加強工程建設項目檔案管理工作的探討

胡景梅

摘 要：我國建設行業(yè)的發(fā)展腳步不斷加快，相關建設企業(yè)的檔案管理工作也取得了新的進展，其檔案管理的信息化程度正在不斷的加強。隨著我國法制化建設的不斷完善，目前建設企業(yè)的檔案管理工作也初步取得成效，但尚未能完全符合時代的發(fā)展需求，無法做到與時俱進。針對這一問題，建設企業(yè)檔案管理人員應該不斷提高自身的檔案管理水平，優(yōu)化檔案管理過程，制定出完善的檔案管理制度，從而提高建設企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。本文針對如何加強工程建設項目檔案管理工作進行探討，分析了目前工程建設項目檔案管理工作的主要問題，并提出具體的解決對策，希望能夠為相關管理人員起到一些參考作用。

關鍵詞：工程建設項目;檔案管理工作;問題;對策

隨著社會的快速發(fā)展，各類設施建設也在不斷的完善當中，而我國的建設企業(yè)檔案管理工作還存在著一些普遍性的問題，無法適應時代的發(fā)展，對此建設企業(yè)應該不斷的加強研究，并采取有效的措施解決這些問題，從而提高自身的檔案管理水平，促進建設行業(yè)的快速發(fā)展[1]。

1 工程建設項目檔案管理中的問題

1.1 檔案管理信息化水平低

在建設企業(yè)的檔案管理工作當中，檔案信息化管理是一種新型的管理手段。傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案管理理念深入人心，所以也使得檔案信息化管理在建設企業(yè)當中的普及度較低，許多工程單位對此不夠重視，也沒有充分的發(fā)揮出檔案信息化管理的實際作用，從而導致我國建設企業(yè)檔案信息化管理水平較低，只能在整體檔案管理工作當中發(fā)揮輔助作用。一些企業(yè)在開展檔案管理工作時，依舊習慣于將信息資料進行手工操作，這也使得檔案管理工作的效率較低，而且對檔案的保管也產(chǎn)生了一定的影響[2]。

1.2 檔案管理人員的操作性較差

建設企業(yè)的檔案管理工作具有極強的操作性，尤其是人事單位的相關檔案管理工作更是需要認真對待。因此加強檔案信息化管理不僅僅是對企業(yè)管理水平的提升，更是對相關管理人員的一種重視。當前形勢下，建設企業(yè)檔案信息化管理工作對檔案管理人員的操作能力的要求較高，而相關企業(yè)檔案管理人員的個人素質(zhì)卻相對較低，無法有效的開展檔案信息化管理工作。目前檔案管理人員的專業(yè)水平較低，這主要是因為受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的影響，而且在日常工作中缺乏信息化操作的相關技能，因此無法有效的開展電子化的檔案管理工作。

2 加強工程建設項目檔案管理的有效對策

2.1 工程項目實施前，相應準備工作的鋪墊

建設單位當中有許多技術人員對檔案管理沒有正確的認識，而且也沒有產(chǎn)生足夠的重視，因此在具體的項目實施過程當中，沒有和檔案記錄進行有效的配合。對此，在工程項目施工前，其所涉及到的單位和部門應該進行相關的動員和宣傳工作，并使其對檔案管理的重要性有一個全面的了解和認識，從而擺正工作態(tài)度，促進檔案管理工作的有序開展。而由于檔案管理工作涉及范圍較廣，包含的部門較多，因此相關的檔案類別也存在著一定差異。因此，應該將檔案管理的相關責任落實到各個部門的每一名員工身上，從而全面地收集資料。有必要的話，建設企業(yè)也可以將檔案管理工作的相關細節(jié)在承包合同當中進行體現(xiàn)，從而為檔案管理工作的順利開展提供保障[3]。

2.2 工程檔案信息管理系統(tǒng)的完善

建設單位想要更好的開展檔案信息管理，則應不斷的完善管理系統(tǒng)，確保工程的順利進行。對此，建設企業(yè)應該鼓勵相關的管理人員高效的開展檔案管理工作，提升管理效率。管理人員應該對工程的檔案信息管理的基本需求進行了解，并制定出規(guī)范化和現(xiàn)代化的管理目標。建設單位的管理人員在獲取信息時應該確保有效性和快捷性，從而完善檔案管理工作。相關管理人員還應該不斷的更正檔案信息管理系統(tǒng)，提高添加和消除記錄時的準確率，保證查詢效率[4]。

2.3 管理范圍有所明確，工作重點有所突出

工程項目主要包括準備、實施、監(jiān)察等幾個步驟，而每一個步驟在開展過程中都會產(chǎn)生相應的記錄資料，具體可以包括以下幾個方面。首先是在工程的準備階段，需要明確項目的相關資料文件、審核文件、管理機構(gòu)審批文件、招標文件等。其次是在工程實施階段，所包含的工程文件、安裝文件、材料檢測文件和具體的施工記錄。之后是工程的監(jiān)察審核階段，此時應該出示監(jiān)督規(guī)劃文件、進度檢查文件以及質(zhì)量管理文件等。當工程完工進行驗收時，還應出示相應的管理文件、結(jié)算文件、總結(jié)文件等。由于工程項目的規(guī)模大小、地域條件等有所不同，因此管理人員應該根據(jù)工程項目的實際情況來有效的把握管理重點，確保獲得完整的檔案信息，并進行有效的管理[5]。

2.4 管理人員素養(yǎng)的提升

目前建設單位的工程檔案管理工作在系統(tǒng)管理上較為穩(wěn)定，而管理人員對檔案管理的基本認識也決定了檔案信息管理工作的效率和水平。因此建設企業(yè)應該加強對管理人員的培訓并提高認識，同時還應該強化管理人員的服務精神，提高思想認識和工作能力，并建立起完善的責任制度，確保相關管理工作能夠準確的落實。

3 檔案信息化管理

1）建設單位的檔案信息化管理是新時期檔案管理工作的首要任務，也是促進建設單位信息化管理的重要途徑。建設單位將自身的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進行處理，這樣可以更加快捷，而且具有較高的安全性，還能節(jié)省空間，杜絕由于紙張老化和腐蝕等現(xiàn)象所造成的資料損毀問題。所以建設單位應該加快建設數(shù)據(jù)庫，用以存放數(shù)據(jù)。具體的過程為管理人員通過掃描儀將相關數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子信息，并儲存到企業(yè)的數(shù)據(jù)庫當中，構(gòu)建相關的信息處理系統(tǒng)，方便企業(yè)人員進行查詢和獲取。

2）建設企業(yè)在開展檔案信息化管理工作時，應該采取有效的安全措施，從而解決目前電子檔案在應用過程中所存在的安全問題，降低安全隱患。具體可以從以下幾個方面來進行考慮。（1）及時對電子檔案進行整理或格式轉(zhuǎn)換。電子檔案主要是通過計算機軟硬件技術得以實現(xiàn)，而隨著我國科學水平的不斷提升，也會逐漸被新進的科技技術所替代。因此需要建設企業(yè)的管理人員對計算機技術的發(fā)展方向進行密切關注，當其發(fā)現(xiàn)自身檔案管理工作中所使用的相關軟件和技術產(chǎn)生變化時，應該及時進行更新，從而防止產(chǎn)生安全問題。（2）建立健全科學規(guī)范的管理制度。通過大量的實踐我們可以知道，企業(yè)想進一步完善自身的檔案信息化管理，則應制定出完善的管理制度，確?？茖W性和規(guī)范性。對此，建設企業(yè)應該不斷的研究和制定出電子公文歸檔、電子檔案管理等方面的相關政策和規(guī)章制度，從而確保檔案信息化管理工作能夠有序開展。此外，還要加強對管理人員的培訓，確保其掌握相關的操作技能，并提高人員的安全意識。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著我國建筑企業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案管理工作也變得越發(fā)重要。而建筑檔案管理工作作為建筑企業(yè)管理環(huán)節(jié)當中的首要任務，在整個工程項目建設過程當中發(fā)揮著重要的作用。因此，建筑企業(yè)應提高工作人員的檔案管理意識和專業(yè)技能，并不斷的提高自身的檔案管理質(zhì)量，從而更好的順應時代的發(fā)展。

參考文獻

[1]吳衛(wèi)紅，潘運方.編制工程建設項目檔案管理工作報告的探討[J].城建檔案，2019（09）：39-41.

[2]張勇.如何做好重點工程建設項目檔案管理工作[J].智庫時代，2019（25）：233-234.

[3]賀東連.關于重點工程建設項目檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務，2019（04）：127.

[4]胡順忠.如何做好重點工程建設項目檔案管理工作[J].城市建設理論研究（電子版），2019（04）：53.

[5]蔡軍.加強重大建設項目檔案管理工作之我見[J].蘭臺內(nèi)外，2018（10）：34-35.