財(cái)務(wù)共享中心的轉(zhuǎn)型階段探討

潘媛

摘 要：近年來，中國企業(yè)快速發(fā)展。隨著管理體制改革工作的不斷深化，國內(nèi)企業(yè)正在以開放的眼光看待西方企業(yè)管理方式，開始借鑒共享中心模式的財(cái)務(wù)管理形式。但是，國內(nèi)企業(yè)在推進(jìn)轉(zhuǎn)型過程中常常被管理現(xiàn)狀所束縛，本文將探討企業(yè)轉(zhuǎn)型成為共享中心管理模式的途徑和思路。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;財(cái)務(wù)共享中心;高效運(yùn)營;信息體系

一、企業(yè)建立財(cái)務(wù)中心的重要性

隨著國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和開放，涌現(xiàn)出許多大型企業(yè)集團(tuán)，開展全球化的戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)。隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大、人員增多，越來越繁雜的管理降低了業(yè)務(wù)開展速度，增加了管理成本，拖慢了企業(yè)擴(kuò)張的進(jìn)程。要讓企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)量得到穩(wěn)定的提升，就需要對公司內(nèi)部的管理效率和運(yùn)行速度提出更高的要求。財(cái)務(wù)部門是企業(yè)經(jīng)營環(huán)節(jié)的核心，面對瞬息萬變的市場環(huán)境，對于運(yùn)營效率和財(cái)務(wù)信息的支持水平提出了更高的要求。財(cái)務(wù)共享中心信息集中，更容易出現(xiàn)業(yè)務(wù)和組織的創(chuàng)新點(diǎn)，在信息技術(shù)的結(jié)合下，使財(cái)務(wù)人員不再只關(guān)注機(jī)械的工作，而是專注于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析和對企業(yè)整體的控制。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，世界500強(qiáng)企業(yè)中，有超過50%的企業(yè)都在不同程度上實(shí)行了共享中心與業(yè)務(wù)相結(jié)合的形式，既能保證財(cái)務(wù)工作的專業(yè)性，又深化了與業(yè)務(wù)的融合。共享中心建設(shè)是很多大型企業(yè)未來管理模式的發(fā)展趨勢。許多企業(yè)意識(shí)到了共享中心模式的必要性，也著手開始轉(zhuǎn)型。

可是，傳統(tǒng)國內(nèi)企業(yè)在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的管理模式過程中常常受到許多阻礙，推進(jìn)過程中常常會(huì)遇到來自多方面的困擾，實(shí)施過程緩慢。大型企業(yè)通常采用事業(yè)部制或者矩陣制結(jié)構(gòu)，這樣的結(jié)構(gòu)使得員工需要對多部門進(jìn)行工作匯報(bào)。不同的部門對待問題的角度不同，間接增加了員工工作負(fù)擔(dān)，也容易造成信息的缺失。如果企業(yè)管理者過于急功近利，使得轉(zhuǎn)型準(zhǔn)備不充分，轉(zhuǎn)型過程磕磕絆絆，反而會(huì)造成企業(yè)經(jīng)營損失。對此，企業(yè)首要應(yīng)該分析企業(yè)內(nèi)部環(huán)境，如分析整體信息系統(tǒng)的建設(shè)，員工在企業(yè)轉(zhuǎn)型過程中的作用等。決策者需要從多角度剖析公司的管理體系，從全面的角度對轉(zhuǎn)型過程進(jìn)行設(shè)計(jì)規(guī)劃、信息建設(shè)、組織設(shè)置等，構(gòu)建專業(yè)高效的財(cái)務(wù)共享中心模式，提高決策效率，保持企業(yè)活力和獨(dú)特性。

二、轉(zhuǎn)型財(cái)務(wù)共享中心過程中的阻礙和解決思路

（一）信息系統(tǒng)建設(shè)

企業(yè)的管理者在做出決策前，越來越依賴于數(shù)據(jù)的支持。大型企業(yè)在日常業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的大量信息就是決策的來源，完善而且可信賴的的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)是企業(yè)未來發(fā)展的關(guān)鍵。

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)最重要的就是保證其真實(shí)可靠。財(cái)務(wù)信息在流動(dòng)過程中要管理好處理信息的權(quán)限，保證財(cái)務(wù)部門獨(dú)立運(yùn)營。同時(shí)，要控制好系統(tǒng)的數(shù)量和相互之間的關(guān)聯(lián)程度。利用信息技術(shù)可以很好地整合數(shù)據(jù)。各項(xiàng)數(shù)據(jù)模塊高度集成，對相互之間的輸入輸出進(jìn)行銜接，做到數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享。合理配置系統(tǒng)數(shù)量。過多的數(shù)據(jù)系統(tǒng)反而加重了工作負(fù)擔(dān)，在數(shù)據(jù)信息的完整性和準(zhǔn)確性上也沒有保證。

有了數(shù)據(jù)的保障之后，如何利用這些信息，搭建什么樣的信息系統(tǒng)，怎么用模型分析這些數(shù)據(jù)，都是企業(yè)下一步要考慮的問題。如果企業(yè)本身沒有能力完成信息系統(tǒng)的搭建工作，那么就需要引入專業(yè)的團(tuán)隊(duì)來完成。聘請外部團(tuán)隊(duì)的弊端首先是成本較高，其次是外部人員對企業(yè)狀況并不了解，前期需要花費(fèi)大量精力在了解企業(yè)業(yè)務(wù)模式、管理流程等內(nèi)容。

在未來，隨著云平臺(tái)的完善，5G通信的發(fā)展，企業(yè)不再需要占用大量預(yù)算在設(shè)置機(jī)房上?；旌显破脚_(tái)的普及和網(wǎng)絡(luò)通信速度的發(fā)展，使企業(yè)不在局限于建設(shè)多個(gè)服務(wù)器中心來保證數(shù)據(jù)安全。新的信息技術(shù)發(fā)展保障了數(shù)據(jù)安全性和統(tǒng)一性。企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也可以適當(dāng)?shù)睦眠@些科技，對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)做到實(shí)時(shí)抓取、分析，對企業(yè)策略、市場動(dòng)向、行業(yè)發(fā)展快速反應(yīng)，讓決策者有充分且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)做出管理決策，使財(cái)務(wù)的信息更能滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，做到業(yè)財(cái)融合。

（二）部門建設(shè)

建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心，勢必要對企業(yè)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)工作結(jié)構(gòu)進(jìn)行重新規(guī)劃和整合。傳統(tǒng)工作模式下部門的分工細(xì)致，專業(yè)化程度較高。在協(xié)調(diào)過程中需要深入了解每個(gè)職能部門之間的關(guān)系，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)流程和規(guī)章，分析可以精簡的環(huán)節(jié)。在財(cái)務(wù)共享中心模式下，需要適當(dāng)減少匯報(bào)層級，減少基層主管人數(shù)，增加業(yè)務(wù)方面的專家。這些基層業(yè)務(wù)專家除了幫助部門內(nèi)部人員進(jìn)行工作答疑之外，還可以作為面對其他部門的窗口，為其他部門解答問題、同時(shí)吸納建議。有了對外的窗口也就增加了員工的曝光率，可以吸引到更多的人才加入財(cái)務(wù)共享中心。

企業(yè)在部署共享中心的過程中，可以先選擇工作內(nèi)容及模式相對固定的部門進(jìn)行試點(diǎn)，如報(bào)銷部門。這些部門在傳統(tǒng)工作模式中往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間在整理各類憑證和發(fā)票上。當(dāng)引入了信息系統(tǒng)后，報(bào)銷的員工可以自己將報(bào)銷信息輸入到系統(tǒng)中，再提交單據(jù)，財(cái)務(wù)人員在收到單據(jù)后只需要進(jìn)行審核工作，通過后自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，后續(xù)處理也都自動(dòng)完成，大大節(jié)省了工作時(shí)間，同時(shí)降低了手工分錄發(fā)生錯(cuò)誤的概可能性。此外，通過系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)抓取成本開銷的數(shù)據(jù)資料，形成對應(yīng)的財(cái)務(wù)分析報(bào)告，以滿足決策者使用。

（三）員工積極性

在財(cái)務(wù)共享中心工作的員工的一個(gè)特點(diǎn)就是其全面的工作能力，每個(gè)人都是其所處部門的工作專家。而在傳統(tǒng)模式下的大型企業(yè)的財(cái)務(wù)部門人員往往都是長期處在財(cái)務(wù)工作的某一個(gè)環(huán)節(jié)中，造成思維方式固化，不愿意改變等弊端，使得員工對于工作模式的變革持有消極的態(tài)度，甚至是抵觸心理，影響公司運(yùn)營。

對于員工積極性不高的問題，企業(yè)管理層應(yīng)及時(shí)開展多種活動(dòng)向員工講解新工作模式的帶來的好處，不僅是提高企業(yè)效率方面，對于員工個(gè)人也是有很多益處的。首先，財(cái)務(wù)共享中心的專家型特點(diǎn)可以讓員工有更多機(jī)會(huì)接觸不同種類的業(yè)務(wù)，既豐富了員工日常工作內(nèi)容的多樣性，也提升了員工的技能，為未來職業(yè)發(fā)展提供了更多選擇。共享中心模式下，每個(gè)部門可以實(shí)行小組長輪換制的工作安排，這種結(jié)果導(dǎo)向的工作模式使員工責(zé)任感提升。另外，還可以在財(cái)務(wù)各部門之間建立崗位輪換制，所有員工都有機(jī)會(huì)調(diào)動(dòng)到其他工作崗位，給基層員工學(xué)習(xí)和晉升機(jī)會(huì)。在變革之后，需要更加體系化的流程管理，故而在現(xiàn)有晉升路徑的基礎(chǔ)上，也增加了業(yè)務(wù)專家、流程控制專家等多種方向的晉升可能。當(dāng)有了更豐富的職業(yè)發(fā)展選擇和機(jī)會(huì)時(shí)，員工的積極性也會(huì)逐步提升。

（四）績效考核

在共享中心，領(lǐng)導(dǎo)對下屬在日常工作中往往很難做到全面準(zhǔn)確的評價(jià)，難以給出合理的量化結(jié)論。這樣會(huì)造成員工在工作中的公平感減少，長期將降低工作效率，影響企業(yè)運(yùn)作。

在績效考核方面，可以變傳統(tǒng)的考核結(jié)果為評價(jià)過程，偏向衡量員工自我成長層面。在年初，上級可以為下級設(shè)立成長要點(diǎn)，員工也可以自己設(shè)立自我要求或目標(biāo)。例如，今年要增加線上學(xué)習(xí)時(shí)間，提高表達(dá)與交際能力等?？己私Y(jié)果的方式也由單純的打分制變?yōu)榈燃壷疲譃椤捌谕谩薄斑_(dá)到目標(biāo)”“超過預(yù)期”三個(gè)非量化的級別。這使員工對自己有了更理性的判斷。另外，領(lǐng)導(dǎo)可以通過參考外部門的評價(jià)，間接提升外部門對本部門服務(wù)的滿意度，提高工作效率。

三、轉(zhuǎn)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的未來展望

共享中心模式的財(cái)務(wù)活動(dòng)，與其將其定義為一種管理方式上的轉(zhuǎn)變，不如說這是管理思路的變革。目前，國內(nèi)大部分企業(yè)仍然是領(lǐng)導(dǎo)決策、領(lǐng)導(dǎo)審批的工作機(jī)制。這樣的工作機(jī)制在企業(yè)創(chuàng)設(shè)初期可以做到對市場變化的快速反應(yīng)。但是隨著企業(yè)業(yè)務(wù)擴(kuò)張、規(guī)模擴(kuò)大，伴隨而來的就是管理層級的加深、審批流程的繁雜，信息傳遞的準(zhǔn)確性得不到保證，管理成本不斷加重。這時(shí)，要想持續(xù)保持企業(yè)競爭力，就需要一個(gè)完善而且高效的流程來把控業(yè)務(wù)，防范管理風(fēng)險(xiǎn)，提高效率。財(cái)務(wù)部門作為企業(yè)關(guān)鍵核心，首當(dāng)其沖要變革，財(cái)務(wù)共享中心是變革的工具。精細(xì)化管理是財(cái)務(wù)部門的管理特點(diǎn)，共享中心本身通過更加精細(xì)化的職責(zé)分配，標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一化的流程，更加有利于企業(yè)控制整體運(yùn)營成本。

我們處在一個(gè)數(shù)據(jù)量極大豐富的時(shí)代，誰能夠利用好數(shù)據(jù)，深入挖掘數(shù)據(jù)，誰就能把握住更大的商機(jī)。數(shù)據(jù)從分散到整合的過程是不光是數(shù)字結(jié)構(gòu)化的過程，也包括了文本信息和圖像等資料。財(cái)務(wù)部門作為企業(yè)中較為突出的數(shù)據(jù)導(dǎo)向性部門，其對數(shù)據(jù)使用效率的水平高低，直接影響企業(yè)經(jīng)營。財(cái)務(wù)部門利用自身在經(jīng)營過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，統(tǒng)一的從多種角度對這些數(shù)據(jù)資源進(jìn)行加工、整理、歸納，做到事前充分預(yù)測，事中降低損失，事后理性分析，并從中發(fā)掘可能存在的規(guī)律和商機(jī)。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，職能專業(yè)化分工的趨勢不可避免。隨著如區(qū)塊鏈、云計(jì)算、人工智能等新興計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，人工數(shù)據(jù)處理及分析工作的比重正在不斷降低。未來的財(cái)務(wù)共享中心很有可能向高度智能化、自動(dòng)化發(fā)展，從而進(jìn)一步降低企業(yè)運(yùn)營成本。隨著被機(jī)器所替代的人工的比例增加，提升信息可靠性和管理效率都得到了提升。

四、結(jié)語

財(cái)務(wù)部門向共享中心形式的轉(zhuǎn)型需要充分了解企業(yè)自身，借鑒經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中總結(jié)分析。相信在蓬勃發(fā)展的科技助力下，財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)勢將得到充分發(fā)揮。

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