干部人事檔案工作要著力解決六大問題

冉義國

摘 要：當前干部人事檔案工作還不同程度地存在檔案內(nèi)容不全、“三齡二歷一身份”未準確認定、歸檔材料不規(guī)范、人已走檔案長留、利用不夠、數(shù)字化轉(zhuǎn)化滯后等問題，需要著力加以解決。在文中，主要就針對這些問題提出了解決的措施，希望為干部人事檔案工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;人事檔案管理;檔案工作

《干部人事檔案工作條例》自2018年11月印發(fā)后，為人事檔案的規(guī)范化管理提供了重要遵循。在一年來的貫徹實施過程中，很多單位的人事檔案管理還存在一些老問題和新問題。歸結(jié)起來，筆者認為主要有六大問題需要解決。

1 解決檔案內(nèi)容依然不全的問題

對照《條例》明確的干部人事檔案10大類內(nèi)容看，很多干部人事檔案內(nèi)容不全的問題依然突出。欠缺的內(nèi)容匯總起來包括：平時考核、年度考核、任（聘）期考核、學歷材料、干部任免審批、工資待遇審批、參加社會保險以及入黨系列材料、畢業(yè)生派遣證或就業(yè)報到證、工作調(diào)動介紹信等。造成內(nèi)容不全的原因，大多是在檔案建立、接收環(huán)節(jié)和平時整理歸檔收集不全，或保管、轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)出現(xiàn)丟失或損毀。如何解決這些問題？辦法有三：1）完整列出欠缺內(nèi)容清單，立即通過組織和個人的途徑再次多方查找、收集欠缺檔案。2）對原本已歸檔但因種種原因丟失或者損毀的檔案，必須想辦法補救。補救的辦法包括到原始檔案形成單位查找復制檔案原件和從各類原始登記表、審核表、審批表、花名冊、記錄冊中查找佐證材料等等。3）對確實無法找到和補救的，經(jīng)報批后，可以重新建立檔案或者補充必要的證明材料。

2 解決“三齡二歷一身份”未準確認定的問題

中組部在前幾年全國干部人事檔案專項審核工作中，對“三齡二歷一身份”進行了重點審核，并出臺了《關(guān)于進一步從嚴管理干部檔案的通知》《關(guān)于在干部人事檔案審核工作中做好干部出生日期更正有關(guān)工作的通知》等文件進行規(guī)范。目前在實際工作中，由于一些原始材料缺失已久且查找難，加上有的人事檔案中還存在出生年月新歷舊歷信息交錯填寫、身份證記載的出生年月信息與人事檔案信息不一致等問題，造成組織人事部門綜合研判難，對“三齡二歷一身份”認定依據(jù)不充分或未進行準確認定;有的入黨材料中的內(nèi)容有涂改，也未作任何說明等。針對這些問題，必須按照《條例》規(guī)定和中組部的文件精神，對存疑的干部出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經(jīng)歷、干部身份進行全面細致審核，進行綜合研判后準確認定。

3 解決歸檔材料不規(guī)范的問題

很多單位的人事檔案材料制作不規(guī)范，整理質(zhì)量較差。不僅如此，檔案內(nèi)容不規(guī)范之處還更多。有的檔案材料分類、編目不符合要求;有的《干部任免審批表》未逐項準確填寫;有的擅自變更《干部任免審批表》《干部履歷表》的規(guī)定格式;有的干部選拔紀實材料不完整，會議研究干部任免事項未使用專用記錄本，干部議題和其他議題混記，會議主持人、記錄人均未簽名確認;有的檔案材料復制件未注明材料出處、復制時間，審核人未簽名，未加蓋材料復制單位或所在單位組織人事部門的公章等。解決以上問題有三點要求：1）填寫要規(guī)范。干部本人和材料形成部門必須如實、規(guī)范填寫材料。2）審核要嚴格。材料形成部門應(yīng)當首先對材料進行審核，并在材料形成后1個月內(nèi)主動向干部人事檔案工作機構(gòu)移交材料。干部人事檔案工作機構(gòu)接收材料時要嚴格審核，鑒別材料內(nèi)容是否真實，檢查材料填寫是否規(guī)范、手續(xù)是否完備。特別是對新提拔任用干部的人事檔案必須卷卷審核、卷卷過關(guān)，并逐項準確填寫《干部人事檔案任前審核登記表》歸入本人檔案，防止干部“帶病上崗”。3）歸檔要完整。除審核通過的材料外，補充收集資料、個人說明材料、組織認定和處理材料也要按要求歸入本人檔案。

4 解決“人已走檔案長留”的問題

有的干部早已辭職或被辭退、開除，有的干部已經(jīng)去世多年，而人事檔案仍在原單位長時間存放無法轉(zhuǎn)走或移交。對此，應(yīng)依據(jù)《條例》規(guī)定加以解決：1）干部出現(xiàn)辭職、出國不歸或者被辭退、解除勞動（聘用）合同、開除公職等情形，在組織對當事人作出結(jié)論意見或者處理處分，經(jīng)保密審查后，原管理單位的干部人事檔案工作機構(gòu)應(yīng)當將檔案轉(zhuǎn)遞至相應(yīng)的干部人事檔案工作機構(gòu)、公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)或者本人戶籍所在地的社會保障服務(wù)機構(gòu)。2）因行政區(qū)劃調(diào)整、機構(gòu)改革等原因單位撤銷合并、職能劃轉(zhuǎn)、職責調(diào)整，國有企業(yè)破產(chǎn)、重組等，組織人事部門應(yīng)當按照有關(guān)要求及時移交檔案。3）干部死亡5年后，其人事檔案移交本單位檔案部門保存，按同級國家檔案館接收范圍的規(guī)定進館。

5 解決檔案利用不夠的問題

這一問題主要體現(xiàn)在兩方面：一是該用未用。有的單位只注重提任副處以上干部時審核人事檔案，而選拔科級干部時則未審。有的實行企業(yè)化管理的單位甚至在招錄人員時未對其人事檔案接收作硬性要求，導致招錄人員工作多年而其人事檔案還在原單位或畢業(yè)學校，檔案利用根本無從談起。二是可用未用。人事檔案在編史修志、撰寫大事記和人物傳記、舉辦展覽、開展紀念活動時可用于查閱、復制、摘錄，在領(lǐng)導掌握情況、統(tǒng)籌決策等方面也有重要的資政作用，但這些價值都被不同程度地忽視。應(yīng)從三個方面解決上述問題：1.落實“四必”要求。堅持干部“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，凡公示信息必核。2.滿足查閱需要。凡涉及政審、發(fā)展黨員、黨員教育管理，干部從錄用到考核、晉升、表彰獎勵、工資待遇、退休、參保、治喪，人才引進和培養(yǎng)、巡視巡察、組織處理、黨紀政務(wù)處分、涉嫌違法犯罪的調(diào)查取證、案件查辦，以及編史修志、舉辦活動等，人事檔案都是可用于查閱和利用的最好憑證。3.提供大數(shù)據(jù)服務(wù)。要運用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立健全人事檔案科學利用機制，為干部資源配置、領(lǐng)導班子建設(shè)、干部隊伍管理、組織人事工作規(guī)律研究提供精準高效服務(wù)。

6 解決檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化滯后的問題

很多單位的文書檔案已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化，但認為干部人事檔案有其特殊性，加上兩類檔案由不同的部門管理，因而人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化相對滯后。為了更好地保護人事檔案，提高其利用效率，應(yīng)加快推進人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作。1）嚴格執(zhí)行數(shù)字檔案制作標準。按照中組部制定的人事管理信息系統(tǒng)信息結(jié)構(gòu)體系標準，將審核合格的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理。2）確保數(shù)字檔案“四性”。嚴格規(guī)范數(shù)字檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致。3）逐步健全人事檔案信息化管理體系。加強檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。

參考文獻

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