探討人事檔案管理的信息化建設(shè)

馮繼萍

(吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理處，吉林 洮南 137100)

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

在當(dāng)前信息時代，信息技術(shù)在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位人事檔案管理工作引入信息技術(shù)，并將構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)作為當(dāng)前人事檔案管理工作的重要內(nèi)容。在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，其對于事業(yè)單位人事檔案管理工作具有極為重要的意義。

（一）簡化歸檔流程，提高檔案管理工作效率

通過利用信息技術(shù)來對人事檔案進(jìn)行分類和歸檔，具體可以基于不同類型將人事檔案劃分為不同信息模塊，并以時間線進(jìn)行排序。這樣進(jìn)一步簡化了人事檔案歸檔流程，也為后續(xù)人事檔案調(diào)檔借閱奠定了良好的基礎(chǔ)。而且通過人事檔案信息化建設(shè)，還可以有效的保證檔案信息的完整性，進(jìn)一步節(jié)約整理、錄入和歸檔的時間，通過對人事檔案進(jìn)行分類和高速檢索，有效的提高了檔案利用效率，為人事檔案管理工作效率的提升起到了積極的促進(jìn)作用。

（二）降低人事檔案管理成本

對于事業(yè)單位而言，其對人員信息調(diào)查了解具有嚴(yán)格的要求，而且覆蓋面十分廣泛，這也導(dǎo)致事業(yè)單位紙質(zhì)檔案信息數(shù)量較多，需要占據(jù)較大的存儲空間，而且在做好保證檔案信息安全的各項管理舉措，投入的管理成本較高。但通過實現(xiàn)人事檔案管理信息化后，檔案信息采用數(shù)字化存儲，所占空間較少，日常工作中做好檔案信息的備份和維護(hù)好計算機安全即可，有效的實現(xiàn)了人事檔案管理成本的降低。

（三）實現(xiàn)人事檔案的多樣化管理

事業(yè)單位的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多以文字記錄和照片記錄等形式存在，檔案資源信息保存方式較為單一，許多有用信息不能及時記錄保存。而人事檔案的信息化建設(shè)能以音頻、視頻、圖片等各種形式記錄和儲存人員的各類信息，實現(xiàn)人事檔案資料的多樣化存儲，更好地豐富人員信息資料，為事業(yè)單位人員的選拔工作提供有效參考。

二、人事檔案管理的困難點

（一）缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

人事檔案管理信息化建設(shè)過程為了有一定的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作為參考和依據(jù)，確保人事檔案管理的函利益結(jié)構(gòu)的質(zhì)量和效率。但是實際上對檔案管理工作的認(rèn)識幾乎比較空白，且管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，信息網(wǎng)絡(luò)部門無法實現(xiàn)文件資源共享，使文件管理工作的意義變得不可能得到充分反映。

（二）素質(zhì)較低的管理人員

人是人事檔案管理的主體，因為這種人事檔案管理的質(zhì)量很大程度上是取決于檔案管理人員的專業(yè)水平和全面性質(zhì)量。然而，在我國目前的人事檔案管理中，缺乏高素質(zhì)的專業(yè)管理人才，無法滿足要求。

（三）新時期人事檔案管理的優(yōu)化對策

對人事檔案的管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，人事檔案的信息管理離不開廣大基層管理人員的辦公室操作；辦公室業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)；電子數(shù)字化；辦公室業(yè)務(wù)?；鶎庸芾砣藛T是主要的信息管理物質(zhì)基礎(chǔ)是開發(fā)和利用信息資源。因此，在新形勢下開展人檔案管理信息化建設(shè)必須加大對基層檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，建立完整和完善網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)改善人事檔案信息管理工作的效率，現(xiàn)在的人事檔案替代管理之路。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）建立健全人事檔案管理制度

科學(xué)合理的制度是保障事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)有序推進(jìn)的重要基礎(chǔ)。因此，對于事業(yè)單位檔案管理部門來說，必須要深入?yún)⒖既耸聶n案信息化建設(shè)的實際情況，主動與事業(yè)單位既有的信息化建設(shè)資源進(jìn)行充分的整合，同時主動考慮事業(yè)單位相關(guān)的資金、政策，設(shè)計一套科學(xué)、合理、規(guī)范的制度，全面規(guī)范人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的流程，并且需要根據(jù)人事檔案管理信息化建設(shè)的具體情況，針對規(guī)章制度進(jìn)行動態(tài)的調(diào)整、優(yōu)化，使其能夠更好的服務(wù)信息化建設(shè)，促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的有序推進(jìn)。

（二）健全檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)，提高內(nèi)部調(diào)檔查閱的效率

由于事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)來源相對廣泛，為了進(jìn)一步提高檔案栓塞效率，可以實施跨系統(tǒng)查詢操作。在具體操作過程中，需要與單位實際情況相結(jié)合，構(gòu)建綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)管理和維護(hù)。在日常工作中，可以針對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合歸檔管理，保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)綜合查詢的暢通性。同時還要針對人員權(quán)限合理進(jìn)行設(shè)置，進(jìn)一步完善檔案借閱登記制度，確保實體檔案、電子檔案的借閱及下載打印等多種形式的同步操作，全面提高內(nèi)部檔案使用效率，實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理。

（三）以實際需求為導(dǎo)向，加大數(shù)字化設(shè)施投入力度

事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)離不開先進(jìn)的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開穩(wěn)定、齊全的工作設(shè)備。因此，單位需結(jié)合實際發(fā)展需求，及時配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機等，以保障信息化建設(shè)工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際為依據(jù)設(shè)計人性化、科學(xué)化的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標(biāo)，能使人事檔案管理由被動接收檔案逐步過渡為主動開發(fā)檔案價值。

結(jié)語

目前，隨著我國事業(yè)單位改革進(jìn)程的推進(jìn)，事業(yè)單位人事檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。人事信息快速增加，信息數(shù)據(jù)復(fù)雜程度前所未有，事業(yè)單位要想從容面對這些情況，必須進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)。各事業(yè)單位都要認(rèn)識到檔案信息化對于本單位的意義，注重提高管理人員的素質(zhì)，完善人事檔案信息化管理制度，不斷完善硬件設(shè)施，促進(jìn)檔案信息資源共享，做好人事檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)與安全防護(hù)，推進(jìn)本單位工作快速跟上時代發(fā)展的步伐。