山東省南水北調工程檔案管理的經驗做法

劉 巖

（南水北調東線山東干線有限責任公司，山東 濟南 250109）

南水北調東線穿越江蘇、山東和河北，其中山東境內輸水工程總長1191km，受水區(qū)涉及山東省14個市的107個縣（市、區(qū)），年均供水量達13.5億m3。南水北調工程檔案作為水利工程檔案的重要組成之一，詳細地記載了南水北調工程建設的全過程。

1 檔案管理現狀

1.1 檔案管理法規(guī)體系建設

為了配合南水北調工程的全面實施，2007年國務院南水北調工程建設委員會辦公室會同國家檔案局頒布了《南水北調東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》。該規(guī)定全面詳細地對工程建設過程中檔案管理的指導思想、管理體制、檔案管理、檔案的驗收和移交、整理和歸檔等環(huán)節(jié)做了明確界定?？梢哉f，該規(guī)定的出臺為南水北調工程檔案管理工作提供了制度保障。為此，山東省先后制訂和頒布了《山東省南水北調工程項目檔案管理辦法》《山東省南水北調續(xù)建配套工程檔案管理暫行辦法》《山東省南水北調工程招投標資料整編及立卷要求》《山東省南水北調工程文書檔案管理細則》《山東省南水北調文件材料歸檔制度》《山東省南水北調工程設計、施工、監(jiān)理資料整編及立卷要求》等規(guī)章制度，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范。

1.2 檔案管理成果

截至2018年底，山東省南水北調工程檔案管理共形成文書檔案超過285卷。涉及工程建設的28個設計單元完成了檔案專項驗收，形成檔案資料單套3萬余卷。其中，東平湖-濟南段工程于2008年通過國務院南水北調辦公室組織的檔案專項驗收，形成檔案資料2682卷（圖紙216卷，7424張，規(guī)劃設計資料16卷，招投標資料1330卷）。目前，部分歸檔資料已經實現了信息化管理，通過計算機軟件將歸檔資料分類錄入，形成了檔案資料電子數據庫。檔案資料的價值開始顯現。如依據這些檔案資料，編制了《辦公室工作手冊》《工程建設管理工作指南》《制度匯編》等。這些檔案資料也為大型文獻材料《脈動齊魯-南水北調工程》（綜合管理卷）提供了大量素材。為了做好南水北調工程檔案的保管，山東省南水北調局專門建立了一級機構檔案室。檔案室由南水北調東線山東干線公司具體負責管理，檔案室分庫房、借閱室、監(jiān)控室、辦公室及若干功能用房，庫房使用面積達500m2，可容納山東省南水北調所有的檔案資料。目前，工程檔案資料正在從各地管理局和參建單位逐步移入檔案室，以實現集中統一管理。

2 檔案管理的經驗做法

經過近10年的工程建設和運行維護實踐，山東省南水北調工程檔案管理積累了多方面的經驗。

2.1 領導重視、落實有方

山東省南水北調工程是跨多流域的調水工程，不僅項目多，而且內容廣泛，隨之形成的檔案數量十分龐大，管理起來相當復雜。為了做好檔案資料管理工作，山東省南水北調工程管理局多次召開專題會議對檔案管理工作進行部署安排。檔案管理工作由南水北調工程管理局辦公室具體承擔，一名副主任分管，檔案室配備專職檔案管理人員，各處室明確1～2名兼職檔案員，初步形成了以辦公室為中心，專、兼職檔案工作人員互相協作的工作格局。工程項目立項之初，檔案管理人員介入資料整理，并著手對參建單位的資料管理人員進行指導和培訓。檔案管理人員通過深入基層一線，及時掌握資料的形成和整理情況，做到了勤檢查、勤發(fā)現，不留死角。另外，項目法人、檔案管理人員與參建單位資料整理人員密切協作，及時解決了資料整理過程中可能出現的問題。

2.2 嚴抓管理，提高歸檔率和完整率

檔案工作從資料收集開始，每年都會產生大量的基礎資料，這就需要進行收文、發(fā)文登記，每一個文件都要做到跟蹤辦理，所有辦理完畢的文件必須收集到指定地點進行統一保管，這樣從源頭上杜絕了文件丟失。尤其是科技檔案資料做到了誰形成、誰收集、誰整理立卷，最終全部歸檔到檔案室。在具體工作中，將責任落實到人，拋棄過去那種資料整理立卷工作都由檔案人員來完成的做法，最后移交檔案室的全部資料都是“成品”。這種辦事流程有效地幫助檔案管理人員從繁瑣的整理工作中抽出身來集中精力進行監(jiān)督指導和開展資料移交等工作，從整體上提高了檔案的歸檔率和完整率。

2.3 加強業(yè)務培訓，提升檔案管理人員素質

人是一切生產實踐中最活躍、最積極的因素，優(yōu)秀的檔案工作者是檔案管理工作最重要的資源和寶貴財富。通過國務院南水北調辦、省檔案局、省水利廳等單位組織的檔案管理培訓和交流學習，山東省南水北調各級辦事機構以及工程參建單位的檔案管理人員工作能力和業(yè)務水平有了大幅度提升。

3 檔案管理存在的問題及建議

一是檔案管理制度體系仍需完善。由于檔案管理制度體系還不夠健全，導致檔案的集中統一管理原則無法得到有效落實，直至檔案管理過程無法得到有效控制；二是檔案的整理和分類與國家對檔案工作要求還有一定的差距。由于缺少完整規(guī)范的分類指標，在檔案整理過程中往往造成檔案整理的三費“費事、費工和費力”，這些浪費十分不利于檔案管理；三是檔案管理人才匱乏。檔案管理人員的配備和業(yè)務能力不能滿足實際需求，特別是檔案的編研和檔案信息化建設人才缺乏，與國家檔案工作要求形成了較大差距；四是檔案資源利用程度低，結合工程建設的檔案信息化程度不高。解決這些問題，要從以下幾個方面著手：一是全面落實檔案管理崗位責任制。以“統一領導、統一制度、分級管理”為總抓手，通過成立檔案工作領導小組進行統一協調。在實際工作中，由領導小組指定相關業(yè)務部門專業(yè)技術人員擔任兼職或專職檔案員。將檔案管理目標責任納入到領導、部門和相關人員的年度考核中，切實把檔案管理崗位責任制貫穿于工程建設的全過程；二是加大檔案管理人才隊伍建設。從事水利工程檔案管理工作的人員不僅要懂文書檔案的管理，而且要掌握科技檔案與水利工程相關的檔案管理知識。從目前情況看，雖然現有的檔案管理人員已經多次參與檔案業(yè)務培訓，但是知識和技術更新的步伐正在加快，為促進南水北調工程檔案管理更規(guī)范，后續(xù)的檔案管理培訓必須跟進；三是加大對檔案管理的投入。檔案管理現代化是大勢所趨，要實現檔案資料的數據化管理和網絡化，應從人、才、物等多方面對檔案管理進行支持；四是加強檔案管理的信息化和檔案資料再開發(fā)利用。大數據正在深刻影響著人們的生活，數字化和信息化是實現南水北調工程檔案管理工作再上新臺階的必經之路。在當前信息技術蓬勃發(fā)展的形勢下，只有不斷加快信息化，才能真正實現檔案管理的現代化。南水北調工程檔案是南水北調工程在建設過程中形成的，完整詳細地記錄了工程建設的每一個環(huán)節(jié)，已成為記載歷史、傳承文明、促進和諧、服務民生的鮮活教材。檔案開發(fā)利用和編研工作也是檔案業(yè)務建設中的一個重要組成部分，應加強檔案信息資源的開發(fā)利用，以便把檔案真正用活。