關(guān)于高校行政秘書(shū)工作的思考

王玥焓

摘要 高校行政秘書(shū)承擔(dān)著服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和師生、內(nèi)部管理、對(duì)外溝通等多方面的工作，行政秘書(shū)既是行政管理層的助手，也是聯(lián)系行政管理層和師生的紐帶。在高等教育行政管理水平日益提高的今天，行政秘書(shū)崗位的重要性日益凸顯。本文對(duì)行政秘書(shū)的工作范圍、能力要求、存在問(wèn)題進(jìn)行了論述，同時(shí)探討了這一崗位如何做好職業(yè)規(guī)劃。

關(guān)鍵詞 高校 行政秘書(shū) 工作能力 職業(yè)規(guī)劃

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.07.005

高校的行政管理質(zhì)量，直接關(guān)系到高校的健康、穩(wěn)定發(fā)展，在高等教育行政管理模式不斷革新的今天，行政管理崗位日益凸顯其重要性。行政秘書(shū)崗位是高校行政崗位性質(zhì)的典型體現(xiàn)，這一崗位不可或缺，它分布在各教學(xué)單位，服務(wù)教學(xué)和科研，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和師生。行政秘書(shū)要高效執(zhí)行管理層的各項(xiàng)工作安排，溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系內(nèi)外，處理日常行政事務(wù)。

1 高校行政秘書(shū)工作范圍

行政秘書(shū)工作范圍涵蓋教學(xué)單位的諸多方面，作為行政秘書(shū)要熟知自身的工作范圍、崗位職責(zé)和工作流程。高校行政秘書(shū)的工作范圍可概括如下。

（1）所在部門(mén)各類(lèi)日常行政事務(wù)。行政秘書(shū)每天處理的工作量大繁瑣，事無(wú)巨細(xì)，包含文案寫(xiě)作，如公文草擬、申請(qǐng)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要；檔案管理，如收集各類(lèi)信息、資料、材料，對(duì)它們進(jìn)行分類(lèi)歸檔；日常行政工作，如內(nèi)務(wù)工作、會(huì)務(wù)安排、公文收發(fā)和傳送批閱；資產(chǎn)管理：物品申領(lǐng)、采購(gòu)，保管、發(fā)放、清查；對(duì)口領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校相關(guān)部門(mén)進(jìn)行信息收集上報(bào)；人事工作，如考勤、考核、職稱(chēng)評(píng)定；財(cái)務(wù)工作，如各項(xiàng)資金使用情況記錄，財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)；對(duì)外溝通聯(lián)系；參與接待工作；各項(xiàng)活動(dòng)的籌備等。

（2）上傳下達(dá)、溝通、協(xié)調(diào)與落實(shí)工作。行政秘書(shū)日常會(huì)收到來(lái)自學(xué)校、各部門(mén)和行政管理層的各項(xiàng)通知、決議、文件、工作指示和會(huì)議精神，需要及時(shí)匯報(bào)給所在教學(xué)單位的領(lǐng)導(dǎo)，并做好內(nèi)部溝通、協(xié)調(diào)和安排。在落實(shí)和完成的過(guò)程中，也要適時(shí)向上級(jí)反饋和匯報(bào)。

（3）行政管理層的參謀與助理。行政管理層的思考側(cè)重全局性和重點(diǎn)性，很難面面俱到。作為行政秘書(shū)，要根據(jù)自身崗位積累的信息，適時(shí)提出建議和意見(jiàn)。行政秘書(shū)身在教學(xué)單位，同師生往來(lái)較多，最能直接獲得“民意”，也便于了解上級(jí)要求的實(shí)際執(zhí)行情況，行政秘書(shū)將這些信息提煉和整合后，提供給領(lǐng)導(dǎo)參考。因此，行政秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)發(fā)揮一定的參謀與助理作用。

（4）承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)性工作、處理突發(fā)情況。不可預(yù)見(jiàn)的臨時(shí)工作和突發(fā)事件在高校行政工作中較為常見(jiàn)。例如緊急發(fā)文、臨時(shí)會(huì)議、臨時(shí)通知、臨時(shí)安排、各類(lèi)突發(fā)事件等，行政秘書(shū)需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排部署，靈活處理好臨時(shí)工作和突發(fā)事件。

2高校行政秘書(shū)工作素質(zhì)要求

高校行政秘書(shū)崗位雖然屬于基層崗位，但是工作內(nèi)容牽扯關(guān)系到高校行政管理的諸多方面。高校行政秘書(shū)需在明確自己工作職責(zé)的前提下，運(yùn)用崗位專(zhuān)業(yè)知識(shí)，憑借良好的工作能力來(lái)完成本職工作。由于行政秘書(shū)綜合性強(qiáng)的工作性質(zhì)，就要求了行政秘書(shū)具備綜合性強(qiáng)的工作素質(zhì)，主要體現(xiàn)在以下五點(diǎn)。

（1）堅(jiān)定的政治素質(zhì)。高校行政秘書(shū)必須具備堅(jiān)定的政治素質(zhì)，必須貫徹黨的路線、方針、政策，嚴(yán)格遵守學(xué)校的規(guī)章制度。行政秘書(shū)的工作直接體現(xiàn)行政管理層的意愿，行政秘書(shū)要深刻認(rèn)識(shí)到自身工作的政治性，提升政治敏感度，在思想上求實(shí)上進(jìn)，了解國(guó)家時(shí)事和高校動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)和研究相關(guān)資料文獻(xiàn)。須胸懷大局意識(shí)，從全局出發(fā)，以師生的利益為重，以學(xué)校的利益為重。

（2）良好的職業(yè)道德。高校行政秘書(shū)由于其崗位的特殊性，為行政管理層出謀獻(xiàn)策，了解大量信息資源，這就要求行政秘書(shū)必須嚴(yán)守職業(yè)道德，包括保密原則、求真務(wù)實(shí)、謙虛嚴(yán)謹(jǐn)、克己奉公、愛(ài)崗敬業(yè)等。

（3）高效的辦事能力。辦事能力是一種綜合能力，包含溝通表達(dá)能力、理解領(lǐng)悟能力，分析能力、應(yīng)變能力、執(zhí)行能力。行政秘書(shū)工作以事務(wù)性工作為主，需要良好的溝通表達(dá)，在收到工作指令、安排時(shí)，要迅速明白對(duì)方的意圖，以免執(zhí)行中有偏差；眾多工作當(dāng)前，要分析工作的輕重緩急和難易程度，哪些事情先辦，哪些事情緩辦，哪些事情特事特辦；在遇到突發(fā)情況時(shí)，需要應(yīng)變思維；工作的落實(shí)需要執(zhí)行力，需要合理安排，有條不紊地進(jìn)行，同時(shí)熟練使用各種現(xiàn)代化設(shè)備，充分利用新型辦公手段，助力高質(zhì)量高效率地完成工作。

（4）提升自身專(zhuān)業(yè)能力。高校管理越趨專(zhuān)業(yè)化、信息化，且高校行政管理工作綜合性極強(qiáng)，行政秘書(shū)只有不斷擴(kuò)充文化知識(shí)，提高自身專(zhuān)業(yè)能力，才能切實(shí)提高工作質(zhì)量和工作效率。行政秘書(shū)要注重專(zhuān)業(yè)能力的培養(yǎng)，勤于思考，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、總結(jié)問(wèn)題和解決問(wèn)題。工作中注重培養(yǎng)觀察思考能力、溝通協(xié)調(diào)能力、語(yǔ)言文字能力、概括分析能力、創(chuàng)新思維能力等專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。工作之余可擴(kuò)充教育學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、秘書(shū)學(xué)等方面的知識(shí)，以防綜合性知識(shí)的缺乏導(dǎo)致眼界受限。

（5）良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)。高校行政秘書(shū)工作內(nèi)容繁復(fù)，工作涉及面廣，工作時(shí)間較長(zhǎng)，因此具備健康身體素質(zhì)和心理素質(zhì)尤為重要。健康的身體是工作的基本保障，心理素質(zhì)中客觀的自我評(píng)價(jià)、建立和諧的人際關(guān)系、團(tuán)隊(duì)意識(shí)、保持樂(lè)觀熱情的工作態(tài)度尤為重要。隨著高校的科學(xué)管理推進(jìn)，必然對(duì)行政秘書(shū)的崗位提出更高要求，承擔(dān)來(lái)自上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和師生的較高期望，因此要具有一定的抗壓能力。

3 當(dāng)前高校行政秘書(shū)工作存在的問(wèn)題

（1）缺乏對(duì)行政秘書(shū)工作的合理認(rèn)知。長(zhǎng)期以來(lái)，高校普遍存在“重科研教學(xué)，輕行政管理”的現(xiàn)象。多數(shù)高校對(duì)行政秘書(shū)崗位存在認(rèn)知偏差，一些領(lǐng)導(dǎo)和教師甚至認(rèn)為行政秘書(shū)低學(xué)歷、低技能，任何人都可以做，缺乏對(duì)行政秘書(shū)工作的重視和肯定，也缺乏對(duì)行政秘書(shū)的理解和尊重。

（2）缺乏科學(xué)有效的考核激勵(lì)機(jī)制。高校在職稱(chēng)評(píng)聘、收入待遇、進(jìn)修深造等方面多向教學(xué)科研傾斜，針對(duì)行政管理崗位，尤其是基層行政管理崗位缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制。且高校行政崗位種類(lèi)眾多，層級(jí)復(fù)雜，缺乏因崗而異的考核機(jī)制，多數(shù)考核流于形式，針對(duì)性和實(shí)操性低，優(yōu)秀的基層行政管理人員難得到獎(jiǎng)勵(lì)，平庸的基層行政管理人員難被淘汰，因此一定程度上挫傷了優(yōu)秀行政秘書(shū)的工作積極性。

（3）行政秘書(shū)缺乏職業(yè)發(fā)展方向感。行政秘書(shū)崗位事務(wù)性、服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)很容易使行政秘書(shū)缺乏工作方向感，重復(fù)性、流程性強(qiáng)的特點(diǎn)使個(gè)人的自主性和創(chuàng)造性難得到發(fā)揮，學(xué)校也缺少明確的職業(yè)發(fā)展方向引導(dǎo)，加之紛繁復(fù)雜的工作擠占了行政秘書(shū)大量的時(shí)間，他們少有時(shí)間顧及自己的學(xué)習(xí)和科研，很難取得一定的成就。

（4）行政秘書(shū)缺少自我價(jià)值感。基層行政工作日復(fù)一日，年復(fù)一年，單調(diào)瑣碎。長(zhǎng)期工作耗時(shí)、耗精力且承擔(dān)心理壓力的情況容易導(dǎo)致心理落差的產(chǎn)生，工作中缺少崗位認(rèn)同感和自我價(jià)值感。

4 關(guān)于高校行政秘書(shū)做好職業(yè)規(guī)劃的建議

高校行政秘書(shū)如何正確規(guī)劃自己的職業(yè)生涯，提升自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是需要認(rèn)真思考的問(wèn)題。

4.1 什么是職業(yè)規(guī)劃

職業(yè)規(guī)劃是指?jìng)€(gè)人發(fā)展與組織發(fā)展相結(jié)合，對(duì)決定一個(gè)人職業(yè)生涯的主客觀因素進(jìn)行分析，對(duì)自己的理想、興趣、能力、專(zhuān)長(zhǎng)、經(jīng)歷及不足等各方面進(jìn)行綜合評(píng)定，根據(jù)自己的職業(yè)傾向，確定最佳的職業(yè)奮斗目標(biāo)，并且編制相應(yīng)的行動(dòng)計(jì)劃，對(duì)每一步驟做出科學(xué)有效的安排。

4.2 高校行政秘書(shū)如何做好職業(yè)規(guī)劃

每個(gè)人在不同階段的工作中都要根據(jù)自己的實(shí)際情況制定自己的職業(yè)規(guī)劃，高校行政秘書(shū)的職業(yè)規(guī)劃可參考以下四點(diǎn)。

（1）高校行政秘書(shū)要有正確的自我評(píng)價(jià)。在人生價(jià)值觀的大方向下，審視自己的興趣、專(zhuān)長(zhǎng)、技能條件、專(zhuān)業(yè)方向以及缺點(diǎn)不足。

（2）行政秘書(shū)要對(duì)學(xué)校的大環(huán)境有所認(rèn)知，了解自己所在高校的發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展方向，整體規(guī)劃等。結(jié)合學(xué)校整體環(huán)境情況和自身能力進(jìn)行綜合評(píng)估，以便確定合理的發(fā)展目標(biāo)。

（3）確定職業(yè)目標(biāo)是職業(yè)規(guī)劃的關(guān)鍵。根據(jù)有事實(shí)依據(jù)的規(guī)劃，可設(shè)定在五年內(nèi)完成的短期目標(biāo)，五至十年內(nèi)完成的中期目標(biāo)，十年以上時(shí)間完成的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。這些目標(biāo)是需要行政秘書(shū)一步一個(gè)腳印地慢慢積累，克服各種困難，不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平循序漸進(jìn)完成的。需要牢記，目標(biāo)的制定一定要切合實(shí)際，切合自身的條件，不能好高騖遠(yuǎn)。

（4）高校行政秘書(shū)要有具體的行動(dòng)措施來(lái)保證職業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，包括制定職業(yè)規(guī)劃發(fā)展路線、時(shí)間計(jì)劃、接受教育和培訓(xùn)等。每隔一個(gè)階段，行政秘書(shū)可將取得的成績(jī)和職業(yè)目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比，保證職業(yè)發(fā)展目標(biāo)的完整和統(tǒng)一，也便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)職業(yè)規(guī)劃中的不足之處，尋找解決方法，對(duì)規(guī)劃進(jìn)行調(diào)整與完善。

科學(xué)的職業(yè)規(guī)劃有利于提升高校行政秘書(shū)人員的職業(yè)價(jià)值感，減少職業(yè)路途中的迷茫和焦慮心理，良好的心理狀態(tài)必將促進(jìn)日常行政工作的優(yōu)質(zhì)完成。

綜上所述，高校行政秘書(shū)是行政管理隊(duì)伍的基礎(chǔ)且重要的環(huán)節(jié)。隨著高校行政管理水平的提高，教學(xué)單位辦公室的管理也呈現(xiàn)出復(fù)雜化和精細(xì)化的發(fā)展趨勢(shì)，這必將對(duì)行政秘書(shū)提出更高的要求。作為行政秘書(shū)，要不斷提高自身素質(zhì)和能力，最大程度上發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性，滿懷信心和熱情地投入到工作中去，體現(xiàn)自己的崗位價(jià)值。