淺議如何提升辦公室文秘的人格魅力和工作能力

吳青瑤

摘 要：辦公室文秘工作者的綜合素質(zhì)對企業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展具有重要的作用。本文首先簡要介紹了辦公室文秘的人格魅力和工作能力的相關(guān)內(nèi)容，隨后探討了提升辦公室文秘的人格魅力和工作能力的有效措施，希望這些觀點能夠有效促進企業(yè)文秘人才隊伍建設(shè)的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘；人格魅力；工作能力

辦公室是企業(yè)經(jīng)營運轉(zhuǎn)的中樞部門，擔(dān)負(fù)著“參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、做好服務(wù)”的重要職責(zé)，文秘是從事辦公室日常工作，協(xié)助企業(yè)決策層和管理層處理日常事務(wù)，并為其決策提供服務(wù)的工作人員。提高辦公室文秘的人格魅力和工作能力能夠有效增強企業(yè)的辦事效率，促進生產(chǎn)經(jīng)營活動的良性運轉(zhuǎn)，打造卓越的“品牌形象”。

1 辦公室文秘的人格魅力和工作能力

1.1 文字語言運用能力

文字語言運用能力包括文字閱讀能力、言語溝通能力、領(lǐng)會理解能力和文字處理能力。文字閱讀能力是指，文秘工作人員在處理辦公室工作的過程中，能夠?qū)Υ罅康奈淖植牧线M行速讀、泛讀和精度，準(zhǔn)確把握材料的精神實質(zhì)，提煉摘取出其主要觀點，并且在重要文件的深入挖掘中，領(lǐng)會其中的言近旨遠(yuǎn)和微言大義。言語溝通能力是指，文秘工作者在傳達(dá)相關(guān)資訊和信息時，要保障口齒清晰、表達(dá)流暢、措辭準(zhǔn)確、態(tài)度宜人，并在此基礎(chǔ)上提高言語表達(dá)的影響力、感染力和說服力，從有效促進問題的解決和矛盾的化解。領(lǐng)會理解能力指文秘工作人員要具備較強的敏銳力和洞察力，在聆聽他人的發(fā)言的構(gòu)成中，能夠保障注意力和專注力的集中，強化對信息的的記憶和理解，從而保障日常工作的質(zhì)量和效率。文字處理能力要求文秘人員能夠應(yīng)對各種應(yīng)用文的寫作，掌握多種寫作方式和技巧，具備較高的政治理論水平和科學(xué)文化知識儲備，從而有效促進問題的分析和解決。

1.2 組織協(xié)調(diào)社交能力

辦公室文秘要具備良好的組織協(xié)調(diào)能力，以有效促進企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。首先，文秘人員要在領(lǐng)導(dǎo)的交辦下，樹立全局意識、協(xié)商意識和服務(wù)意識，落實對上協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和對下協(xié)調(diào)，保障企業(yè)工作的靈活運轉(zhuǎn)。其次，文秘人員要具備良好的社會交往能力，善于待人接物，掌握公關(guān)技能技巧，以發(fā)揮自身的承上啟下，協(xié)調(diào)左右和聯(lián)系內(nèi)外的職能。再次，辦公室是企業(yè)的辦事機構(gòu)，文秘工作人員要具備良好的辦事能力，能夠在管理事務(wù)的過程中，進行獨立思考和自主探索，并有效的應(yīng)用自身的知識經(jīng)驗解決日常工作中遇到的困難和挫折。最后，辦公室文秘要具備靈活的應(yīng)變能力，在遭遇突發(fā)緊急狀況時，能夠遇事不慌、臨危不亂，在符合原則的范圍內(nèi)，提高思維的靈活性和變通性，客觀理性的選擇最佳的解決方案以促進問題和矛盾的及時處理[1]。

2 提升辦公室文秘的人格魅力和工作能力的措施

2.1 建立健全獎懲機制

辦公室是處理企業(yè)特定事物的場所，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動具有重要的作用。在開展辦公室工作的過程中，建立健全賞罰分明、行之有效的獎懲機制，能夠有效調(diào)動文秘人員的工作積極性和工作潛能。通過設(shè)置合理的物質(zhì)獎勵和精神建立，提高辦公室工作人員的競爭意識與合作意識，消除懈怠心理和敷衍態(tài)度，從而有效促進工作質(zhì)量和效率的提升，提升文秘人員對工作的自我要求標(biāo)準(zhǔn)和追求。與此同時，獎懲制度還具有一定的負(fù)激勵性和警告性，能夠有效規(guī)范文秘人員的工作態(tài)度，最大限度和防范和糾正瀆職行為，促進文秘人員的自我完善，從而為相關(guān)工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。值得注意的是，在建立健全獎懲機制的過程中，企業(yè)管理人員要依據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)狀態(tài)和戰(zhàn)略發(fā)展方向，制定科學(xué)合理的獎懲指標(biāo)，設(shè)定具有適應(yīng)性和匹配性的獎懲舉措，從而有效保障獎懲機制的可行性和可操作性。

2.2 激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識

創(chuàng)新意識的激發(fā)能夠有效提高企業(yè)的市場適應(yīng)能力和市場競爭能力，對企業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。為了保障企業(yè)在激烈的市場競爭中始終處于優(yōu)勢地位，相關(guān)的管理人員要打破傳統(tǒng)僵化的管理理念，消除對文秘工作的誤解，鼓勵文秘工作人員調(diào)動已有的知識經(jīng)驗和企業(yè)資源，在特定的辦公室環(huán)境中，改進原有的工作方式，創(chuàng)新具有社會價值的工作路徑，從而顯著提高文秘工作的質(zhì)量和效率。在此過程中，管理人員要積極探索文秘人員的工作模式，與時俱進的剔除落后的方式方法，并采取行之有效的獎懲機制，促進文秘人員的思想創(chuàng)新和工作創(chuàng)新，探索出更為簡潔高效的工作模式，從而提高企業(yè)的核心競爭力。除此之外，企業(yè)的決策層也要起到模范帶頭作用，在工作管理的過程中打破思維定式，提高決策的前瞻性和預(yù)測性，從而將創(chuàng)新理念滲透到辦公室的工作之中，創(chuàng)設(shè)良好的創(chuàng)新工作氛圍，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動充滿生機和活力。

2.3 強化思想政治道德教育

關(guān)注文秘人員的思想動態(tài)和心理變化，強化思想政治道德教育對提升文秘工作人員的職業(yè)認(rèn)同感和榮譽感具有重要的價值和作用。在企業(yè)的日常工作中，管理人員要注重思想政治道德教育對辦公室工作的滲透，定期宣傳國家制定頒布的新政策、新動向，強化內(nèi)部信息的溝通交流，以不斷推動文秘工作的更新和優(yōu)化。其次，要引導(dǎo)辦公室文秘人員樹立“以人為本”的服務(wù)理念，大力弘揚社會主義核心價值觀，培養(yǎng)文秘工作者的奉獻精神和“工匠”精神，自覺遵守企業(yè)的規(guī)章制度，以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度對待辦公室工作。最后，要注重對文秘人員的心理健康疏導(dǎo)，辦公室文秘人員不僅要從而企業(yè)的整體效益出發(fā)企業(yè)各個環(huán)節(jié)的工作進行慎重分析，協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)外部各部門、各機構(gòu)之間的關(guān)系，而其要落實對各項工作內(nèi)容的分類記錄和管理，及時處理企業(yè)運營過程中產(chǎn)生的各種突發(fā)任務(wù)，工作瑣碎繁重，就有較大的壓力和負(fù)擔(dān)，面對這樣的客觀情況，管理者要注重暢通與文秘人員的溝通渠道，合理設(shè)置休憩時間，并布置相應(yīng)的解壓發(fā)泄玩具，以促進文秘工作者的心理健康。

2.4 落實專業(yè)技能培訓(xùn)

辦公室文秘的工作技能直接影響企業(yè)的管理效率和行政效率，因而，企業(yè)的管理者要注重對文秘人員隊伍建設(shè)，增加對專業(yè)技能培訓(xùn)的資金支持和政策支持，聘請社會知名專家開展教育講座活動，或派遣優(yōu)秀的工作人員到先進企業(yè)單位進行交流學(xué)習(xí)，從而將先進的文秘工作模式和方法帶到企業(yè)的日常工作之中，促進辦公室文秘工作人員職業(yè)能力和素養(yǎng)的全面提升。例如，近日，山東中煙舉辦文秘業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班暨辦公室工作座談會，通過現(xiàn)場及視頻授課相結(jié)合的形式，對文秘工作的公文寫作與處理、年鑒編纂、信訪維穩(wěn)、外事工作、安全保密等活動進行了講解和培訓(xùn)，共有300人參與了此次培訓(xùn)活動，該活動的開展有效提高了企業(yè)文秘工作者的理論思維能力、參謀服務(wù)能力、協(xié)調(diào)督辦能力和開拓創(chuàng)新能力[2]。與此同時，企業(yè)還要定期開展文秘工作考核工作，并將其與文秘工作人員的薪資待遇和職位上升相掛鉤，以進一步夯實文秘人員的工作技能和知識，激發(fā)其工作潛能和創(chuàng)造性，從而有效提高辦公室的工作效率。

3 結(jié)論

綜上所述，在提高辦公室文秘人格魅力和工作能力的過程中，要強化思想政治道德教育，促進專業(yè)技能培訓(xùn)，增強文秘人員的專業(yè)業(yè)務(wù)能力和道德素養(yǎng)。與此同時，還要建立行之有效的獎懲機制，創(chuàng)設(shè)良好的創(chuàng)新氛圍，以充分調(diào)動文秘人員的工作積極性和熱情。

參考文獻

[1]姚祖京.辦公室文秘工作質(zhì)量及水平提升方式研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（06）：106.

[2]王軍鋒.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2018，26（12）：205+207.