提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究

吳蘇日塔拉圖

（內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟學(xué)生資助管理中心，內(nèi)蒙古 烏蘭浩特 137400）

檔案信息工作是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和將來的重要環(huán)節(jié)紐帶。事業(yè)單位檔案管理是公共事業(yè)單位管理的重要組成部分，是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率的必要條件。在現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)對于事業(yè)單位檔案管理具有重要意義。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理人員對信息化技術(shù)的掌握程度較低

從當(dāng)前國內(nèi)事業(yè)單位中從事檔案管理工作信息化建設(shè)的人員組成情況來看，由于受到傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，整體的人員組成較為老化，這些人員在接受信息化技術(shù)方面總體的速度較慢，特別是受到長時間傳統(tǒng)工作思路的影響，對于檔案管理工作開展信息化建設(shè)總體有著較強(qiáng)的抵觸思想，這些問題給事業(yè)單位開展高質(zhì)量的檔案管理工作信息化建設(shè)帶來的影響是非常巨大的。

（二）檔案管理工作制度不夠完善

從當(dāng)前很多事業(yè)單位內(nèi)部開展的檔案管理工作實際情況來看，其中的制度在很多方面已經(jīng)相對于當(dāng)前實際需求表現(xiàn)出較大的差距，特別是隨著當(dāng)前涉及的檔案數(shù)量不斷增多，傳統(tǒng)的管理制度在具體運行時漏洞百出。尤其為隨著信息技術(shù)的不斷融入其中，其中很多的條款就應(yīng)當(dāng)根據(jù)技術(shù)的更新而進(jìn)行調(diào)整，但是從實際開展情況來看，這些管理制度并沒有得到及時的更新，限制了信息化技術(shù)在具體的檔案管理工作中的使用水平。

（三）檔案信息作用發(fā)揮不明顯

檔案資料不單純是信息的保存，其主要作用是對原始資料的查找以及未來決策提供依據(jù)，尤其是在重要性決策時能夠發(fā)揮檔案資料的信息作用。同時，由于檔案管理具有保密性的特點，造成的信息利用率不高。事業(yè)單位如果不能充分認(rèn)識到檔案管理的實質(zhì)作用，不能充分發(fā)揮檔案資料的利用效果，會造成檔案管理的信息化建設(shè)得不到發(fā)展和提升。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）加強(qiáng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)

針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理方法落后這一問題，檔案管理工作人員要積極對傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到傳統(tǒng)檔案管理工作中，以此逐步推進(jìn)信息化建設(shè)。此外，為了切實提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)，單位還應(yīng)對其積極進(jìn)行培訓(xùn)。由于傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識更新不及時，大多都只具備初級的計算機(jī)使用水平，懂得高級電腦知識和操作技能的較少。此次以外，大部分檔案管理工作都是人工處理完成，不僅效率不高，而且容易出現(xiàn)差錯，很難滿足現(xiàn)代化事業(yè)單位發(fā)展的需求。為此，事業(yè)單位在開展培訓(xùn)工作時，應(yīng)注意為傳統(tǒng)檔案管理人員帶來新的能源和動力，使其更好的適應(yīng)現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作需要，為傳統(tǒng)的檔案管理隊伍注入當(dāng)前新的信息科學(xué)技術(shù)。

（二）樹立起事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展意識

隨著現(xiàn)代社會各種高新技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，很多新的思想觀念也隨之涌現(xiàn)，檔案管理工作也必須做到與時俱進(jìn)，通過利用各種有效途徑來不斷對自我管理進(jìn)行優(yōu)化。事業(yè)單位檔案管理人員為此必須要樹立起現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展意識，不斷開拓進(jìn)取，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，實現(xiàn)電子一體化的檔案管理目標(biāo)，以此推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展，存進(jìn)檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

（三）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，需要重視各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。一是健全檔案管理制度。事業(yè)單位要結(jié)合自身實際情況，建立相應(yīng)的檔案管理制度，制定檔案信息化管理的各項標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如在電子文件檔案管理中，要將人員具體職責(zé)明確下來。二是提升自動化辦公水平。事業(yè)單位要以計算機(jī)為基礎(chǔ)，利用計算機(jī)收集、整理、保管檔案資料。同時借助計算機(jī)自動檢索功能，實現(xiàn)對檔案的快速查找，提升其利用率。三是加強(qiáng)電子檔案管理工作。事業(yè)單位要從實際情況出發(fā)，以紙質(zhì)檔案為依據(jù)，科學(xué)設(shè)置電子檔案，讓信息保存更加完整與全面，加強(qiáng)對電子檔案形成、整理和鑒定等工作的管理。

（四）明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

事業(yè)單位檔案內(nèi)容眾多，分散保存于各個部門，同時每天會形成大量的檔案資料，管理難度很大，需要統(tǒng)一進(jìn)行檔案的收集、整理和利用工作。這要求事業(yè)單位不斷提升檔案管理信息化水平，運用集中統(tǒng)一管理的模式，提升檔案管理工作的規(guī)范性。并將檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)明確下來，規(guī)范檔案管理人員工作行為，避免浪費人力、財力和物力，為事業(yè)單位帶來更大的效益。

（五）強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)的安全性

在檔案管理工作中，電子設(shè)備的利用、信息化的建設(shè)體系，與傳統(tǒng)的檔案管理相比具有方便快捷的優(yōu)勢。但檔案系統(tǒng)或者設(shè)備發(fā)生故障時，容易對檔案信息造成損害。所以，在強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，要加強(qiáng)對檔案資料的保護(hù)，要明確專人對整個檔案管理系統(tǒng)及技術(shù)支持進(jìn)行負(fù)責(zé)，確保檔案系統(tǒng)信息化管理處于有序正常的運行。同時，要加強(qiáng)對設(shè)備及設(shè)施資金上的投入，對檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中的弊端，要及時改正和糾正，確保檔案管理信息化工作深入發(fā)展。

結(jié)束語：

總之，事業(yè)單位做好檔案管理工作，可以促進(jìn)各項工作的順利開展，并為領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供可靠、準(zhǔn)確的依據(jù)。對此，事業(yè)單位要及時轉(zhuǎn)變思想觀念，在檔案管理信息化建設(shè)中投入更多的資金，并加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們的綜合素質(zhì)。只有這樣才能讓檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化，讓檔案資源得到充分利用，為自身的更快發(fā)展提供全面、科學(xué)的依據(jù)。