淺析核電站部門(mén)文檔管理體系的建設(shè)

劉麗娟

摘 要：本文以田灣核電站技術(shù)支持處為例，對(duì)核電部門(mén)文檔管理體系的構(gòu)架設(shè)計(jì)和建設(shè)進(jìn)行研究探索，在充分考慮核安全、質(zhì)量、多機(jī)組管理、機(jī)組不同階段狀態(tài)的前提下，對(duì)部門(mén)文件管理體系的建設(shè)目標(biāo)和原則進(jìn)行梳理，對(duì)部門(mén)文檔業(yè)務(wù)流程、文件歸檔范圍和載體形態(tài)等進(jìn)行全面的分析，提出一套適合核電多機(jī)組部門(mén)全生命周期的文檔管理體系，為指導(dǎo)核電站部門(mén)文檔工作進(jìn)行規(guī)范化管理、保障部門(mén)文檔管理體系有效運(yùn)作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：核電;部門(mén)級(jí);文檔管理;體系建設(shè)

1 前言

部門(mén)文件管理工作是核電站檔案管理工作的基礎(chǔ)，如何做好部門(mén)文件管理，將文件合理分類，保證各項(xiàng)工作開(kāi)展后有據(jù)可依、有據(jù)可查，文件產(chǎn)生后、移交前的有效保管，做好文檔管理的前端控制，確保產(chǎn)生文件后按計(jì)劃有序已交，后期文件的有效利用，建設(shè)與完善具有電站特色的部門(mén)文件管理體系，已成為核電站各部門(mén)管理者不斷探索的重要課題。

田灣核電站技術(shù)支持處，作為電站專業(yè)性最強(qiáng)、技術(shù)力能最高的部門(mén)，其文件管理的策劃和建設(shè)始建于生產(chǎn)準(zhǔn)備階段，2002年技術(shù)支持處成立后，開(kāi)始開(kāi)展1、2號(hào)機(jī)組技術(shù)支持文件體系建設(shè)和管理支持體系建設(shè)，工作隨著電站的發(fā)展逐步加入3、4號(hào)機(jī)組技術(shù)支持工程建設(shè)、調(diào)試階段和生產(chǎn)運(yùn)行階段的文件管理，5、6號(hào)機(jī)組技術(shù)支持工程建設(shè)、調(diào)試階段的文件管理，以及后續(xù)會(huì)開(kāi)展的7、8號(hào)機(jī)組開(kāi)工建設(shè)文件的文件管理。其中，對(duì)于技術(shù)支持文件的分類、編碼、格式和內(nèi)容要求，編審批和升版流程，不同專業(yè)文件不同的屬性，如何有效的分類及管理，以及后期涉及不同類型多機(jī)組，不同狀態(tài)模式下文件管理要求，隨著各機(jī)組建設(shè)、調(diào)試、生產(chǎn)階段的需求和管理模式的成熟而不斷的完善。時(shí)至今日，田灣核電技術(shù)支持文件管理體系，日臻穩(wěn)定和完善，為電站核燃料管理、反應(yīng)堆堆芯物理監(jiān)測(cè)、機(jī)組設(shè)備性能試驗(yàn)監(jiān)測(cè)、金屬材料役檢、機(jī)組安全分析等各項(xiàng)工作的開(kāi)展打下了良好的基礎(chǔ)。

2 文件管理體系建設(shè)

田灣核電站非常重視各部門(mén)文件的管理和維護(hù)工作，要求各部門(mén)分別配置有程序工程師、文檔工程師及文檔管理員崗位。隨著各臺(tái)機(jī)組陸續(xù)的開(kāi)工建設(shè)、逐步進(jìn)入調(diào)試、投入生產(chǎn)各個(gè)不同階段，各部門(mén)處室根據(jù)所分屬的職能不同，所產(chǎn)生的文件也不同，文件的分類、文件的管理模式，是否下設(shè)文件庫(kù)、文件站等均有不同的情況。

技術(shù)支持處根據(jù)所在的部門(mén)職能，部門(mén)處領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)牽頭組建文檔管理體系，下設(shè)各科室科級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)審核科室專業(yè)工程師編制的技術(shù)文件、記錄報(bào)告、程序、紀(jì)要、函件等文件，專業(yè)工程師監(jiān)督檢查承包商編制的各類文件、報(bào)告，程序工程師負(fù)責(zé)對(duì)部門(mén)編制的各類程序進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)，部門(mén)文檔工程師統(tǒng)籌規(guī)劃部門(mén)文件管理，文檔管理員負(fù)責(zé)配合文檔工程師工作，收集各科室產(chǎn)生的文件，統(tǒng)一保管，按期組卷歸檔進(jìn)行移交，同時(shí)文檔管理員需及時(shí)地更新、定期發(fā)布處內(nèi)接收到的文件管理數(shù)據(jù)及電子文件清單，做好部門(mén)文件庫(kù)房的管理工作，文件站的文件更新、替換工作，接受上級(jí)部門(mén)監(jiān)督檢查。

2.1 部門(mén)文件管理的分類

部門(mén)文件需以性質(zhì)、用途、專業(yè)特性，結(jié)合文件管理特點(diǎn)和要求，進(jìn)行分類。技術(shù)支持處根據(jù)所管理機(jī)組及報(bào)告類型將文件分類如下：

2.1.1 1、2號(hào)機(jī)組的文件分類

田灣核電站1、2號(hào)機(jī)組分別于2007年、2008年先后投入商業(yè)運(yùn)行，其現(xiàn)階段技術(shù)支持處所產(chǎn)生的現(xiàn)行文件包括綜合記錄報(bào)告、生產(chǎn)記錄報(bào)告兩大類。

綜合記錄報(bào)告下設(shè)核安全、核燃料管理、科研管理三個(gè)領(lǐng)域。核安全領(lǐng)域主要負(fù)責(zé)機(jī)組安全分析，產(chǎn)生的文件有概率安全評(píng)價(jià)及堆芯風(fēng)險(xiǎn)趨勢(shì)分析月報(bào)、設(shè)備數(shù)據(jù)采集報(bào)告。核燃料管理領(lǐng)域主要負(fù)責(zé)反應(yīng)堆外燃料管理、反應(yīng)堆內(nèi)燃料管理、核材料衡算與控制、燃料管理對(duì)外技術(shù)協(xié)作項(xiàng)目，其下產(chǎn)生26個(gè)子類文件，涉及電站保密文件2類?？蒲泄芾眍I(lǐng)域主要負(fù)責(zé)技術(shù)支持處產(chǎn)生的專業(yè)科研項(xiàng)目文件，包括科研立項(xiàng)申報(bào)書(shū)、實(shí)施計(jì)劃、論證報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

生產(chǎn)記錄報(bào)告下設(shè)反應(yīng)堆堆芯管理、檢查/監(jiān)督和試驗(yàn)、老化管理和壽期管理三個(gè)領(lǐng)域。反應(yīng)堆堆芯管理領(lǐng)域是核電站專業(yè)科研性最強(qiáng)的一個(gè)領(lǐng)域，主要負(fù)責(zé)換料堆芯設(shè)計(jì)、堆芯監(jiān)測(cè)、反應(yīng)堆物理試驗(yàn)，其下產(chǎn)生13個(gè)子類文件;機(jī)組設(shè)備檢查/監(jiān)督和試驗(yàn)領(lǐng)域要負(fù)責(zé)機(jī)組設(shè)備在役檢查、機(jī)組設(shè)備定期試驗(yàn)、電站計(jì)量歸口管理，產(chǎn)生的主要文件有機(jī)組大修/日常在役檢查項(xiàng)目報(bào)告、無(wú)損檢驗(yàn)報(bào)告、機(jī)組設(shè)備防腐管理報(bào)告、設(shè)備性能試驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備振動(dòng)分析報(bào)告、計(jì)量器具的檢定報(bào)告等23個(gè)子類文件;老化管理和壽期管理領(lǐng)域主要負(fù)責(zé)機(jī)組老化管理，產(chǎn)生的主要文件有設(shè)備老化管理前期研究報(bào)告、老化管理報(bào)告。

2.1.2 3、4號(hào)機(jī)組的文件分類

田灣二期3號(hào)機(jī)組2012年12月27日澆注第一罐混凝土， 4號(hào)機(jī)組2013年9月27日澆注混凝土，兩臺(tái)機(jī)組延續(xù)1、2號(hào)機(jī)組類型，于2018年2月和12月投入商業(yè)運(yùn)行。雖然機(jī)組類型相同，但在建設(shè)上存在著差異，采用工程承包模式，跨越工程建設(shè)、調(diào)試、運(yùn)行三個(gè)階段。如何有效地保證各階段情況下文件合理分類，保證產(chǎn)生的文件不遺漏，如何加強(qiáng)對(duì)承包商文件的質(zhì)保檢查，保證產(chǎn)生的文件符合質(zhì)保標(biāo)準(zhǔn)，是文件管理的難點(diǎn)，只有合理分類才能更好的區(qū)分開(kāi)各階段文件，避免不同階段的文件混淆。考慮以上各方面問(wèn)題，技術(shù)支持處按照機(jī)組的階段不同分為工程記錄報(bào)告、調(diào)試記錄報(bào)告、生產(chǎn)記錄報(bào)告三個(gè)類型，各類型下子文件領(lǐng)域與1、2號(hào)機(jī)組文件分類對(duì)接延續(xù)。

工程記錄報(bào)告主要為役前檢查領(lǐng)域文件，包括役前檢查質(zhì)量計(jì)劃、役前檢查項(xiàng)目報(bào)告、役前檢查項(xiàng)目完工報(bào)告、役前檢查總報(bào)告、役前檢查人員資格證書(shū)、役前檢查設(shè)備儀器清單及證書(shū)等子文件。

調(diào)試記錄報(bào)告下設(shè)核燃料管理、反應(yīng)堆堆芯物理、檢查/監(jiān)督和試驗(yàn)、核安全分析四個(gè)領(lǐng)域。核燃料管理領(lǐng)域包括電站核燃料準(zhǔn)入資格、核燃料接收入廠檢查、首爐燃料裝料監(jiān)督等14個(gè)子類文件;反應(yīng)堆堆芯物理領(lǐng)域包括機(jī)組臨界/啟機(jī)狀態(tài)下物理試驗(yàn)報(bào)告、堆芯監(jiān)督報(bào)告、反應(yīng)堆運(yùn)行數(shù)據(jù)狀態(tài)等6個(gè)子文件;檢查/監(jiān)督和試驗(yàn)領(lǐng)域包括設(shè)備性能試驗(yàn)報(bào)告、振動(dòng)分析報(bào)告等3個(gè)子文件;核安全分析領(lǐng)域包括機(jī)組安全分析、設(shè)備數(shù)據(jù)采集報(bào)告。

生產(chǎn)記錄報(bào)則延續(xù)1、2號(hào)機(jī)組文件分類的模式，將報(bào)告分為綜合記錄報(bào)告、生產(chǎn)記錄報(bào)告兩大類，各領(lǐng)域子項(xiàng)與1、2機(jī)組的分類相同。

2.1.3 5、6號(hào)機(jī)組的文件分類

田灣三期工程5號(hào)機(jī)組2015年12月27日開(kāi)工建設(shè)、6號(hào)機(jī)組采用中核集團(tuán)M310+改進(jìn)機(jī)型，額定功率1118MW，6號(hào)機(jī)組于2016年9月7日FCD，三期工程建設(shè)全面開(kāi)展。這是我國(guó)“十二五”期間新建核電機(jī)組的收官之作。5、6號(hào)機(jī)組建設(shè)工期60個(gè)月，計(jì)劃2021年年底前投入商業(yè)運(yùn)行。

2.2 文件的管理模式

基于上述分類特點(diǎn)，技術(shù)支持文件的管理模式采取設(shè)立部門(mén)文件庫(kù)和4個(gè)工作文件站，配置專人負(fù)責(zé)文件管理，將各個(gè)不同機(jī)組，產(chǎn)生的文件分類保存，配置不同文檔管理人員負(fù)責(zé)管理不同機(jī)組文件，現(xiàn)階段1、2號(hào)機(jī)組一名文檔管理員，3、4號(hào)機(jī)組一名文檔管理員，5、6號(hào)機(jī)組一名文檔管理員，7、8號(hào)機(jī)組還未動(dòng)工人員待定。實(shí)現(xiàn)技術(shù)支持文件自上而下分發(fā)、記錄報(bào)告自下而上統(tǒng)一收集的模式，最終向電站文檔歸檔部門(mén)信息文檔處的移交的有效管理。

2.3 承包商文件的管理

承包商文件管理一直是部門(mén)文件管理的一項(xiàng)重要考核指標(biāo)，承包商產(chǎn)生的文件需嚴(yán)格按照電站文件管理要求進(jìn)行編制、歸檔，為保證承包商在文件編制初期就依據(jù)業(yè)主要求執(zhí)行，技術(shù)支持處對(duì)所有承包商入廠時(shí)均進(jìn)行文檔培訓(xùn)，要求在工作中必須使用正確版本的工作文件，文件編制模板一律按照業(yè)主提供的格式進(jìn)行編寫(xiě)，各項(xiàng)記錄報(bào)告不得隨意涂改、真是記錄。定期由所負(fù)責(zé)科室的主管，對(duì)承包商進(jìn)行監(jiān)督檢查，并形成監(jiān)督檢查記錄。對(duì)于重大作業(yè)，聯(lián)合公司安全質(zhì)量處等部門(mén)對(duì)承包商進(jìn)行聯(lián)合檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，下發(fā)糾正行動(dòng)，定期整改。

3 部門(mén)文檔管理業(yè)務(wù)流程分析

核電部門(mén)文件管理與一般企業(yè)的文檔管理有所不同，核電文件與核安全、核質(zhì)量息息相關(guān)，這取決于核電企業(yè)對(duì)于安全和質(zhì)量的高度重視，并在部門(mén)文檔管理體系的建設(shè)中得到了充分體現(xiàn)。在核安全的重要法規(guī)HAF003的第4章節(jié)“文件控制”和第12章節(jié)“記錄控制”中，明確了文件和記錄控制要求：即通過(guò)對(duì)工作執(zhí)行和驗(yàn)證所需文件的產(chǎn)生、發(fā)布與分發(fā)進(jìn)行控制，與確保文件的使用者能及時(shí)得到并使用最新版本的正確文件：通過(guò)對(duì)工作執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的文件記錄進(jìn)行有效控制，以確保文件記錄的安全保管和高效利用。核安全的高要求把核電文檔工作的范疇從傳統(tǒng)的檔案管理擴(kuò)展為文件管理和檔案管理，把部門(mén)文檔工作的起點(diǎn)從檔案收集延伸到檔案的前身——文件產(chǎn)生階段。作為核電文件的前端控制，如何為核電文件全生命周期管理，奠定良好的基礎(chǔ)，是部門(mén)文檔管理業(yè)務(wù)流程中的重點(diǎn)。

在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，從嚴(yán)要求考慮核安全和質(zhì)量的重要性，核電部門(mén)文檔管理業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行了拓展，包括以下兩個(gè)環(huán)節(jié)：

第一部分部門(mén)文件管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，即文件的產(chǎn)生、收發(fā)、保管利用和處置環(huán)節(jié)，其中設(shè)置有兩層含義，一是對(duì)無(wú)價(jià)值文件進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，二是對(duì)有價(jià)值文件進(jìn)行組卷歸檔，而組卷歸檔是檔案業(yè)務(wù)管理的主要內(nèi)容;

第二部分是部門(mén)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，即檔案的收集、整理、保管利用，其中收集、整理是部門(mén)文檔工作的重要部分。技術(shù)支持處1、2號(hào)機(jī)組所產(chǎn)生的文件，在部門(mén)組卷歸檔后集中移交信息文檔處生產(chǎn)文檔科進(jìn)行審核、上傳公司系統(tǒng)、入庫(kù)存檔，形成最終文件到檔案閉環(huán)。3、4、5、6號(hào)機(jī)組所產(chǎn)生的各不同階段文件，需在部門(mén)歸檔后，自行上傳公司系統(tǒng)，進(jìn)行立卷，最終由信息文檔處工程文檔科審核后入庫(kù)存檔，形成檔案閉環(huán)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜合電站部門(mén)文檔管理在部門(mén)文檔體系的建設(shè)下，做好部門(mén)文件的分類，合理劃分各機(jī)組不同狀態(tài)文件，保證部門(mén)文檔管理業(yè)務(wù)流程與電站總體文檔管理良好的對(duì)接，是部門(mén)文檔管理體系建設(shè)的良好體現(xiàn)。在充分來(lái)考慮核安全法規(guī)興業(yè)要求的基礎(chǔ)上，將文檔管理覆蓋到部門(mén)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中，搭建一套層次分明、構(gòu)架完整的文檔管理體系，有效指導(dǎo)部門(mén)文檔各項(xiàng)工作規(guī)范化管理，確保部門(mén)文檔管理體系的有效運(yùn)作。

參考文件

[1]EJ/T 1225-2008? ?核電文件檔案管理要求（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）

[2]DA/T42-2009? ? 企業(yè)檔案工作規(guī)范

[3]HAD 003/04? ? ?核電廠質(zhì)量保證記錄制度

[4]DM-TW-1? ? ? ?文檔領(lǐng)域管理