學(xué)校的內(nèi)部管理水平無論是對學(xué)校自身而言，還是對國家和社會而言，都有著重要的意義。而內(nèi)部控制是高等學(xué)校內(nèi)部管理的重要組成部分。尤其是高等學(xué)校需要涉及多項經(jīng)濟活動，而這些經(jīng)濟活動又與高等學(xué)校的辦學(xué)目標及人才培養(yǎng)效果有著重要聯(lián)系。所以，加強高等學(xué)校內(nèi)部控制建設(shè)是當前我國高等教育重點工作內(nèi)容之一。另一方面，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，內(nèi)部控制的信息化成了強化內(nèi)部管理和提高管理效率的重要手段。本文主要以高等學(xué)校為研究對象，對其內(nèi)部控制信息化建設(shè)進行了探討，分析了其中存在的問題，并提出了相應(yīng)的完善對策，期望對促進高等學(xué)校的發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校;內(nèi)部管理;內(nèi)部控制;信息化建設(shè);完善對策

作為教育強國戰(zhàn)略的重要參與者和主導(dǎo)者，高等學(xué)校在我國教育體系中占有重要地位，其不僅是科技研發(fā)的主力軍，更是為國家和社會培養(yǎng)人才的重要主體。在我國，高等學(xué)校各項經(jīng)濟活動的資金有多種來源，而其產(chǎn)出則主要是為企事業(yè)單位輸送人才，并產(chǎn)出高科技成果。隨著我國高等教育改革事業(yè)的穩(wěn)步推進，對高等學(xué)校內(nèi)部管理的改革也成了急需解決的問題。為了促進對高等學(xué)校各項經(jīng)濟活動的監(jiān)督和審計，加強內(nèi)部控制建設(shè)就十分必要。然而，由于我國高等學(xué)校行政色彩濃厚，加上牽涉到的部門眾多，使得很多制度的執(zhí)行需要面臨很多困難。而信息技術(shù)的應(yīng)用，可以有效提高高等學(xué)校內(nèi)部控制效率，優(yōu)化內(nèi)部管理流程。因此，內(nèi)部控制的信息化是當前高等學(xué)校內(nèi)部管理的主要改革方向之一。

1. 高等學(xué)校內(nèi)部控制的內(nèi)涵

對于高等學(xué)校而言，內(nèi)部控制主要是通過政策、制度及程序的制定及實施，實現(xiàn)對其內(nèi)部各項經(jīng)濟活動進行規(guī)范管理的一個過程。由于高等學(xué)校經(jīng)費來源眾多，且多數(shù)經(jīng)費來自納稅人。因此，為了保證這些經(jīng)費使用的合理性，加強高等學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)也有著重要的社會意義。而這也直接與高等學(xué)校內(nèi)部會計控制相關(guān)。與企業(yè)一樣，高等學(xué)校的內(nèi)部控制也是一個發(fā)展過程。隨著內(nèi)部控制理論的不斷完善和經(jīng)驗的不斷增多，高等學(xué)校的內(nèi)部控制也在不斷地革新中。然而，受到行政干擾多、部門牽涉廣等因素的影響，我國高等學(xué)校內(nèi)部控制無論是在理論建設(shè)還是實踐等方面都比企業(yè)內(nèi)部控制落后很多。所以，利用新的技術(shù)，促進高等學(xué)校內(nèi)部控制的改進和完善也成了我國高等教育發(fā)展急需解決的問題之一。

2. 高等學(xué)校內(nèi)部控制信息化的必要性

2.1 信息化可以提高高等學(xué)校內(nèi)部控制效率

隨著高等學(xué)校規(guī)模的增大，高校內(nèi)部管理需要涉及更多的部門和信息，這就使得其內(nèi)部控制難度更大。一方面，財務(wù)信息和人員信息的增多，使得高校在資料管理，尤其是經(jīng)費管理等方面需要投入更大的精力。另一方面，因監(jiān)督和審計的需要，高等學(xué)校的內(nèi)部控制必須做到更科學(xué)和更客觀，相關(guān)信息和經(jīng)費收支必須保證準確性。而內(nèi)部控制的信息化發(fā)展，則能有效提高其效率。信息化建設(shè)有助于對復(fù)雜和煩瑣的各項經(jīng)濟活動信息進行自動記錄和高效處理，并對相關(guān)業(yè)務(wù)流程進一步優(yōu)化。通過信息化辦公，可以有效減少人工操作的時間耗費，也可以減少人工操作的失誤。更為重要的是，內(nèi)部控制的信息化建設(shè)，還能更好地實現(xiàn)崗位分離制度，避免暗箱操作和徇私舞弊的出現(xiàn)。而且，通過信息系統(tǒng)的建設(shè)，一些重要的審批制度都可以納入到系統(tǒng)中，這樣，內(nèi)部控制的信息化發(fā)展也能起到減少人為主觀因素對相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行的影響，從而能保證高等學(xué)校內(nèi)部控制的客觀性和公正性。

2.2信息化可以提高高等學(xué)校信息管理的時效性

對于高等學(xué)校的內(nèi)部控制而言，信息的時效性和相關(guān)性至關(guān)重要。各級管理人員和各個部門的經(jīng)濟活動，很大程度上取決于相關(guān)信息的實時傳遞情況。而內(nèi)部控制的信息化，可以使得一些重要信息通過信息系統(tǒng)專項傳遞給相應(yīng)的部門或者負責(zé)人。而部門或者相應(yīng)的負責(zé)人在授權(quán)之后，可以登錄相應(yīng)的信息查看相關(guān)信息。這些信息，既可以是學(xué)校的預(yù)算執(zhí)行情況等財務(wù)信息，也可以是學(xué)校管理規(guī)劃和人員信息等。同時，部門或者相應(yīng)負責(zé)人在接收到這些信息后，也可以將自己的反饋意見或者政策執(zhí)行情況上傳給系統(tǒng)，以便上級管理者的統(tǒng)一監(jiān)督。因此，高等學(xué)校內(nèi)部控制的信息化有助于各級管理人員對規(guī)劃的執(zhí)行力度，也有利于管理者及時做出正確的決策。此外，高等學(xué)校內(nèi)部控制還可以通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)相關(guān)信息的共享。通過共享平臺，有關(guān)部門或者負責(zé)人將需要共享的信息上傳，這樣其他部門和負責(zé)人都可以看到這樣的信息。這不僅有利于提高一些重要人士任免信息和財務(wù)信息的透明度，還能有效減少這些信息在傳遞過程中人為主觀因素的影響。因此，高等學(xué)校內(nèi)部控制的信息化對保障重要信息的公正性也有著重要意義。

3. 高等學(xué)校內(nèi)部控制信息化存在的問題

3.1 內(nèi)部控制信息化水平良莠不齊

從我國高等學(xué)校實際情況看，不同學(xué)校對內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重視程度不一樣。一些地方高等院校管理者對內(nèi)部控制信息化的重視程度和認識都不到位。由于思想觀念落后，這些院校的內(nèi)部控制信息化投入相對較少。同時，內(nèi)部控制信息化建設(shè)也需要高等學(xué)校有著足夠的財政支持。然而，這些地方高等院校本身經(jīng)費有限，很難保證內(nèi)部控制信息化建設(shè)的質(zhì)量。結(jié)果就是，這些地方院校的內(nèi)部控制信息化建設(shè)程度較低，無法與經(jīng)濟發(fā)達城市高校相比。這就導(dǎo)致我國高等學(xué)校內(nèi)部控制建設(shè)呈現(xiàn)明顯的地域分布和學(xué)校分布特點。一些學(xué)校信息化建設(shè)程度高，而另一些學(xué)校的信息化則水平很低。這種內(nèi)部控制信息化建設(shè)良莠不齊的現(xiàn)狀也加劇了我國高等教育的不平衡發(fā)展。而對于那些處于經(jīng)濟發(fā)展地區(qū)的高等學(xué)習(xí)而言，其內(nèi)部控制信息化建設(shè)也有著不同的側(cè)重點。這些高等學(xué)校的內(nèi)部控制信息化表現(xiàn)出明顯的工作分布特點。對于資產(chǎn)管理、經(jīng)費管理和預(yù)算管理等，這些院校的信息化建設(shè)覆蓋了非常大，基本實現(xiàn)了內(nèi)部控制信息化的要求。但是，在采購管理、招標管理和合同管理等方面，即使是這些經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)的高等學(xué)校，其信息化覆蓋也在50%以下。很多高等學(xué)校在這方面的經(jīng)濟活動管理還停留在手工記賬和人工記錄等方面。這就使得高等學(xué)校在設(shè)備儀器采購和項目招標等方面效率低下，且暗箱操作的概率更大。

3.2 信息管理系統(tǒng)維護力度不夠

信息管理系統(tǒng)的建設(shè)是高等學(xué)校內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重要組成部分。而信息管理系統(tǒng)的運作離不開對其日常的維護。這就需要專門的技術(shù)人員負責(zé)對信息管理系統(tǒng)的日常管理，以保證信息化建設(shè)的安全進行。然而，有些高等學(xué)校只注重對管理系統(tǒng)的建設(shè)，而忽視了對管理系統(tǒng)的維護。以密碼登錄為例，很多系統(tǒng)登錄需要輸入密碼，并且該密碼只能對專門人員負責(zé)。然而，這些密碼多數(shù)過于簡單，且因為人員流動的影響，很多密碼還會被其他部門人員知曉。這就導(dǎo)致不相容崗位制度很難得到有效執(zhí)行。同時，由于信息管理系統(tǒng)的工作大多數(shù)情況下需要互聯(lián)網(wǎng)的支持，而互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全問題同樣是高等學(xué)校內(nèi)部控制信息化需要關(guān)注的重點。近年來，我國一些高等學(xué)校出現(xiàn)了因為黑客或者網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊而導(dǎo)致的信息泄露或者篡改的事故。造成這些事故的主要原因之一，就是高等學(xué)校疏忽了對信息管理系統(tǒng)惡日常維護，導(dǎo)致這些系統(tǒng)需要面臨著更多的安全風(fēng)險。此外，信息管理系統(tǒng)的維護與管理需專門人員的支持，而一些高等學(xué)校將信息系統(tǒng)管理的任務(wù)安排給一些學(xué)生，這就導(dǎo)致信息管理系統(tǒng)的日常維護不具備專業(yè)性，也就很難保證其運營的安全性。

3.3 信息共享程度低

內(nèi)部控制信息化的另一個重要優(yōu)勢就是可以實現(xiàn)高等學(xué)校內(nèi)部不同部門之間的信息共享，甚至條件允許的話，還可以實現(xiàn)不同高校之間有些信息的分享。但是，我國很多高等學(xué)校則忽視了對信息分享作用的利用。我國一些高等學(xué)校內(nèi)部信息共享效率低下，導(dǎo)致很多重要政策執(zhí)行不到位，執(zhí)行速度慢，嚴重影響了高校內(nèi)部控制效率。內(nèi)部控制系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，以及相關(guān)信息的共享，是評價高等學(xué)校信息化建設(shè)成果的重要指標，也是未來高等學(xué)校內(nèi)部控制信息化建設(shè)的主要方向。但是，很多高等學(xué)校內(nèi)部控制還無法達到這項要求。

4. 高等學(xué)校內(nèi)部控制信息化完善對策

4.1 加大內(nèi)部控制信息化建設(shè)的資金投入

高等學(xué)校內(nèi)部控制信息化建設(shè)離不開資金的支持。對于一些地方院校而言，其經(jīng)費來源有限，這就導(dǎo)致其內(nèi)部控制信息化很難繼續(xù)發(fā)展。因此，對于這類高校，地方政府和中央政府可以共同出資加大扶持力度，成立信息化建設(shè)專項資金，以支持地方高等學(xué)校內(nèi)部控制的信息化發(fā)展。而對于經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)的高等學(xué)校而言，內(nèi)部控制的信息化建設(shè)應(yīng)該繼續(xù)加大覆蓋率。尤其是在采購管理、合同管理和招標管理方面，要盡快實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公和信息公開，以促進這些經(jīng)濟活動的公正性和效率性。

4.2 加強信息管理系統(tǒng)的安全管理

信息系統(tǒng)管理系統(tǒng)的安全管理是決定高等學(xué)校內(nèi)部控制安全和效用的關(guān)鍵因素之一。因此，為了更好地發(fā)揮信息化的效果，保證信息的完整性和安全性，高等學(xué)校也要做好信息管理系統(tǒng)的安全管理工作。對于高等學(xué)校而言，首先就需要引進專業(yè)的技術(shù)人才，專門負責(zé)對信息管理系統(tǒng)的日常維護。同時，高等學(xué)校也要制定嚴格的規(guī)章制度，對重要部門或者涉及重要信息的管理系統(tǒng)，要嚴格規(guī)定操作程序，建立起嚴格的密碼登錄制度。同時，為了保證一些涉密信息的安全，高等學(xué)校還要建立起保密制度，對重要數(shù)據(jù)不能通過互聯(lián)網(wǎng)直接傳送。為了促進使用人員具備更好的信息安全意識，高等學(xué)校也可以定期組織信息管理系統(tǒng)使用培訓(xùn)和信息安全講座，提高他們的信息安全意識。

4.3 加強信息化的短板建設(shè)

從實際情況看，我國高等學(xué)校，尤其是重點高等學(xué)校的信息化建設(shè)已經(jīng)度過了高速擴張期。但是，一些細節(jié)上的問題，使得很多高等學(xué)校的內(nèi)部控制信息化建設(shè)存在不少短板。以前文所述的合同管理和采購管理等而言，很多學(xué)校還是主要依靠人工完成。高等學(xué)校在基本的財務(wù)信息和人員管理信息等方面的信息化相對完善，但是在項目建設(shè)管理方面則存在很多的不足。而高等學(xué)小項目建設(shè)往往需要涉及更高的資金和更多的人員，包括項目進展和項目監(jiān)督等，都還沒有完全納入到信息管理系統(tǒng)中。因此，在未來，對于這些短板問題，高等學(xué)校仍需加大改進力度，以便更好地實現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化發(fā)展。

結(jié)論

總之，高等學(xué)校內(nèi)部控制信息化建設(shè)是建設(shè)現(xiàn)代化高等教育，實現(xiàn)國家高等學(xué)校建設(shè)戰(zhàn)略的重要環(huán)節(jié)。信息化建設(shè)的發(fā)展，不僅能夠有效提高高等學(xué)校內(nèi)部管理的效率，還能幫助高校更好地提高信息傳遞和管理的時效性，有利于高等學(xué)校政策規(guī)劃的執(zhí)行，為建設(shè)世界一流大學(xué)和學(xué)科做出更多的貢獻。我國高等學(xué)校也要充分認識到信息化發(fā)展的重要性，并及時發(fā)現(xiàn)自身在內(nèi)部控制信息化建設(shè)方面的不足之處。未來，隨著技術(shù)的進步和條件的改善，我國高等學(xué)校的內(nèi)部控制水平將會進一步提高，從而盡早建設(shè)一些世界一流大學(xué)和學(xué)科，為國家和社會培養(yǎng)更多的優(yōu)秀人才。

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