淺析高校二級學(xué)院辦公室主任應(yīng)樹立的觀念意識

熊蓉

摘 要：高校二級學(xué)院辦公室既是代表學(xué)院行使綜合管理、發(fā)布指令的機(jī)構(gòu)，又是一個服務(wù)、辦事機(jī)構(gòu)。辦公室主任的身份既是辦公室隊(duì)伍中的管理者，又是辦公室人員中的執(zhí)行者，承擔(dān)承上啟下、溝通左右，協(xié)調(diào)各方的重要職責(zé)，這種多重性特點(diǎn)要求學(xué)院辦公室主任在工作中應(yīng)樹立服務(wù)意識、全局意識、責(zé)任意識、創(chuàng)新意識、警戒意識和終身學(xué)習(xí)意識。

關(guān)鍵詞：高校;二級學(xué)院;辦公室主任

習(xí)近平曾在談到辦公室工作時說道：“辦公室，是一個單位、一個系統(tǒng)、一個機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門。辦公室工作做好了，各項(xiàng)工作的順利開展也就有了可靠保證。”[1]總書記的話，對高校辦公室工作的重要性和努力工作的方向作出了科學(xué)的闡述?，F(xiàn)實(shí)工作中，高校二級學(xué)院辦公室也依據(jù)辦公室的工作規(guī)律，是一個重要的管理服務(wù)部門和辦事機(jī)構(gòu)，既有校、院之間縱向的包括各職能處室的承上啟下，又有學(xué)院內(nèi)部的各系、室之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，包括師資管理、學(xué)院網(wǎng)站維護(hù)、工作計(jì)劃的制定與實(shí)施等，發(fā)揮著聯(lián)系學(xué)校內(nèi)外、學(xué)院的管理服務(wù)紐帶作用。具體表現(xiàn)是工作具有頭緒多、要求高、難度大、事務(wù)性工作繁雜等特點(diǎn)。而作為高校二級學(xué)院辦公室主任，既是該部門的領(lǐng)導(dǎo)者和責(zé)任人，又是二級學(xué)院與學(xué)校之間溝通的喉舌，還是其所在二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師及工作人員的服務(wù)員、協(xié)調(diào)員，其自身綜合素質(zhì)如何，直接關(guān)系到這個二級學(xué)院辦公室工作的好壞與效率，是該二級學(xué)院干群關(guān)系融洽、教師和員工團(tuán)結(jié)一致等和諧工作氛圍的創(chuàng)造者和維系者。對于保證院系工作正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)起著不可替代的重要作用。

一、二級學(xué)院辦公室主任的角色定位

（一）二級學(xué)院辦公室設(shè)立

隨著高校擴(kuò)招工作的深入，各個高校下設(shè)的教學(xué)單位規(guī)模逐漸增加，不論是學(xué)生人數(shù)、還是教師人數(shù)，包括專業(yè)設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容等都呈井噴一樣上升。相伴而來的是工作量加大、工作內(nèi)容增加、業(yè)務(wù)范圍廣泛，舊有的、單純以教學(xué)為目的所設(shè)立的教學(xué)單位已經(jīng)不能滿足教育發(fā)展的需要。因此，各個高校紛紛成立了具有一定行政職能的二級學(xué)院，作為行政單位不可或缺的二級學(xué)院辦公室也應(yīng)運(yùn)而生，辦公室主任就此產(chǎn)生。

（二）二級學(xué)院辦公室主任的參謀作用

隨著高校轉(zhuǎn)型發(fā)展，學(xué)校管理重心下移，二級學(xué)院有了更多的自主權(quán)，怎樣更好的在教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)等方面把握好方向，發(fā)揮專業(yè)學(xué)院的特色優(yōu)勢，在此背景下，二級學(xué)院辦公室主任要做好出謀劃策、當(dāng)好參謀助手，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠、準(zhǔn)確的多面信息和依據(jù)。在決策和實(shí)行中，要做好落實(shí)、督促和及時反饋工作。

（三）二級學(xué)院辦公室主任的服務(wù)功能

二級學(xué)院辦公室的中心工作就是服務(wù)。既為學(xué)校、學(xué)院各級領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)，又要為教師和學(xué)生服務(wù)。辦公室主任的工作，可以說煩瑣且緊張，這就要求辦公室主任，一定要具備較好的心理素質(zhì)、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和相關(guān)的專業(yè)知識，才能建立較好的人際關(guān)系，這是圓滿完成各項(xiàng)工作的保證[2]。

辦公室主任的崗位工作包括：教師等人員與經(jīng)費(fèi)管理、起草公文、組織會議、多方協(xié)調(diào)、收集信息、信訪接待等，還包括大量臨時任務(wù)，工作內(nèi)容非常煩雜、責(zé)任十分重大，這就需要辦公室主任必須具備各個方面的能力和素質(zhì)。這一角色定位決定了高校二級學(xué)院辦公室主任要想更好地為學(xué)院教師和學(xué)校服務(wù)，必須具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，樹立正確的觀念意識。

二、二級學(xué)院辦公室主任應(yīng)樹立的觀念意識

（一）服務(wù)意識

二級學(xué)院辦公室主任的工作性質(zhì)決定了其要樹立服務(wù)意識，始終以師生為本，為師生提供服務(wù)，緊緊圍繞學(xué)院的中心工作來開展工作，這樣才能較好地增強(qiáng)學(xué)院師生的凝聚力，從而提高工作效率。

二級學(xué)院辦公室主任需牢記自己是學(xué)院師生的“服務(wù)員”，要有愿意服務(wù)、不怕犧牲的觀念。主動積極地為領(lǐng)導(dǎo)提供超前服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)方式，多提建設(shè)性建議;熱情耐心、真誠細(xì)致地對待師生，多了解并及時幫助解決他們在生活和工作中遇到的困難?？傊k公室主任工作的核心點(diǎn)就是服務(wù)，要用優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)去贏取上級領(lǐng)導(dǎo)的信任、部門同事的理解支持和二級學(xué)院學(xué)生的歡迎[3]。

（二）全局意識

二級學(xué)院辦公室的工作性質(zhì)具有綜合性，這就決定了在處理繁雜、敏感的工作事務(wù)時，辦公室主任要樹立全局意識，分清輕重和緩急，真正為學(xué)院的中心工作服務(wù)。辦公室主任務(wù)必要處理好教師與學(xué)院、學(xué)院與學(xué)校的關(guān)系。在傳達(dá)上級的方針政策時，一定要了解清楚政策制定的背景，深刻領(lǐng)會政策的意義，明確學(xué)校、學(xué)院各自的總?cè)蝿?wù)和總目標(biāo)的戰(zhàn)略布局，認(rèn)真地貫徹執(zhí)行學(xué)校的方針政策。不能因?yàn)檗k公室主任缺乏全局意識而致使局部發(fā)展受到影響和限制。因此，辦公室主任必須具備全局意識，抓住工作重點(diǎn)，從全局出發(fā)，高效地開展并完成工作。

（三）責(zé)任意識

責(zé)任意識是辦公室主任為學(xué)院師生做好服務(wù)工作、開展所有工作的基礎(chǔ)。二級學(xué)院辦公室主任要具有主人翁精神，把學(xué)院教師和學(xué)生的所有事情都當(dāng)做自己的事情來處理，全心全意、認(rèn)真負(fù)責(zé)地為學(xué)院師生做好后勤保障工作。辦公室主任的日常工作，都是非常煩瑣復(fù)雜的細(xì)小之事，并沒有十分重要的轟轟烈烈的大事，但細(xì)節(jié)決定成敗，微小的事情出現(xiàn)差錯，也會影響到整體工作的進(jìn)度和工作效果，影響其他各職能部門工作的順利開展，可以這樣說，責(zé)任意識決定了成敗。

（四）創(chuàng)新意識

二級學(xué)院辦公室主任要具有創(chuàng)新意識，改進(jìn)工作的方式和方法，建立高效的信息化管理工作系統(tǒng)，以便準(zhǔn)確、快速、全面地掌握教師的基本信息，從而提高工作效率。在工作中如遇到特殊情況，當(dāng)然首先要堅(jiān)持原則，同時也需要創(chuàng)新工作方法，在征得領(lǐng)導(dǎo)的同意后，創(chuàng)新性地開展工作，以利于提高工作效率。

二級學(xué)院辦公室主任的工作具有重復(fù)性，那么在處理同一類工作時可以不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，從中發(fā)現(xiàn)異同點(diǎn)，總結(jié)出更為簡便、更易行、更高效的處理方法。當(dāng)然，辦公室主任一定要首先正確領(lǐng)會并遵循學(xué)校和學(xué)院兩級的工作精神、工作方向，準(zhǔn)確無誤地開展工作，不能因盲目求新而違反學(xué)校和學(xué)院的相關(guān)政策。

（五）警戒意識

二級學(xué)院辦公室主任的工作具有原則性，這就決定了其所有的工作都要照章辦事，要懂規(guī)矩并守紀(jì)律。二級學(xué)院辦公室主任不僅對自己要嚴(yán)格要求，也要時刻提醒二級學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)班子反腐倡廉，樹立警戒意識。因?yàn)檗k公室主任直接為領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)工作服務(wù)，對領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)意圖、有關(guān)資料和文件都有直接的接觸，這就要求辦公室主任一定要時刻督促自己守口如瓶。

（六）終身學(xué)習(xí)的意識

二級學(xué)院辦公室主任要具有終身學(xué)習(xí)的意識，不斷提高自身修養(yǎng)，提升政策理論水平，更好地為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)。二級學(xué)院辦公室主任的工作時效性的特點(diǎn)，要求辦公室主任不僅要熟悉當(dāng)前國家和學(xué)校的相關(guān)政策、法律法規(guī)，還要掌握心理學(xué)、管理學(xué)、最新的辦公軟件等相關(guān)專業(yè)知識，樹立終身學(xué)習(xí)的意識，全面提升自身修養(yǎng)，提高工作效率。

三、提升高校二級學(xué)院辦公室主任服務(wù)意識的對策與措施

（一）不忘初心，不斷學(xué)習(xí)

進(jìn)入21世紀(jì)，新知識、新技能像火山一樣爆發(fā)。大數(shù)據(jù)、機(jī)器人、智能工具如雨后春筍般出現(xiàn)在人們面前。一天不學(xué)習(xí)，恍如隔世一樣就跟不上社會的發(fā)展變化了，就面臨著被現(xiàn)實(shí)淘汰的危險。學(xué)習(xí)，已成為每一個人不可或缺的必修課。學(xué)習(xí)，是加強(qiáng)二級學(xué)院辦公室工作質(zhì)量的首要條件，是關(guān)系到二級學(xué)院教學(xué)工作、學(xué)生工作順利進(jìn)行的基本保證。

（二）開拓視野，創(chuàng)造性地開展工作

二級學(xué)院辦公室工作是麻雀雖小，五臟俱全?！靶滦蝿菀蟾咝＾k公室主任要有創(chuàng)新思維，要增加自己的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力?！盵4]目前，高等院校的教學(xué)工作、學(xué)生管理工作和教師工作與時俱進(jìn)，都有了新的內(nèi)涵和外延，這就要求高校二級辦公室主任強(qiáng)化自己素質(zhì)，提高創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，用開放的心態(tài)去面對新生事物和需要處理的事情，不抱怨、不拒絕、不排斥與自己意思不同或者是相佐的聲音，用藝術(shù)家的手法來創(chuàng)造性地開展工作，為二級學(xué)院的教學(xué)工作保駕護(hù)航。

綜上所述，二級學(xué)院辦公室主任作為高校的基層管理工作者，其業(yè)務(wù)能力水平的高低，服務(wù)意識、責(zé)任意識、全局意識、創(chuàng)新意識、警戒意識、終身學(xué)習(xí)意識等的有無會直接影響整個工作質(zhì)量，而其工作質(zhì)量的高低又會直接影響二級學(xué)院整體的工作水平。二級學(xué)院辦公室主任一定要準(zhǔn)確定位自我，不斷提升自己的能力，通過高效且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)工作來證明其自身的價值，更好地為二級學(xué)院、為領(lǐng)導(dǎo)和全體師生服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]于莉.淺談新時代高校二級學(xué)院辦公室主任工作[J].哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報.2018（6）：129-131.

[2]姜丹丹，張亭亭.淺談高校二級學(xué)院辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)及工作方法[J].傳播力研究，2018（26）：229.

[3]金蓮.淺談辦公室主任的自我修養(yǎng)[J].才智，2018（7）：136.

[4]古梅，劉玉蓮.關(guān)于如何做好民辦高校二級學(xué)院辦公室主任工作的思考[J].改革與開放.2017（6）：119-120.