高校檔案信息化建設(shè)路徑探索

摘 要：高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案管理過程中非常重要的一項內(nèi)容，它是符合我國行政管理組織模式的一種現(xiàn)代化管理模式，是在統(tǒng)一的計劃與指導(dǎo)下進行的。高校檔案信息化建設(shè)打破了傳統(tǒng)的以檔案實體資料保管為主的管理模式，加入了信息化數(shù)字化的科技手段，使檔案管理更加科學(xué)有效。本文就高校檔案信息化建設(shè)路徑進行探索，希望可以為高校檔案的管理優(yōu)化提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息化建設(shè);檔案信息化

1 高校檔案信息化建設(shè)重要性

高校檔案信息化建設(shè)在高校檔案管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用。第一，高校檔案信息化建設(shè)使檔案管理工作更加的簡單方便，檔案的形式也成為電子檔案的方式存在，為高校檔案管理工作節(jié)約成本，并大大提升了檔案管理的工作效率。第二，高校檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。隨著科技的不斷發(fā)展，檔案管理模式也應(yīng)該發(fā)生改變才能適應(yīng)時代的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理的需求，進行檔案信息化建設(shè)的改革是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的必然要求。第三，高校檔案信息化建設(shè)可以進一步提升高校檔案管理水平，增加辦學(xué)效益，提高高校知名度，促進學(xué)校整體辦學(xué)水平的提升，實現(xiàn)現(xiàn)代化的教育發(fā)展模式。

2 高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1）信息數(shù)據(jù)錄入缺陷。目前高校檔案信息化建設(shè)中存在許多問題，信息數(shù)據(jù)錄入缺陷較為明顯。信息化檔案管理工作的基礎(chǔ)就是數(shù)據(jù)信息的錄入，然而在現(xiàn)實操作過程中，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得數(shù)據(jù)之間的互通出現(xiàn)問題。而且，信息數(shù)據(jù)錄入的內(nèi)容包含文本、圖形、成績單等多種形式，在歸位電子檔案進行錄入的時候，錄入人員的收集歸檔能力可能不足，導(dǎo)致信息被收集后，不能準(zhǔn)確的被識別，影響高校檔案信息化管理水平。另外，一些高校信息數(shù)據(jù)錄入人員，對信息化建設(shè)的目標(biāo)缺乏重視，在具體執(zhí)行和操作的過程中，沒能及時的進行信息數(shù)據(jù)錄入工作，使得一些信息出現(xiàn)脫節(jié)。

2）建設(shè)投入角度偏小。在高校檔案信息化建設(shè)過程中，一些高校沒能給予足夠的重視，投入角度偏小。高校檔案信息化建設(shè)工作是非常復(fù)雜和龐大的，需要資金的支持才能建設(shè)完成。然而現(xiàn)實工作中，一些高校在這方面的資金與設(shè)備投入不足，使得信息化建設(shè)的腳步放慢甚至停滯。一方面，硬件設(shè)施投入不足。高校檔案信息化建設(shè)離不開先進的電腦設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的支持，尤其是檔案信息量巨大，需要不斷擴充電腦容量和處理速度才能夠滿足信息化管理的需求。另一方面，軟件技術(shù)水平相對比較低。對軟件技術(shù)投入過低，導(dǎo)致現(xiàn)在的軟件平臺難以滿足檔案管理人員實時的進行信息檢索以及數(shù)據(jù)保存的需求，在實際工作中會出現(xiàn)許多不方便的地方，甚至?xí)捎谲浖姹镜投绊懻５墓ぷ髁鞒蹋垢咝n案信息化建設(shè)工作滯后不前。

3）安全體系需要構(gòu)建。檔案管理工作有著其特殊的性質(zhì)，需要進行嚴(yán)格的保密工作，確保個人權(quán)利。但是高校檔案信息化建設(shè)過程中，安全體系的構(gòu)建工作還存在許多的不足。第一，檔案管理的責(zé)任不明確，在出現(xiàn)一些問題的時候，無法及時的找到相關(guān)責(zé)任人進行處理，容易出現(xiàn)工作上的疏忽或者漏洞。第二，在具體的檔案信息管理過程中，缺乏具體的工作標(biāo)準(zhǔn)，對檔案信息數(shù)據(jù)的要求也不太明確，容易造成部分?jǐn)?shù)據(jù)的錄入不完整。第三，對軟件投入不足，導(dǎo)致在系統(tǒng)建設(shè)方面存在漏洞，容易遭受病毒侵害，造成檔案信息的泄露。第四，檔案管理工作人員的安全意識不強，沒能及時的對信息安全過程進行監(jiān)督和檢查，再出現(xiàn)問題后也沒能及時的報警應(yīng)對，使高校檔案信息化管理出現(xiàn)問題。

4）建設(shè)制度亟待完善。我國高校信息化建設(shè)發(fā)展的比較晚，在相關(guān)的制度建設(shè)方面還存在許多的問題，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范指導(dǎo)，使得許多高校在進行檔案信息化建設(shè)的時候無從下手，造成不理想的管理效果。目前，許多高校的檔案信息化建設(shè)都比較隨意，制度的不完善導(dǎo)致具體的工作效率低，工作效果差。另外，缺乏制度的保障，使高校檔案信息化建設(shè)工作處于非常被動的局面，沒能夠與其他的部門配合起來，使許多部門都沒能充分發(fā)揮出其作用出來，影響了檔案信息化管理進程和水平。

3 高校檔案信息化建設(shè)優(yōu)化路徑

1）夯實信息化基礎(chǔ)錄入。各高校要不斷進行檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化工作，夯實信息化基礎(chǔ)錄入工作。首先，做好資料搜集工作，將有價值的檔案信息及時轉(zhuǎn)化為電子檔案信息進行錄入，保證各項檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。其次，加強電子文件的歸檔和管理水平。使得檔案信息在讀取應(yīng)用的時候能夠準(zhǔn)確有效的被找到，使得檔案管理工作更加的高效。最后，加強檔案管理的數(shù)據(jù)庫資源建設(shè)。提高檔案信息的數(shù)字化水平，增強信息溝通能力，使高校檔案信息資源更容易進行統(tǒng)一管理和檢閱，充分利用信息化技術(shù)，使得檔案信息資源能夠發(fā)揮出其最大的作用和價值出來。

2）加大信息化投入力度。各高校要重視檔案信息化建設(shè)工作，加大對信息化投入的力度。一方面，要注重加強信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為高校檔案信息化管理提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)，增加對電腦、掃描設(shè)備、存儲器等這些硬件設(shè)施的投入，提升檔案信息化管理的綜合水平。另一方面，注重檔案信息化管理的軟件升級工作。不斷完善信息收集、存儲、檢索等方面的內(nèi)容，提升對于軟件平臺的管理水平，使檔案信息數(shù)據(jù)能夠及時有效的被讀取和應(yīng)用，方便信息的交流。使得高校檔案信息管理工作的水平得到有效的提升。

3）搭建信息化安全體系。要注重高校檔案信息化的安全體系建設(shè)。第一，提升檔案管理人員的工作能力，避免出現(xiàn)檔案信息的損毀或者遺失的現(xiàn)象。當(dāng)具體軟件操作過程中遇到問題時，能及時的處理解決。第二，加強對于涉秘信息的管理。高校檔案管理部門要根據(jù)實際情況，制定出嚴(yán)格的信息安全保密制度，并培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識，使其認真遵守規(guī)范要求，將信息安全責(zé)任進行明確，加強對保密信息的管理和監(jiān)督工作。第三，提升網(wǎng)絡(luò)安全能力。高校檔案信息化建設(shè)離不開科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是網(wǎng)絡(luò)漏洞的存在也造成一定的安全隱患。各高校要注意對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，注重電子文檔和紙質(zhì)文檔的同時保存，提升信息安全系數(shù)。

4）完善信息化建設(shè)制度。各高校要不斷完善信息化建設(shè)制度，保障高校檔案信息化建設(shè)合理展開。在合理的制度保障下，要明確信息化構(gòu)建的各項指標(biāo)，規(guī)范信息化管理工作。一方面，要注意檔案管理人員思想上的統(tǒng)一，使其在規(guī)章制度的制定和執(zhí)行方面發(fā)揮出積極的作用。使檔案管理工作的硬件和軟件都能夠統(tǒng)一規(guī)范。另一方面，各高校要根據(jù)自己的實際情況，完善電子檔案的錄入和處理工作，并能夠及時的對檔案進行更新和補充，使檔案管理進行的更加順暢，滿足檔案信息化建設(shè)的要求。

4 結(jié)束語

高校檔案信息化建設(shè)路徑的探索是非常具有現(xiàn)實意義的一項研究，需要各高校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員給予足夠的重視。我國高校檔案信息化建設(shè)當(dāng)中還存在著許多的問題，需要各高校根據(jù)自己的實際情況積極的應(yīng)對和解決，不斷優(yōu)化高校檔案信息化建設(shè)路徑，夯實信息化基礎(chǔ)錄入、進一步加大信息化投入力度、積極搭建信息化安全體系和完善信息化建設(shè)制度，不斷加快高校檔案信息化建設(shè)速度，早日實現(xiàn)各高校的檔案工作的信息化管理。

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作者簡介

許艷云（1979-），女，廣東惠州人，從事學(xué)校檔案管理工作。