發(fā)展電子政務(wù)創(chuàng)新機關(guān)檔案管理

摘 要：電子政務(wù)平臺是一種新型的機關(guān)電子政務(wù)管理系統(tǒng)，通過政務(wù)管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對政務(wù)活動的管理，機關(guān)公文是電子政務(wù)平臺之上的重要內(nèi)容，通過電子政務(wù)平臺可以創(chuàng)建新穎的文件形式。在實踐中，需要從理論上對電子政務(wù)平臺的新發(fā)展有所認識，還需要投入更多的精力進行求實創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：電子文件；政務(wù)平臺；檔案管理

1 機關(guān)文件管理和電子政務(wù)

電子政務(wù)平臺可以包括很多方面的內(nèi)容，有利于辦公實現(xiàn)專業(yè)化和自動化，有利于部門之間的信息流動更加多元化和專業(yè)化，普通的部門之間可以通過信息流動實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)等信息的統(tǒng)計工作。電子政務(wù)平臺并不是簡單的政務(wù)上網(wǎng)那么簡單，通過電子政務(wù)的手段對信息實現(xiàn)重組和再造，可以實現(xiàn)平臺之間的高效溝通，讓電子服務(wù)功能獲得升級。

機關(guān)在辦公過程中會形成種類各異的文件，有的是電子文件、有的是電子表格，有的是圖形或者掃描的電子文檔，很多文檔都需要重新進行分類才能進入電子政務(wù)平臺，通過電子政務(wù)平臺實現(xiàn)的功能之一就是文檔的分類存儲和安全控制，同時大多數(shù)電子政務(wù)平臺都具備文檔在線查看功能，可以進行文檔的協(xié)作編制。

2 電子政務(wù)平臺對機關(guān)公文管理的支持

通過電子政務(wù)平臺提高政務(wù)工作的效率已經(jīng)成為各級機關(guān)的普遍做法，實際上電子政務(wù)的平臺推廣也受到各級機關(guān)的重視，但是還是會碰到很多問題，例如紙質(zhì)文檔保管十分困難，海量的信息無法實現(xiàn)電子化，文件的檢索也是一個需要研究的問題，一些平臺由于設(shè)計的不合理，在平臺內(nèi)實現(xiàn)檢索功能有困難。另一個問題是網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容的歸類問題，一些部門之間的文檔無法實現(xiàn)歸類。

3 機關(guān)政務(wù)平臺需要注意的問題

3.1 文件管理不能滯后

電子政務(wù)平臺在平臺搭建的初期往往會投入巨大的人力物力，但是業(yè)務(wù)應(yīng)用的速度卻非常有限，因為機關(guān)檔案的管理工作存在不合理之處，業(yè)務(wù)應(yīng)用的范圍和限度是不夠合理的。機關(guān)檔案室如果單獨承接檔案管理工作很難滿足大多數(shù)辦公人員的需求。很多機關(guān)強調(diào)固定資產(chǎn)的管理，但是建立固定資產(chǎn)的文件庫之后，只是在短時間內(nèi)采購各類設(shè)備，缺少專業(yè)人員的維護，在后期的更新階段也缺少原件，這些問題都導(dǎo)致了電子文檔管理的低效率。

3.2 文件標(biāo)準(zhǔn)需要及時制定

我國的政務(wù)平臺種類繁多，但是標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)卻比較滯后，很多地方在建立了文件管理的規(guī)范化實施方案之后，電子政務(wù)平臺的建設(shè)卻選用了其他的方案或方法，如果僅僅是根據(jù)分工進行軟件設(shè)計和安排，將會存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，如果長久存在利用方面的問題，將會導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置上存在利用效率和科學(xué)性的限制，導(dǎo)致文檔缺失等風(fēng)險的出現(xiàn)。

3.3 需要注意文件管理的風(fēng)險問題

文件的管理模式需要創(chuàng)新，但是同時更需要關(guān)注文檔的安全性問題，很多地方進行電子化只是簡單地進行電子化的文檔羅列，很多文件真實性和安全性會受到不確定的威脅。網(wǎng)絡(luò)泄密事件如果發(fā)生可能造成巨大安全問題，很多政府的管理效率和公眾形象正是由于公文管理安全意識的缺失造成的。很多機關(guān)的電子政務(wù)平臺都需要對文檔的安全進行分類，很多文件系統(tǒng)不具備文件的保管功能，這些突出的問題需要及時得到解決。如果文件管理的規(guī)范化問題無法得到解決，不能及時的對辦公系統(tǒng)的同步操作問題進行解決，很多重要的文件會出現(xiàn)遺失或者保管不善的問題，在利用和開發(fā)文檔的問題方面，需要不斷進行創(chuàng)新，這樣才能解決文檔管理方面的隱患。

4 建立完善的機關(guān)文檔管理體系

現(xiàn)今的階段是電子政務(wù)平臺的全面普及階段，很多機關(guān)都需要電子政務(wù)平臺來及時把政府的決策工作和服務(wù)工作向社會進行公開，政府的工作程序和工作方式都可以通過電子政務(wù)平臺系統(tǒng)向社會公眾進行公布?？梢試L試在國家層面建立統(tǒng)一的電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，我國應(yīng)當(dāng)嘗試一種可行的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一技術(shù)上的口徑，在細節(jié)上和內(nèi)容上都做到一致，為機關(guān)公文的標(biāo)準(zhǔn)化提供一個規(guī)范，推動電子政務(wù)平臺的發(fā)展，創(chuàng)新機關(guān)電子政務(wù)平臺的管理，需要注意以下幾點。

4.1 明確電子政務(wù)平臺的定位

首先我們必須認識到電子政務(wù)平臺不是電子化辦公平臺，設(shè)置的目的是為了實現(xiàn)電子文件的存儲和利用的長久化，檔案文件管理的目標(biāo)是為了讓電子文件可以長久被利用和保存。有的文件是暫時性存儲的，有的文件為了信息公開，需要進行多次備份。電子文件的管理都需要遵守一定的規(guī)則，考慮到電子平臺信息化程度的不同，需要考慮各種平臺信息化的不同目的，遵守一定的原則，考慮到各平臺各要素的功能，實現(xiàn)資源利用方面的優(yōu)勢，為了使得電子文件管理實現(xiàn)高效和最優(yōu)。

4.2 明確電子政務(wù)平臺的規(guī)劃

我國的電子政務(wù)平臺可用的管理方法并不多見，很多地方為了制定適合的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，借鑒電子文件的管理經(jīng)驗，在政府機關(guān)進行了電子政務(wù)平臺的統(tǒng)一規(guī)劃，制定了一些統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，采用國際標(biāo)準(zhǔn)可以減少勞動方面的重復(fù)性，加快電子文件平臺的傳送流程，電子文件管理有一定的標(biāo)準(zhǔn)，各地的電子政務(wù)平臺都需要盡量的遵照標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計。

4.3 完善數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫建設(shè)是平臺搭建的關(guān)鍵，也是平臺設(shè)計和標(biāo)準(zhǔn)化工作的重點，各級政府之間的平臺不能是封閉的閉環(huán)，需要實現(xiàn)各部門之間對封閉的信息的智能化處理，為了文檔的保密和信息化處理，需要有關(guān)人員在資源共享方面進行嘗試。在資源的更新和維護方面，各級平臺設(shè)計的時候需要注意互相之間留存接口，在文件的基礎(chǔ)上實現(xiàn)信息化和智能化。

5 結(jié)語

電子政務(wù)平臺是一種新型的政務(wù)處理平臺，各級機關(guān)和組織需要根據(jù)政務(wù)平臺的設(shè)計進行公文歸類和檢索方面的學(xué)習(xí)，以求提升工作效率，確保公文管理的安全和高效

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作者簡介

段文娟（1983-），女，漢族，湖南冷水江人，本科，助理館員，從事檔案管理工作和人事工作。