機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理強(qiáng)化途徑研究

石林玉

摘 要：文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展工作的重要載體，它主要記錄事業(yè)單位發(fā)展歷史、人事變動及業(yè)務(wù)開展情況等方面的信息。但是現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作仍然存在些問題亟待解決，如缺乏管理經(jīng)驗(yàn)、文書檔案管理意識薄弱及管理工作缺乏科學(xué)性等，這些都會對文書檔案管理工作產(chǎn)生負(fù)面影響。對于任何機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，需要高度重視文書檔案管理工作，制定科學(xué)合理的管理策略提高文書檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;文書檔案;管理途徑

1 引言

目前，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位正在積極進(jìn)行改革，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位逐漸重視文書檔案管理工作，對文書檔案管理人員也提出了更高的要求。文書檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，它可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展提供重要的依據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作也逐漸朝著信息化方向發(fā)展，管理模式也發(fā)生了巨大的改變，不僅提高了文書檔案的利用率，節(jié)省大量的人力與財(cái)力，還可以提高文書檔案管理效率。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作中所存在的問題

現(xiàn)階段，雖然全國機(jī)關(guān)事業(yè)單位都加強(qiáng)了對文書檔案的管理工作，但是仍然存在許多共性問題亟待解決，這些問題嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的發(fā)展，主要有以下幾點(diǎn)：

2.1 思想認(rèn)知問題

許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位只重視對實(shí)際工作的管理，而忽視對文書檔案工作的管理，進(jìn)而存在文書檔案管理工作不積極的現(xiàn)象。文書檔案管理工作人員的錯誤認(rèn)知也會影響管理工作的有效性，如他們覺得文書檔案管理只需要進(jìn)行簡單的記錄與保存即可，這些資料存放后對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展沒有任何價(jià)值，很少有人會進(jìn)行使用。這種錯誤的認(rèn)知很容易出現(xiàn)資料遺漏現(xiàn)象，當(dāng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要文書檔案時(shí)卻無法找到有效的資料。除此之外，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)，只針對資料的收集與分類對工作人員進(jìn)行安排，有些工作人員無法協(xié)同配合完成收集分類工作，造成文書檔案出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，進(jìn)而影響文書檔案資料的完整性。

2.2 管理制度問題

雖然許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位制定了文書檔案管理制度，但是制度存在漏洞或者不完善的地方。如文書檔案制度未能對各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行分類，對不同性質(zhì)的文書檔案材料無法進(jìn)行規(guī)范化管理。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案甚至沒有明確的目錄，通過堆積的方式進(jìn)行陳列，這樣對于后續(xù)文書檔案資料的查找非常不利。除此之外，管理制度強(qiáng)度較低，缺乏明確的細(xì)則，未能責(zé)任到人，這些都會影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理人員的工作積極性。

2.3 管理技術(shù)問題

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理水平有著重要的影響。文書檔案信息化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢，但仍有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理人員缺乏相應(yīng)的技術(shù)能力，進(jìn)而導(dǎo)致無法將文書檔案進(jìn)行信息化處理，這樣不僅會影響文書檔案管理工作的效率，同時(shí)也無法達(dá)到文書檔案信息化管理的要求。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作強(qiáng)化途徑分析

3.1 加強(qiáng)文書檔案管理工作宣傳

若想有效提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理效率，首先需要提高管理人員的責(zé)任意識及重視程度，改變原有的工作態(tài)度及觀念，只有這樣才能夠保障文書檔案管理工作質(zhì)量。機(jī)關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)文書檔案管理工作的宣傳，讓各部門意識到文書檔案對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的意義，加強(qiáng)對文書檔案管理工作的監(jiān)督，提高實(shí)際執(zhí)行工作人員的重視程度，對不按規(guī)定要求操作的人員需給予相應(yīng)的處罰及批評教育，對表現(xiàn)優(yōu)秀處理得當(dāng)?shù)牟僮魅藛T需要給予獎勵，以此形成良好的文書檔案管理工作氛圍。其次通過宣傳提高各部門對文書檔案的重視程度，確保各部門能夠積極配合文書檔案管理部門收集整理材料，應(yīng)根據(jù)文書檔案整理要求進(jìn)行對已有文件進(jìn)行處理后再上交至文書檔案管理部門。只有全員動員，才能夠形成良性的檔案管理工作循環(huán)模式，才可以確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作的有效性。

3.2 提高文書檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)

各個機(jī)關(guān)事業(yè)單位在配備文書檔案管理人員時(shí)，需要進(jìn)行綜合素養(yǎng)評定，確保文書檔案管理人員的綜合素養(yǎng)能夠滿足工作的要求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)定期開展文書檔案管理工作培訓(xùn)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理模式，并結(jié)合自身單位實(shí)際情況制定科學(xué)的管理策略。文書檔案管理人員還應(yīng)定期對執(zhí)行人員進(jìn)行考核，如文書檔案目錄及分類、文書檔案信息化操作技術(shù)等，同時(shí)加強(qiáng)對執(zhí)行工作的指導(dǎo)，盡可能減低文書檔案管理工作中的問題及困難。若存在管理問題需及時(shí)交流解決，共同商討出科學(xué)合理的方案，確保各項(xiàng)文書檔案管理工作能夠順利開展。除了常規(guī)培訓(xùn)交流外，文書檔案管理人員還應(yīng)定期開展抽查工作，檢查文書檔案資料收集整理狀況，并對問題進(jìn)行及時(shí)指出，避免出現(xiàn)文書檔案資料遺漏現(xiàn)象。通過這樣的方式，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理及執(zhí)行人員的綜合素養(yǎng)也會得到逐漸的提升，當(dāng)整體業(yè)務(wù)操作熟悉后，可以為后期文書檔案管理創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。

3.3 加大信息化建設(shè)工作

在信息時(shí)代背景下，文書檔案管理工作的方式及技術(shù)得到了顯著的提升。在保存文書檔案資料時(shí)可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，確保文書檔案資料的安全性，同時(shí)也可以讓文書檔案資料收集與整理工作變得更加高效。在實(shí)際的操作過程中，需要注意文書檔案資料的嚴(yán)密性，通過細(xì)致分類對各項(xiàng)文書檔案資料進(jìn)行區(qū)分。在電子文書檔案保存時(shí)，均需要打印紙質(zhì)材料進(jìn)行備份保存，避免出現(xiàn)資文書檔案資料遺失而無法彌補(bǔ)的現(xiàn)象。在技術(shù)建設(shè)方面，可以聘請先進(jìn)的專業(yè)人員進(jìn)行管理，加強(qiáng)對文書檔案信息管理軟件的維護(hù)工作，避免出現(xiàn)軟件故障而產(chǎn)生資料遺失現(xiàn)象。

3.4 建立完善的文書檔案管理制度

文書檔案管理制度是確保各項(xiàng)工作開展的關(guān)鍵因素，同時(shí)也是提高文書檔案管理工作有效性的主要途徑。首先需要通過管理制度對文書檔案管理人員作出規(guī)定，提高他們的工作責(zé)任意識及態(tài)度，進(jìn)行定期考核測試綜合素養(yǎng)。其次需要對各項(xiàng)文書檔案管理工作進(jìn)行明確規(guī)定，為文書檔案的各項(xiàng)操作提供制度依據(jù)。如文書檔案的內(nèi)容歸類、目錄及標(biāo)題的設(shè)置要求等細(xì)節(jié)，這樣不僅有利于文書檔案管理工作信息化建設(shè)，還可以方便后續(xù)查詢。除此之外，還應(yīng)當(dāng)通過文書檔案管理制度對資料的收集與整理提出要求，如檔案存放要求，對待一些價(jià)值較高的檔案時(shí)需要進(jìn)行特殊存放或者轉(zhuǎn)存操作，確保文書檔案管理工作的規(guī)范性。除此之外，文書檔案管理部門需要認(rèn)真學(xué)習(xí)并落實(shí)各項(xiàng)管理制度，通過制度嚴(yán)格要求自己的行為，努力提高文書檔案管理工作的實(shí)效性。

4 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作仍然存在許多不足亟待改進(jìn)，因此需要加強(qiáng)對機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案的管理工作，結(jié)合企業(yè)所存在的問題采取科學(xué)合理的策略加以解決，加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，不斷提高管理工作人員的綜合素養(yǎng)，積極推進(jìn)文書檔案管理信息化建設(shè)，健全與文書檔案管理工作有關(guān)的制度，通過這些來提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作水平。

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