在信息化時代檔案如何做到與時共進

孟海燕

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-121-01

摘 要 信息化時代電子信息技術(shù)的加速發(fā)展讓各個行業(yè)的面貌煥然一新，新型檔案形式的出現(xiàn)淘汰了傳統(tǒng)的檔案管理手段和監(jiān)管機制，因此，如何利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)使檔案管理更加便捷顯得尤為重要。本文立足于檔案管理目前存在的問題，提出相應的解決措施，使得檔案管理真正實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

關(guān)鍵詞 信息化時代 檔案管理 可持續(xù)性發(fā)展

一、目前檔案管理工作中存在的問題

（一）管理人員素質(zhì)較低，管理方法落后

目前，管理人員依舊根據(jù)其經(jīng)驗運用半傳統(tǒng)方式即用紙質(zhì)文件記錄的方式對檔案進行管理，這種管理方法已經(jīng)不適用于數(shù)據(jù)爆炸式增長的時代，管理人員記錄速度與數(shù)據(jù)信息增長速度不匹配，而紙質(zhì)記錄方式容易造成數(shù)據(jù)丟失，影響數(shù)據(jù)的精確性。管理人員從傳統(tǒng)的記錄手段中剝離而采用信息化處理模式，對其專業(yè)性要求比較高。而現(xiàn)行的管理模式僅限信息錄入，而錄入后數(shù)據(jù)的查詢利用困難。

（二）單位部門對檔案管理的重視程度低

單位檔案管理部門在單位體系中的地位低，主要領(lǐng)導不重視，認為該部門無法創(chuàng)造經(jīng)濟效益或者其他效益，管理人員多為即將退休人員，或者身兼數(shù)職在其他部門仍有職位，認為檔案管理作用輕微，因而責任性不強，工作積極性差；且部分管理人員缺乏創(chuàng)新能力，難以適應新的管理形式，不愿改變，而落后于時代發(fā)展潮流。

（三）檔案管理工作的標準不統(tǒng)一明確

檔案管理人員在管理檔案信息的過程中，由于主要領(lǐng)導并不重視檔案信息管理工作，未制定完整/系統(tǒng)/合理/有效的管理制度。而且各行各業(yè)的工作職能/工作重心/價值取向不同，加之各行各業(yè)對于檔案管理工作的要求標準不同，檔案信息管理人員的水平參差不齊。因此，同種類行業(yè)實行統(tǒng)一標準的檔案信息化的管理困難程度較高。

（四）數(shù)字化檔案管理安全系數(shù)低

就目前情況而言，大多數(shù)人的網(wǎng)絡(luò)安全意識較低，更遑論檔案管理機構(gòu)的管理人員。不完善的防范措施，極易遭受病毒或黑客等攻擊，導致巨大的信息泄漏的嚴重后果；其次，部分檔案管理人員存在僥幸心理，認為建立了安全的防護系統(tǒng)后即可萬事大吉，沒有未雨綢繆的危險防范意識，加之自身素質(zhì)較低，對安全防范系統(tǒng)的更新不及時，容易造成嚴重的后果。

二、信息化時代檔案管理工作應對策略分析

（一）構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，完善基礎(chǔ)設(shè)備

構(gòu)建信息化檔案管理平臺，主要應構(gòu)建合理完整的數(shù)字化系統(tǒng)作為奠基，加之內(nèi)部檔案系統(tǒng)作為輔助，充分利用先進的現(xiàn)代化技術(shù)，用現(xiàn)代化手段統(tǒng)計/管理檔案資料，注重實踐，發(fā)揮平臺的最大效用，達到高效便捷的目的。此外還要加強檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備相應的計算機設(shè)備和輔助設(shè)備，如打印機/復印機/掃描儀等設(shè)備，對檔案進行分類管理。

（二）融會貫通，將檔案信息化管理與傳統(tǒng)方式管理并重

雖然傳統(tǒng)的檔案管理方式存在許多問題，但不可否認的是，它的存在擁有一定的合理性，相較于電子檔案，有些紙質(zhì)檔案更具有文化或者學術(shù)價值；作為證明文件或者具有行政意義的紙質(zhì)版檔案作為證據(jù)具有極高的保存價值。這就要求檔案管理人員根據(jù)檔案資料的實際效用加以區(qū)分，進行合理管理。

（三）提高防范意識，增強檔案信息現(xiàn)代化管理的安全性

在信息化時代數(shù)據(jù)信息爆炸式傳播的情況下，不法分子利用網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)的漏洞，攻擊檔案信息管理系統(tǒng)，往往導致數(shù)據(jù)信息泄漏和損壞，造成經(jīng)濟損失，引起軒然大波。對此，檔案管理人員應當提高安全防范意識，及時更新和升級安全系統(tǒng)，定時清理垃圾文件，確保檔案信息系統(tǒng)的安全性和可靠性。

（四）加強培訓，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

相關(guān)領(lǐng)導應重視檔案管理工作，選拔高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，配備專業(yè)的硬件設(shè)備，提高檔案管理工作人員的積極性。組織定期培訓，教授檔案管理的相關(guān)知識，并加強思想引領(lǐng)，增強工作人員的責任感，提高其工作積極性；根據(jù)其工作性質(zhì)，對檔案信息進行合理管理，妥善保管紙質(zhì)資料，保證高質(zhì)量完成工作，提高檔案信息的安全性。

三、信息化時代新型檔案管理應對策略的優(yōu)勢

（一）提高檔案信息保存的穩(wěn)定性

傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案信息資料如果不是專業(yè)人員進行管理，受自然環(huán)境影響大極易受到損害，相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案用光盤等硬件進行儲存，保存時間長，穩(wěn)定性高。而且每一檔案資料擁有一到兩份云備份，受外部影響小。

（二）大大提高了檔案信息傳遞速度

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案傳遞過程中需要大量的人力物力，運輸成本高，而且此過程的安全性較低，稍有不慎便有可能丟失檔案信息，造成不利后果。而用現(xiàn)代信息技術(shù)進行傳遞，則會減輕成本，節(jié)省了運輸時間，極大地提高了效率。

（三）提高對陳舊檔案的管理效率

不論何種行業(yè)，需要記錄/儲存/管理的數(shù)據(jù)通常數(shù)不勝數(shù)，內(nèi)容繁雜。如果沒有電子信息的幫助，僅靠人工來維系繁重的工作，壓力過于強大。而且人工查詢難度高。通過堅持傳統(tǒng)人工儲存珍貴檔案文件加之數(shù)字信息現(xiàn)代化管理并重的方法，就可以簡化整理和保存檔案資料的過程，節(jié)省人力物力，提高對陳舊檔案的管理效率。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化給檔案工作注入了活力，提供了新的思路。提高了檔案管理效率。檔案管理工作的信息化也對檔案管理人員提出了新的要求，轉(zhuǎn)變思維，提高創(chuàng)新意識，堅持與時俱進，以改善單位的管理環(huán)境。通過這些方法，真正實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻：

[1] 紀翠林，閻麗.信息化時代背景下檔案管理探析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2017（01）：65-66.