政府會計(jì)制度下高校網(wǎng)絡(luò)投遞式報賬的改進(jìn)與完善

□朱家位 趙嬋娟 李雄平

（云南農(nóng)業(yè)大學(xué)財務(wù)處 云南昆明650201）

隨著高校的快速發(fā)展，學(xué)校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)日益頻繁，財務(wù)報銷的工作量逐年增加，為簡化報銷手續(xù)繁瑣、縮短等待時間長，保證教學(xué)、科研工作的正常開展，高校財務(wù)部門采用了許多積極的應(yīng)對措施，比如預(yù)約、抽號排隊(duì)報賬，到二級學(xué)院（部門）上門報賬，等等，但實(shí)施效果一般，并沒有解決報銷需排隊(duì)、耗費(fèi)時間長的根本問題，對財務(wù)部門而言，也沒有減少報銷的環(huán)節(jié)和工作量，面對排隊(duì)等候的大量人群，反而增加了財務(wù)人員心理壓力，不利于工作效率的提高。

對此，一些高?；诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)，依托校園網(wǎng)開發(fā)了網(wǎng)絡(luò)填報報賬單，原始單據(jù)驗(yàn)收、審批后裝入袋子并投遞到財務(wù)指定的地點(diǎn)，財務(wù)定期取回袋子再進(jìn)行報賬處理，解決了報賬人員到財務(wù)部門排隊(duì)等候報賬的現(xiàn)象，財務(wù)人員不再面對報賬人員，按規(guī)定及時辦理報賬手續(xù)即可，提高了工作效率，這就是本文所指的網(wǎng)絡(luò)投遞式報賬（以下簡稱投遞報賬）。筆者所在單位在充分考察其他高校投遞報賬模式的前提下，于2013年開發(fā)并實(shí)行了投遞報賬，系統(tǒng)的運(yùn)行從根本上解決了師生報銷排隊(duì)等候的現(xiàn)象，為師生提供了更加優(yōu)質(zhì)、方便、快捷的報賬服務(wù)，改善和提高了會計(jì)服務(wù)質(zhì)量。

一、投遞報賬的概況

投遞報賬系統(tǒng)基于學(xué)校校園網(wǎng)公共平臺和某公司開發(fā)的財務(wù)核算軟件（財務(wù)網(wǎng)絡(luò)版）基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)開發(fā)的，系統(tǒng)由遠(yuǎn)程報賬系統(tǒng)和遠(yuǎn)程報賬憑證處理系統(tǒng)組成。

（一）遠(yuǎn)程報賬系統(tǒng)

利用工資查詢賬號及密碼便可登錄系統(tǒng)，登錄后系統(tǒng)自動顯示出報銷業(yè)務(wù)類別，報銷人根據(jù)業(yè)務(wù)類別選擇填寫教職工報賬單據(jù)，各類報賬單據(jù)中已設(shè)定好常用的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、對應(yīng)的會計(jì)科目等信息，報銷人輸入經(jīng)辦人、經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目代碼、資金支付方式、聯(lián)系電話等關(guān)鍵字段，其他內(nèi)容通過查詢、選擇可快速完成報賬單填寫，報賬單保存后自動生成報銷單編號，提交后傳入遠(yuǎn)程報賬憑證處理系統(tǒng)中。報銷人打印出報銷單，按經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限報經(jīng)費(fèi)審批負(fù)責(zé)人審批，整理好原始憑證粘貼于報銷單之后，購置物品的完成驗(yàn)收手續(xù)，所有報銷單據(jù)裝入投遞袋后投入固定地點(diǎn)的投遞箱，報銷人負(fù)責(zé)的報賬流程即結(jié)束，之后的報賬流程由財務(wù)人員負(fù)責(zé)完成。

（二）遠(yuǎn)程報賬憑證處理系統(tǒng)

該系統(tǒng)介于遠(yuǎn)程報賬系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)之間，專供財務(wù)人員使用。財務(wù)部門定時取回報賬投遞袋，分發(fā)給會計(jì)科財務(wù)人員，財務(wù)人員審核原始憑證的合法、合規(guī)性和審批手續(xù)的完備性，以及對報銷金額、支付方式進(jìn)行審核，審核無誤的報銷單便可填制會計(jì)憑證，審核有問題的報銷單退回給報銷人，按規(guī)定補(bǔ)充完手續(xù)，不予報銷的拒絕報銷；財務(wù)人員登錄系統(tǒng)后，通過填制憑證按鈕，輸入報銷單編號，按回車鍵自動轉(zhuǎn)化為會計(jì)憑證，此環(huán)節(jié)須對摘要、會計(jì)科目進(jìn)行再次審核，按會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范的要求準(zhǔn)確錄入，憑證保存打印后完成審核制單流程；財務(wù)人員審核會計(jì)憑證、會計(jì)憑證匯總記賬后，出納通過投遞報賬系統(tǒng)的支付模塊，提取支付信息導(dǎo)入網(wǎng)銀支付系統(tǒng)，由銀行按支付信息完成資金的支付流程，賬務(wù)報銷流程全部結(jié)束。

二、從等待的視角看投遞報賬系統(tǒng)存在的不足

與傳統(tǒng)報賬模式相比，報銷人對報賬業(yè)務(wù)是否符合規(guī)定、能否報銷、什么時間報賬存在不確定因素，每筆業(yè)務(wù)的報銷，自報賬資料投遞后，報銷人就處于一個等待的過程。從報銷人等待的視角來看，投遞報賬系統(tǒng)仍存在一些缺陷。

（一）信息反饋方面

對投遞報賬的經(jīng)辦人而言，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的報銷，資料未投遞之前，如何辦理是可知、可控；報賬資料投遞后，便處于等待的環(huán)節(jié)，報銷事項(xiàng)的推進(jìn)全由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，報賬結(jié)果只能依賴于財務(wù)部門的信息反饋；信息反饋時間的長短直接影響報銷人的心理及情緒，等待時間越長，所產(chǎn)生的負(fù)面影響越大。從報銷人的角度來看，報銷時間、報銷信息反饋越短越好。

1.信息反饋方式單一。投遞報賬信息反饋方式一般有：電話通知、短信通知和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)指標(biāo)動態(tài)查詢。

對符合相關(guān)規(guī)定予以報銷的業(yè)務(wù)，財務(wù)人員通過會計(jì)憑證填制、審核、記賬處理等環(huán)節(jié)完成業(yè)務(wù)處理，財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)按報銷單據(jù)編號進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，自動導(dǎo)出統(tǒng)計(jì)信息傳入財務(wù)綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中，綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中的支付管理系統(tǒng)每天下午6點(diǎn)以后發(fā)布當(dāng)天業(yè)務(wù)處理信息，信息傳輸?shù)綐I(yè)務(wù)經(jīng)辦人的手機(jī)和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)指標(biāo)明細(xì)賬簿中，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人通過收到的手機(jī)信息知曉報賬情況，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)審批負(fù)責(zé)人則需登錄項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)指標(biāo)查詢系統(tǒng)才可知曉業(yè)務(wù)的報賬情況。涉及資金支付的，財務(wù)部門利用銀行網(wǎng)銀支付系統(tǒng)進(jìn)行支付，收款個人或單位可利用在對應(yīng)銀行開通的信息接受方式收取相應(yīng)的資金到賬信息。

對于不符合報銷規(guī)定或不予報銷的業(yè)務(wù)，財務(wù)人員通過報銷單據(jù)中預(yù)留的聯(lián)系電話，通知到經(jīng)辦人或報銷人，電話中告知存在的問題及解決辦法，由經(jīng)辦人到財務(wù)處領(lǐng)回報賬單據(jù)，辦理好相應(yīng)手續(xù)后再投遞或直接送交財務(wù)人員，重走投遞報賬流程完成報賬業(yè)務(wù)。

投遞報賬的信息反饋途徑及方式單一，不便于信息的及時傳輸，是造成報賬等待的主要因素之一。

2.接收信息等待時間長。投遞報賬基本流程是：財務(wù)部門正常工作日上午到投遞點(diǎn)取回投遞資料袋→分發(fā)到具體的審核制單人員→財務(wù)人員審核→符合規(guī)定→填制會計(jì)憑證→當(dāng)天下午或次日上午審核人員審核→系統(tǒng)審核記賬→出納導(dǎo)出支付信息→整理編制支付信息提交銀行→銀行支付資金，資金支付正常需要兩天，若遇特殊情況，資金支付的時間會延長。

在實(shí)際運(yùn)行中，多數(shù)教職工報賬單據(jù)投遞后的次日，若未接收到報賬或資金到卡信息，便會電話聯(lián)系財務(wù)部門，詢問報賬結(jié)果，甚至有些經(jīng)辦人直接到財務(wù)部門詢問報賬結(jié)果，或多或少地影響了財務(wù)的正常工作。

（二）報銷業(yè)務(wù)工作量方面

設(shè)計(jì)投遞報賬的初衷，主要是想在解決師生報賬需排隊(duì)等待的前提下，減少或減輕賬務(wù)報銷相關(guān)人員的手續(xù)和工作量，對會計(jì)工作流程進(jìn)行局部再造，為教職工提供滿意度高的業(yè)務(wù)流程。然而從運(yùn)行幾年的情況來看，這種報賬模式表面上簡化了報銷的程序，但對于經(jīng)辦人和財務(wù)審核制單人而言，并沒有真正減少手續(xù)或工作量。

1.報銷人。報銷人或經(jīng)辦人在辦理具體的業(yè)務(wù)時與會計(jì)核算系統(tǒng)沒有直接的聯(lián)系，二者缺乏直接交流與溝通，業(yè)務(wù)辦理完畢后，經(jīng)辦人報銷時才與會計(jì)核算系統(tǒng)產(chǎn)生聯(lián)系，與傳統(tǒng)的報賬模式?jīng)]有什么區(qū)別。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人業(yè)務(wù)申請、辦理等手續(xù)沒有發(fā)生改變，相應(yīng)的工作量也沒有減少，且對所辦理的業(yè)務(wù)是否符合報賬規(guī)定處于未知狀態(tài)，只能憑借職業(yè)經(jīng)驗(yàn)判斷、詢問等方式來對業(yè)務(wù)能否報銷進(jìn)行推斷；財務(wù)人員對業(yè)務(wù)的辦理信息無法知曉，無法履行事前、事中監(jiān)督職能，業(yè)務(wù)是否符合報賬規(guī)定，只有在見到報銷單據(jù)后才能做出判定。

2.財務(wù)人員。原始憑證流轉(zhuǎn)到財務(wù)部門后，首先對各報銷人投遞的報銷單據(jù)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的再轉(zhuǎn)化制作會計(jì)憑證，其處理方法、工作量與傳統(tǒng)的面對面報賬沒有區(qū)別；不符合規(guī)定的，電話通知經(jīng)辦人按規(guī)定補(bǔ)充、補(bǔ)辦或拒絕報銷，反而增加了電話通知經(jīng)辦人的環(huán)節(jié)及工作量。對審核制單人而言，并沒有簡化報銷的手續(xù)和減輕工作量，只是出納簡化了支付信息的手工統(tǒng)計(jì)、錄取網(wǎng)銀的環(huán)節(jié)，可從會計(jì)核算系統(tǒng)直接統(tǒng)計(jì)并導(dǎo)入網(wǎng)銀中，工作量相應(yīng)減少。

三、投遞報賬系統(tǒng)的改進(jìn)與完善

針對投遞報賬存在的不足，以政府會計(jì)制度實(shí)施、會計(jì)流程再造為切入點(diǎn)，分兩大步驟對投遞報賬系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)與完善。會計(jì)流程再造就是對學(xué)校的會計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性再思考和徹底性再設(shè)計(jì)，針對會計(jì)信息使用者的需求，并結(jié)合業(yè)務(wù)辦理的需求，盡可能地簡化、優(yōu)化業(yè)務(wù)辦理和報賬手續(xù)，在會計(jì)組織、會計(jì)觀念、會計(jì)流程方面進(jìn)行全面、深入的改變與完善，其核心是向教職工提供滿意度高的報賬業(yè)務(wù)流程和會計(jì)服務(wù)，進(jìn)一步加強(qiáng)會計(jì)核算，提供資金使用效率，為學(xué)校發(fā)展提供財務(wù)保障。

（一）開發(fā)手機(jī)（APP）網(wǎng)絡(luò)報賬系統(tǒng)

依托現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)報賬系統(tǒng)，開發(fā)手機(jī)（APP）網(wǎng)絡(luò)報賬系統(tǒng)，教職工通過財務(wù)處官網(wǎng)下載或掃描二維碼自動安裝手機(jī)網(wǎng)絡(luò)報賬系統(tǒng)，利用手機(jī)完成報賬單據(jù)的填報，并增加或完善以下項(xiàng)目及內(nèi)容。

1.經(jīng)費(fèi)預(yù)算。以學(xué)校黨委會批復(fù)年度收支預(yù)算為依據(jù)，把各學(xué)院（部門）的年度支出預(yù)算分解到具體的項(xiàng)目及明細(xì)經(jīng)濟(jì)科目中，科研項(xiàng)目參照上述方法處理。每一筆業(yè)務(wù)報銷須選擇具體的項(xiàng)目和經(jīng)濟(jì)科目，選定后自動下拉項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算指標(biāo)，指標(biāo)變動信息及時傳遞，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)審批負(fù)責(zé)人通過項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)指標(biāo)查詢窗口，能同步查詢項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況；月末、年末自動生成經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表。經(jīng)費(fèi)預(yù)算前置到網(wǎng)報系統(tǒng)中，報銷人、經(jīng)費(fèi)審批負(fù)責(zé)人可動態(tài)掌握經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況；財務(wù)部門審核、轉(zhuǎn)化為記賬憑證后，經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況自動導(dǎo)入會計(jì)核算系統(tǒng)中，生成對應(yīng)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、預(yù)算執(zhí)行情況等財務(wù)信息。

2.經(jīng)濟(jì)科目及說明。依據(jù)政府收支分類改革、年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制說明等規(guī)定中的經(jīng)濟(jì)科目，學(xué)校特殊業(yè)務(wù)需求等設(shè)置經(jīng)濟(jì)科目，且與經(jīng)費(fèi)預(yù)算中的一致，編寫出每個經(jīng)濟(jì)科目的定義、核算內(nèi)容和使用說明，各項(xiàng)費(fèi)用的報銷管理規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，報銷人在經(jīng)濟(jì)科目列表中準(zhǔn)確選擇填列，方便報銷人填報報銷單據(jù)的同時，也學(xué)習(xí)了相關(guān)費(fèi)用報銷的政策法規(guī)和規(guī)章制度。

3.經(jīng)費(fèi)審批權(quán)責(zé)。各類經(jīng)費(fèi)報銷、審批的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和權(quán)限詳細(xì)列出，經(jīng)辦人一目了然地知曉報賬的單據(jù)需報經(jīng)誰審批、各環(huán)節(jié)中各自理應(yīng)承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并以此督促自己履行好應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。經(jīng)濟(jì)責(zé)任分為：經(jīng)辦人對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、發(fā)票的合規(guī)性負(fù)責(zé)；部門物資驗(yàn)收人和國資管理部門對物資的數(shù)量、質(zhì)量負(fù)責(zé)；經(jīng)費(fèi)審批負(fù)責(zé)人對經(jīng)費(fèi)支出的合法、合規(guī)性負(fù)責(zé)，并履行好“一支筆”審批責(zé)任。

3.資金支付。按資金支付的規(guī)定詳細(xì)寫明支付信息，比如，使用財政性資金，對應(yīng)付款銀行是零余額賬戶；其他資金對應(yīng)一般賬戶。與銀行之間達(dá)成委托支付協(xié)議，搭建在線支付系統(tǒng)，開設(shè)支付專戶，財務(wù)人員可依據(jù)審核的報賬單據(jù)或資金支付要求，選擇會計(jì)憑證制單之前或之后實(shí)時支付資金。

4.其他鏈接。手機(jī)（APP）網(wǎng)絡(luò)報賬系統(tǒng)通過校園網(wǎng)建立與國資部門驗(yàn)收系統(tǒng)、自動辦公系統(tǒng)直線鏈接，經(jīng)辦人把購物等發(fā)票拍照，并連同報賬單據(jù)提交到資產(chǎn)管理部門或經(jīng)費(fèi)審批負(fù)責(zé)人，資產(chǎn)部門完成網(wǎng)上驗(yàn)收手續(xù)，經(jīng)費(fèi)審批負(fù)責(zé)人進(jìn)行電子審簽；審簽單據(jù)自動傳給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人再根據(jù)經(jīng)費(fèi)審批的權(quán)限逐級上傳審批；審批手續(xù)完成后，所有電子資料上傳到財務(wù)部門，財務(wù)部門審核人員在線審核，審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給經(jīng)辦人，讓經(jīng)辦人補(bǔ)充完整，審核通過后傳回；經(jīng)辦人打印出通過審核的報賬單據(jù)，整理粘貼好原始憑證，再投遞報賬。

手機(jī)（APP）網(wǎng)絡(luò)報賬系統(tǒng)，不僅對原有的網(wǎng)報系統(tǒng)進(jìn)行了升級改進(jìn)，經(jīng)辦人不受時間、地點(diǎn)的限制，可實(shí)時辦理報賬；而且打通了資產(chǎn)管理、網(wǎng)絡(luò)電子審簽、財務(wù)在線審核環(huán)節(jié)，報賬形成完整的一個閉環(huán)，經(jīng)辦人對報賬的進(jìn)展等信息實(shí)時掌握，按反饋的信息及要求逐級辦理即可。

（二）搭建“業(yè)財融合”平臺

向教職工提供滿意度高的報賬業(yè)務(wù)流程和會計(jì)服務(wù)，對報賬業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改進(jìn)與完善，只是會計(jì)流程再造的一個環(huán)節(jié)或局部，要真正提高會計(jì)服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)結(jié)合政府會計(jì)制度的實(shí)施，把業(yè)務(wù)辦理、預(yù)算管理、會計(jì)核算、內(nèi)部控制、績效評價、成本核算等職能融合在一起，利用互聯(lián)網(wǎng)+平臺，在手機(jī)（APP）網(wǎng)報的基礎(chǔ)上，搭建“業(yè)財融合”平臺，集中實(shí)行智能化，建立財務(wù)共享核算中心，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理和財務(wù)報銷的智能化。

業(yè)財融合平臺在原有的財務(wù)綜合業(yè)務(wù)管理平臺和新開發(fā)的手機(jī)（APP）網(wǎng)報系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，把業(yè)務(wù)（資源）需求公共平臺鏈接進(jìn)來，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理和財務(wù)管理的共享。平臺構(gòu)成也可分為：前臺——資源供應(yīng)平臺、中臺——財務(wù)管理平臺、后臺——數(shù)據(jù)收集分析平臺，其核心是中臺的財務(wù)管理，平臺以項(xiàng)目為對象，把預(yù)算控制、核算處理、資金支付、績效評價等規(guī)定、指標(biāo)、方法設(shè)置匹配好，經(jīng)財務(wù)人員審核后，系統(tǒng)自動進(jìn)行憑證轉(zhuǎn)化、資金支付等處理，同步把處理信息反饋到經(jīng)辦人、項(xiàng)目審批負(fù)責(zé)人，經(jīng)辦人按要求提供紙質(zhì)材料到財務(wù)部門存檔。

業(yè)財融合平臺示意圖

以某教師到北京參加會議為例簡單說明業(yè)務(wù)辦理的流程。經(jīng)辦人利用個人手機(jī)，登錄手機(jī)網(wǎng)報系統(tǒng)，打開公共平臺鏈接的“攜程、去哪里”等業(yè)務(wù)網(wǎng)站，選擇時間、價格合適的航班，航班信息輸入差旅費(fèi)報銷單中，并截取圖片附于報銷單之后；差旅費(fèi)報銷單據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)辦公室系統(tǒng)轉(zhuǎn)至項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批后返給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人便參加會議；會議結(jié)束會，依據(jù)實(shí)際參會天數(shù)，按差旅費(fèi)管理辦法的規(guī)定補(bǔ)充完善差旅費(fèi)報銷單，再上傳經(jīng)費(fèi)審批人，審批后上傳財務(wù)平臺；財務(wù)平臺在線審核，符合報銷規(guī)定的轉(zhuǎn)化完成會計(jì)憑證；會計(jì)核算信息上傳到資金支付平臺，按渠道支付資金，支付信息傳輸?shù)浇?jīng)辦人、收款方；經(jīng)辦人接受報賬、資金支付信息后，整理好差旅費(fèi)報銷單及原始憑證，送交財務(wù)部門存檔管理。整個業(yè)務(wù)辦理、報賬業(yè)務(wù)都在業(yè)財融合平臺中辦理，讓業(yè)務(wù)辦理網(wǎng)絡(luò)化、透明化，報賬流程網(wǎng)絡(luò)化、電子化、及時化，真正為教職工提供了滿意的報賬流程與服務(wù)。