淺談基層檔案工作存在的問題及對策

毛春秀

摘 要：在單位發(fā)展的過程中，對于基層檔案管理工作的開展水平直接影響著其自身的發(fā)展效率以及社會競爭力。對此，為了優(yōu)化基層檔案工作，各位檔案工作人員就要立足于實際，對現(xiàn)階段我國基層檔案管理工作進(jìn)行分析，從各個角度出發(fā)，對基層檔案工作進(jìn)行審查，尋找其中存在漏洞的地方，并且針對其中的問題進(jìn)行創(chuàng)新和改革。

關(guān)鍵詞：基層檔案;管理工作;存在問題;應(yīng)對策略

在我國社會發(fā)展的過程中，檔案管理工作一直都是機關(guān)單位內(nèi)部運行的重要組成部分， 科學(xué)有效的基層檔案工作，可以顯著的提高各單位的工作質(zhì)量以及檔案處理的工作效率，同時這也是維護(hù)和保留單位發(fā)展過程中最具真實性的資料的主要手段。但是，現(xiàn)階段而言，在很多單位開展基層檔案管理工作的時候，對于檔案的歸檔處理、分類整理等工作并未高效的落實。常常會導(dǎo)致有些重要的檔案材料， 不能在第一時間內(nèi)查詢到，甚至?xí)⒂杏玫臋n案材料丟失。這些檔案管理工作出現(xiàn)的漏洞和失誤，會為正常的基層檔案管理工作帶來很多不必要的麻煩。因此，對于基層檔案工作的改革和優(yōu)化工作迫在眉睫。

1 基層檔案工作中主要存在的問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)班子對檔案工作的認(rèn)識不夠深刻

現(xiàn)階段來看，我國各個單位在開展各項工作的時候，對于基層檔案工作的重視程度往往不夠高，首先是領(lǐng)導(dǎo)班子沒有深刻的認(rèn)識到基層檔案工作對于單位發(fā)展的意義，其次還有各檔案管理的工作人員沒有緊抓基層檔案工作的要點，在工作中的積極性不高，科學(xué)化管理的意識不夠強。基層檔案工作得不到重視，在單位的年初計劃、年中部署、年末工作總結(jié)中，對于基層檔案工作的管理和處理情況沒有形成系統(tǒng)的工作項目以供領(lǐng)導(dǎo)和員工進(jìn)行學(xué)習(xí)、研究。而且，因為各個單位在發(fā)展的過程中所產(chǎn)生的檔案材料并不只是書面形式的材料，其中還包含了各種影像、聲像資料等，涉及到了單位發(fā)展過程中方方面面的內(nèi)容。這些檔案種類繁雜、內(nèi)容豐富，有會計檔案、人事檔案、后勤檔案等等，在工作中若是不能對其進(jìn)行合理的劃分整合，那么出現(xiàn)錯誤的概率將會大大提升，對單位基層檔案工作的順利開展非常不利。單位的領(lǐng)導(dǎo)班子在處理基層檔案信息的時候，有時候會招聘外界專業(yè)素養(yǎng)不達(dá)標(biāo)甚至業(yè)余的兼職人員，因為專業(yè)能力的缺乏，這就會導(dǎo)致基層檔案工作的效率受到限制。對于在編的檔案工作人員，面對他們精心完成、一步步核查、落實的檔案工作成果，最終卻得不到單位、領(lǐng)導(dǎo)的重視，極大的打擊了這部分工作人員的工作積極性，也影響了他們對于基層檔案工作的認(rèn)識和態(tài)度。

1.2 基層檔案的收集存在困難

對于基層檔案工作的管理，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)班子和各檔案管理工作人員提起相應(yīng)的重視，同時還需要各工作人員在進(jìn)行基層檔案管理的過程中積極搜集本單位發(fā)展過程中的各種檔案信息，配合相關(guān)部門對檔案信息進(jìn)行整合。但是，在實際的工作過程中，雖然檔案的收集工作是基層檔案工作中最為主要、基礎(chǔ)的一部分，但是各員工卻不能積極配合相關(guān)的檔案搜集工作人員對檔案信息進(jìn)行搜集。各個部門在進(jìn)行項目工作的過程中，對于具體的工作信息，不能及時、全面的反饋給基層檔案管理工作人員，在配合檔案部門進(jìn)行檔案搜集工作方面的積極性有待提升。同時，在單位內(nèi)，因為各種工作累積在一起，員工為了為自己工作的開展創(chuàng)造便利，對于工作中常用的檔案資源，他們可能會隨意拿取。[1]在使用的過程中不注意對檔案資料的保護(hù)，可能會造成原始信息的缺失和損壞。在使用完成之后，有一部分員工因為不想在下一次使用的時候重復(fù)查找，不能主動的將檔案資料歸還于原處?；鶎訖n案的隨意流通、隨意存放，導(dǎo)致檔案工作人員在進(jìn)行基層檔案工作的過程中常常會找不到相應(yīng)的檔案，為檔案的管理造成了很大的困難。歸根結(jié)底，在基層檔案管理工作中出現(xiàn)這種現(xiàn)象，最主要的原因還是單位對于基層檔案工作的約束性制度存在漏洞，缺乏一套系統(tǒng)、完善的制度體系約束各個工作人員的檔案使用行為。這種制度上的漏洞，讓員工認(rèn)為檔案工作對于單位的運行并不重要，領(lǐng)導(dǎo)并不重視，從而忽略了對于檔案信息的管理和保護(hù)。

1.3 管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

除去完善的檔案管理制度，個別單位在基層檔案工作的過程中，具體配備的檔案管理工作人員自身的專業(yè)素養(yǎng)也有待提升。因為各單位發(fā)展的過程中，會出現(xiàn)各種各樣的檔案信息，對于不同基層檔案的處理方法也不盡相同，這就對檔案管理工作人員提出了比較高的要求。各檔案管理工作人員不僅要具備扎實的基礎(chǔ)技能，還要能夠在眾多的檔案信息中及時、準(zhǔn)確的辨別出不同類型的檔案，為其選擇合適的處理方法，保證基層檔案的正確處理和科學(xué)管理。但是，有一部分單位在檔案工作人員的配備上，常常會招聘一些短期的兼職人員，并沒有正式的編制。這些人員對于檔案工作的了解程度都不夠深刻和全面，在處理檔案信息的過程中專業(yè)性不夠強。[2]即便是在職的正式檔案工作人員，也沒有在時代發(fā)展的過程中，根據(jù)基層檔案管理的需求對自身的專業(yè)技能進(jìn)行優(yōu)化，對于新形勢下新的檔案管理知識汲取不夠。因為檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升，常常會導(dǎo)致檔案工作出現(xiàn)交接延遲、管理不完善、管理出錯率比較高等現(xiàn)象。

2 基層檔案工作中具體問題的解決對策

2.1 加深領(lǐng)導(dǎo)班子以及工作人員對檔案工作的認(rèn)識

對于基層檔案工作中存在問題的解決，首先需要領(lǐng)導(dǎo)班子提升對基層檔案工作的認(rèn)識，以客觀和全面的態(tài)度去看待檔案處理工作。只有這樣，才能影響各個部門、各個基層員工，使他們提升對基層檔案工作的重視程度，在單位內(nèi)部營造良好的檔案工作氛圍，讓各個部門配合在一起，提升檔案工作的效率。各領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將基層檔案管理工作與單位其他的工作發(fā)展目標(biāo)結(jié)合起來，督促各部門在進(jìn)行工作處理的過程中及時形成相應(yīng)的文件信息，呈交給檔案部門，以便對相關(guān)信息進(jìn)行處理。檔案部門應(yīng)該將各部門遞交來的部門工作內(nèi)容細(xì)化為若干個部分，同時要將責(zé)任具體到人，確保基層檔案工作的效率。

2.2 完善管理制度，加強基層檔案工作的信息化建設(shè)

各單位要積極的完善自身的檔案管理制度，制定激勵制度、監(jiān)督制度等，將檔案工作職責(zé)細(xì)分，保證基層檔案工作的方方面面都能夠得到落實。同時，各單位還要引入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和技術(shù)，將基層檔案工作向信息化靠近，借助科技新成果提升基層檔案工作的水平。[3]通過大數(shù)據(jù)技術(shù)先對基層檔案進(jìn)行收集，再通過信息共享促使檔案部門能夠?qū)鶎訖n案進(jìn)行處理。這種線上的檔案管理模式，一方面使基層檔案管理更全面，另一方面還能提升基層檔案的安全性。

2.3 提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

各單位要注重對基層檔案管理人員自身專業(yè)素養(yǎng)的提升，避免引入過多的兼職人員，降低基層檔案工作的效率。單位要注重對檔案工作隊伍建設(shè)的加強，在不斷的培訓(xùn)、考核中篩選出工作能力強、工作理念先進(jìn)、政治立場堅定、責(zé)任心強的員工，先對他們進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋碚?，鼓勵他們發(fā)揮優(yōu)秀員工的影響力，帶領(lǐng)其他同事共同努力，提升基層檔案工作水平。

3 結(jié)語

總而言之，在進(jìn)行基層檔案管理工作的過程中，為了保證檔案信息的全面性、安全性以及管理的科學(xué)性，各基層單位以及工作人員應(yīng)該積極的結(jié)合現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，引進(jìn)先進(jìn)的工作理念，對照自身的基層檔案工作情況，仔細(xì)審視其中存在的問題，并借助創(chuàng)新性的方法對其進(jìn)行處理。

參考文獻(xiàn)

[1]黃雪梅.淺析基層檔案工作存在的問題及建議[J].山東青年，2017.05.

[2]馮惠玲，張輯哲主編.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社.2006.05.

[3]任威.淺析基層檔案管理在新形勢下的發(fā)展出路[J].基層建設(shè)，2017.06.