項(xiàng)目檔案在法律訴訟中的關(guān)鍵作用

陳敏

法律和證據(jù)是法官判案的兩把尺子，在訴訟中鑒于法律的嚴(yán)謹(jǐn)和權(quán)威性，當(dāng)事人在法律上很難發(fā)揮其主觀能動(dòng)性的作用，所以只能在證據(jù)上下工夫，由于證據(jù)是在事實(shí)發(fā)生過(guò)程中形成的，誰(shuí)在事實(shí)發(fā)生過(guò)程中保有充分的證據(jù)，能夠再見(jiàn)現(xiàn)事實(shí)，能夠以證服人，誰(shuí)就掌握了勝訴的主動(dòng)權(quán)，眾所周知，在工程施工中存者諸多的風(fēng)險(xiǎn)因素，雖然在項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備階段，項(xiàng)目單位往往會(huì)邀請(qǐng)施工單位對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地勘察，并要求出具詳細(xì)的施工設(shè)計(jì)方案，但這并不能完全避免潛在風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，可謂“百密必有一疏”，下面結(jié)合一起工程建設(shè)施工合同糾紛訴訟案，對(duì)其過(guò)程中項(xiàng)目檔案作為證據(jù)成為強(qiáng)有力的武器的剖析和解讀，以供各位同仁參考借鑒。

1 案例概述

2007年11月28日，***股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱甲方）與***娛樂(lè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱乙方）簽訂《***商業(yè)區(qū)項(xiàng)目總承包工程合同》，合同價(jià)款*萬(wàn)元，土建工程總價(jià)為人民幣*萬(wàn)元。施工中乙方嚴(yán)重拖欠巨額工程款，項(xiàng)目被迫停工。甲方就欠款問(wèn)題多次與乙方協(xié)調(diào)未果。甲方針對(duì)乙方申請(qǐng)索賠向廈門仲裁委提出反申請(qǐng)索賠，采用財(cái)產(chǎn)保全措施，列舉項(xiàng)目檔案資料作有力的證據(jù)。最終乙方接受調(diào)解，由其支付尚欠的工程款、逾期付款利息、各項(xiàng)損失等共計(jì)*萬(wàn)余元。

2 主要做法

2.1 案例基本事實(shí)

合同簽訂后，甲方按照工程進(jìn)度要求如期進(jìn)場(chǎng)， 但施工過(guò)程中，由于乙方嚴(yán)重拖欠工程款，甲方被迫向乙方發(fā)出 《關(guān)于工程被迫停止施工的函》，該項(xiàng)目全面停工。甲方編制了一份工程結(jié)算書，結(jié)算匯總金額*萬(wàn)元。乙方以甲方在項(xiàng)目履約過(guò)程中存在違約為由，向甲方發(fā)出《解除合同通知書》。

乙方向廈門仲裁委員會(huì)提出仲裁申請(qǐng)，要求乙方承擔(dān)工期、質(zhì)量違約金600萬(wàn)元。甲方向廈門仲裁委提交《仲裁反請(qǐng)求申請(qǐng)書》，要求乙方支付甲方尚欠的工程款、逾期付款利息、各項(xiàng)損失。

2.2 針對(duì)上述案例實(shí)情，甲方利用檔案的做法

1）巧用工程項(xiàng)目檔案，反駁乙方公司索賠。這起案件的起因是由于乙方嚴(yán)重拖欠工程款，甲方被迫停工，而乙方向廈門仲裁委員會(huì)提出仲裁申請(qǐng)，要求甲方承擔(dān)工期、質(zhì)量違約金*萬(wàn)元。甲方的項(xiàng)目部很快配合法務(wù)部門提供了工程合同、補(bǔ)充協(xié)議、施工日志、《有關(guān)總工期節(jié)點(diǎn)計(jì)劃》、《工地例會(huì)會(huì)議紀(jì)要》、《監(jiān)理日記》、《照片及說(shuō)明》、《工作聯(lián)系函》、《監(jiān)理工程師通知單》、《備忘錄》等。甲方與乙方公司就有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行談判。施工日志、會(huì)議紀(jì)要、相關(guān)函件、材料進(jìn)場(chǎng)等實(shí)際施工資料證明乙方已按合同在履行施工義務(wù)，并未影響工期;材料見(jiàn)證取樣、土方檢測(cè)報(bào)告、分部分項(xiàng)檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收資料明確顯示施工過(guò)程中，施工單位在自檢合格基礎(chǔ)上監(jiān)理單位驗(yàn)收合格、第三方檢測(cè)合格。以上證明有力反駁了乙方公司的索賠。

2）巧用房產(chǎn)檔案，進(jìn)行財(cái)產(chǎn)保全。甲方向廈門市仲裁委提出反申請(qǐng)。與此同時(shí)，甲方采用法律途徑對(duì)乙方調(diào)查，結(jié)果顯示：第一，乙方公司存在資金周轉(zhuǎn)困難。第二，項(xiàng)目土地面臨隨時(shí)被查封的風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)主的資金鏈斷裂可能導(dǎo)致本項(xiàng)目被查封，并將直接導(dǎo)致該工程款債權(quán)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。甲方向廈門仲裁委員提起仲裁請(qǐng)求，盡快查封乙方名下的價(jià)值*萬(wàn)元土地權(quán)，并申請(qǐng)甲方享有該項(xiàng)目工程優(yōu)先受償權(quán)。這為甲方順利保全到乙方財(cái)產(chǎn)提供了支撐，也給乙方造成了巨大的訴訟壓力，為后續(xù)的雙方和解奠定了基礎(chǔ)。

3）巧用完整的工程檔案資料，完勝訴訟案。在仲裁過(guò)程中，甲方與乙方公司多次協(xié)商，甲方向廈門仲裁委全面舉證。裁決前，甲方前后提供各類檔案資料約101份，其中營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書4份;合同文件、補(bǔ)充協(xié)議、備忘錄4份;結(jié)算方面的證據(jù)資料：（1）結(jié)算單及回執(zhí)、中期付款估值證書及復(fù)檢、工程量清單、施工進(jìn)度表等;（2）甲乙雙方確認(rèn)的變更簽證單;（3）施工委托任務(wù)單及指令;（4）因市場(chǎng)變化導(dǎo)致的鋼材價(jià)差費(fèi)用申報(bào)表;（5）其他措施費(fèi)及模板等周轉(zhuǎn)材料費(fèi)用損失表;（6）停工、窩工費(fèi)等損失說(shuō)明及附件;（7）工程合理利潤(rùn)的損失計(jì)算說(shuō)明及明細(xì)附付款銀行憑證;（8）其他人事方面的文件。以上檔案資料真實(shí)有效，齊全、完整且具有說(shuō)服力，明確鎖定了甲方對(duì)乙方的債權(quán)。

2.3 利用檔案資料取得的重大突破性的成果

甲方與乙方達(dá)成調(diào)解協(xié)議。由廈門仲裁委作出裁決，乙方按條款執(zhí)行并支付甲方工程款、訴訟費(fèi)等。

此案勝訴并收回工程款，充分證明檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，項(xiàng)目檔案顯現(xiàn)的作用日益重要。成熟高效的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)注重項(xiàng)目檔案的各個(gè)管理過(guò)程，從檔案資料中可以窺見(jiàn)一斑。項(xiàng)目檔案資料為項(xiàng)目變更或進(jìn)度費(fèi)用索賠、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、降本增效、竣工驗(yàn)收等各方面起到了舉足輕重的作用。

3 經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益及影響

3.1 項(xiàng)目檔案的經(jīng)濟(jì)效益

項(xiàng)目檔案在工程索賠中為仲裁提供了有力支撐，為企業(yè)收回工程款*萬(wàn)元。檔案資料本身沒(méi)有效益，但通過(guò)利用和轉(zhuǎn)化，檔案資料可以產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。這一起項(xiàng)目的結(jié)案和順利收回工程款，離不開檔案資料在仲裁期間起到了很重要的支撐作用。

1）檔案的原始性是扭轉(zhuǎn)案情局勢(shì)的關(guān)鍵。分析此案，甲方因工程資金問(wèn)題，沒(méi)有如期按工程進(jìn)度和工期節(jié)點(diǎn)支付工程款，由此造成過(guò)程停工、索賠、反索賠等復(fù)雜的環(huán)節(jié)，使甲乙雙方處于膠著狀態(tài)，相互提起了仲裁申請(qǐng)及反申請(qǐng)。裁決要“以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩”，此案中甲方拿出工程商務(wù)合約資料、管理性文件和結(jié)算費(fèi)用單等原始的項(xiàng)目檔案資料作為重要的證據(jù)材料，成為判定仲裁結(jié)果的關(guān)鍵性依據(jù)。

2）檔案的完整性是仲裁中“公正與正義”的保障。工程項(xiàng)目檔案資料如往來(lái)函件、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要、變更單、費(fèi)用清單、付款憑證、索賠報(bào)告及清單、施工記錄、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、施工日志包括人材機(jī)使用情況、窩工情況等資料，均應(yīng)及時(shí)形成、及時(shí)收集整理、及時(shí)保存歸檔，形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案資料，為工程進(jìn)展中可能存在的經(jīng)濟(jì)損失提供有力的證據(jù)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)隱患。此案的勝利終結(jié)，離不開齊全完整檔案的保駕護(hù)航。

3）檔案的價(jià)值性是減少經(jīng)濟(jì)損失的根本?！皶r(shí)間會(huì)產(chǎn)生金錢”，工程拖欠款遲遲回收不了，會(huì)產(chǎn)生連鎖的反應(yīng)，例如銀行貸款利息、仲裁費(fèi)用增加，現(xiàn)場(chǎng)本身造成的損失也會(huì)擴(kuò)大。那么盡快提供有效的檔案證據(jù)，縮短了糾紛持續(xù)的時(shí)間，加快了仲裁的進(jìn)程，讓資金盡快回收，減少了各費(fèi)用的累積增加，也說(shuō)得上是創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益。這個(gè)效益是隱形的，避免了某種損失可能會(huì)產(chǎn)生而沒(méi)有產(chǎn)生。讓可能成為壞賬呆賬的款項(xiàng)變?yōu)閼?yīng)收款，抵消成本后一部分變?yōu)槔麧?rùn)，可以說(shuō)關(guān)鍵時(shí)刻檔案創(chuàng)造的價(jià)值無(wú)可估量。對(duì)企業(yè)而言，檔案可以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，也是一筆財(cái)富。

3.2 檔案的社會(huì)效益及影響

這里所謂社會(huì)效益主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一是檔案為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的效益，第二是檔案信息、憑證的交流共享所產(chǎn)生的效益。

項(xiàng)目檔案由于它存在的“技術(shù)存儲(chǔ)和交流功能”以及歷史依據(jù)和憑證功能等，可以為社會(huì)服務(wù)并創(chuàng)造價(jià)值。首先該項(xiàng)目因工程款拖欠問(wèn)題而停止，但檔案資料的使命并未終止，甲方按要求將已完工工程的施工檔案移交給乙方，以備后期參考及竣工驗(yàn)收備案之用。其次，項(xiàng)目檔案在仲裁中起到很關(guān)鍵的憑證功能作用，充分證實(shí)了甲方按照合同在履約，在履行社會(huì)責(zé)任。

1）檔案資料在企業(yè)中的價(jià)值體現(xiàn)。為企業(yè)服務(wù)是企業(yè)檔案的最高使命。此案中檔案資料為企業(yè)創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)、人才與管理效益顯著。

2）檔案在社會(huì)的價(jià)值體現(xiàn)。（1）化解雙方矛盾。該項(xiàng)目因工程款拖欠而停工，矛盾糾紛的持續(xù)，其社會(huì)影響不好。（2）維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。部分工程處于深基坑階段，甲方要履行停工期間的工程照管、成品、現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)的責(zé)任，避免不安全隱患。（3）維護(hù)地方和諧。該工程位于鬧市繁華區(qū)，與多條城市主干道相鄰，“半搭子”、“爛尾樓”工程長(zhǎng)時(shí)間的擱置會(huì)影響市容及市民生活。

此案成功詮釋了檔案存在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。在糾紛面前，法律武器是一把利劍，但法律武器離不開舉證，檔案就是法律武器的有利支撐和鋒刃，只有很好的利用檔案，我們的案件才可能成功結(jié)案，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。