對高校學生檔案收集整理問題的思考

劉子俠

摘 要：鑒于高校學生檔案在收集整理方面存在的問題，可以從干部人事檔案的政策法規(guī)、歸檔范圍、檔案整理三個方面為高校學生檔案收集整理提供參考進行可行性論證。高校檔案部門可以據此參考，從建立學生檔案管理制度、完善學生檔案歸檔范圍、規(guī)范學生檔案收集整理三個層面進行考慮，從而解決高校學生檔案收集整理方面存在的問題。

關鍵詞：高校學生檔案；收集；整理

Abstract： In view of the problems existing in the collecting and sorting of University student archives， the feasibility of this paper can be demonstrated from the following three aspects： the policies and regulations， the scope of archives and the collation of archives about the cadre and personnel archives. According to the reference， the University Archives Department can consider from this three aspects： establishing the student archives management system， perfecting the student archives archiving scope and standardizing the student archives collection and collation， so as to solve the problems existing in the University student archives collection and collation.

Keywords：University student archives；Collection；Collation

2008 年國家教育部、國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)了《高等學校檔案管理辦法》（簡稱27 號令），它規(guī)定了高校檔案機構管理職責，并將學生類檔案列入高校檔案的管理范圍。在27號令中，高校檔案機構的管理職責第三項規(guī)定：負責接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學校的各類檔案及有關資料；學生類檔案的歸檔范圍：主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。由此可見，27號令雖然對高校檔案機構的管理職責和文件材料的歸檔范圍作出了規(guī)定，但是對學生檔案的歸檔范圍并沒有作出進一步的詳細規(guī)定，更沒有對學生檔案歸檔材料的整理作出明確要求。隨著學生畢業(yè)，學生檔案被投遞至各用人單位，作為用人單位核定工資、評定職稱的重要依據。由于學生檔案量大，時間緊，各高校仍然按照以往慣例收集整理學生檔案，致使學生檔案的收集整理具有嚴重的隨意性。而在實際工作過程中，筆者也發(fā)現(xiàn)各高校寄來的學生檔案存在不少問題，基于用人單位人事檔案管理的視角，有必要將問題前移，追根溯源，從根本上尋找解決之策。

1 高校學生檔案在收集整理方面存在的問題

1.1 在材料收集方面，缺少材料的情況大量存在。由于對新生檔案把關不嚴，有些高校畢業(yè)生的檔案中缺少高中材料。還有些高校不把學士學位授予材料作為歸檔內容。有些畢業(yè)生檔案甚至缺少《就業(yè)報到證》。黨團材料、獎懲材料缺少的情況也時有發(fā)生。對于博士而言，缺少報考博士研究生專家推薦信的情況就更加常見。例如，從上海理工大學招聘的應屆畢業(yè)博士的檔案看，很多都缺少報考博士研究生專家推薦信。筆者向一些高校了解情況后發(fā)現(xiàn)，專家推薦信并不屬于其學生檔案的歸檔范圍。

1.2 在檔案整理方面，學生檔案整理處于無序狀態(tài)。檔案材料排列無序，隨便散在檔案袋中；檔案內沒有規(guī)范的卷內目錄；檔案材料沒有系統(tǒng)的編頁。此外，還經常出現(xiàn)學生檔案袋套疊的現(xiàn)象，即一個檔案袋套一個未開封的檔案袋和一些散材料，未開封的檔案袋里再套另一個未開封的檔案袋和一些散材料，導致一個檔案袋里面裝有數個無用的檔案袋。

1.3 在材料鑒定方面，歸檔材料的鑒定缺失嚴重。有些檔案材料缺少關鍵要素，如缺少意見、公章、簽名和時間等。例如，從上海理工大學引進應屆畢業(yè)博士的檔案看，經常會有報考攻讀碩士（博士）學位研究生登記表中缺少錄取單位意見和負責人簽字的情況；在高校畢業(yè)生登記表、畢業(yè)研究生登記表中經常出現(xiàn)缺少本人簽名、漏蓋公章的情況。

2 干部人事檔案成為高校學生檔案收集整理參考可行性的論證

2.1 干部人事檔案工作發(fā)展至今已比較成熟，為建立學生檔案管理制度提供參考。為規(guī)范全國干部人事檔案工作，中共中央組織部等相關部門相繼出臺了《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細則》等法規(guī)性文件；目前在繼續(xù)執(zhí)行《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號）的基礎上，中組部又印發(fā)了《關于完善干部人事檔案材料的通知》（組通字[2017]25號），更加規(guī)范了干部人事檔案材料的收集工作。一系列配套的相關政策法規(guī)和規(guī)章制度，加上多年的實踐探索，使得我國干部人事檔案工作已經趨于成型。干部人事檔案工作的經驗值得高校學生檔案借鑒和學習。高校學生檔案和干部人事檔案有關收集整理方面的法規(guī)文件有：學生檔案方面的《高等學校檔案管理辦法》，干部人事檔案方面的《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細則》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《關于完善干部人事檔案材料的通知》。

2.2 干部人事檔案歸檔范圍完整，為學生檔案制定歸檔范圍提供參考。隨著時間的推移和檔案相對人身份的改變，學生檔案在學生畢業(yè)步入社會之后會演變?yōu)楦刹咳耸聶n案或其他類型檔案?？梢姡瑢W生檔案與干部人事檔案是一脈相承的。高校學生檔案參照干部人事檔案的歸檔范圍進行材料收集，有利于日后干部人事檔案的齊全與規(guī)范。

2.3 干部人事檔案整理規(guī)范，為學生檔案整理提供參考。第一，干部人事檔案要求歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，歸檔材料的手續(xù)要完備。第二，干部人事檔案對歸檔材料的載體作出規(guī)定，載體適用A4型的公文用紙。第三，干部人事檔案要求歸檔材料的字跡必須是鉛印、膠印、油印或藍黑墨水、黑色墨水、墨汁，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅色墨水、純藍墨水、復寫紙等不符合檔案保護要求的記錄材料書寫。

3 對高校學生檔案收集整理的幾點建議

3.1 建立學生檔案管理制度。各高校有必要根據27號令，參照干部人事檔案的政策法規(guī)，結合本校實際情況，制定本校的學生檔案管理制度，使學生檔案收集整理工作具有實際可操作性。有時盡管已經制定相關制度，有些歸檔材料仍未必能收到。例如，有些高校并沒有形成碩士研究生登記表、博士研究生登記表等材料；還有些高校此類材料已經形成，相關部門按照以往慣例認為無需歸檔。此時，制度的嚴格執(zhí)行成為關鍵。因此，學生檔案的收集整理工作單純依靠檔案管理部門實難完成，因為很多問題存在于材料形成部門。這就需要高校領導要求相關部門嚴格遵循學生檔案管理規(guī)章制度，應該形成的材料必須形成，需要歸檔的材料必須歸檔。

3.2 完善學生檔案歸檔范圍。歸檔范圍作為學生檔案規(guī)章制度的重要組成部分，筆者認為大致可以分為以下八類：第一類，學歷材料，主要包括以下五個方面：（1）高中材料，包含高中畢業(yè)生登記表、高考報名表；（2）本?？撇牧?，包含高校學生登記表、學生成績單、高校畢業(yè)生登記表、授予學位的材料（本科）；（3）碩士研究生材料，包含報考攻讀碩士學位研究生登記表或全國免推碩士（博士）學位研究生登記表、碩士研究生登記表、成績表、碩士畢業(yè)研究生登記表、授予碩士學位決定及有關材料（參加碩士單獨考試的，要有專家推薦表）；（4）博士研究生材料，包含專家推薦信、報考攻讀博士學位研究生登記表、博士研究生登記表、成績表、博士畢業(yè)研究生登記表、授予博士學位決定及有關材料；（5）休學、退學等學籍異動材料。第二類，自傳、考察、考核材料，主要包括入學期間所寫自傳、學年考核表等。第三類，獎懲材料，主要包括優(yōu)秀學生登記表、優(yōu)秀畢業(yè)生登記表、獎學金登記表、參加各類比賽的獲獎材料，以及受處分、解除處分相關材料。第四類，黨團材料，主要包括以下兩方面：（1）入團材料，包含入團志愿書、入團申請書；（2）入黨材料，包含入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書。第五類，政審材料，主要包含攻讀碩士研究生政審表、攻讀博士研究生政審表、入黨政審材料等。第六類，出國（境）審批材料。第七類，有工作經歷的個人人事檔案材料。第八類，其他可供社會或學校錄用人才時參考的材料，主要包含就業(yè)報到證（派遣證）、反映嚴重慢性病或身體殘疾的體檢表等。

3.3 規(guī)范學生檔案收集整理工作。完善現(xiàn)有學生檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，使學生檔案收集整理更加有序、規(guī)范。材料形成部門應嚴格按照歸檔范圍形成材料的要求進行歸檔。學生檔案管理部門應按照檔案整理工作的要求對歸檔材料進行整理，使學生檔案的歸檔、整理工作基礎更加牢固。

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（作者單位：上海理工大學檔案館 來稿日期：2018-09-20）