如何加強(qiáng)職業(yè)院校人事檔案管理

鄒文華

摘 要：在當(dāng)前的高職院校發(fā)展過程中，對(duì)于職業(yè)院校的人事方面進(jìn)行有效管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)院校人力資源的有效調(diào)控，提升高職院校的管理能力。人事檔案記錄著人事方面的相關(guān)內(nèi)容，是進(jìn)行人事管理以及調(diào)整的重要內(nèi)容。加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理能夠提高職業(yè)院校的管理水平，從而對(duì)整個(gè)職業(yè)院校的發(fā)展起到正面的作用。本文將從人事檔案管理的重要性入手，分析當(dāng)前職業(yè)院校人事管理的現(xiàn)狀，并為更好地進(jìn)行人事檔案管理提出建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;人事檔案管理;方法途徑

一、引言

人事檔案的管理工作在我國一直是進(jìn)行人事管理和考評(píng)的重要資料，這在職業(yè)院校中也不例外。人事檔案管理包括對(duì)職工相關(guān)信息的記錄，對(duì)職工的工作內(nèi)容和工作表現(xiàn)的記錄，并通過檔案的形式保存下來，成為考評(píng)升遷的重要依據(jù)。加強(qiáng)人事檔案管理能夠有效幫助職業(yè)院校完善組織形式，加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，有助于提升整體的教職工素質(zhì)。在新的教育背景下，加強(qiáng)職業(yè)院校對(duì)人事檔案的管理力度，能夠有效促進(jìn)其管理水平的提升，使得人事檔案的作用得以充分發(fā)揮，為人事變動(dòng)提供重要的參考。

二、人事檔案管理對(duì)于職業(yè)院校管理方面的重要意義

（一）能夠記錄人事信息，建立檔案資料管理體系

無論是在傳統(tǒng)的還是在當(dāng)前的管理模式之下，人都是管理行為的主要對(duì)象，對(duì)于人員進(jìn)行有效的管控能夠整體提升該機(jī)構(gòu)的管理水平，對(duì)人力資源進(jìn)行合理的分配和使用，從而實(shí)現(xiàn)人員潛能和創(chuàng)造力的不斷激發(fā)。職業(yè)院校的人事檔案在記錄時(shí)主要針對(duì)人事的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲記錄、具體的工作經(jīng)歷等，是對(duì)學(xué)校師生在校園內(nèi)的多方面行為進(jìn)行記載，從這些記錄中能夠清楚的反映其行事作風(fēng)和能力態(tài)度，是對(duì)一個(gè)人進(jìn)行評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。

在人事檔案的記錄中必須保證記錄的真實(shí)性與客觀性，能夠?qū)θ藛T的相關(guān)信息做到真實(shí)的反饋，因?yàn)闄n案不僅是個(gè)人在進(jìn)行社會(huì)求職時(shí)的重要參考資料，同樣對(duì)學(xué)校和企業(yè)的招聘提供參考，對(duì)于一個(gè)人的發(fā)展影響是巨大的[1]。將一個(gè)人的真實(shí)資料如實(shí)記錄在檔，能夠?yàn)槠浜罄m(xù)的社會(huì)發(fā)展提供重要的幫助。

（二）能夠反映高職院校的歷史變遷，留下珍貴資料

檔案是對(duì)一個(gè)人行為的真實(shí)記錄，而一個(gè)個(gè)教職工又構(gòu)成了職業(yè)院校的整體，教職工的具體工作內(nèi)容對(duì)職業(yè)院校的發(fā)展起到了重要作用，而在學(xué)校內(nèi)發(fā)生的行為又組成了職業(yè)院校中的歷史事件，可以說，對(duì)教職工的行為整理記錄形成檔案，不僅可以形成關(guān)于這個(gè)人的相關(guān)資料，也給職業(yè)院校的歷史發(fā)展歷程提供重要資料。

職業(yè)院校的人事檔案中，不僅僅存在著師生、教職工在學(xué)校時(shí)的行為內(nèi)容，還包括了這些人在過去各個(gè)時(shí)期的行為記錄，具有相當(dāng)?shù)臍v史價(jià)值[2]。人事檔案對(duì)學(xué)校人員的社會(huì)活動(dòng)進(jìn)行記錄，從中反映出該教職工或師生的具體思想和學(xué)習(xí)情況，為進(jìn)行評(píng)估與人事調(diào)動(dòng)提供重要的書面材料，使得人事管理變得公開透明，人員的任命和安排也更能獲得大多數(shù)人的認(rèn)可。

（三）能夠幫助職業(yè)院校規(guī)范教職工的行為準(zhǔn)則

對(duì)于人事檔案的管理還能夠幫助高校教職工規(guī)范其行為準(zhǔn)則，達(dá)到一定的監(jiān)督作用，有效維護(hù)校規(guī)校紀(jì)的尊嚴(yán)，實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校秩序的有效管理。由于檔案對(duì)于人員的具體行為和獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰內(nèi)容都有記錄，并且這些記錄會(huì)一直跟隨人員，對(duì)人員的后續(xù)發(fā)展起到了重要的影響，因此職業(yè)院校內(nèi)人員在平常的行為中會(huì)有所收斂，避免因?yàn)橛绊懶Ｒ?guī)校紀(jì)被記錄在案，從而對(duì)自己的后續(xù)發(fā)展產(chǎn)生影響。

人員在進(jìn)行日常活動(dòng)時(shí)會(huì)主動(dòng)注意具體行為造成的影響，對(duì)自己的日常行為進(jìn)行約束和規(guī)范;而人事檔案能夠提高人力資源部門的工作效率，優(yōu)化人事調(diào)動(dòng)的相關(guān)流程;人事檔案的保密性使得當(dāng)事人無法看到自己的檔案從而越發(fā)注重自己的言行，起到規(guī)范的作用。

三、職業(yè)院校人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）對(duì)于人事檔案管理的重視程度不足，管理意識(shí)薄弱

雖然人事檔案管理工作對(duì)于人力資源管理和整個(gè)高校的管理水平都起到了重要的作用，但是職業(yè)院校對(duì)于人事檔案管理的重視程度不高，人事檔案管理一直處于相對(duì)松散的階段，甚至認(rèn)為人事檔案管理就是單純的記錄資料、保存資料，給人事檔案管理的發(fā)展帶來阻礙。

大部分職業(yè)院校并沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，只由高校教師兼職擔(dān)任;對(duì)于檔案的記錄并不完善，不能夠充分發(fā)揮檔案在人事管理中起到的作用;在檔案管理上投入的資金不足，檔案管理的相關(guān)設(shè)備配置和日常維護(hù)都不能有效滿足;對(duì)于管理檔案人員的相關(guān)培訓(xùn)也無法落實(shí)，對(duì)檔案管理的專業(yè)性和有效性造成了嚴(yán)重的影響[3]。這些問題都是由于對(duì)于檔案管理的重視程度不足所引起的，檔案管理的重要性并沒有被充分發(fā)掘。

（二）管理制度不完善，管理手段落后

由于職業(yè)院校對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，沒有對(duì)其投入足夠的資金，因此在信息技術(shù)發(fā)展的今天，相當(dāng)一部分院校仍然在使用傳統(tǒng)的檔案管理方法。傳統(tǒng)的人事檔案管理需要管理者手動(dòng)錄入資料，并且在記錄以后還需要對(duì)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸納分類以及整理，不僅需要相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識(shí)，還會(huì)消耗大量的人力物力，在進(jìn)行檔案交接的時(shí)候容易出現(xiàn)問題[4]。而信息化的管理模式則可以有效的改變這一現(xiàn)狀，遺憾的是職業(yè)院校并沒有充分發(fā)揮信息科技對(duì)檔案管理帶來的便捷影響。此外，檔案的管理制度不完善使得對(duì)于檔案的信息搜集并不全面，不能夠在檔案中對(duì)人員信息進(jìn)行全面的記錄，并且沒有專業(yè)的檔案管理人員使人事調(diào)動(dòng)頻繁，對(duì)于檔案信息不能夠完整及時(shí)的進(jìn)行交接，這就使得檔案對(duì)于人員素質(zhì)和能力的反饋?zhàn)饔貌荒艹浞职l(fā)揮，不利于通過檔案對(duì)人事進(jìn)行調(diào)整調(diào)動(dòng)。

（三）進(jìn)行檔案管理的人員整體素質(zhì)不高

當(dāng)前的檔案管理人員整體素質(zhì)偏低也是職業(yè)院校人事檔案管理環(huán)節(jié)中存在的突出問題。管理人才是管理活動(dòng)中最重要的管理資源，人事檔案的管理不僅需要學(xué)校給予相應(yīng)的重視，還需要相應(yīng)的管理人才通過專業(yè)知識(shí)和能力對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的劃分和整理，并且檔案管理人員需要一定的穩(wěn)定性，這樣才能夠保證檔案資料能夠相對(duì)完整的記錄和保存。

由于職業(yè)院校的編制緊張，檔案管理專業(yè)人才嚴(yán)重缺失，進(jìn)行人事檔案管理的人員不是沒有正式編制不具備穩(wěn)定性，就是不具備檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)不能使用科學(xué)的有條理的方法進(jìn)行管理。

四、加強(qiáng)職業(yè)院校人事檔案管理的方法和途徑

（一）更新人事檔案管理的相關(guān)理念，加強(qiáng)重視程度

要改變檔案管理中存在的問題，并有效實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校的檔案管理，首先就要轉(zhuǎn)變對(duì)于檔案管理的態(tài)度，加強(qiáng)對(duì)其的重視程度，從總體上對(duì)檔案管理的方法和途徑進(jìn)行改良，配備專業(yè)從業(yè)人員，投入適當(dāng)?shù)馁Y金，加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)意識(shí)。

職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)從業(yè)人員的專業(yè)意識(shí)，創(chuàng)新對(duì)于人事檔案的管理模式，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)和工作流程，提升人事檔案管理的整體要求;對(duì)人事檔案管理加強(qiáng)重視，全面及時(shí)的記錄檔案信息，根據(jù)相關(guān)的管理?xiàng)l例對(duì)人事檔案進(jìn)行歸納和分類，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理，便于查找檔案和交接檔案;增加檔案管理流程的規(guī)范化，對(duì)于整理后的檔案及時(shí)送存，避免出現(xiàn)因管理混亂而造成檔案缺失的情況，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（二）有效引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，創(chuàng)新管理手段

要改變?cè)跈n案管理中存在的問題，職業(yè)院校還要引進(jìn)合適的檔案管理人才，建立專門的檔案管理團(tuán)隊(duì)，有效提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并且建立健全檔案管理制度，從制度源頭對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。隨著時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前的人事檔案管理要求逐步走向科學(xué)化和專業(yè)化，這就需要在檔案管理的過程中配備專業(yè)的檔案管理人員，利用管理人員的專業(yè)素養(yǎng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理規(guī)劃。學(xué)校還可以給予專業(yè)的檔案管理人員相關(guān)的編制，以保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，對(duì)檔案管理有一個(gè)連續(xù)性的規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管控。

（三）對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，必要時(shí)借助新技術(shù)

在當(dāng)前的檔案管理中，還要求對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，這就不可避免的會(huì)使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。通過信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)管理，能實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量和效率的提升。在當(dāng)前的檔案管理中，管理者可以充分利用信息技術(shù)，在信息端對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入、管理和保存，這就在一定程度上降低了對(duì)人事檔案進(jìn)行整理的工作量，從而使得檔案資料不會(huì)因?yàn)楣芾聿簧贫斐扇笔А?/p>

五、結(jié)語

人事檔案管理在職業(yè)院校的管理活動(dòng)中占據(jù)著重要的地位，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案的管理工作給予相應(yīng)的重視，為檔案管理配備專業(yè)的管理人才，建立健全管理制度，通過現(xiàn)代技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，充分發(fā)揮檔案的作用，有效提升學(xué)校的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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