淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

劉麗峰

內(nèi)容摘要：人事檔案是事業(yè)單位選拔和任用人才的重要依據(jù)。管好用好人事檔案 ，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展壯大有著非常重要的作用。隨著我國(guó)事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn) ，人事檔案管理方面存在的諸多問(wèn)題也越來(lái)越凸顯，如檔案管理工作未受到足夠重視、管理制度尚待完善、管理人員素質(zhì)有待提升和利用范圍有限方式陳舊等等，檔案管理工作越來(lái)越不能適應(yīng)事業(yè)單位改革的需要。通過(guò)宣傳引導(dǎo)事業(yè)單位重視檔案管理工作、完善檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立社會(huì)化開(kāi)放式的人事檔案管理模式，從根本上提升人事檔案管理水平已成為事業(yè)單位必須高度重視且穩(wěn)步推進(jìn)的一件大事。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案管理 信息化

人事檔案是以個(gè)人為單位，記錄和反映個(gè)人基本情況和工作表現(xiàn)的文件材料；是反映個(gè)人出身、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、工作狀況以及受到獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄；是上級(jí)組織培養(yǎng)、選拔、任命人員的重要依據(jù)。顧名思義，人事檔案管理就是收集、整理、保管人事檔案以供參考利用的的活動(dòng)。我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理目前存在諸多亟待解決的突出問(wèn)題，如管理制度尚需完善、管理人員素質(zhì)有待提升、管理信息化尚未普及和利用范圍有限方式陳舊等。隨著事業(yè)單位的改革和快速發(fā)展，人事檔案管理工作已愈發(fā)不能適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展的需要，提升人事檔案管理水平已成為事業(yè)單位人事部門必須高度重視且穩(wěn)步推進(jìn)的一件大事。

一、事業(yè)單位人事管理檔案工作的現(xiàn)狀

隨著社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)的深入改革和快速發(fā)展，陳舊的人事管理和干部選拔制度已成為制約事業(yè)單位發(fā)展的重要因素。我國(guó)近年雖然在干部選拔、職稱管理、人才流動(dòng)等方面進(jìn)行了積極的改革并取得了一定的成效，但這些改革缺乏完整的目標(biāo)與準(zhǔn)確的定位，是比較局限、不徹底的，而且與社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展不相適應(yīng)，主要表現(xiàn)在：事業(yè)單位人事檔案管理方法因循守舊，管理方式墨守陳規(guī)，適應(yīng)事業(yè)單位特點(diǎn)的人事管理制度還未系統(tǒng)化、規(guī)范化；競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)、監(jiān)督機(jī)制尚不健全；崗位、人員安排設(shè)置還需進(jìn)一步調(diào)整、規(guī)范；人員管理、任用和績(jī)效考評(píng)在施行中缺乏可操作性等等。這些情況不僅使一部分人員缺乏危機(jī)感，助長(zhǎng)了不思進(jìn)取、安于現(xiàn)狀的思想，還使得一些有干勁、有能力的干部因缺乏機(jī)遇逐漸流于平庸，挫傷了許多人員的積極性。既不利于人才的培養(yǎng)、選拔和流動(dòng)，也不利于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展。人事管理已成為制約事業(yè)單位改革與發(fā)展的一大瓶頸。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）一些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案管理工作重視不足

人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，它不容易取得明顯成績(jī)，因此也不容易引人注意。一些領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫和分類保管的事務(wù)性工作。只要不丟失、不泄密 ，可以應(yīng)付查檔、外調(diào)就行，完全可以由人事管理部門自行開(kāi)展或由其他人員兼任。因此 ， 許多單位的人事檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展乃至進(jìn)一步的改革和發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。

（二）人事檔案管理人員素質(zhì)有待提升

人事檔案管理是一項(xiàng)比較繁雜且專業(yè)性、連續(xù)性極強(qiáng)的工作，沒(méi)有一定的人力、物力、財(cái)力投入， 就不可能保證檔案管理的質(zhì)量。在事業(yè)單位改革的進(jìn)程中，許多單位人員編制較以往大幅縮減，管理部門的人員更是首當(dāng)其沖。在這種情況下，事業(yè)單位檔案管理工作基本是由人事部門的人員兼任，部分單位甚至是由臨時(shí)工負(fù)責(zé)。由于這些工作人員的非專業(yè)性，導(dǎo)致許多材料沒(méi)有及時(shí)歸檔或根本沒(méi)有歸檔，或者沒(méi)有督促其他資料收集部門及時(shí)移交資料，造成員工檔案資料的缺失。加之聘用制度的普遍推行，事業(yè)單位工作人員的流動(dòng)性大幅增強(qiáng)，制檔管檔人員的調(diào)動(dòng)也愈發(fā)頻繁，既不利于檔案制作和管理水平的提高，也不利于檔案管理人員素質(zhì)的提升和檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。

（三）人事檔案管理信息化尚未普及

目前，雖然許多事業(yè)單位安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”或類似的系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)設(shè)計(jì)的定位和其他方面的原因，大部分系統(tǒng)只是對(duì)員工個(gè)人的基本信息進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)，并不收錄員工在工作、生活中形成的原件，使得檔案信息化大打折扣。一些事業(yè)單位的人事檔案管理習(xí)慣于純手工操作，檔案利用仍然依賴查閱紙質(zhì)檔案。這樣不僅工作量大不利于檔案的長(zhǎng)期保管，而且大大影響了工作效率。事業(yè)單位人事檔案管理信息化的真正普及還需要多方面進(jìn)一步的改革和投入。

（四）人事檔案利用范圍有限方式陳舊

人事檔案管理的根本目的就在于有效的利用。就目前而言，許多事業(yè)單位人事檔案管理仍存在重保密、輕利用的現(xiàn)象。即使利用，范圍也十分有限。查閱的大部分內(nèi)容是基本情況、簡(jiǎn)歷等，而且利用的方式也十分陳舊單一，只有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱和需要者登門查閱才提供，工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使得人事檔案的利用價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能充分發(fā)揮。

（五）人事檔案材料制作不規(guī)范

人事檔案材料制作不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下方面：一是材料分類不規(guī)范。一些檔案管理人員雖然知道人事檔案要分類保存，但有時(shí)在分類上把握不準(zhǔn)，給人事檔案的查閱和利用帶來(lái)了很大的不便；二是材料制作不規(guī)范。按照規(guī)定，干部檔案材料必須使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工后才能入檔。但近年來(lái)，由于種種原因，時(shí)常有A4紙規(guī)格的材料歸檔，給檔案的整理和裝訂帶了極大的不便。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在問(wèn)題的一些對(duì)策

（一）完善人事檔案管理工作制度

進(jìn)一步完善人事檔案管理制度，可以極大程度地提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的水平。人事檔案管理工作是一項(xiàng)連續(xù)性極強(qiáng)、比較繁雜的工作，必須有一定的制度來(lái)約束。因此應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和工作需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上狠下功夫。首先要進(jìn)一步完善人事檔案，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化水平，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案材料收集歸檔等各項(xiàng)工作，從源頭上杜絕虛假材料進(jìn)檔。其次要進(jìn)一步完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)考察、選拔、任用工作人員提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息。最后要大力宣傳《檔案法》，使檔案管理人員知法、守法，推動(dòng)檔案管理工作駛?cè)胍婪ü芾淼能壍溃龑?dǎo)人事檔案管理工作朝著程序化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。endprint

（二）提高認(rèn)識(shí)，加大對(duì)人事檔案管理工作的投入

當(dāng)前，許多事業(yè)單位人事檔案是由人事部門兼管，管理比較隨意。人事檔案的收集、整理、審核以及鑒定工作通常都是需要時(shí)才去開(kāi)展，人事檔案管理工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。要改變這種狀況，首先應(yīng)該從事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識(shí)上著手，通過(guò)各種方式讓領(lǐng)導(dǎo)明白檔案管理的重要性，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的財(cái)力和人力投入，改善人事檔案管理?xiàng)l件和設(shè)施。比如應(yīng)該嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)專用檔案庫(kù)，配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜；配置溫度調(diào)節(jié)設(shè)備和滅火設(shè)備等；設(shè)立獨(dú)立的閱檔室和檔案人員辦公室等，保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，為人事檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)造必要的條件。其次應(yīng)該努力爭(zhēng)取設(shè)置檔案管理專職崗位，從根本上當(dāng)前改變檔案管理工作的被動(dòng)局面，為檔案管理工作的專業(yè)化、規(guī)范化發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)保障。最后，應(yīng)通過(guò)開(kāi)展各種方式的宣傳活動(dòng)，引導(dǎo)事業(yè)單位內(nèi)部各部門和社會(huì)各界重視人事檔案管理工作，為檔案管理工作的開(kāi)展和發(fā)展?fàn)I造良好的外部環(huán)境。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

隨著事業(yè)單位人事制度的不斷改革和各項(xiàng)工作的不斷推進(jìn)，我們必須建設(shè)一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊(duì)伍，培養(yǎng)一批具有較強(qiáng)實(shí)際操作能力和較強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)的檔案工作能手。要達(dá)成上述目標(biāo)，除了設(shè)置專職檔案管理人員，最重要的就是要定期組織業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn) ，讓檔案管理工作人員深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，緊隨現(xiàn)代科技發(fā)展的潮流和方向，及時(shí)了解和掌握最新的檔案管理手段和管理技術(shù)并應(yīng)用于具體工作，在工作中注意總結(jié)、創(chuàng)新方式方法 ，為事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展提供強(qiáng)大的力量源泉。

（四）加快推進(jìn)人事檔案管理的信息化進(jìn)程

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，，建立完善社會(huì)化開(kāi)放式的人事檔案管理模式，是人事檔案服務(wù)于人事工作的迫切需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日益增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門依托現(xiàn)有的管理系統(tǒng)和發(fā)布平臺(tái)，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料輸入管理系統(tǒng)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，并及時(shí)、準(zhǔn)確地傳輸人事信息，提高人事信息發(fā)布的時(shí)效性，方便上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要通過(guò)系統(tǒng)查閱有關(guān)內(nèi)容，提高人事檔案管理工作的效率。同時(shí)要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案的管理創(chuàng)新，可以試行不屬于保密范圍的檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，向社會(huì)提供及時(shí)、優(yōu)質(zhì)、高效的人才檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。這樣既方便了有需求的組織和員工，又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并可以極大程度地提高人事檔案的利用效率。

四、對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策的總結(jié)

當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問(wèn)題是較為明顯的，這也決定了人事檔案管理工作的改革勢(shì)在必行。在進(jìn)一步完善各項(xiàng)管理制度、切實(shí)提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)的同時(shí)，推進(jìn)人事檔案管理方法的創(chuàng)新就十分凸顯。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)和積極采用先進(jìn)科技手段進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、信息化進(jìn)程，充分利用人事檔案管理系統(tǒng)和發(fā)布平臺(tái)，建立完善人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式，人事檔案對(duì)人才流動(dòng)的制約將會(huì)得到極大地改善，許多問(wèn)題都會(huì)迎刃而解，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作必將得到極大地提升，也必將為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供更堅(jiān)實(shí)的保障。

（作者單位： 孝義市檔案局）

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