南水北調(diào)工程檔案驗(yàn)收備查材料的編寫原則與參考樣例發(fā)展計(jì)量分析研究

王麗慧

摘 要：本文以南水北調(diào)東中線一期工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收為例，詳述了項(xiàng)目法人檔案管理工作報(bào)告、監(jiān)理單位檔案審核報(bào)告、工程檔案編制總說明、案卷目錄、工程項(xiàng)目劃分表、重大設(shè)計(jì)變更等各項(xiàng)驗(yàn)收備查材料的編寫內(nèi)容與編寫原則，并提出了具體的內(nèi)容體例和參考樣式，供工程法人和各參建單位參考。

關(guān)鍵詞：南水北調(diào)；工程檔案；備查材料；編寫原則；參考樣例

南水北調(diào)東中線一期設(shè)計(jì)單元工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作已進(jìn)展過半，驗(yàn)收工作逐步規(guī)范，趨于嚴(yán)格。在設(shè)計(jì)單元工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)，除查看工程現(xiàn)場(chǎng)和實(shí)體檔案外，驗(yàn)收備查材料也可以直接反映出工程檔案管理工作過程和面貌，可使驗(yàn)收專家直觀快捷地了解工程檔案管理的效果。為提高驗(yàn)收備查材料的編寫質(zhì)量，確保工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作更加順利、高效開展，本文依據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》和相關(guān)規(guī)范性文件，在吸納《南水北調(diào)東線一期江蘇境內(nèi)工程檔案管理工作若干問題的解釋》及南水北調(diào)東中線一期已驗(yàn)收設(shè)計(jì)單元工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合南水北調(diào)工程檔案驗(yàn)收項(xiàng)目研究情況，提出了工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收備查材料的編寫內(nèi)容與參考樣例。

1 南水北調(diào)工程檔案驗(yàn)收備查材料的內(nèi)容與編寫原則

1.1 驗(yàn)收備查材料的內(nèi)容。南水北調(diào)工程檔案驗(yàn)收備查材料是由工程項(xiàng)目法人依據(jù)工程實(shí)際情況編寫的，能夠反映工程建設(shè)與檔案管理情況的一系列報(bào)告、圖表等說明性文件，能夠?yàn)楣こ虣n案驗(yàn)收工作提供重要佐證和有效參考。通常情況下，國(guó)務(wù)院南水北調(diào)辦會(huì)在開展檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作之前，以會(huì)議通知的形式要求各項(xiàng)目法人準(zhǔn)備驗(yàn)收備查材料。南水北調(diào)工程檔案驗(yàn)收備查材料主要包括以下11項(xiàng)內(nèi)容：①項(xiàng)目法人檔案管理工作報(bào)告；②監(jiān)理單位檔案審核報(bào)告；③工程檔案編制總說明與案卷目錄；④工程平面布置示意圖；⑤檔案檢查評(píng)定整改落實(shí)情況報(bào)告；⑥工程項(xiàng)目劃分表及相應(yīng)單位工程驗(yàn)收文件材料；⑦工程重大設(shè)計(jì)變更及批復(fù)文件材料統(tǒng)計(jì)表；⑧招投標(biāo)清單、合同清單及設(shè)備清單；⑨質(zhì)量缺陷處理及備案文件材料；⑩歷次驗(yàn)收及有關(guān)遺留問題處理文件材料；?安全、質(zhì)量事故文件材料等。

1.2 驗(yàn)收備查材料的編寫原則。在編寫工程檔案驗(yàn)收備查材料時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循“項(xiàng)目法人負(fù)總責(zé)”“編寫內(nèi)容客觀真實(shí)、準(zhǔn)確清晰”的基本原則。

“項(xiàng)目法人負(fù)總責(zé)”——是指工程檔案驗(yàn)收備查材料的編寫應(yīng)由項(xiàng)目法人負(fù)總責(zé)，具體內(nèi)容的編寫可由項(xiàng)目法人組織各參建單位共同完成。項(xiàng)目法人應(yīng)逐級(jí)落實(shí)驗(yàn)收工作材料的編寫責(zé)任，并加強(qiáng)監(jiān)理審核。驗(yàn)收備查材料的編寫人、審核人須熟悉工程建設(shè)及檔案管理的基本情況，相關(guān)編寫單位須為其所編制的內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保各項(xiàng)驗(yàn)收備查材料能夠反映工程建設(shè)與檔案管理的主要過程。

“編寫內(nèi)容客觀真實(shí)、準(zhǔn)確清晰”——是指在編寫驗(yàn)收備查材料時(shí)，應(yīng)確保各項(xiàng)報(bào)告中有關(guān)工程概況、工程檔案管理情況、質(zhì)量缺陷處理、歷次驗(yàn)收及有關(guān)遺留問題處理等內(nèi)容的客觀真實(shí)、脈絡(luò)清晰；有關(guān)工程檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、工程項(xiàng)目劃分、重大設(shè)計(jì)變更及批復(fù)文件材料統(tǒng)計(jì)、招投標(biāo)清單、合同清單及設(shè)備清單等相關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤。

2 南水北調(diào)工程檔案驗(yàn)收備查材料的參考樣例

按照《南水北調(diào)工程驗(yàn)收工作導(dǎo)則》（NSBD 10—2007）要求，南水北調(diào)工程驗(yàn)收分為施工合同驗(yàn)收、設(shè)計(jì)單元工程完工驗(yàn)收、單項(xiàng)工程通水驗(yàn)收、國(guó)務(wù)院南水北調(diào)辦和國(guó)家及行業(yè)規(guī)定的有關(guān)專項(xiàng)驗(yàn)收、南水北調(diào)工程竣工驗(yàn)收等。工程檔案驗(yàn)收為專項(xiàng)驗(yàn)收的一種，在工程各驗(yàn)收階段均應(yīng)按照國(guó)家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定開展工作，并在設(shè)計(jì)單元工程完工（竣工）驗(yàn)收前完成。按照驗(yàn)收階段的不同，工程檔案驗(yàn)收可以分為施工合同驗(yàn)收階段的檔案驗(yàn)收、設(shè)計(jì)單元工程完工驗(yàn)收階段的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收（含檔案檢查評(píng)定）與南水北調(diào)東中線第一期主體工程總體竣工驗(yàn)收階段的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。在不同驗(yàn)收階段，檔案驗(yàn)收工作材料的編寫側(cè)重點(diǎn)有所區(qū)別，但編寫體例大致相同。以下內(nèi)容僅以設(shè)計(jì)單元工程完工驗(yàn)收階段的檔案驗(yàn)收備查材料為例，其他階段的檔案驗(yàn)收備查材料編寫可根據(jù)驗(yàn)收階段不同作適當(dāng)取舍。

2.1 項(xiàng)目法人檔案管理工作報(bào)告。項(xiàng)目法人檔案管理工作報(bào)告一般應(yīng)包括工程建設(shè)概況、工程檔案管理情況、歷次檔案專項(xiàng)驗(yàn)收與檔案檢查評(píng)定情況，工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評(píng)價(jià)以及其他需要說明的問題等內(nèi)容。其中，工程建設(shè)概況主要對(duì)工程名稱、建設(shè)內(nèi)容、工程規(guī)模等情況、工程設(shè)計(jì)批復(fù)情況、工程建設(shè)管理模式及承建單位、工程項(xiàng)目劃分情況、工程重大設(shè)計(jì)變更、通水驗(yàn)收及遺留問題處理情況等進(jìn)行說明；工程檔案管理情況主要對(duì)工程檔案管理體制、檔案管理制度建設(shè)情況、工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與檔案信息化建設(shè)情況，以及工程文件材料的收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況、檔案安全保管等實(shí)體檔案管理內(nèi)容進(jìn)行說明；歷次檔案專項(xiàng)驗(yàn)收與檔案檢查評(píng)定情況主要對(duì)工程檔案自驗(yàn)或預(yù)驗(yàn)收情況、工程檔案項(xiàng)目法人驗(yàn)收情況與檔案檢查評(píng)定情況等進(jìn)行說明，主要對(duì)驗(yàn)收或檢查評(píng)定發(fā)現(xiàn)問題及整改情況作出說明；工程檔案自我評(píng)價(jià)主要圍繞檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工程檔案的收集、整理、安全保管等工作作出評(píng)價(jià)；其他需要說明的問題主要對(duì)歷次驗(yàn)收未整改完成的原因、后續(xù)工作繼續(xù)產(chǎn)生的文件材料收集歸檔等問題作出解釋或說明。

2.2 監(jiān)理單位檔案審核報(bào)告。監(jiān)理單位檔案審核報(bào)告一般應(yīng)包括工程概況、監(jiān)理工作概況、監(jiān)理部工程檔案管理情況、監(jiān)理單位履行審核責(zé)任的組織情況、施工單位檔案審核情況以及其他需要說明的問題等內(nèi)容。其中，工程概況主要對(duì)工程名稱、位置與任務(wù)，工程建設(shè)內(nèi)容、工程規(guī)模等進(jìn)行說明；監(jiān)理工作概況范圍主要對(duì)監(jiān)理合同內(nèi)容、合同目標(biāo)、主要工程量完成情況、工程概算情況等進(jìn)行說明；監(jiān)理部工程檔案管理情況主要對(duì)監(jiān)理部制度建設(shè)、組織保障，監(jiān)理檔案收集、整理、歸檔、移交情況以及監(jiān)理檔案管理自我評(píng)價(jià)等進(jìn)行說明；監(jiān)理單位履行審核責(zé)任的組織情況主要對(duì)監(jiān)理審核依據(jù)、審核內(nèi)容與過程控制等情況進(jìn)行說明；施工單位檔案審核情況主要對(duì)施工單位檔案管理情況、工程檔案的審核情況、審核檔案范圍與數(shù)量統(tǒng)計(jì)、竣工圖編制質(zhì)量的審核情況、審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題以及工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全性評(píng)價(jià)；其他需要說明的問題主要對(duì)后續(xù)工作繼續(xù)產(chǎn)生的文件材料收集歸檔等問題作出說明。

2.3 檔案檢查評(píng)定整改落實(shí)情況報(bào)告。在開展檔案驗(yàn)收工作之前，項(xiàng)目法人或建管單位應(yīng)針對(duì)工程檔案檢查評(píng)定工作中提出的問題及建議進(jìn)行整改落實(shí)，并對(duì)整改落實(shí)情況逐一進(jìn)行說明，必要時(shí)應(yīng)附相關(guān)支撐文件材料。本報(bào)告須對(duì)檔案檢查評(píng)定階段提出的問題一一響應(yīng)，可按照“總體情況——存在問題——整改措施——支撐材料”等順序編寫。

2.4 工程檔案編制總說明及案卷目錄。

2.4.1 檔案編制總說明。工程檔案編制總說明應(yīng)對(duì)工程概況、工程檔案整編依據(jù)、工程文件材料收集、整理與歸檔情況、設(shè)計(jì)變更歸檔情況、竣工圖編制與整理情況、其他需要說明的問題等進(jìn)行說明。

2.4.2 案卷目錄。一般采用《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）格式，不再贅述。

2.5 工程平面布置示意圖。項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)或委托有資質(zhì)的單位根據(jù)工程實(shí)際編制項(xiàng)目總平面圖。要求圖紙繪制準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰，簽字手續(xù)完備。

2.6 工程項(xiàng)目劃分表及相應(yīng)單位工程驗(yàn)收文件材料。工程項(xiàng)目劃分表應(yīng)將工程標(biāo)段名稱、單位工程名稱，以及分部工程、單元工程、關(guān)鍵部位單元、重要隱蔽單元數(shù)量填寫清楚。相應(yīng)單位工程驗(yàn)收文件材料在檔案專項(xiàng)驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)備查。

2.7 重大設(shè)計(jì)變更及批復(fù)文件材料統(tǒng)計(jì)表。重大設(shè)計(jì)變更及批復(fù)文件材料統(tǒng)計(jì)表應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)單元工程變更項(xiàng)目、變更原因、變更內(nèi)容以及變更依據(jù)的批復(fù)文件填寫清楚，并備注變更批復(fù)文件所在案卷的檔號(hào)。

2.8 招投標(biāo)清單、合同清單及設(shè)備清單。工程招投標(biāo)清單主要對(duì)工程招標(biāo)及中標(biāo)情況進(jìn)行列舉和統(tǒng)計(jì)，合同清單主要對(duì)工程合同簽訂情況進(jìn)行列表說明，設(shè)備清單主要對(duì)工程設(shè)備型號(hào)、數(shù)量等內(nèi)容進(jìn)行列表說明。

2.9 歷次驗(yàn)收及有關(guān)遺留問題處理文件材料。歷次驗(yàn)收及有關(guān)遺留問題處理文件材料中應(yīng)對(duì)工程完工驗(yàn)收技術(shù)性初步驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程通水驗(yàn)收或技術(shù)性通水驗(yàn)收鑒定書以及法人檔案自驗(yàn)中的遺留問題以及整改落實(shí)情況進(jìn)行說明，并附遺留問題處理的相關(guān)支撐材料。

2.10 安全、質(zhì)量事故文件材料。如果設(shè)計(jì)單元工程建設(shè)過程中出現(xiàn)安全、質(zhì)量事故，則應(yīng)將相關(guān)文件材料進(jìn)行列表統(tǒng)計(jì)并將文件材料提供在驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)備查。未出現(xiàn)安全、質(zhì)量事故則無需提供本項(xiàng)材料。

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（作者單位：長(zhǎng)江水利委員會(huì)網(wǎng)絡(luò)與信息中心（長(zhǎng)江檔案館） 來稿日期：2018-09-08）