有效提高高校辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的策略研究

文/陳梅

有效提高高校辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的策略研究

文/陳梅

四川理工學(xué)院

在高校，辦公室作為單位的綜合協(xié)調(diào)部門，在單位中發(fā)揮著十分重要的作用。辦公室文秘既要處理好單位內(nèi)部的各類繁雜的工作，還要協(xié)調(diào)好單位內(nèi)部上下級之間的關(guān)系，因此，提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平，能夠提高辦公室的整體工作效率，對于更好的發(fā)揮文秘的工作職能是極其重要。本文從提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性及原則進行了介紹，最后針對辦公室文秘工作的有效策略進行了探討。

辦公室文秘；工作質(zhì)量和水平；有效策略

在我國高校中，不論是職能部門的辦公室或是二級學(xué)院的辦公室，都處于整個部門中的核心地位，是一個綜合協(xié)調(diào)部門，是行政管理的中樞，向上匯報單位內(nèi)部各項工作的開展情況，向下傳達領(lǐng)導(dǎo)的重要指示或任務(wù)安排，與此同時，辦公室還是對外聯(lián)絡(luò)的一個重要窗口，與外界進行各種信息交流和溝通。所以就辦公室中的文秘工作人員來說，提高其自身的工作質(zhì)量和水平，才能更好的推動辦公室工作的有序開展，才能促進辦公室工作的良好運行。

1 提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性

在高校中，辦公室承擔(dān)著各種繁雜的行政管理工作，是綜合辦公的主要場所，是重要的中樞部門，日常的工作量很大，一是要不斷向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報各項工作開展的情況，及時跟蹤重要信息；二是要向下級明確傳達上級的各項指令和任務(wù)，不遺漏，不延遲，做好細節(jié)。此外，辦公室對內(nèi)對外都有相應(yīng)的工作、人員關(guān)系、溝通交流需要協(xié)調(diào)，所以，文秘工作人員的工作質(zhì)量和水平的高低直接影響到整個辦公室工作效率，高校應(yīng)高度重視文秘工作質(zhì)量和水平的提高。

2 提高辦公室文秘工作效率的有效策略

通過分析可以得出，文秘工作的有效性對于辦公室工作十分重要，所以本文將圍繞如果提高辦公室文秘工作的有效策略進行探討，主要有以下幾個方面：

2.1加強對辦公室文秘人員的崗位培訓(xùn)

對于辦公室文秘人員，必須具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)能力，不斷提高自身的理論知識水平和實踐能力，在工作中找準(zhǔn)自身定位，發(fā)揮其主觀能動性，只有這樣才能更有效地開展辦公室文秘工作。那么除了文秘人員自身不斷追求上進的同時，部門辦公室應(yīng)當(dāng)提供其培訓(xùn)的機會，走出部門、走出學(xué)校，比如定期組織文秘人員參加國內(nèi)教育機構(gòu)針對辦公室文秘工作人員的專題培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，參加技能考核，取得相應(yīng)的級別；也可以組織文秘人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)單位內(nèi)部組織的有關(guān)國家大政方針政策、業(yè)務(wù)知識以及新的工作方法等內(nèi)容，讓文秘人員緊跟社會發(fā)展的步伐，用新的知識、技能、方法開展工作。[1]除此之外，還應(yīng)當(dāng)加強對于文秘人員有關(guān)職業(yè)倫理精神的教育，樹立具有奉獻精神和服務(wù)意識，并付諸于實際工作中，為學(xué)校的發(fā)展作出更大的貢獻。

2.2建立科學(xué)完善的晉升考核制度

建立科學(xué)完善有序的晉升考核制度更有利于激發(fā)部門員工的主動性和積極性，把個人的職業(yè)規(guī)劃同學(xué)校的大發(fā)展相結(jié)合、個人愿景和學(xué)校遠景相結(jié)合，因此，不斷完善晉升考核機制是建設(shè)高水平文秘人員的必由之路。具體可以是兩年或按年為周期，對辦公室文秘文員年度考核情況、期間發(fā)表文章情況、創(chuàng)新工作方式方法情況、部門其他工作人員的綜合評價情況以及有無違反學(xué)校及部門制度情況等方面進行考核，根據(jù)文秘人員自身對于級別晉升的需求，部門或人事處進行全面考察和了解，對于工作能力強、綜合素質(zhì)高、各方面條件都能滿足條件的文秘工作人員，將其納入級別晉升的考核人員中，作為下一步提拔的重要參考依據(jù)[2]。從學(xué)校的角度來看，應(yīng)當(dāng)在工作實踐中不斷完善晉升考核制度，做到真正客觀的公平公開公正，使在辦公室中表現(xiàn)優(yōu)秀的文秘工作人員能夠脫穎而出，發(fā)揮自身優(yōu)勢，為學(xué)校的發(fā)展作出更大的貢獻。

2.3設(shè)置合理的獎懲機制

除了本文上述兩個方面以外，在部門設(shè)置合理的獎懲機制也尤為重要。能有效促進辦公室文秘人員工作效率的提升。完善獎懲制度可以培養(yǎng)員工的競爭意識，以和諧、良性的環(huán)境促進員工們之間的競爭，進而有效提高自身工作效率。比如對于部門中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予年度評優(yōu)獎勵以及適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)金錢獎勵，有重要貢獻的員工在教師節(jié)給予表彰，以此激發(fā)員工們的積極性。對于部門中表現(xiàn)不積極，奉獻精神較差、工作效率低下的工作人員，則給予一定的指導(dǎo)教育或進行崗位調(diào)整等處理[3]?？傊?，合理、科學(xué)的獎懲機制是有利于提高工作活力和工作效率。

2.4充分激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是組織發(fā)展的源泉,更是員工們能夠高效完成工作的關(guān)鍵。對于組織內(nèi)部來說，最大的矛盾就是僵化、低效的工作模式。要化解這一矛盾，就需要打破常規(guī)，敢于創(chuàng)新。很多人在辦公室文秘的工作崗位上認為只要按部就班完成崗位職責(zé)就即可，其實不然，辦公室文秘也需要在思想上、行為上進行創(chuàng)新，通過自身的不斷學(xué)習(xí)和實際工作經(jīng)驗的積累，尋找到工作中先進、高效的辦公室方法與模式，進而有效提高整個辦公室的工作效率與質(zhì)量?？梢詮囊韵聝蓚€方面進行：一是部門領(lǐng)導(dǎo)充分發(fā)揮帶頭作用，平時多和員工進行交流和溝通，讓員工大膽地把想法提出來，為創(chuàng)新提供環(huán)境；二是善于總結(jié)工作成果，對于已經(jīng)完成了的工作，再進行“回頭看”,總結(jié)工作中優(yōu)勢和劣勢，以及需要改進的方式方法，融入創(chuàng)新的理念，對于工作方式進行創(chuàng)新，積極啟發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識[4]。

3 結(jié)語

辦公室是單位重要的綜合協(xié)調(diào)部門，提高辦公室文秘人員的工作效率是當(dāng)前新時代發(fā)展的必然要求，也是實現(xiàn)自身有序發(fā)展的必然選擇，具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文針對辦公室文秘工作的重要性以及提高工作質(zhì)量和水平四個方面有效策略進行了探討。以此拋磚引玉，希望對辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的提高有所幫助。

[1]馮文娟.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略研究[J].中國培訓(xùn),2016(16):250.

[2]王敏.辦公室文秘工作效率提高策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(02):93.

[3]陳斕.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(07):1.

[4]陳亞娥.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(02):89-90.

陳梅（1972.09-），女，四川自貢，大學(xué)本科，四川理工學(xué)院，八級職員，行政管理。