事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門如何做好合同全過(guò)程管理

周莉　張靜　范笑旖

摘要：事業(yè)單位合同管理是外協(xié)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，合同管理水平的提升有利于促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)管理水平的提升。那么，事業(yè)單位合同管理是怎樣的流程呢？如何做好合同全過(guò)程管理？合同管理過(guò)程中有哪些關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)？文章基于筆者幾年在事業(yè)單位的合同管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行淺要的分析。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)；外協(xié)；合同管理；全過(guò)程；流程；內(nèi)控環(huán)節(jié)；關(guān)鍵控制點(diǎn)；印章管理；審核；備案；收付款；信息化

一、合同管理的基本內(nèi)容、主要流程和環(huán)節(jié)

合同管理是一個(gè)單位科研生產(chǎn)、內(nèi)部管理工作的重要組成部分，尤其對(duì)于科研事業(yè)單位，大部分合同為科研外協(xié)合同，合同規(guī)范、高效的管理和執(zhí)行對(duì)保障科研生產(chǎn)的正常進(jìn)度更顯得尤為重要。

事業(yè)單位合同管理的歸口部門大都為科研生產(chǎn)管理部門，但財(cái)務(wù)部門同樣在合同管理過(guò)程中扮演著十分重要的角色，財(cái)務(wù)的職能和作用也幾乎涉及了合同管理的全過(guò)程。

外協(xié)合同管理的主要流程按照?qǐng)?zhí)行進(jìn)度和主管部門的不同，可以大致區(qū)分為六個(gè)階段。

第一階段：外協(xié)申請(qǐng)。主管部門為科研生產(chǎn)部門，執(zhí)行部門為外協(xié)申請(qǐng)部門。由外協(xié)申請(qǐng)人在充分的調(diào)研論證和前期詢價(jià)的基礎(chǔ)上，擇優(yōu)選取技術(shù)路線，提出初步的技術(shù)方案、設(shè)計(jì)要求、加工圖紙等外協(xié)要求，技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行技術(shù)審核，辦理外協(xié)申請(qǐng)手續(xù)。

第二階段：合同談判。主管部門為科研生產(chǎn)部門，執(zhí)行部門為外協(xié)申請(qǐng)部門。外協(xié)申請(qǐng)批準(zhǔn)后就可以進(jìn)行合同談判了。合同談判需要明確外協(xié)內(nèi)容、合同金額、技術(shù)指標(biāo)、時(shí)間進(jìn)度、驗(yàn)收方法、付款方式等重要內(nèi)容，形成談判記錄。外協(xié)申請(qǐng)時(shí)的詢價(jià)會(huì)獲得報(bào)價(jià)單，是供貨方單方的意向價(jià)格；合同談判則需明確合同金額，獲得雙方成交價(jià)格。這里一定要注意，多家單位進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判時(shí)，絕對(duì)不能在多家報(bào)價(jià)單位之間交換或傳遞報(bào)價(jià)信息。

第三階段：合同簽訂。主管部門為科研生產(chǎn)部門，執(zhí)行部門為外協(xié)申請(qǐng)部門。除國(guó)家、行業(yè)有相關(guān)專用格式或模板要求外，外協(xié)合同文本模板一般使用外協(xié)申請(qǐng)單位統(tǒng)一的模板，以確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整、形式統(tǒng)一。在前期詢價(jià)和談判過(guò)程中會(huì)取得可能不止一輪的報(bào)價(jià)單，這個(gè)報(bào)價(jià)單并不能作為合同價(jià)格構(gòu)成的附件。合同價(jià)格構(gòu)成明細(xì)是合同金額的主要依據(jù)之一，明細(xì)合計(jì)數(shù)應(yīng)與合同總金額保持一致，并蓋有銷售方的單位印章。

第四階段：合同蓋章備案。主管部門通常為財(cái)務(wù)部門，執(zhí)行部門為外協(xié)申請(qǐng)部門。這個(gè)部分實(shí)質(zhì)上是合同簽訂的一部分，但由于主管部門可能不同，管理要求也不同，故人為拆分為一個(gè)階段。因單位公章的管理部門不一定是合同的主要管理部門，因此，經(jīng)濟(jì)合同建議蓋合同專用章，且合同專用章由科研生產(chǎn)管理部門或財(cái)務(wù)部門保管。合同在蓋合同專用章前，要確保經(jīng)辦人和有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字同意。關(guān)于合同審批簽字和蓋章，從合同法的規(guī)定來(lái)說(shuō)，只要雙方單位均在合同文本上蓋了單位公章或合同專用章的印章，合同就是有法律效力的正式文件；但對(duì)于不同的單位，有不同的簽字審批的要求，因此，還需要按單位的審批權(quán)限進(jìn)行簽字審批。合同用章要嚴(yán)格履行先簽批再登記、先編號(hào)再用章，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)返還備案的程序，確保合同用章經(jīng)審批，用章有記錄、可追溯。

第五階段：外協(xié)實(shí)施驗(yàn)收。主管部門為科研生產(chǎn)部門，執(zhí)行部門為外協(xié)申請(qǐng)部門。外協(xié)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，外協(xié)申請(qǐng)部門應(yīng)把好過(guò)程質(zhì)量關(guān)和進(jìn)度關(guān)，隨時(shí)掌握外協(xié)項(xiàng)目執(zhí)行情況，并在各關(guān)鍵、重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟蹤，確保外協(xié)保質(zhì)保量按時(shí)完成。外協(xié)項(xiàng)目驗(yàn)收應(yīng)嚴(yán)格按照外協(xié)合同及技術(shù)協(xié)議要求逐項(xiàng)驗(yàn)收，確保技術(shù)指標(biāo)滿足技術(shù)協(xié)議要求；驗(yàn)收資料齊全；交付時(shí)間滿足合同要求。項(xiàng)目驗(yàn)收完成后，外協(xié)申請(qǐng)部門需將驗(yàn)收資料（整個(gè)外協(xié)過(guò)程產(chǎn)生的資料）整理齊套后提交管理部門歸檔。

第六階段：合同經(jīng)費(fèi)核算。主管部門為財(cái)務(wù)部門，執(zhí)行部門為外協(xié)申請(qǐng)部門。各業(yè)務(wù)部門要按照合同執(zhí)行進(jìn)度和收付款要求，及時(shí)辦理報(bào)銷相關(guān)手續(xù)。合同是收款、付款的依據(jù)，應(yīng)確保合同已經(jīng)簽訂完成并在財(cái)務(wù)備案后再辦理相關(guān)付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門要對(duì)合同信息進(jìn)行準(zhǔn)確核算和記錄，并定期反饋給管理部門和業(yè)務(wù)部門，督促合同經(jīng)費(fèi)執(zhí)行。

二、合同管理中存在的主要問題

事業(yè)單位合同管理中存在的主要問題有以下幾點(diǎn)。

（一）合同管理信息化程度不高

大部門單位的合同管理還停留在excel手工登記、信息匯總更新的層面，信息化手段使用不充分，沒有合適的信息化系統(tǒng)做支撐，合同相關(guān)信息的發(fā)布反饋也不及時(shí)。

（二）合同管理中涉及多個(gè)部門和環(huán)節(jié)，存在各部門權(quán)責(zé)劃分不清晰、履職不到位的情況

合同管理過(guò)程涉及科研生產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)管理部門、業(yè)務(wù)部門，一些管理類合同還涉及其他管理部門，涉及的部門較多、人員較多。一份合同從前期準(zhǔn)備、訂立到執(zhí)行、核算、信息反饋，涉及的流程、環(huán)節(jié)也很多。即使合同管理流程梳理得很清晰到位，但各部門不同人員在不同流程、環(huán)節(jié)中應(yīng)履行什么樣的職責(zé)，履職情況如何監(jiān)督，履職不到位會(huì)造成怎樣的影響，這些內(nèi)容大多不夠明確。

（三）合同流程執(zhí)行不嚴(yán)格，存在后補(bǔ)合同及前期審批資料的現(xiàn)象

科研生產(chǎn)、實(shí)際工作中，存在一些緊急任務(wù)和緊急情況，在當(dāng)時(shí)來(lái)不及辦理合同審批等相關(guān)手續(xù)，存在后補(bǔ)合同及前期審批資料的情況。但更多的時(shí)候，是由于單位在合同管理過(guò)程中沒有建立良好的制約機(jī)制，或者沒有進(jìn)行嚴(yán)格控制，職工和管理人員都已經(jīng)習(xí)慣于這種后補(bǔ)的方式。實(shí)際上，大量的后補(bǔ)會(huì)存在很多潛在風(fēng)險(xiǎn)，不利于單位相關(guān)工作的規(guī)范管理。

三、做好合同管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)管理

合同全過(guò)程管理中涉及流程、環(huán)節(jié)、部門、人員眾多，其中有些環(huán)節(jié)存在關(guān)鍵控制點(diǎn)，只要把控好這些關(guān)鍵控制點(diǎn)，對(duì)整個(gè)合同管理就能起到至關(guān)重要的作用，達(dá)到防范風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范管理的目的。

首先，合同全過(guò)程涉及的環(huán)節(jié)須順序進(jìn)行，不能倒掛，不能漏項(xiàng)。這是保障合同管理過(guò)程規(guī)范的基礎(chǔ)。這里例舉幾個(gè)需要嚴(yán)格按順序進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)：1.合同在進(jìn)行談判前，必須取得外協(xié)申請(qǐng)的批準(zhǔn)，使得談判前相關(guān)人員都清楚本次合同談判的需求、標(biāo)的，從而確保合同談判和簽訂過(guò)程中目標(biāo)一致、信息已得到充分溝通。2.合同在蓋合同專用章之前，要確保合同前期申請(qǐng)、談判程序完整，通過(guò)必要的審核環(huán)節(jié)，且合同文本簽批手續(xù)健全，不能先蓋章再簽批。3.合同蓋章時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行登記編號(hào)制度，切忌先蓋章，后補(bǔ)登記編號(hào)，易造成合同管理遺漏和用章失控。4.合同在執(zhí)行和驗(yàn)收付款時(shí)，應(yīng)已完成必要的合同文本的簽訂，且在相關(guān)部門完成備案手續(xù)。5.合同在完成核算后，要立刻同時(shí)登記核算備查賬，避免信息統(tǒng)計(jì)遺漏。

其次，合同管理過(guò)程中的職責(zé)必須十分明確，且落實(shí)到人，包括對(duì)各項(xiàng)資料的辦理、審核把關(guān)、審批簽字等各個(gè)環(huán)節(jié)。主要包括：1.合同文本簽訂時(shí)，合同申請(qǐng)人要對(duì)技術(shù)指標(biāo)、外協(xié)標(biāo)的、合同金額、合同執(zhí)行期間等合同實(shí)質(zhì)內(nèi)容負(fù)首要責(zé)任；合同主管部門要對(duì)這些實(shí)質(zhì)內(nèi)容負(fù)主要的審核責(zé)任；而財(cái)務(wù)部門對(duì)合同文本主要進(jìn)行形式審查，對(duì)合同簽字蓋章是否完備、金額大小寫是否正確、合同收付款約定是否合理等內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)。2.合同執(zhí)行、驗(yàn)收和報(bào)銷結(jié)算時(shí)，合同申請(qǐng)部門相關(guān)人員是執(zhí)行、驗(yàn)收和辦理報(bào)銷手續(xù)的第一責(zé)任人，要按合同約定執(zhí)行，對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性和取得的報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性負(fù)責(zé)；合同主管部門對(duì)合同的執(zhí)行、驗(yàn)收負(fù)管理和監(jiān)督責(zé)任；財(cái)務(wù)部門對(duì)合同相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)的完備性、規(guī)范性負(fù)審核責(zé)任。

最后，合同的管理具有較強(qiáng)的時(shí)效性，需動(dòng)態(tài)管理，并及時(shí)發(fā)布和共享相關(guān)信息，提高管理的效率。從年初到年末，只要有工作任務(wù)，就會(huì)不斷產(chǎn)生合同；任務(wù)的執(zhí)行過(guò)程也是合同的執(zhí)行過(guò)程。因此，合同會(huì)不斷登記、該蓋章、備案、報(bào)銷、完成，需要連續(xù)不斷地錄入合同的基本信息，并動(dòng)態(tài)管理相關(guān)的執(zhí)行、驗(yàn)收、核算等信息。信息管理部門也要及時(shí)反饋、發(fā)布和共享合同登記和統(tǒng)計(jì)信息，使執(zhí)行部門和監(jiān)督管理部門心中都有一本合同總賬，才能在任務(wù)執(zhí)行的同時(shí)，確保合同也同步完成收付款相關(guān)手續(xù)，避免簽了合同不執(zhí)行，或者執(zhí)行了不結(jié)算。

四、合同管理水平進(jìn)一步提升所需的條件

把握好合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)，是從流程層面確?；A(chǔ)工作規(guī)范，要想真正做好合同管理，提升管理水平，還需要從制度、環(huán)境等層面進(jìn)行謀劃布局。

（一）分清合同管理的權(quán)責(zé)利，建立有效的激勵(lì)約束機(jī)制

由于合同管理的全過(guò)程涉及部門、人員較多，不同部門和人員應(yīng)履行的職責(zé)不同，因此，必須明確職責(zé)，建立有效的激勵(lì)約束機(jī)制，避免管理人員不清楚各自的職責(zé)、各個(gè)環(huán)節(jié)的具體要求，也從制度層面規(guī)避沒人管、隨便怎么管、出了問題沒人負(fù)責(zé)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)等問題。

（二）借助信息化手段，促成合同管理智能化

傳統(tǒng)的合同管理，大都靠人管理，借助簡(jiǎn)單的excel表等手段，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、反饋。這種方式較為原始和基礎(chǔ)，存在很多固有的弊端，如：效率低下、容易出錯(cuò)、管理不及時(shí)等。若能借助信息化手段，將合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和流程預(yù)設(shè)進(jìn)系統(tǒng)平臺(tái)，借助系統(tǒng)的功能和權(quán)限設(shè)置，對(duì)合同進(jìn)行流程化、智能化的管理，從而減少人為錯(cuò)誤，提高管理效能。

（作者單位：周莉、范笑旖，中國(guó)工程物理研究院計(jì)量測(cè)試中心；張靜，中國(guó)工程物理研究院化工材料研究所）