鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的現(xiàn)狀與分析

王立偉

（平泉市柳溪鎮(zhèn)人民政府，河北 承德 067500）

引言：檔案的管理工作，不僅僅是檔案資料的收集，簡(jiǎn)單的將這些資料搜集起來(lái)，更為重要的是其背后的借鑒價(jià)值，為今后的發(fā)展方向提供必要的歷史史實(shí)以及決策依據(jù)。所以在檔案管理中，應(yīng)該更加關(guān)注檔案的信息整合，注意檔案的完整性。首先利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立規(guī)范的使用機(jī)制，促使檔案管理效率的提升，實(shí)現(xiàn)使用和管理的一體化目標(biāo)。讓管理人員在檔案的歸放時(shí)，充分考慮到每一份檔案的歷史聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息高效整合。其次，對(duì)現(xiàn)有管理方法和形式進(jìn)行不斷的改進(jìn)，信息整合的形式會(huì)影響到接下來(lái)檔案的利用效率。所以說(shuō)，還應(yīng)該在實(shí)踐中不斷去完善信息整合的機(jī)制，為檔案管理中的信息整合提供高效的工作方式，從而實(shí)現(xiàn)提升檔案管理效果的目標(biāo)。

一、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理較為復(fù)雜

在現(xiàn)代化的進(jìn)程中，企業(yè)也開(kāi)始重視檔案管理工作，但是檔案管理現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，主要表現(xiàn)為檔案管理工作較為復(fù)雜。首先，企業(yè)在發(fā)展壯大的過(guò)程中，各類項(xiàng)目、信息、數(shù)據(jù)不斷增加，為了獲得更好的發(fā)展，必須運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)復(fù)雜的檔案進(jìn)行定期分類、整理、更新。筆者在調(diào)研的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，很多單位、企業(yè)在檔案管理方面，還是采取按照傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行處理，表面上沒(méi)有嚴(yán)重的隱患，實(shí)際上已經(jīng)在工作體系上出現(xiàn)了嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象，如果不能在將來(lái)的工作中進(jìn)行積極改善，將不利于開(kāi)展檔案管理工作。其次，檔案管理較為復(fù)雜還表現(xiàn)在工作人員的工作態(tài)度不一。

（二）缺乏完善的檔案管理機(jī)制

與其他工作不同，檔案管理的敏感性較高，即便是出現(xiàn)了很小的問(wèn)題，都容易對(duì)將來(lái)的長(zhǎng)久發(fā)展構(gòu)成嚴(yán)重的威脅。筆者在調(diào)查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)缺乏完善的檔案管理機(jī)制，甚至是出現(xiàn)了模糊條文的現(xiàn)象。首先，檔案管理機(jī)制方面不夠完善，就會(huì)造成工作的手段不夠?qū)I(yè)，在獎(jiǎng)懲模式上也過(guò)于主觀化。例如，有些企業(yè)、單位在制定檔案管理機(jī)制的過(guò)程中，認(rèn)為工作表現(xiàn)良好員工，可適當(dāng)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和晉級(jí)。在這樣的條文當(dāng)中，“表現(xiàn)良好”是一個(gè)非?？辗旱母拍?，如何評(píng)定完全停留在領(lǐng)導(dǎo)者的手中，因此無(wú)法激發(fā)員工的工作熱情。其次，在部分情況下，檔案管理機(jī)制完全效仿成功案例，未考慮本單位、企業(yè)的特殊情況，這就導(dǎo)致機(jī)制在實(shí)施過(guò)程中，容易出現(xiàn)嚴(yán)重的矛盾、缺失現(xiàn)象，由此造成的各類問(wèn)題將會(huì)持續(xù)增加。

二、檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）重視檔案管理人員素質(zhì)的提高

檔案管理人員本身的綜合素質(zhì)會(huì)直接決定檔案管理的實(shí)際水平，這便要求企業(yè)或者相關(guān)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案管理人員素質(zhì)提高的重要性。首先，應(yīng)該選拔那些素質(zhì)比較高，并且水平比較高的人員來(lái)從事檔案管理。其次，對(duì)于選拔的工作人員，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，確保其能夠掌握和檔案管理有關(guān)的專業(yè)知識(shí)。在進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，企業(yè)應(yīng)該給這些人提供一個(gè)比較好的環(huán)境，讓其更好的學(xué)習(xí)，切實(shí)提高管理人員本身的綜合素質(zhì)。

（二）完善管理的相關(guān)制度

在單位發(fā)展的過(guò)程中，必須根據(jù)實(shí)際情況和需要來(lái)進(jìn)行檔案管理觀念以及方式的創(chuàng)新，進(jìn)行完善管理制度的制定，確保其能夠和單位的發(fā)展更加適應(yīng)，切實(shí)提高管理工作的實(shí)際效率。這便要求，通過(guò)檔案管理制度來(lái)進(jìn)行內(nèi)容的創(chuàng)新。并且，還應(yīng)該約束檔案管理人員，將制度所具備的約束力很好的發(fā)揮出來(lái)，讓檔案管理工作開(kāi)展的能夠更加的規(guī)范。在管理制度中，還應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)獎(jiǎng)懲制度的制定，對(duì)于做的好的工作人員對(duì)其進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于做的不好的也應(yīng)該進(jìn)行懲罰，從而保證檔案的準(zhǔn)確性。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)智能化

首先，改變傳統(tǒng)檔案管理的被動(dòng)化服務(wù)模式，樹(shù)立變被動(dòng)為主動(dòng)的服務(wù)思路，全面提高現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率與質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。其次，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和智能化技術(shù)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息推送服務(wù)能力，適應(yīng)當(dāng)前用戶對(duì)智慧性服務(wù)的需求，從用戶的日常行為中獲取數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面分析，例如根據(jù)用戶身份的分析，探索有效數(shù)據(jù)挖掘用戶需求的方法，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供智能化的服務(wù)。

（四）檔案管理工作人員要具備創(chuàng)新意識(shí)

從主觀的角度分析，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，相關(guān)人員必須具備創(chuàng)新意識(shí)。目前，很多企業(yè)的檔案管理工作人員，完全是按照固步自封的模式開(kāi)展工作，無(wú)論是處理特殊情況，還是應(yīng)對(duì)日常工作，都沒(méi)有考慮新的理念，或者是新的時(shí)代需求。相反，如果檔案管理工作人員具有創(chuàng)新意識(shí)，不僅能夠推動(dòng)檔案管理革新，跳出固有的框架，還能為健全日后的管理體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在優(yōu)化檔案管理方法的基礎(chǔ)上，企業(yè)需要加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立檔案管理的效率意識(shí)，不斷創(chuàng)新檔案管理方法。在此基礎(chǔ)上，由于檔案管理工作比較復(fù)雜，管理人員需要具備超前管理意識(shí)、超前服務(wù)意識(shí)，不斷優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，才能得到使用者的認(rèn)可。由此可見(jiàn)，檔案管理工作人員必須在今后的工作中積極培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，不斷解決當(dāng)前存在的問(wèn)題。

結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，不同行業(yè)都隨之興起，伴隨著越來(lái)越多的業(yè)務(wù)量，就要進(jìn)行整理、記錄和保存，方便今后查閱。因?yàn)樾袠I(yè)的不同，檔案管理工作的要求也不同，我國(guó)目前許多行業(yè)的檔案管理工作都存在或多或少的問(wèn)題，導(dǎo)致后續(xù)的很多工作無(wú)法順利進(jìn)行。因此，各行業(yè)參與檔案管理的工作人員，要慢慢改變目前存在缺陷的現(xiàn)狀，為保證檔案管理安全化和規(guī)范化的同時(shí)，還要積極發(fā)掘并開(kāi)拓檔案管理的各項(xiàng)功能，不斷對(duì)檔案管理工作的觀念、管理、機(jī)制等進(jìn)行創(chuàng)新，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。