農(nóng)業(yè)科研檔案規(guī)范化管理狀況調(diào)研報(bào)告

馬鑫

摘要：針對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理中的分類、規(guī)范化管理、人員、設(shè)施設(shè)備、編研等基本情況，調(diào)查研究農(nóng)業(yè)科研檔案的管理狀況。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，農(nóng)業(yè)科研檔案管理普遍存在收集歸檔困難、管理不規(guī)范、專業(yè)人員少、利用率低等現(xiàn)象。

關(guān)鍵詞：科研檔案;農(nóng)業(yè);綜述;人員;設(shè)施;管理

中圖分類號(hào)：C93????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1674-1161（2019）06-0066-03

2017—2018年，深入遼寧、山東、河南等省的部分農(nóng)業(yè)科研單位，針對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理中的人員、設(shè)施設(shè)備、數(shù)字化、編研等基本情況，以及分類、規(guī)范化管理等制度，調(diào)查研究農(nóng)業(yè)科研檔案的管理狀況。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，農(nóng)業(yè)科研檔案管理普遍存在管理不規(guī)范、專業(yè)人員少、收集歸檔困難、利用率低等現(xiàn)象。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度與規(guī)范情況

1.1 收集和年查時(shí)間

1.1.1 收集時(shí)間 各單位檔案收集整理時(shí)間是隨機(jī)的，根據(jù)具體情況而定。多數(shù)單位根據(jù)農(nóng)業(yè)特點(diǎn)，在每年的二三月份統(tǒng)一收集科研檔案。還有的單位分散收集整理科研檔案，隨來隨收隨整理。

1.1.2 年檢時(shí)間 一般情況下，單位按照各自的工作情況安排檢查時(shí)間，還有的單位沒有年檢。

1.2 收集周期

多數(shù)單位的科研檔案收集周期為1?a，也有的單位是2?a，還有的單位是不定期收集。一般情況下，有的單位根據(jù)上級(jí)檢查情況定檔案收集周期，有的單位根據(jù)課題時(shí)間定收集周期。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)單位沒有統(tǒng)一固定的收集周期或者收集周期不是很嚴(yán)格。有相當(dāng)一部分單位靠科研人員自覺送交材料。

1.3 卷宗格式

目前，農(nóng)業(yè)科研檔案的卷宗格式?jīng)]有完全統(tǒng)一，有些省級(jí)農(nóng)業(yè)單位參照中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院的格式，一些地方農(nóng)業(yè)科研單位參照省里其它單位或者其它專業(yè)的檔案格式。

1.4 制度規(guī)范

目前，各單位檔案管理參照的國(guó)家、地方檔案法律法規(guī)，有《中華人民共和國(guó)檔案法》，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》，國(guó)家專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《農(nóng)業(yè)科研課題檔案分類標(biāo)準(zhǔn)》，農(nóng)業(yè)部《農(nóng)業(yè)科技檔案工作標(biāo)準(zhǔn)——分類、著錄與標(biāo)引匯編》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》《檔案法實(shí)施辦法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等。在科研檔案規(guī)范與制度完善方面，做得較好的是林業(yè)部門和農(nóng)業(yè)大專院校，他們管理有章，工作有序，規(guī)范到位。

相比之下，由于沒有統(tǒng)一嚴(yán)格的規(guī)定和檢查，農(nóng)業(yè)各單位制定的檔案管理制度和規(guī)范與國(guó)家（或地方）的規(guī)定不甚一致。很多單位檔案的分類和裝訂根據(jù)本單位情況而定，具有個(gè)人或單位色彩，目的是方便管理人員管理。例如，在卷宗分類上，有的單位按照拼音首字母分類，有的單位按照課題主持人分類，有的單位按照國(guó)家專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類。

1.5 檔案分類

目前，農(nóng)業(yè)科研檔案分類不統(tǒng)一。大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位根據(jù)農(nóng)業(yè)科學(xué)中的土壤肥料、植物保護(hù)、畜牧獸醫(yī)、水產(chǎn)養(yǎng)殖、作物育種栽培等領(lǐng)域，以及本單位研究機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況，分類整理、立卷、登記、歸檔科研檔案。也有的單位按年度、作者（第一作者）、機(jī)構(gòu)（或部門）、學(xué)科進(jìn)行分類。

一些地方單位根據(jù)單位情況設(shè)定幾個(gè)科目大類，導(dǎo)致一些小科目混雜在一起。一些國(guó)家科研部門，例如中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院有健全、規(guī)范的農(nóng)業(yè)科研檔案制度和分類標(biāo)準(zhǔn)。在省級(jí)農(nóng)業(yè)科學(xué)院中，少部分單位制定了符合本單位和農(nóng)業(yè)學(xué)科特點(diǎn)的分類標(biāo)準(zhǔn)。其余大部分地方單位沒有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，一般按照單位和管理者意愿進(jìn)行分類。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案管理情況

總的來說，省級(jí)農(nóng)業(yè)科研單位管理相對(duì)比較規(guī)范，管理制度比較健全;地方農(nóng)業(yè)單位的檔案管理稍差。

2.1 內(nèi)部管理寬松

目前多數(shù)單位內(nèi)部管理寬松，沒有明確的檢查周期，一些制度形同虛設(shè)。有的單位科研檔案管理嚴(yán)格，規(guī)范有序，制定了比較完善的科研檔案管理制度，包括科研檔案工作制度、科研文件管理規(guī)范（農(nóng)業(yè)科研文件材料的歸檔范圍、分類方案、整理歸檔要求、鑒定標(biāo)準(zhǔn)等）、檔案部門工作規(guī)范（檔案工作人員崗位職責(zé)?檔案庫房管理制度、借閱制度、移交規(guī)則、交接手續(xù)、檔案利用制度、內(nèi)部資料管理制度）、操作規(guī)范等文件。有些單位只有粗略的管理制度和規(guī)范，沒有詳細(xì)的規(guī)范內(nèi)容，工作指導(dǎo)性稍差。

2.2 上級(jí)管理不嚴(yán)

在調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)，一些省份由省檔案局牽頭建立了嚴(yán)格的年審制度，一些隸屬單位自上而下每年接受年檢，管理規(guī)范嚴(yán)格。一些省份沒有年檢制度，各單位各自為政。加上農(nóng)業(yè)周期比較長(zhǎng)，受時(shí)令限制，科研檔案管理缺失。少數(shù)省級(jí)農(nóng)業(yè)部門基本實(shí)現(xiàn)了農(nóng)業(yè)科研檔案專業(yè)管理，組建由單位主管領(lǐng)導(dǎo)直接牽頭、由檔案管理部門負(fù)責(zé)、各下屬單位實(shí)施的科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)。從總體來說，多數(shù)單位的檔案管理為空白。

3 農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員情況

3.1 兼職人員多

在人員管理上，多數(shù)單位未專門設(shè)立檔案管理崗位和人員，由辦公室人員兼職檔案員，文書、財(cái)會(huì)、基建、科研等混在一起管理。多數(shù)單位由一個(gè)人兼職負(fù)責(zé)檔案管理。由多人負(fù)責(zé)檔案管理的單位，管理人員之間少有按專業(yè)分工的，多數(shù)是按照文書、科研等大方面分工協(xié)作。由于工作精力有限，科研過程中產(chǎn)生的大量的科研數(shù)據(jù)、圖片、影像等資料隨意堆放，不能及時(shí)建立檢索系統(tǒng)和開展編研工作，造成檔案管理無序與混亂。

3.2 專業(yè)人員少

農(nóng)業(yè)科研檔案管理需要具有農(nóng)業(yè)、檔案等綜合知識(shí)的管理人才。在調(diào)查的科研檔案管理者中，只有1名是圖書情報(bào)專業(yè)，極少數(shù)是農(nóng)業(yè)相關(guān)專業(yè)，絕大多數(shù)是與檔案、農(nóng)業(yè)不相關(guān)的專業(yè)，專業(yè)人才緊缺。

3.3 隊(duì)伍不穩(wěn)定

“重科研、輕檔案”是農(nóng)業(yè)科研單位的普遍現(xiàn)象，造成檔案管理人員的待遇普遍不高，進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)少。在此情況下，農(nóng)業(yè)技術(shù)人員不愿從事檔案工作，檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定，管理水平落后。

4 農(nóng)業(yè)科研檔案設(shè)備設(shè)施情況

無論是設(shè)施設(shè)備還是規(guī)范管理，農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理均落后于其它專業(yè)。在所調(diào)研的農(nóng)業(yè)科研單位中，各單位設(shè)備設(shè)施情況相差懸殊，有的單位購置了先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，有的單位缺少計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相、掃描儀、記錄機(jī)、服務(wù)器等必要的電子設(shè)備。除少數(shù)單位更換了密集架外，絕大多數(shù)單位仍在使用古老的卷柜。

多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位的檔案室為閑置房屋，缺乏必要的空調(diào)、除濕和信息管理設(shè)備，不符合防盜、防火、防潮、防磁、防蟲要求，常因通風(fēng)、蔽光、降溫、除濕等達(dá)不到要求而造成歸檔材料退色或霉變。還有些單位沒有專門的檔案室，資料散亂堆放于文件柜中，導(dǎo)致部分重要的檔案材料難以分辨。

在數(shù)字化管理軟件方面，除少數(shù)幾個(gè)單位有檔案管理軟件外，多數(shù)單位沒有實(shí)現(xiàn)電子化管理。一部分單位處于由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變中，一部分單位暫未有數(shù)字化管理的計(jì)劃。在檔案裝訂整理工具方面，多數(shù)單位沒有比較現(xiàn)代化的工具，僅限于手工。

在調(diào)研的農(nóng)業(yè)科研單位中，采用軟件集成管理農(nóng)業(yè)科研檔案的不多。只有極少數(shù)單位有單機(jī)片管理軟件，但遠(yuǎn)不能適應(yīng)科技迅猛發(fā)展要求。檢索工具單一、不統(tǒng)一，檔案查閱工作局限于手工制作的專題卡片或目錄，檢索速度慢，準(zhǔn)確率不高。

5 農(nóng)業(yè)科研檔案收集情況

有些單位建立了科研檔案年度歸檔制度，從管理機(jī)制上保證材料的完整性和連續(xù)性，多數(shù)單位是年度集中收集檔案。部分科技人員對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案材料的收集、歸檔重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)歸檔要求、范圍不是很清楚，部分科研資料滯留在自己手上。同時(shí)，由于農(nóng)業(yè)科研檔案具有田間作業(yè)資料形成量大，缺損資料不可彌補(bǔ)性，季節(jié)性、農(nóng)時(shí)性強(qiáng)等特點(diǎn)，收集難度很大。收集的檔案以紙質(zhì)檔案為主，極個(gè)別單位能夠提供電子版材料。

6 農(nóng)業(yè)科研檔案借閱情況

借閱程序復(fù)雜。根據(jù)各單位反映情況，農(nóng)業(yè)科研檔案借閱與文書檔案一樣，借閱程序繁鎖，需要層層申批，借閱手續(xù)復(fù)雜，使科研人員體會(huì)不到科研檔案帶來的方便。

借閱人員少。農(nóng)業(yè)科研檔案與文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等相比，借閱人員少之又少。查閱者多是查閱科研管理文件如任務(wù)計(jì)劃書、立題時(shí)間等，基本沒有人查詢課題技術(shù)報(bào)告等相關(guān)技術(shù)內(nèi)容。

7 農(nóng)業(yè)科研檔案編研利用情況

農(nóng)業(yè)科研檔案資源未能得到充分開發(fā)利用，甚至沒有被利用是當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研檔案管理中的普遍現(xiàn)象。農(nóng)業(yè)科研檔案作為情報(bào)資料，重在“歸檔保存”，為內(nèi)部科技人員提供信息。這限制了檔案資料的交流和使用，所謂的“保存”有封閉性，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不能廣泛交流。

目前，各單位的編研工作多數(shù)停留在一、二次文獻(xiàn)編研上，很少有單位將原始文件材料進(jìn)行轉(zhuǎn)化和深化，缺少高層次的檔案服務(wù)形式。查閱者少，且只限于從事該學(xué)科方向研究的特定專業(yè)人員。且農(nóng)業(yè)科研檔案不齊全，不能滿足查閱人員的需求。

8 農(nóng)業(yè)科研檔案連續(xù)和完整情況

部分單位的科研檔案不連續(xù)、不完整，缺少某一年或某一部分的研究?jī)?nèi)容或相關(guān)材料。檔案管理崗位人員精力有限，無法將大量的科研數(shù)據(jù)、圖片、影像等資料及時(shí)歸檔、建立檢索系統(tǒng)、開展編研，造成檔案資料的缺失、不連續(xù)。有些單位科研檔案較少，分類有隨意性，收集規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)也很寬松，導(dǎo)致檔案收集整理不及時(shí)、不齊全、不系統(tǒng)，致使科研檔案不連續(xù)、不完整。田間科研試驗(yàn)、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過程中形成的各種文字、圖片、錄像等材料來源比較分散，也會(huì)形成“斷檔”“缺內(nèi)容”的農(nóng)業(yè)科研檔案。

收稿日期：2019-07-06

作者簡(jiǎn)介：馬 鑫（1980—），女，助理研究員，從事檔案管理方面的工作。

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Research?Report?on?Standardized?Management?of

Agricultural?Research?Archives

MA?Xin

（Department?of?Party?Policy?and?the?Masses?Liaoning?Academy?of?Agricultural?Sciences，?Shenyang?110161，?China）

Abstract：?In?view?of?the?basic?situation?such?as?classification，?standardized?management，?personnel，?facilities?and?equipment，?compilation?and?research?of?agricultural?research?archives，?the?management?of?agricultural?research?archives?was?investigated?and?studied.?Through?investigation，?it?was?found?that?the?management?of?agricultural?scientific?research?archives?was?generally?difficult?to?collect?and?archive，?non-standard?management，?fewer?professionals?and?low?utilization?rate.

Key?words：?research?archives;?agriculture;?review;?personel;?facility;?management