信息化技術在城市建設檔案管理中的應用

李湘英

摘 要：城市項目的建設極大地推進了我國城市化的進程，為我國基礎設施建設做出了重大貢獻。隨著信息化技術不斷提高，信息化技術已經被廣泛應用于城市建設的檔案管理環(huán)節(jié)，但是在實際應用中還是存在著很多問題，本文在此基礎上做了一定的探討，更好的促進城市建設的發(fā)展。

關鍵詞：信息化技術 城市建設 檔案管理 問題

背 景

隨著網絡信息技術不斷應用于我們的生活當中，給我們的生活帶來了極大的方便。我國在2015年頒布了《關于積極推進“互聯網 +”行動的指導意見》，要求各個行業(yè)要和互聯網技術有機結合起來，促進行業(yè)快速的發(fā)展。

城市建設檔案管理是對于一個城市發(fā)展歷程的記錄和管理，對于推動城市的發(fā)展至關重要，同時也是提升城市知名度的有效手段，因此如果能夠把網絡資源有機結合起來能夠促進其進一步的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理的手段已經滿足不了時代發(fā)展的需求。在傳統(tǒng)模式下，城市建設的信息記錄主要是以文字、圖紙、圖表、圖像、錄音及影像進行儲存的，但是儲存介質都是隨著時間的推移慢慢損壞，這樣就可能造成數據的損壞，但是在信息化時代，可以將信息電子化，儲存到相應的管理系統(tǒng)，這樣就可以大大提高信息保存的年限。

1. 信息技術在城市建設檔案管理存在的問題

隨著信息技術被應用在城市建設檔案管理中，極大提高了城市建設檔案管理的工作效率，但是在實際應用中還是存在著很多問題，主要的原因有以下幾種。

1.1缺乏專業(yè)的信息技術人才

對于信息化建設來說最需要的就是高技術人才，但是從事檔案管理大多數是公務員，很少有單位會招收大量的信息化專業(yè)人才進行檔案管理信息化的建設。大多數企業(yè)還是按照傳統(tǒng)的管理模式進行管理，這些人員對于很多信息管理系統(tǒng)使用缺乏一定的經驗。

另一方面，大多數單位使用的信息管理技術相對落后，一方面是領導層不理解信息技術，沒有給予政策的鼓勵。另一方面，信息技術的應用需要很多硬件設施，需要引進高質量的信息人才。很多單位沒有足夠的資金投入其中，因此在某種程度上，它影響著信息技術在管理工作中的應用質量。

1.2信息管理體系不夠完善

傳統(tǒng)的檔案管理體系的建設已經很完善了，但是信息化管理體系的建設尚在完善當中，它需要一個健全的管理體系作為支撐。但是我國沒有相關的制度對信息化管理體系做明確的規(guī)范，導致各個單位在開展信息化建設過程中缺乏管理標準的約束，在建設方向上也沒有具體的指導方向，這樣就嚴重影響了信息化推進過程的效率。

同時大多數單位的管理系統(tǒng)并不完善，特別是信息技術應用管理制度和培訓制度的缺乏。同時信息技術應用的統(tǒng)一性和規(guī)范性也沒有得到保障，因此信息管理體系是限制信息化建設的最大阻礙之一，導致了信息技術在工程管理中的優(yōu)勢無法得到充分發(fā)揮。

1.3監(jiān)督體制不完善

很多企業(yè)都已意識到信息化管理能夠極大提升了管理的效率，但是沒有大力去發(fā)展這個技術，很大原因是信息化技術管理存在著很大的安全隱患。不法分子能夠利用信息化技術去竊取信息，信息安全受到很大的威脅。另一方面，由于信息技術的開放性，目前的技術很難保證信息技術的絕對安全，同時我國對于信息化監(jiān)管制度不夠完善，監(jiān)管部門對于信息化安全的監(jiān)察力度不夠，導致了很多不法分子利用信息技術盜取公司機密案件的發(fā)生，給公司帶來了嚴重的經濟損失。

2.如何把信息技術應用在城市建設檔案管理的幾點建議

2.1注意人才的培養(yǎng)

在進行信息化建設的過程中各個行政單位要一定要認識到高素質人才在促進信息技術應用方面發(fā)揮重要的作用，因此要積極制定相關的福利政策來吸引具有扎實信息技術、掌握工程管理專業(yè)知識的高素質人才。需要注意以下幾點。

第一引進優(yōu)秀的工程管理人才。城建檔案信息化管理工作得以有效開展的前提是相關工作人員具有扎實的檔案管理知識和城市建設知識，具有檔案管理的相關經驗；第二加強在職管理者信息技術培訓。各個單位應當結合實際對于信息技術的需求情況，認真制定在職人員培訓計劃，使項目管理人員能夠掌握管理知識、軟件、管理系統(tǒng)操作方法及技巧。同時，舉辦信息技術運營大賽活動，營造學習信息技術學習氛圍，不斷提高檔案管理人員的信息技術運營水平；第三加大信息技術的軟硬件投入力度。信息技術在建筑工程管理中的應用需要軟硬件系統(tǒng)的支持。因此，各個城市檔案管理的單位應加大投入，配備先進的計算機設備，開發(fā)或購買工程管理操作軟件，并在項目管理中運用信息技術。

2.2建立高效的工程管理體系

相關政府部門要建立高效的信息技術管理制度，這需要權力、責任和利潤的協調統(tǒng)一以及分項管理與綜合管理充分銜接。政府部門在開展對企業(yè)信息化建設的監(jiān)督和指導的過程中，要進行深入進行實地調研和研究，明確各個部門各個環(huán)節(jié)的責任人的責任和義務，確保信息化管理制度的合理性和科學性。

同時為了滿足信息化建設的相關要求，要建立相應的管理職責體系，針對信息化建設的環(huán)節(jié)的目標和工作要求，把具體的責任落到個人，使得整個建設過程的運行呈現出層次化、綜合性、自然有序的工作狀態(tài)。哪一環(huán)節(jié)出現問題就對應追究這一環(huán)節(jié)負責人的責任，這樣就能保證負責人不敢玩忽職守，能夠認真負責。同時要建立相應的獎懲制度，對于表現優(yōu)異的管理人員給予一定的物質和精神獎勵，使其起到先鋒模范帶頭作用，帶動管理人員的工作熱情，更好完成工作。

3.結語

綜上所示，信息化建設對于城市檔案管理至關重要，能夠最大程度保留城市珍貴的信息記錄，對于提升城市發(fā)展和知名度至關重要，希望本文提出幾點建議對于讀者有一定的啟示作用，不斷促進城市檔案建設工作的開展。

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