銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)檔案管理工作精細(xì)化研究

張杰

摘 要：銀行檔案管理是銀行經(jīng)營管理活動(dòng)順利開展的基礎(chǔ)。隨著檔案管理在銀行金融機(jī)構(gòu)中作用的日趨重要，越來越多的銀行金融機(jī)構(gòu)已經(jīng)將檔案管理工作視為自身發(fā)展過程中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。所以，加強(qiáng)銀行金融機(jī)構(gòu)檔案管理工作精細(xì)化研究，對(duì)于銀行金融機(jī)構(gòu)檔案管理水平和質(zhì)量的提高有著極大的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：銀行金融機(jī)構(gòu);檔案管理;管理機(jī)制

1 加強(qiáng)銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)檔案精細(xì)化管理的必要性

1.1 為銀行金融機(jī)構(gòu)文化建設(shè)提供依據(jù)

檔案作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考，在銀行金融機(jī)構(gòu)企業(yè)文化建設(shè)過程中發(fā)揮著不可替代的作用。銀行金融機(jī)構(gòu)在開展文化建設(shè)工作時(shí)，必須以檔案管理為基礎(chǔ)，才能將企業(yè)自身的價(jià)值最大限度的發(fā)揮出來，幫助企業(yè)樹立良好的企業(yè)形象和品牌。精細(xì)化檔案管理政策的實(shí)施，不僅體現(xiàn)出了銀行金融機(jī)構(gòu)的文化內(nèi)涵和凝聚力，同時(shí)也為銀行金融機(jī)構(gòu)良好外部形象的樹立奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2 為銀行金融機(jī)構(gòu)信貸風(fēng)險(xiǎn)提供保障

我國的銀行金融機(jī)構(gòu)在管理以及經(jīng)辦各種類型的本外幣信貸業(yè)務(wù)的過程中，所形成的信貸經(jīng)營管理專業(yè)技術(shù)材料，不僅具有極大的參考利用價(jià)值，同時(shí)也為銀行金融機(jī)構(gòu)信貸業(yè)務(wù)管理提供的開展提供了數(shù)據(jù)依據(jù)。正是因?yàn)檫@種信貸業(yè)務(wù)憑證，將銀行金融機(jī)構(gòu)信貸業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)過程真實(shí)的反映出來，所以其在金融機(jī)構(gòu)中有金庫中的金庫這一稱謂。另外，銀行金融機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，在信貸風(fēng)險(xiǎn)資源控制、信貸風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)防范、機(jī)構(gòu)改制風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避等各方面同樣也發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。因此，加強(qiáng)銀行金融機(jī)構(gòu)信貸檔案精細(xì)化管理工作的力度，為銀行金融機(jī)構(gòu)信貸風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避提供了重要的依據(jù)和支持。

2 銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)檔案管理工作精細(xì)化研究策略

2.1 提升檔案管理員信息素質(zhì)

檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)水平的高低是決定銀行金融機(jī)構(gòu)檔案管理工作效率高低的關(guān)鍵因素。所以，銀行金融機(jī)構(gòu)必須采取積極有效的措施，促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平的提高。首先，加大檔案專業(yè)人才引進(jìn)的力度，為銀行金融機(jī)構(gòu)檔案管理人員隊(duì)伍注入新鮮血液，確保檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量。通過引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才與法律專業(yè)人才的方式，加快銀行金融機(jī)構(gòu)檔案信息化管理體系建設(shè)的步伐。其次，加大現(xiàn)有檔案管理人員崗位技能培訓(xùn)的力度，促進(jìn)檔案管理人員管理知識(shí)水平的穩(wěn)步提升。銀行金融機(jī)構(gòu)在開展檔案管理工作時(shí)，必須在充分發(fā)揮和利用銀行信息科技資源優(yōu)勢(shì)的前提下，運(yùn)用不同的方法加大檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)的力度，促進(jìn)檔案管理人員崗位適應(yīng)能力的有效提升，確保銀行金融機(jī)構(gòu)檔案管理工作的高效開展。

2.2 進(jìn)行客戶檔案的查閱，有效降低風(fēng)險(xiǎn)

銀行金融機(jī)構(gòu)在開展相關(guān)業(yè)務(wù)的過程中，應(yīng)該采取全面分析借款人經(jīng)營狀況、管理水平、盈利能力、發(fā)展前景以及信用狀況等相關(guān)檔案資料的方式，掌握客戶的綜合信貸風(fēng)險(xiǎn)與信貸風(fēng)險(xiǎn)的程度，并以此為基礎(chǔ)確定是否為客戶提供貸款以及貸款多少、期限的長度，從源頭上控制并降低信貸風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的幾率。另外，銀行金融機(jī)構(gòu)通過開展客戶存款業(yè)務(wù)掛失檔案管理的方式，不僅明確了雙方的權(quán)利、義務(wù)以及法律責(zé)任，同時(shí)也避免了經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生，促進(jìn)了銀行經(jīng)營效率的有效提升。

2.3 加強(qiáng)檔案誠信建設(shè)

如果站在構(gòu)建和諧社會(huì)與社會(huì)信用體系的角度分析的話，銀行金融機(jī)構(gòu)檔案管理工作在其中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。所以，銀行金融機(jī)構(gòu)應(yīng)該采取積極有效的措施加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的工作，推動(dòng)電子檔案綜合管理與系統(tǒng)建設(shè)工作的有序開展，才能達(dá)到促進(jìn)自身檔案管理信息化水平穩(wěn)步提高的目的。另外，各商業(yè)銀行之間應(yīng)該加強(qiáng)非涉密檔案信息共享的力度，通過實(shí)行客戶信息共享的方式，構(gòu)建共同防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的體系，確保銀行業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

2.4 深挖檔案資源價(jià)值

銀行金融機(jī)構(gòu)在開展檔案信息資源的開發(fā)和利用工作時(shí)，不僅要做好傳統(tǒng)檔案信息資源的開發(fā)，同時(shí)還應(yīng)充分借助現(xiàn)代化手段，提高檔案資源的共享效率和水平。這就要求銀行金融機(jī)構(gòu)在開展檔案開發(fā)和建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)該積極利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，搭建全新的信息資源共享平臺(tái)，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)資源的共享。科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展以及通訊技術(shù)在銀行金融機(jī)構(gòu)檔案管理中的普及和應(yīng)用，不僅滿足了銀行金融機(jī)構(gòu)檔案信息資源開發(fā)的技術(shù)要求，同時(shí)也促進(jìn)了檔案管理工作效率和質(zhì)量的全面提高。作為銀行金融機(jī)構(gòu)來說，應(yīng)該在充分利用科學(xué)技術(shù)做好檔案數(shù)據(jù)資源的整合工作，推動(dòng)銀行檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作的有序開展。首先，積極開展資質(zhì)類載體檔案文件的數(shù)字化工作。銀行金融機(jī)構(gòu)在開展數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)時(shí)，應(yīng)該制定科學(xué)的工作方案，推動(dòng)直至檔案的數(shù)字化工作。其次，加大電子文件、電子檔案管理工作的力度。銀行金融機(jī)構(gòu)必須在確保電子檔案安全與完整的前提下，嚴(yán)格按照國家頒布實(shí)施的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加快檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)的步伐。由于銀行金融機(jī)構(gòu)的信息資源平臺(tái)中，包括了所有商業(yè)銀行檔案的重要隱形，通過對(duì)這些信息資源的合理開發(fā)與利用，對(duì)于銀行金融機(jī)構(gòu)防范金融風(fēng)險(xiǎn)、打擊經(jīng)濟(jì)犯罪、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定等工作的開展都有著極為重要的意義。所以，銀行金融機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極推動(dòng)信息資源共享平臺(tái)的建設(shè)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供全面的服務(wù)和支持。

2.5 優(yōu)化檔案信息服務(wù)

檔案管理部門作為銀行金融機(jī)構(gòu)的支撐性部門之一，其主要發(fā)揮著為銀行提供查考以及備查服務(wù)的作用。所以，銀行金融機(jī)構(gòu)的檔案管理部門必須在充分發(fā)揮其具有的信息服務(wù)功能的基礎(chǔ)上，為銀行金融機(jī)構(gòu)的發(fā)展做好充分的準(zhǔn)備。1）樹立積極主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)銀行金融機(jī)構(gòu)發(fā)展的要求，樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，為客戶提供積極主動(dòng)且全面的服務(wù)，才能滿足用戶在辦理業(yè)務(wù)過程中提出的個(gè)性化服務(wù)需求。另外，檔案管理人員在日常工作的過程中，還應(yīng)積極投入到企業(yè)的檔案信息資源開發(fā)工作中，推動(dòng)銀行檔案信息資源與信息共享平臺(tái)的建設(shè)工作。2）超前服務(wù)意識(shí)的進(jìn)一步提升。銀行金融機(jī)構(gòu)發(fā)展的過程中，不僅要注重為客戶提供積極主動(dòng)的服務(wù)，同時(shí)還應(yīng)樹立超前服務(wù)的意識(shí)。這就要求，銀行金融機(jī)構(gòu)檔案管理人員在開展檔案管理工作中，不僅要為全面的分析客戶的需求，同時(shí)，還應(yīng)站在如何提高檔案管理工作質(zhì)量和水平的角度，制定切實(shí)可行的檔案管理策略，培養(yǎng)檔案管理人員的超前服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)銀行金融機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量和效率的全面提高，為銀行金融機(jī)構(gòu)的健康可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。另外，銀行金融機(jī)構(gòu)在開展檔案管理工作時(shí)，還應(yīng)該積極的研究和然所符合自身發(fā)展情況的檔案管理發(fā)展策略，同時(shí)密切關(guān)注銀行業(yè)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，通過開展有預(yù)見性的檔案服務(wù)工作的方式，為銀行業(yè)務(wù)的開展以及客戶資源的開發(fā)提供支持。3）養(yǎng)成良好的時(shí)效服務(wù)意識(shí)。由于檔案信息具有時(shí)效性較強(qiáng)的特點(diǎn)，如果錯(cuò)過了最佳時(shí)機(jī)的話，那么檔案信息自然也就失去了應(yīng)有的價(jià)值。作為檔案管理部門來說，必須深刻的認(rèn)識(shí)到檔案信息的時(shí)效性特點(diǎn)，采取主動(dòng)出擊的測(cè)量，站在銀行系統(tǒng)發(fā)展的角度，及時(shí)的捕捉有利于銀行業(yè)發(fā)展的信息，同時(shí)快速的尋找為客戶服務(wù)的切入點(diǎn)，以便于為客戶提供高質(zhì)量的服務(wù)。

3 結(jié)束語

總而言之，銀行金融機(jī)構(gòu)開展的檔案管理工作，主要是詳細(xì)的記錄和保存銀行發(fā)展過程中開展的管理活動(dòng)的過程，同時(shí)為銀行的經(jīng)營管理提供全方位的服務(wù)，才能發(fā)揮出銀行金融機(jī)構(gòu)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的積極作用，為我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的長期可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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