金融業(yè)信托項目檔案管理中的問題與解決方法探析

■ 葉海濤（中航信托股份有限公司）

在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的大環(huán)境下，金融行業(yè)發(fā)展速度和規(guī)模都在不斷增長，進而讓信托業(yè)務(wù)進入到更多人的視野當(dāng)中。很多金融機構(gòu)為個人客戶開設(shè)了信托業(yè)務(wù)，而在金融機構(gòu)日常運營及管理工作中，信托項目檔案管理有至關(guān)重要的作用。但目前我國因為金融行業(yè)發(fā)展水平及人們專業(yè)意識原因，信托項目檔案管理工作還存在著一些不足和問題，這需要金融行業(yè)引起足夠重視，并通過科學(xué)合理的方法進行改進。

一、金融行業(yè)信托項目檔案概念及相關(guān)管理工作特點

信托主要是由委托人和受托人基于之間的信任關(guān)系，通過一定方式由受托人幫助委托人管理相關(guān)財產(chǎn)，以達到相關(guān)收益目的的過程。目前在金融行業(yè)當(dāng)中出現(xiàn)的基金理財產(chǎn)品、基金投資項目皆屬于信托范疇，它們對金融產(chǎn)業(yè)多元化發(fā)展做出了貢獻。信托項目作為專業(yè)性較強的項目，在進行過程中會形成很多資料，包括投資項目資料、投資者資料及相關(guān)權(quán)益變化資料等。在當(dāng)今時代條件下，這些資料又分為紙質(zhì)資料、電子信息資料等。對這些資料檔案進行管理，是保證信托項目正常運營、保障多方權(quán)益、避免信用風(fēng)險的關(guān)鍵[1]?？傮w來講，該管理工作有以下幾個特點：

（一）復(fù)雜性

通過前文介紹，可以發(fā)現(xiàn)信托項目很多時候會涉及到多方面信息，加上很多項目具備著運營周期長、復(fù)雜程度高等特點，進而會產(chǎn)生大量信托項目檔案資料和信息。同時，如今信息化時代當(dāng)中，因為不同機構(gòu)及個人工作方式不同，導(dǎo)致產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料記錄方式、載體也有不同，在管理應(yīng)用方面自然存在著較高復(fù)雜性。

（二）嚴謹性

在信托項目執(zhí)行管理過程中，絕大多數(shù)檔案資料和信息對項目及投資者本身而言都至關(guān)重要，要求管理人員在管理過程中保持嚴謹性，避免資料和信息泄露遺失。這對相關(guān)管理工作執(zhí)行的條理性和嚴謹性有極高要求，進而對管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)也有較高要求。

二、金融行業(yè)信托項目檔案管理中存在的不足和問題

（一）缺乏嚴謹科學(xué)的管理機制

1.前端控制較差

在相關(guān)工作開展過程中，對檔案文件及資料結(jié)構(gòu)、格式等方面缺乏有效控制，導(dǎo)致所形成的資料十分混亂，缺乏統(tǒng)一性[2]。例如，項目盡調(diào)過程中資料沒有采用統(tǒng)一模板，甚至用于打印資料的紙張材質(zhì)規(guī)格或者用于簽字的簽字筆顏色也不同。這樣不僅給后續(xù)的文件資料管理工作帶來了很多麻煩，不利于資料信息的快速調(diào)取應(yīng)用，還會給機構(gòu)品牌權(quán)威性和專業(yè)性產(chǎn)生影響。

2.中期管理嚴謹性不足

在金融機構(gòu)信托項目進行過程中，相關(guān)檔案材料主由多個部門和工作團隊出具。其中包括前期各類盡調(diào)材料、財務(wù)報告、風(fēng)險評估報告、收益報告、信托合同等，這些材料的出具時間和內(nèi)容受到相關(guān)部門工作時間及進度影響，缺乏一定統(tǒng)一性，導(dǎo)致材料歸檔整理不及時、不完整。比如一些機構(gòu)在外部檢查或者項目臨近結(jié)束階段，才著手開始檔案資料歸檔和整理工作，顯然這樣非常容易導(dǎo)致資料丟失、歸檔缺乏科學(xué)性和完善性等問題。

3.后期信息提取應(yīng)用效率低

歸根結(jié)底，信托項目檔案資料管理的重點是為后續(xù)資料的使用做好準(zhǔn)備，但是目前一些機構(gòu)因為資料歸檔管理方式落后，信息化程度較低，導(dǎo)致后期在資料應(yīng)用提取方面存在效率低的問題[3]。比如一些機構(gòu)仍然采用人工查詢、調(diào)檔的方式，在工作執(zhí)行中效率低，同時對未來檔案管理信息化工作也造成了一定阻礙。

（二）缺乏專業(yè)人才

目前很多金融機構(gòu)并沒有對信托項目檔案工作引起足夠重視，多數(shù)情況下這些工作都交給非專業(yè)行政人員甚至外聘人員管理，而對他們的專業(yè)能力和素養(yǎng)審查不足。同時，還存在著多人多頭管理，或者兼職管理現(xiàn)象。顯然，這種方式容易導(dǎo)致信托項目檔案資料管理方式缺乏專業(yè)性和系統(tǒng)性，不利于提高管理水平。另外，由于缺乏專業(yè)人員，在檔案資料管理的工作中缺乏嚴謹性，很多時候重要資料由于蓋章、格式等規(guī)范性問題而影響資料有效性。而在金融行業(yè)當(dāng)中，無論相關(guān)人才培養(yǎng)意識，還是企業(yè)內(nèi)的專業(yè)培訓(xùn)和管理意識都比較缺乏。

（三）法規(guī)制度不健全

雖然我國在多年發(fā)展過程中，金融行業(yè)相關(guān)法律制度不斷健全，但是針對信托項目相關(guān)檔案管理方面的法規(guī)制度尚不完善。尤其是很多機構(gòu)存在泄漏個人信息、非法買賣個人信息等行為，導(dǎo)致金融機構(gòu)客戶及投資者相關(guān)權(quán)益得不到保障。

三、金融行業(yè)信托項目檔案管理中相關(guān)問題的解決策略

（一）建立嚴謹、科學(xué)的管理機制

金融機構(gòu)應(yīng)當(dāng)針對信托項目運營管理制定嚴謹?shù)臋n案信息管理制度，確保每個環(huán)節(jié)和細節(jié)的工作方式規(guī)范性和管理機制的有效性。例如，根據(jù)相關(guān)行業(yè)規(guī)范，確定每種資料和檔案的記錄載體、方式和格式。要求每個工作人員按照統(tǒng)一方式編制客戶信息、相關(guān)報告、合同等資料，同時落實權(quán)責(zé)制度，讓保證資料規(guī)范性和完善性的責(zé)任落到實處，并由中層管理人員進行審核評估。避免任何不規(guī)范、不嚴謹?shù)馁Y料制作歸檔方式，并且定期對所有資料完善性和規(guī)范性進行核查，對相關(guān)紕漏及時發(fā)現(xiàn)并進行規(guī)范處理。

同時，在機構(gòu)內(nèi)部以及投資者群體中進行相關(guān)資料檔案規(guī)范管理宣傳，讓企業(yè)內(nèi)部多個部門在資料出具以及整理上報等方面保持協(xié)調(diào)，保證資料統(tǒng)一性和及時歸檔。在項目即將結(jié)束以及相關(guān)外部檢查準(zhǔn)備階段，針對相關(guān)要求，多部門合作完成相關(guān)資料調(diào)取和整理，提高效率和準(zhǔn)確性[4]。

最后，還需要積極促進信托項目檔案資料信息化發(fā)展，在規(guī)范電子數(shù)據(jù)資料格式和管理形式的基礎(chǔ)上，逐步實現(xiàn)資料信息檔案電子化[5]。除了與專業(yè)技術(shù)機構(gòu)合作完善相關(guān)信息化配置以外，還需要在企業(yè)內(nèi)部進行信息化檔案制定方式和管理技巧的專業(yè)培訓(xùn)。但需要注意，要針對電子數(shù)據(jù)遺失、泄露風(fēng)險制定相關(guān)保障措施，通過完善技術(shù)、多元備份管理等方式充分保證信息安全。

（二）建立專人管理機制

各金融機構(gòu)需要認識到專職專人管理對信托項目檔案管理工作的重要性，積極引進和培養(yǎng)具備專業(yè)能力和優(yōu)良素質(zhì)的專職人員。具體來講，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對信托項目檔案管理流程、方式、規(guī)范制度有深刻理解，同時在管理過程中具備規(guī)范意識和責(zé)任心。另外，針對不同項目，需要協(xié)調(diào)相關(guān)項目運營人員與檔案管理人員進行對接和配合，共同制定一個合適的管理措施，確保檔案資源管理工作正常、有序開展[6]。同時，需要利用機構(gòu)內(nèi)外資源，為相關(guān)人員專業(yè)能力提升、新政策學(xué)習(xí)提供便利，并且還要定期進行職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)。

（三）加強法制宣傳并健全相關(guān)制度

近年來，我國出臺了一系列金融行業(yè)法律制度，同時包括《個人信息保護法》在內(nèi)的相關(guān)制度也不斷完善，這給予金融行業(yè)信托項目檔案管理工作提供了指導(dǎo)。要求相關(guān)企業(yè)及從業(yè)人員深入消化相關(guān)法規(guī)精神，在企業(yè)內(nèi)部、項目合作方、投資客戶群體中進行廣泛宣傳，加強相關(guān)人員法律意識。同時，還需要結(jié)合企業(yè)實際情況完善相關(guān)管理監(jiān)督制度，對企業(yè)內(nèi)部存在的出售個人信息、非法買賣相關(guān)資料的違規(guī)行為進行嚴厲打擊，配合相關(guān)執(zhí)法部門進行自糾自查，確保檔案管理工作的嚴謹性和合法性。

四、結(jié)束語

綜上所述，在我國金融行業(yè)不斷發(fā)展的大環(huán)境下，信托項目運營管理過程中，檔案資料管理工作承擔(dān)著越來越重要的責(zé)任。但是，由于行業(yè)發(fā)展歷程、行業(yè)環(huán)境等多方面原因，我國金融業(yè)信托項目檔案管理工作存在著管理機制不規(guī)范、專業(yè)人才缺失、法制制度不健全等問題，這需要相關(guān)機構(gòu)對該類工作引起足夠的重視，清晰認識到它對信托項目正常運營、企業(yè)日常管理工作不可或缺的重要保障作用。在此基礎(chǔ)上，通過建立完善、科學(xué)、權(quán)責(zé)分明的管理機制，逐步落實推進檔案管理工作信息化，積極培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員，完善相關(guān)法規(guī)和監(jiān)管制度等方式，全面提升信托項目檔案管理水平。只有這樣，才能全面確保信托項目經(jīng)營管理科學(xué)性，提升金融行業(yè)發(fā)展水平。