分析商務(wù)企業(yè)檔案管理的智能化趨勢

伍云

（秀山土家族苗族自治縣商務(wù)委員會,重慶 409900）

引言：計(jì)算機(jī)改變了我們的生產(chǎn)生活方式，目前，隨著第四次科技革命的展開，智能化已經(jīng)成為了產(chǎn)業(yè)發(fā)展的主要方向。很多商務(wù)企業(yè)都將智能化方式，應(yīng)用在了檔案管理的過程當(dāng)中，應(yīng)用智能化的硬件以及軟件設(shè)施，提升管理的現(xiàn)代化水平。通過這種方式，企業(yè)在檔案查詢、利用、管理的成本進(jìn)一步降低。

一、商務(wù)企業(yè)應(yīng)用智能化檔案管理方式的價(jià)值

目前，商務(wù)企業(yè)的交易、貨款、貨品、生產(chǎn)線管理等信息，大多數(shù)都是通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)統(tǒng)籌的方式進(jìn)行管理，這也導(dǎo)致檔案當(dāng)中的相關(guān)數(shù)字化信息增多，通過傳統(tǒng)人工檔案管理方式，很難適應(yīng)這樣的工作量與工作強(qiáng)度要求。從這個角度看，進(jìn)行智能化發(fā)展，推動檔案管理的智能化，主要有以下幾方面的作用：

（一）建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提升管理的有效性，避免由于傳統(tǒng)管理方式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成檔案管理的模式混亂，影響數(shù)據(jù)的快速讀取。

（二）智能化管理方式相對于傳統(tǒng)信息管理方式的顯著優(yōu)勢之一，就是可以通過程序算法與模擬感知，實(shí)現(xiàn)更加強(qiáng)大的功能組合。檔案管理人員可以進(jìn)信息自動讀取、信息自動加密、信息自動化歸類，通過程序語言進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)，從而提升檔案管理的效率，進(jìn)行更高質(zhì)量的信息存儲與提取。

（三）智能化檔案管理方式，可以顯著提升信息管理的安全性，通過自動身份識別等方式，對檔案提取人員的身份進(jìn)行核實(shí)，并通過云端智能備份等方式，對標(biāo)記過的重要檔案進(jìn)行雙份路徑存儲，這可以顯著提升信息的安全性。

（四）降低存儲空間。智能化檔案管理方式，可以按照檔案提取與錄入的頻次，自動對不常用的檔案進(jìn)行歸類，如該類檔案被程序劃定為不重要也不常用等級，則可以通過自動壓縮的方式，節(jié)省存儲空間，同時(shí)也更有利于管理人員進(jìn)行系統(tǒng)歸類，從智能化終端給出的意見當(dāng)中，獲得相應(yīng)的分類依據(jù)[1]。

二、應(yīng)用智能化方式進(jìn)行商務(wù)企業(yè)檔案管理的路徑

商務(wù)企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息多、容量大，除了文字信息之外，還包含各種類型的圖片信息、影像信息、聲音信息等等，這就對原本的單一元信息存儲方式，提出了巨大的挑戰(zhàn)，很多企業(yè)一直應(yīng)用WODAO-12以及KUAIS-213等相關(guān)檔案管理軟件進(jìn)行信息分析，但上述軟件的智能化水平已經(jīng)無法滿足商務(wù)企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理需求。因而，在提升檔案管理質(zhì)量的過程當(dāng)中，通過智能化管理方式，進(jìn)行更加靈活的信息共享以及信息傳輸，才能提升管理效率。

（一）智能化檔案存儲

檔案存儲是商務(wù)企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)，只有獲得更加廣泛的真實(shí)信息，在橫向與縱向的海量信息比對當(dāng)中，挖掘檔案信息的價(jià)值，才能為商務(wù)企業(yè)的未來發(fā)展戰(zhàn)略，提出有力的支撐。因而，提升智能化存儲效率，認(rèn)識到智能存儲的主要路徑。與傳統(tǒng)存儲方式與檔案管理方式相比，智能存儲是智能化檔案管理的最顯著優(yōu)勢和最鮮明特征，因而，商務(wù)企業(yè)的智能化建設(shè)，要從智能化檔案信息存儲入手，建設(shè)自動信息獲取系統(tǒng)。

1.智能存儲功能改變了傳統(tǒng)資源的實(shí)質(zhì)性特征，而搭建了一種虛擬信息轉(zhuǎn)化與存儲模式，通過這種方式，信息的容量性可以顯著提升，檔案信息可以在更加數(shù)字化、程序化的體系內(nèi)，進(jìn)行流暢的運(yùn)行。

2.智能化存儲可以有效避免檔案的自然老化，減少信息被認(rèn)為篡改、刪減、受到蟲蛀、受潮等現(xiàn)象，相對于原始的信息拷貝與備份管理方式來說，智能化管理方式借助云端硬盤，可以對每一版本的檔案信息進(jìn)行自動存檔，從而全面提升檔案管理的安全性。

（二）智能化檔案檢索

商務(wù)企業(yè)檔案管理的智能化檢索，可以顯著提升檔案信息的有用性，避免檔案一經(jīng)入檔，則等同于無用。提升檔案檢索的智能化水平，主要是：

首先，對不同形式的檔案信息進(jìn)行多種路徑的存儲，分析目前檔案管理當(dāng)中，信息的主要幾種形式，按照自動歸類程序語言，對信息的存儲以及自動分類，進(jìn)行更加靈活的管理。

其次，在存儲路徑上，進(jìn)行更加靈活的選擇，更具信息上傳的時(shí)間、方式、發(fā)布人等等，選擇加密存儲、非加密存儲、本地存儲、異地存儲、云端存儲等等，在對每一種類型的檔案文件，設(shè)置不同的自動化title，從而方便信息檢索。、

最后，在存儲的過程當(dāng)中，就對檔案的關(guān)鍵詞信息進(jìn)行自動機(jī)提取，按照程序設(shè)定提取的先后順序，可以是使用途徑、上傳時(shí)間、金額、法律要點(diǎn)等等，方便商務(wù)企業(yè)的產(chǎn)品、營銷、人力工作人員，運(yùn)用檔案信息進(jìn)行有效的工作[2]。

（三）智能化檔案應(yīng)用

商務(wù)企業(yè)的智能化檔案信息，通常都是以數(shù)字化的形式，存在于檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，如何將這些數(shù)字信息進(jìn)行有效整合，為商務(wù)企業(yè)的其他經(jīng)營管理活動提供系統(tǒng)支撐，是檔案管理智能化發(fā)展過程當(dāng)中的關(guān)鍵點(diǎn)：

1.采用網(wǎng)址、程序的方式，對檔案信息進(jìn)行搜索，例如上海某電子商務(wù)企業(yè)，建立了比較便捷的微信小程序，將自己的檔案管理信息，發(fā)布到小程序上，內(nèi)部員工可以通過相關(guān)身份密鑰登錄該程序，進(jìn)行靈活的異地查詢。這大大便利了商務(wù)人員的報(bào)價(jià)、投票、交易，以及相關(guān)交易信息上傳。

2.對一些專業(yè)性、科研性的檔案信息，進(jìn)行全企業(yè)共享，尤其是應(yīng)用在員工培訓(xùn)的過程當(dāng)中，商務(wù)領(lǐng)域市場發(fā)展迅速，在新員工配的過程當(dāng)中，只有提升檔案的新鮮程度，把握客戶的脈搏，才能滿足客戶需求，更加深入的挖掘檔案當(dāng)中的有效信息，提升智能化管理水平。

結(jié)論：綜上所述，商務(wù)企業(yè)要不斷完善檔案管理方式，更新硬件系統(tǒng)與軟件系統(tǒng)，提高檔案管理人員的智能化操作水平。從本文分析可知，研究智能化檔案管理方式，有利于提升商務(wù)企業(yè)檔案管理的質(zhì)量與安全性，促進(jìn)其建立現(xiàn)代化檔案管理制度。因而，我們要不斷提升智能化技術(shù)與檔案管理工作的融合程度，更加高效的對檔案信息進(jìn)行處理。