分析高校檔案信息化建設中存在的問題及改進措施

潘亞玉

（赤峰學院黨政辦公室，內蒙古 赤峰 024000）

前言：不同的時代對人才有著不同的要求，在中國古代，要求人才熟讀儒家經(jīng)典，而不重視各類技術，重農輕商的思想影響了人們幾千年，社會發(fā)展到現(xiàn)在，重農輕商的思想早已被淘汰，現(xiàn)在這個時代重視各類人才。現(xiàn)代高校也為現(xiàn)代人才的培養(yǎng)耗盡了心力。高校檔案建設也是培養(yǎng)人才過程中的一項，學生資料管理是對學生的保護，也是培養(yǎng)保護學生的一種方式。高校檔案建設因為有了信息化技術的參與正在逐漸變得科學化和嚴密化，但是任何一項技術也不是十全十美的，這需要各個方面的共同配合。信息化技術在高校檔案建設中運用還不是很成熟，需要不斷的革新，以改正其中一些不合理的問題。

一、高校檔案信息化建設中存在的一些瑕疵

（一）高校檔案管理工作人員綜合素質不高

任何一個行業(yè)，人才是該行業(yè)的主體。技術和一些高科技設備也只會因為人的會操作而變得有意義，如果光有技術和設備，而沒有出相應的人才，技術和設備都只能是擺設。對于高校檔案信息化建設亦是如此。人才是高校檔案建設中的主體。如果只是信息化技術和設備投入高校檔案建設中，但沒有人會操作，那么這些信息化設備也只能是擺設。我國之前因為歷史的原因，使得我國對許多方面不重視，在某些重要崗位人才的選擇上出現(xiàn)了很大的偏差。特別是在高校檔案信息化建設上，那時不論綜合素質的高低，只是以湊齊人數(shù)為主，嚴重影響了高校檔案信息化建設進程。大多數(shù)的他們的高校檔案管理意識更是淡薄。這樣的高校檔案建設人員，會引起在高校檔案建設上的許多問題，首先最嚴重可能導致的就是，高校檔案的缺失。因為某些高校檔案建設人員可能會因為意識淡薄，忽略高校檔案的重要性。其次就是，某些管理人員不具備計算機操作水平，但是對于高校檔案信息化管理來說，熟練使用計算機是管理人員不可或缺的技能，管理過程中很多工作都需要通過計算機來完成。這些都是目前高校檔案信息化建設中所面臨的問題。

（二）資金投入不夠，設備不夠完善

回顧我國的歷史，我國經(jīng)歷了一窮二白的年代，在那個人們缺吃少喝的年代，人們對于很多都不重視，但是，社會發(fā)展到現(xiàn)在，人們物質生活水平的提升，使得人們更向往豐富的精神世界。我國高校是培養(yǎng)人才的地方，跨過了貧窮的年代，我國高校逐漸引進了許多先進的設備，這在一點程度上提高了我國的教育水平。高校檔案信息化建設也在不斷發(fā)展中，但是在現(xiàn)代的管理中，由于高校檔案管理方面有太多項目要由無到有，而且信息化產品更新?lián)Q代頻繁，需要及時更換。

（三）管理制度的松懈和及不合理

高校檔案管理是一項很重要的工作，因為高校檔案中的檔案都很重要且都有其存在的意義。想要管理好高校檔案，就必須要嚴格進行管理，有了認真負責的管理人員，但沒有合理的制度或者制度松懈，會讓管理人員在工作中不斷放松，后來變得越來越懈怠。因為如果高校內檔案管理制度不合理的話，會使管理人員心里產生不滿，因此會對這項工作產生厭煩心理，從而，妨礙了高校檔案信息化建設。如果管理制度松懈的話，會使管理人員的工作態(tài)度逐漸變得懈怠。這些都會影響高校檔案信息化建設的進程。

二、改正高校檔案信息化建設的一些措施

（一）提高高校檔案工作人員的綜合素質

人是高校檔案信息化建設的主體，只有工作人員的綜合素質上去了，才能更好地保證高校檔案信息化的建設。想要提高高校檔案信息化建設工作人員的綜合素質，可以通過以下方法來進行：對高校檔案信息化建設的工作人員進行職業(yè)教育可以在某種程度上可以提高工作人員的綜合素質。還有就是，這樣的職業(yè)教育還可以教會他們關于信息化的技術，使他們能熟練的操作計算機等，以方便他們的工作。

（二）加大資金的投入，以更新設備

現(xiàn)代科學技術發(fā)展日新月異，電子產品更新?lián)Q代速度極快。對于高校檔案信息化建設來說，關于高校檔案信息化建設的電子產品也是更新?lián)Q代極快的。所以說，在高校檔案信息化建設中，用于購買信息化設備的金錢數(shù)是極大的，這大大增大了高校的經(jīng)濟壓力。想要提高高校檔案信息化建設的水平就要更新設備。但是目前在我國高校中，許多高校設施配置嚴重不到位，只有幾臺計算機，一點也不能滿足現(xiàn)代高校檔案信息化建設的需求。

（三）完善高校檔案信息化建設的相關制度

想要提高高校檔案信息化建設的水平，需要多個方面的密切配合，光是有了相應的人才和設備，但是如果沒有好的管理制度來約束人才的工作范圍，工作人員會不知工作要點和懈怠。完善高校檔案信息化建設的相關制度，能夠促進高校檔案信息化建設工作的開展。其次，就是要保證高校檔案的安全，要防止信息被惡意泄露出去，還要防止信息被惡意刪除，可以將每一份檔案信息數(shù)據(jù)采用數(shù)字化存儲采取多重備份的方法，運用密鑰實施更加嚴格的權限管理，保證信息數(shù)據(jù)的安全。

結語：

高校的存在是為了培養(yǎng)出對國家有用的人才，但保護學生資料是很重要的。通過以上的分析，我們對高校檔案信息化建設已經(jīng)有了一些理解。知道了信息化技術在高校檔案建設中扮演的重要角色。但在我國所以高校都推廣高校檔案信息化建設是一個漫長的過程，這需要相關部門及人員的不懈努力。