高校兩級管理體制改革與教學秘書職業(yè)能力提升

陳璐 詹忠根

摘? ? 要： 為了適應市場經(jīng)濟和社會發(fā)展，實現(xiàn)內(nèi)涵建設，高校應進行院校兩級管理體制改革，而兩級管理體制改革后二級學院的教學秘書將面臨一系列新問題。本文從高校教學秘書的工作特性出發(fā)，結合工作實踐，探討提高教學秘書職業(yè)能力的方法和途徑。

關鍵詞： 兩級管理? ? 教學秘書? ? 職業(yè)能力

隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大，專業(yè)和學科增加，學生人數(shù)不斷增加，原有一級管理體制已不能適應發(fā)展需要。高校為了適應市場經(jīng)濟和社會的發(fā)展，實現(xiàn)內(nèi)涵建設，提高工作效率，發(fā)揮二級學院工作的主動性、積極性和創(chuàng)造性，紛紛構建了新型的高校管理模式——院校兩級管理體制，即二級學院在學院的指導下以教學管理為中心獨立開展各項管理工作。學院教務處的職能由過程監(jiān)控轉變?yōu)槟繕斯芾砗秃暧^管理，由二級學院完成過程管理，高校在二級學院設立教學秘書一職，教學秘書在教學管理中起著溝通協(xié)調(diào)的作用，是高校的職能部門與二級學院領導、教研室和教師溝通的橋梁[1]。二級學院在兩級管理體制改革后面臨一系列新問題，隨著管理權限的下放、工作重心的下移，對教學秘書工作提出一些新要求，教學秘書在工作中遇到一些新問題。

一、兩級管理體制下教學秘書工作面臨的問題

（一）崗位職責增加，工作難度加大。

在兩級管理體制下，二級學院為了提高部門效益，在人員配置上會盡量精簡，特別是行政人員，二級學院會盡量減少行政人員數(shù)量，增加崗位工作量。二級學院除學生管理工作由輔導員負責外，諸多管理事務都由教學秘書負責[1]，教學秘書除了教學管理工作外還會承擔一些其他工作職責，如經(jīng)費報銷、部門資產(chǎn)管理、招生工作、工會工作、女職工計劃生育、部門安全自查及辦公用品的購買與領用等后勤服務工作，還會增加統(tǒng)計教師課時月報表、分院期中和期末的經(jīng)費核算、教師周考勤和月考勤等工作。教學秘書身兼教學管理和行政管理等數(shù)職，崗位職責大大增加。

教學秘書是教學管理工作的執(zhí)行者，是教學過程的管理者;是學院職能部門、二級學院、教研室、教師和學生的橋梁與紐帶;是教學檔案資料的管理者;是二級學院領導的參謀和助手。教學秘書承擔的角色多樣，兩級管理體制改革后工作量加大、崗位職責增加，要圓滿地完成各項工作，完美扮演好各種角色，對于教學秘書而言是一個大難題[2]。

（二）工作內(nèi)容繁雜，管理任務繁重。

在兩級管理體制下，二級學院面臨的最大問題之一就是制度化、規(guī)范化建設。二級學院制度化、規(guī)范化建設包括各項相關管理制度的制訂、修改和執(zhí)行等。教學秘書是二級學院制度化、規(guī)范化建設的重要參與者，除了完成教學管理、溝通協(xié)調(diào)、服務教學等日常工作外，還需要做大量調(diào)研和信息收集工作，工作內(nèi)容繁雜。

二級學院的教學管理工作包含教學運行、學籍管理、考務管理、課程管理、專業(yè)建設、專業(yè)競賽、實踐管理、信息管理、等級考試、質量監(jiān)控、數(shù)據(jù)采集、管理教學檔案等，教學秘書日常教學管理包含以上所有工作，工作內(nèi)容多任務繁重[3]。

（三）工作壓力大，職業(yè)認同感低。

隨著高校的發(fā)展，教學模式和管理理念不斷更新，對教學秘書的綜合素質和管理水平提出更高要求[1]。不僅要求教學秘書在工作中事無巨細、面面俱到，還要統(tǒng)觀全局、掌控四方;在工作中應統(tǒng)籌計劃，在業(yè)務上是一把好手，還要善于總結經(jīng)驗、不斷開拓創(chuàng)新;對上是領導的參謀助手，對下能溝通協(xié)調(diào)。同時很多高校對教學秘書的工作崗位不做專業(yè)要求，教學秘書的學歷相對專任教師要低，也沒有系統(tǒng)的崗前培訓，職業(yè)認同感普遍較低。

二、教學秘書的工作職責

教學秘書是高校教學管理工作的基層管理者和執(zhí)行者，工作職責主要包含教學管理、服務教學、溝通協(xié)調(diào)、管理檔案等幾個方面[4]。

（一）服務教學。

高校教學秘書是一個工作繁多、內(nèi)容豐富、計劃性強的服務性綜合工作崗位，服務教學是教學秘書的基本職能。因此在工作中應樹立服務意識，扮演好“服務領導、服務師生、服務教學”的角色。教學秘書也是“后勤部長”，應時時處處想師生所想、急師生所急，及時幫助師生解決在教學和學習過程中遇見的問題，為師生提供支持和幫助，為二級學院整體工作順利開展提供有效保障。同時應具備甘為人梯的奉獻精神，做好本職工作，將用心服務落實到各項教學管理工作中。

（二）教學管理。

教學秘書的主要職責是維護教學秩序正常運行，如編排課表、教師調(diào)停課管理、監(jiān)考安排、教學場所的維護管理與借用、教師聽課表匯總、突發(fā)教學事件的處理和上報等，同時還要參與檢查、監(jiān)督教學過程的執(zhí)行情況，如開學初教學日歷和教案的檢查、上課情況（教學狀態(tài)）檢查、期中教學質量檢查、期末考試巡查、試卷閱卷裝訂情況檢查等。

（三）管理檔案。

高校教學文件種類很多，有培養(yǎng)方案、教學大綱、教學計劃、課表、教學日歷、專業(yè)論文（報告）、實驗報告、畢業(yè)論文、試卷、學生成績單、教師聽課表、教學臺歷等資料。如何科學地保存和管理這些文件資料，既方便查閱又能妥善地保管，教學秘書需要根據(jù)學院檔案管理規(guī)定科學全面合理有效地統(tǒng)籌安排。

（四）溝通協(xié)調(diào)。

教學秘書在教學工作中起著上傳下達、下情上報、協(xié)調(diào)左右、改善關系、合理統(tǒng)籌的作用。在日常工作中應及時準確地把學院教務處的通知文件和任務傳達給二級學院的師生，也要把師生提出的意見和建議及時反饋給相關職能部門;不僅要處理好教與學的關系，還需要加強二級學院與職能部門、二級學院之間的聯(lián)系。只有溝通信息、承上啟下、化解矛盾才能協(xié)調(diào)好各部門之間的關系，更好地完成各項工作;只有具備一定溝通協(xié)調(diào)能力，才能得到師生的支持與理解。

三、教學秘書職業(yè)能力提高途徑

兩級管理體制下，教學秘書職業(yè)能力的高低對教學管理有著重要影響，教學秘書應努力提高自己的業(yè)務能力和管理水平[4]。

（一）加強學習，提高自身素質。

教學秘書的服務對象多半是知識淵博的學者，所以必須有廣博的知識才能與之良好地溝通。同時，教學秘書是高校教學管理的工作者，應具備高等教育教學管理理論知識，熟悉教育管理方針政策，掌握高等教育教學管理規(guī)律。隨著二級管理體制改革和現(xiàn)代化網(wǎng)絡管理的創(chuàng)新，教學秘書還必須熟練掌握辦公軟件，熟悉財務報銷核算等財務工作的基本流程。環(huán)境在變化、知識在變化，為了適應新形勢和新情況，更好完成各項管理任務，教學秘書應通過繼續(xù)深造改善自己的知識結構，提高知識水平，通過加強學習，不斷提高管理水平。還可以參加各類秘書培訓和會議，與其他高校同行多作交流，開闊視野、交流工作經(jīng)驗，不斷提高自身的綜合素質。

（二）提高管理水平，提高辦事效率。

1.找尋教學規(guī)律，提高工作效率：教學秘書從事教學管理工作，內(nèi)容繁雜工作量大，但是事務性工作是有規(guī)律可循的，教學秘書工作的規(guī)律性主要集中在期初、期中和期末三個階段?？梢栽趯W期初制訂工作計劃時將各項工作按照時間段制定一個工作進度表，什么階段做什么事一目了然，這樣工作時可以合理安排，既避免工作中的手忙腳亂，增強工作的條理性，更有利于提高工作效率。

2.加強時間管理，提高辦事效率：事情有輕重緩急，時間管理理論認為應先重后輕、先急后緩，教學秘書應以學院的正常教學運轉為首要前提。日常工作中運用科學的管理方法，合理安排教學管理工作，分清事情的主次和輕重緩急，主重急的工作先做，次輕緩的工作后做，這樣既可以穩(wěn)定教學秩序又能有效地提高辦事效率。

（三）規(guī)范管理，堅持按制度辦事。

兩級管理體制下，二級學院管理更趨規(guī)范化、程序化和制度化。教學秘書作為一線的教學管理人員直接面對師生，在教學管理中應按規(guī)章制度辦事，既可以避免糾紛的產(chǎn)生，又是自我保護的有效手段。在教學管理中嚴格遵守學院的教學管理制度，如調(diào)停課制度、教學場所借用規(guī)定、教學檔案保管規(guī)定、學院公章使用規(guī)范等。只有在管理工作中做到有章可循，按制度辦事，才能杜絕管理失誤，防止教學事故的發(fā)生。

（四）以人為本，提高服務水平。

高校管理更準確地說是“服務”，服務是教學秘書工作最核心的內(nèi)容。為領導管理決策服務，為教師教學服務，為學生學習服務，教學秘書的工作能力、工作素質、工作質量和工作態(tài)度直接影響二級學院的教學工作能否圓滿地完成[1][6]。因此，教學秘書要有奉獻精神、敬業(yè)愛崗，樹立全心全意為師生服務的意識，只有對待師生和藹可親、主動熱情、細心周到，才能真正做好服務工作。工作中可以利用郵件、短信、QQ群、微信群等網(wǎng)絡和通信手段，與教師建立緊密聯(lián)系，將教學信息更快速準確地傳達給教師。有機會多參加二級學院的活動，平時多與教師進行溝通交流，與每個教師協(xié)調(diào)好關系，在安排監(jiān)考和編排課表時既符合學院的要求，又盡可能考慮和滿足教師的需求。虛心接受他們提出的合理化建議，同時將教師反映的問題及時反饋給相關部門，幫助教師處理一些難以解決的問題[5]。

教學秘書的服務性除了表現(xiàn)在日常教學管理事務中，更體現(xiàn)在日常教學活動的點滴細節(jié)中[4]。如：定期檢查多媒體教室的日常使用情況，有故障及時報修;及時更換和補充教學用具;主動申請購買U盤、翻頁筆、擴音器等教學輔助設備等，以保證教師良好的課堂教學效果，保障教學正常運行。

（五）培養(yǎng)創(chuàng)新，推動科學管理。

教學秘書不僅簡單地局限于當好領導的業(yè)務助手，還應該解放思想，樹立全新的意識和觀念，有創(chuàng)新的思維，運用各種創(chuàng)新方式為領導服務，充分發(fā)揮參謀助手的作用。在工作中培養(yǎng)和提高自己的創(chuàng)新能力和工作效率，如：利用正方或青果教務軟件系統(tǒng)匯總教師任課情況、兼職兼課情況、匯總教師調(diào)停課情況、核算期末工作量，利用教務軟件系統(tǒng)提高工作效率。在期末試卷檢查中不僅檢查考試課試卷，還要抽查考查課試卷，發(fā)現(xiàn)問題讓教師及時整改，做到教學工作一絲不茍。只有適應發(fā)展需要，才能有效地推動教學管理工作。

“好記性不如爛筆頭”。在兩級管理體制下，教學秘書工作量增加，但工作質量不能打折扣。為了保質保量地完成各項工作，可以將近期要做的工作逐條記錄在記事本上，完成一件事情后就打個鉤，以保證按時完成各項工作。在日常工作中養(yǎng)成細心細致、用心用腦的習慣，平時勤查校歷、勤看通知、勤于思考、善于總結，如：閱卷評分規(guī)范、課程成績單等材料歸檔要做到完整和有據(jù)可查;編排課表好比作戰(zhàn)指揮，如何將課表設置得科學性、規(guī)范化，課程安排合理，需要合理、科學地排兵布陣等。教學秘書只有在工作前做好計劃安排、工作中多深思熟慮、工作后經(jīng)常總結反思，才能科學規(guī)范地管理好各項教學工作，并在工作中不斷提高自己的教學管理水平。

在新時代背景下，高校為了加強內(nèi)涵建設、提高教學管理效率、優(yōu)化教育資源配置紛紛進行兩級管理體制改革。隨著學院教學管理工作的調(diào)整，工作在教學管理第一線的教學秘書應加強學習，努力提高自己的職業(yè)能力;調(diào)整理念，適應新形勢;強化敬業(yè)精神，主動服務教學;運用法治思維，依法依規(guī)辦事;培養(yǎng)創(chuàng)新能力，科學管理教學，為學院實現(xiàn)一流教學管理奉獻自己的力量。

參考文獻：

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[5]胡雨青.二級學院行政秘書服務意識和能力素質的研究[J].長江叢刊，2017（11）：228-230.

[6]楊君.高校二級學院教學秘書應處理好四個關系[J].科教文匯（中旬刊），2013（20）：191-192.