文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

張凱麗

摘要：隨著文化事業(yè)的快速發(fā)展，目前文書檔案在企業(yè)現(xiàn)代化管理中的重要性也逐漸凸顯出來。立足于現(xiàn)狀，文章首先介紹了文書檔案管理的原則與重要性，其次對(duì)文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行了解析，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化解決方案，希望能夠有效提升文書檔案現(xiàn)代化管理水平，為企業(yè)順利開展各項(xiàng)工作提供良好的保障。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化；管理途徑

文書檔案管理屬于一項(xiàng)復(fù)雜性較強(qiáng)的管理活動(dòng)，其在企業(yè)管理中會(huì)影響到方方面面的內(nèi)容，甚至對(duì)于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。為了進(jìn)一步介紹文書檔案管理中存在的主要問題，現(xiàn)就其原則和重要性介紹如下。

一、文書檔案管理概述

1.文書檔案管理的原則

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，目前文書檔案在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中的重要性也在不斷提升。為了提升文書檔案管理的效果，就必須根據(jù)一定的規(guī)章制度與管理原則來開展各項(xiàng)工作：首先，文書檔案數(shù)量非常龐大，所以在管理過程中可靠性原則是最重要的，只有做好文書檔案的分類管理，提升管理的可靠性才能夠真正完成交付的管理任務(wù)；其次，文書檔案管理記錄的完備性也是一個(gè)重要的原則，如果記錄的內(nèi)容不全面，有缺漏，那么會(huì)直接影響文書檔案管理的效果，甚至失去管理價(jià)值；最后，文書檔案管理受到多種因素影響，所以需要做到實(shí)事求是、因地制宜的開展管理工作，確保管理的實(shí)效性。

2.文書檔案管理的重要性

文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重要的影響，其主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：其一，文書檔案管理對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營管理具有一定的指導(dǎo)價(jià)值。許多文書檔案在整理歸納后可以得到一定的規(guī)律，從而為企業(yè)的決策者提供決策的科學(xué)依據(jù)，少走很多彎路；其二，文書檔案管理有助于提升企業(yè)的綜合行政效率。行政工作的內(nèi)容多、流程復(fù)雜，許多環(huán)節(jié)都對(duì)于文書的準(zhǔn)確性、完整性有較高的要求，只有做好文書檔案管理才能夠確保完成其工作；其三，作為企業(yè)反饋與發(fā)展的主要依據(jù)。文書檔案的管理周期很長，許多文件都可以保存幾十年甚至更久的時(shí)間，可以作為企業(yè)的資料、歷史或者宣傳材料等，是企業(yè)文化與發(fā)展歷程的象征。

二、文書檔案管理中存在的問題

1.管理制度不完善

文書檔案管理制度不完善是導(dǎo)致文書檔案管理工作效率無法提升的重要原因。許多企業(yè)在文書檔案管理的制度建設(shè)方面照抄了其他企業(yè)的模式，并沒有體現(xiàn)出本企業(yè)的特征，再加上監(jiān)督環(huán)節(jié)缺乏有效的管理，從而導(dǎo)致管理人員的工作流于形式，實(shí)際的管理作用得不到真正的體現(xiàn)。

2.人員培訓(xùn)體系不健全

人員培訓(xùn)體系不健全的問題主要表現(xiàn)在現(xiàn)代化的管理人才儲(chǔ)備等方面。首先，企業(yè)在人才引入方面可能會(huì)將更多的精力集中到技術(shù)與市場等方面，對(duì)于文書檔案管理重視程度不高，導(dǎo)致許多文書檔案管理工作沒有專人負(fù)責(zé)，而是辦公室其他人員兼職負(fù)責(zé)，缺乏專業(yè)意識(shí)與工作經(jīng)驗(yàn)，其管理結(jié)果可想而知。除此之外，缺乏合理的發(fā)展規(guī)劃體系，培訓(xùn)機(jī)制不暢通也導(dǎo)致許多人員意識(shí)與管理能力與需求脫節(jié)，無法順利完成管理工作。

3.技術(shù)落后

先進(jìn)的文書檔案管理技術(shù)是提升管理效率的必要條件，但是受限制于人才素質(zhì)、學(xué)習(xí)能力或者企業(yè)的重視程度等方面的因素，目前大多數(shù)單位都采用了較為傳統(tǒng)的管理模式，管理效果不容樂觀。

三、文書檔案現(xiàn)代化管理策略

1.建立完善的管理制度

完善的管理制度是提升文書檔案管理效率的制度化保障。從客觀上來看，文書檔案管理雖然難度不高，但是內(nèi)容繁多，所以管理起來并不是十分簡單。要想獲得理想的管理效果，就必須在綜合日常管理經(jīng)驗(yàn)的前提下對(duì)制度進(jìn)行優(yōu)化，通過做到管理的規(guī)范化、制度化、流程化，來標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施管理體系，才能夠更好的完成文書檔案的管理任務(wù)。一方面，需要加強(qiáng)工作力度，提升檔案與文件管理的針對(duì)性，分門別類的進(jìn)行管理的同時(shí)也需要做到與時(shí)共進(jìn)；另外一方面，管理人員也需要明確管理任務(wù)，找到崗位責(zé)任，從而樹立良好的管理意識(shí)，端正管理態(tài)度，更好的完成管理任務(wù)。

2.加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

文書檔案管理人員作為直接參與管理的主體，其專業(yè)技術(shù)水平也將直接關(guān)乎管理效果。結(jié)合目前單位管理人員的培訓(xùn)現(xiàn)狀來看，除了做好專業(yè)技術(shù)與崗位職責(zé)培訓(xùn)之外，還可以通過定期開展例會(huì)，邀請(qǐng)其他企業(yè)優(yōu)秀文書檔案管理人員講解等方式來進(jìn)行專業(yè)技能、崗位知識(shí)的普及。除此之外，還需要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，有效提升管理效率與規(guī)范性。對(duì)于一些文書檔案管理任務(wù)較重的企業(yè)，還需要做好人才的招聘，通過更高的薪資待遇與培訓(xùn)條件來吸引優(yōu)秀的人才前來企業(yè)參與管理，以此來提升隊(duì)伍建設(shè)水平。另外，通過一定的考核評(píng)價(jià)機(jī)制來對(duì)人員進(jìn)行懲戒、激勵(lì)，也可以實(shí)現(xiàn)提升工作積極性的效果。

3.采用現(xiàn)代化的管理技術(shù)

現(xiàn)代化的管理技術(shù)也是提升管理效率的重要途徑。首先，通過電子辦公的模式來加快檔案文書管理的效率，縮短管理周期，提升工作效率的同時(shí)也確保了整體的可靠性；其次，通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化的操作方式來確保在安全范圍內(nèi)完成文書檔案的管理工作，這個(gè)過程需要依靠安全網(wǎng)絡(luò)體系的構(gòu)建，比如借助于權(quán)限設(shè)定以及防護(hù)體系設(shè)定等方式來避免泄露，從而提升技術(shù)的應(yīng)用整體水平；最后，現(xiàn)代化管理技術(shù)需要綜合化運(yùn)用，在推進(jìn)過程中要與實(shí)際的需求相結(jié)合，避免出現(xiàn)管理錯(cuò)亂的情況，同時(shí)也執(zhí)行好各方面的任務(wù)，提升技術(shù)適應(yīng)性，完善人員的技術(shù)水平與操作能力，更好的匹配日常管理需求。

總結(jié)

綜上所述，文書檔案的現(xiàn)代化管理不但需要做好制度方面的保障，同時(shí)還需要強(qiáng)化人員培訓(xùn)體系建設(shè)，更好的完成人才培訓(xùn)管理任務(wù)，從而在根本上提升人員的專業(yè)素質(zhì)水平，更好的完成各項(xiàng)管理任務(wù)。值得注意的是，引入現(xiàn)代化的管理技術(shù)，精進(jìn)管理模式，提升管理創(chuàng)新改革實(shí)踐性，才能夠最終提升文書檔案管理的整體水平，為行業(yè)的平穩(wěn)快速發(fā)展創(chuàng)造條件。

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