淺談公安檔案數字化建設現狀及其發(fā)展對策

廖慧英

摘 要：隨著信息數字化技術的迅猛發(fā)展，我國已經進入了數字信息時代，各行各業(yè)都借助先進的信息技術來促使自己的辦公環(huán)境的改變，在這樣的社會大背景下，檔案的數字化建設是未來檔案管理的重要發(fā)展方向。特別是公安機關的檔案管理，作為一項重要的信息資源，對打擊各種違法犯罪活動，維護社會穩(wěn)定，服務民生具有重要作用。然而，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，我國公安檔案管理數字化面臨改革困境，制約了公安檔案管理的信息化發(fā)展。本文首先探討了當前的公安檔案數字化建設現狀，針對當前公安檔案數字化工作建設中存在的問題，提出一些有效對策，以期對公安檔案數字化建設有所幫助。

關鍵詞：公安；檔案數字化；現狀；對策

信息數字技術的發(fā)展使得許多行業(yè)的辦公環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的依靠人工的文件檔案管理方式已經基本上被淘汰，檔案的價值開始被社會重新挖掘和利用，數字化辦公已經成為主流的方式[1]。在當今的信息化迅速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的公安檔案管理模式已不適應現代化的需求，無紙化的管理方式成為檔案管理的新模式，這種做法不僅有利于檔案管理工作的快速高效，從長遠來看，還能節(jié)省一大筆資金，對于公安機關的健康發(fā)展有很大的積極意義。

1 公安檔案數字化建設現狀及存在的問題

1.1 公安檔案管理數字化觀念落后

受傳統(tǒng)管理模式的影響，公安機關的檔案管理者不注重運用現代數字化技術對檔案進行歸檔整理，制約著我國公安檔案管理工作的開展。一方面，我國傳統(tǒng)檔案管理模式延續(xù)時間太久，剛剛進入信息時代，檔案管理人員的觀念還不能及時更新，依然受“收、管、立、藏”傳統(tǒng)模式的影響，對檔案不能有效利用，重收藏輕取用，封閉式管理模式太嚴重；另一方面，檔案管理工作隨意性嚴重，管理工作中缺乏統(tǒng)一的標準，使得管理工作十分的混亂；一些檔案管理人員沒有對一些檔案的案卷標題填寫完整，一些檔案沒有進行序號編寫，組卷不統(tǒng)一，而且更為嚴重的是一些文件檔案沒有編制卷內目錄，或者編過的卷內目錄遺失、不完整，對于檔案的搜集、整理和后期維護都缺乏先進理念作為支撐[2]。

1.2 公安檔案管理數字化技術缺乏

由于我國公安檔案管理數字化建設起步晚，缺乏先進的數字化技術作為公安檔案管理的支撐，所以公安檔案管理數字化建設缺乏持續(xù)動力。公安檔案管理人員對先進的數字化技術不重視，數字化建設的硬件設施比較匱乏，相關的數字化設備不健全，不能滿足公安檔案數字化建設的需要，多數地方的公安檔案管理仍然以紙質化檔案為主，對電子檔案的建設不完整。

1.3 缺少專業(yè)的數字化檔案管理人才

當前，在許多公安機關都存在著對檔案管理工作的忽視，因而不會引進專業(yè)的人才對單位的數字化檔案管理工作進行有效整改，公安機關的數字化檔案建設得不到有力保障，特別是一些基層單位的公安部門。一方面，基層單位的公安檔案管理的部分人員沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理知識，缺乏專業(yè)的數字化管理者對檔案分類進行有效指揮，各個部門負責各個部門的檔案管理工作，沒有系統(tǒng)的思路進行檔案的統(tǒng)一管理工作[3]。另一方面，檔案管理體系不太健全，還需要專業(yè)檔案管理人才查缺補漏。由于檔案管理數字化化建設過程是枯燥乏味的，很多檔案管理人員更新頻率快，往往留不住更高專業(yè)的人才繼續(xù)工作，這使得檔案管理人手不夠，往往會聘請一些兼職人員，還有許多公安機關的檔案管理者身兼數職，經常被各個部門調動，職責劃分不清晰，降低了工作效率，同時對檔案管理的銜接工作與檔案整理歸類工作產生影響，嚴重情況下，甚至丟失重要的檔案文件，因此需要對檔案管理者的隊伍進行整治，招攬更多的檔案專業(yè)人才進行公安檔案數字化建設，而不能僅僅依靠有經驗的“老員工”歸類整案。

2 公安檔案數字化管理的有效對策

結合上文提到的我國公安部門在檔案數字化建設過程中出現的問題，將一些現代化的技術手段和管理方法以及理論運用到公安基層單位的檔案管理中，進而促進健全高效的數字化檔案管理制度的形成，促使檔案管理系統(tǒng)化、數字化化以及信息化。

2.1 創(chuàng)新公安檔案數字化管理觀念

從檔案數字化建設的核心入手，借鑒先進的管理經驗作為檔案數字化建設中的參考，對比當前公安檔案管理者的不足，加強對公安部門檔案數字化建設的重視程度，從檔案管理人員的思想入手，認識到檔案數字化管理工作多公安機關開展工作的重要性，創(chuàng)新自己的檔案管理手段。再者，公安檔案管理部門要加強對檔案數字化建設的宣傳教育，對管理人員及時開展培訓工作，讓檔案數字化建設者認識到，信息時代的來臨迫使公安檔案管理也要跟上時代的步伐，有效利用檔案的價值，為公安機關人員開展工作提供便利，節(jié)約時間，提高辦事效率，更有效服務于公安機關的工作。

2.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素質

長期以來，國家一直在大力的強調檔案工作的重要性，而且也付諸了行動，加強了對公安機關的檔案數字化檢查力度。對此，公安檔案管理人員應對檔案工作引起足夠的重視，提高檔案管理的質量和效率，達到《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的標準要求，為了做到這一點，首先要提高檔案管理人員的專業(yè)素質，這是改變檔案管理現狀的根本之策。那么，如何才能提高檔案管理人員的專業(yè)素質呢？首先，公安機關要安排專門的人員負責檔案工作，這樣可以保證檔案管理的統(tǒng)一性，避免人員混亂造成的檔案管理混亂；其次，公安機關可以定期組織檔案工作人員參加相關的專業(yè)培訓，提升專業(yè)素質，提高自己的檔案管理能力。

2.3 促進公安機關檔案數字化管理網絡體系的建立和完善

在21世紀，信息數字化技術將會得到進一步的發(fā)展，我們有可能會全面的邁向信息化時代，公安機關應該抓住信息技術快速發(fā)展的這一契機，促進自己由傳統(tǒng)的紙質檔案管理保存方式向現代數字化的檔案管理方式轉變，緊跟時代的步伐，進一步的滿足工作的現代化需求。各級公安機關檔案管理部門應該以公安官網的建設為依托，以檔案的數字化建設為重點，以無紙化檔案的歸類管理為基礎，優(yōu)化公安機關網絡體系建設。在開展公安檔案數字化管理過程中，公安機關可以憑借公安機關官網的優(yōu)勢，在加強網絡化建設的過程中及時完善檔案信息的應用系統(tǒng)，積極改善已有的統(tǒng)一專門檔案信息管理系統(tǒng)軟件，運用于各級檔案管理的數字化建設，方便機關內部人員對信息的利用，提高文件檔案的利用率，真正的發(fā)揮它的作用，而不是形式。

2.4 科學配備檔案管理人員，明確個人職責

上文中提到公安檔案管理者更新頻率快，缺乏專業(yè)的檔案管理者，常常出現一人多用、崗位職責不清晰的現象。針對此種情況首先檔案管理部門需要科學配備檔案人員，立足于在公安檔案數字化建設中的各個崗位職責劃分清楚，對于人員不足的崗位則引進外來專業(yè)人才，優(yōu)化人才結構，發(fā)揮出檔案管理群體的作用。公安檔案數字化建設過程中不只需要檔案專業(yè)的人才，還需計算機業(yè)務人員，通過專業(yè)之間的互補性來使得整個公安檔案管理體系整合。其次，信息檔案管理數字化建設需要一些“復合型”人才，和其他公安部門進行工作交接，必須了解公安工作的大局意識，做好公安檔案管理的保密性，對于一些敏感信息能夠及時作出正確的價值判斷，最終推動公安數字化建設進程。

3 結束語

綜上所述，數字信息化時代的到來，需要現代化的管理方法和管理手段對檔案進行數字化管理，這具有十分重要的作用，公安機關對于檔案數字化建設工作一定要重視起來，摸索和借鑒先進的管理經驗，借助現代化的信息技術，引進一批專業(yè)的檔案管理人才，建立適當范圍的局域網，促使公安機關檔案管理數字化現代化的有效實現，進而促進公安機關的有序健康發(fā)展。

參考文獻

[1]唐寬華.公安檔案數字化建設研究與思考[J].蘭臺世界，2015，（23）：32-33.

[2]王婧佳.信息化環(huán)境下的公安檔案管理探討[J].科技風，2015，（15）：266.

[3]郝林翔.新時期公安檔案管理的開發(fā)和利用研究[J].卷宗，2016，6（3）：49-50.