新形勢下高校干部培訓(xùn)檔案的開發(fā)與利用研究

張光明

摘 要：高校干部培訓(xùn)工作是培養(yǎng)造就高素質(zhì)干部隊伍的重要途徑，培訓(xùn)檔案工作是培訓(xùn)工作的重要組成部分。通過分析我國高校干部培訓(xùn)檔案具有的特點(diǎn)，以及檔案開發(fā)利用過程中存在的問題，提出干部培訓(xùn)檔案開發(fā)和利用的具體措施，以期有效提升干部培訓(xùn)檔案的價值屬性。

關(guān)鍵詞：高校干部；培訓(xùn)檔案；開發(fā)和利用

高校干部培訓(xùn)檔案是干部培訓(xùn)工作中形成的具有保存價值的歷史記錄，記載著培訓(xùn)期間形成的過程性和成果性信息。為使高校干部培訓(xùn)在干部培養(yǎng)和成長中發(fā)揮更大的作用，必須對培訓(xùn)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范地開發(fā)和利用。

高校干部培訓(xùn)檔案的特點(diǎn)

高校干部培訓(xùn)檔案屬于檔案范疇，除了具有一般檔案的價值性、憑證性和歷史性外，還具有培訓(xùn)周期不規(guī)律、來源分散和載體多樣等特點(diǎn)。

一是培訓(xùn)周期不規(guī)律。干部培訓(xùn)按崗位分為黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研、群團(tuán)等類別，按培訓(xùn)對象的行政級別分為校級領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、科級干部等類別。由于培訓(xùn)主體的不同，高校干部培訓(xùn)周期長短不一，對其檔案管理也無法按照統(tǒng)一的周期收集和整理。

二是檔案來源分散。由于分工不同，高校干部培訓(xùn)工作往往需要組織部、人事處、教務(wù)處、科研處、學(xué)工處等多部門合作完成，培訓(xùn)工作中原始檔案通常不會只來源于某個部門，而是分散在多個部門。

三是檔案載體多樣。高校干部培訓(xùn)檔案，按照培訓(xùn)環(huán)節(jié)可以分為學(xué)員基礎(chǔ)檔案、培訓(xùn)班管理檔案和培訓(xùn)知識儲備檔案三部分。[1]學(xué)員基礎(chǔ)檔案涉及學(xué)員基本條件、培訓(xùn)場所和培訓(xùn)方式等基本信息；培訓(xùn)班管理檔案主要是學(xué)員參加培訓(xùn)的一系列程序性文件。這兩類檔案載體往往以紙質(zhì)版為主。培訓(xùn)知識儲備檔案是教師和參訓(xùn)學(xué)員共同制作的具有知識產(chǎn)權(quán)的培訓(xùn)成果，載體多為紙質(zhì)版和電子版共存。

高校干部培訓(xùn)檔案開發(fā)和利用中的問題

科學(xué)規(guī)范地開發(fā)和利用檔案信息是管理部門針對高校干部培訓(xùn)檔案的服務(wù)性工作，當(dāng)前我國高校干部培訓(xùn)檔案在開發(fā)和利用中還存在以下弊端：

一是重保管、輕利用?！按蟛糠纸搪殕T工對檔案有一種神秘感，往往一提起檔案館，便認(rèn)為只是存放檔案的場所，不敢問津。甚至有的同志認(rèn)為檔案可有可無，不了解檔案有什么利用價值?！盵2]長期以來，檔案管理過多地強(qiáng)調(diào)檔案的收集和整理，檔案的開發(fā)和利用在檔案工作中常常處于次要地位。

二是檔案館館藏不合理。高校檔案館大多館藏不夠合理、內(nèi)容不夠豐富，具體主要體現(xiàn)在：第一，門類較為單一。檔案多以高校干部培訓(xùn)的基本信息檔案和培訓(xùn)班管理檔案為主，涉及到有價值的培訓(xùn)知識儲備檔案數(shù)量較少。第二，培訓(xùn)檔案管理的載體形式比較單一。絕大部分檔案以紙質(zhì)版為主，而培訓(xùn)教師的電子講義和授課視頻受困于技術(shù)因素?zé)o法寄存于合適的電子媒介。第三，工作人員在處理檔案信息時往往不分類別。將新材料和失去利用價值的文件放在一起，使培訓(xùn)信息內(nèi)容雜糅。

三是檔案編研工作滯后。高校檔案利用工作中存在著“倒立金字塔現(xiàn)象”，即往往是檔案提供者需要耗費(fèi)大量的勞動，努力在浩瀚的文獻(xiàn)中尋找材料信息（體現(xiàn)為時間的無意義消耗），結(jié)果卻往往處于并不理想的狀態(tài)。[3]我國高校檔案管理普遍重視干部培訓(xùn)文件的收集，對涉及關(guān)鍵信息的培訓(xùn)成果缺少深層次的研究，從而導(dǎo)致與社會發(fā)展密切相關(guān)的檔案材料無法得到有效開發(fā)和利用。

四是服務(wù)方式陳舊落后。第一，“干部培訓(xùn)檔案利用者多為行政管理部門的人員，且大多是查找與自己工作內(nèi)容相關(guān)的案卷，而教師和科研人員利用檔案的較少，利用檔案進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的幾乎沒有”[4]，這固然與培訓(xùn)檔案的性質(zhì)有關(guān)，但是，工作人員服務(wù)方式落后也是導(dǎo)致培訓(xùn)檔案利用率低的原因之一。第二，雖然很多檔案管理工作已經(jīng)引進(jìn)計算機(jī)等存儲設(shè)備并建立網(wǎng)上服務(wù)界面，但對電子培訓(xùn)檔案的加工和上傳仍處于低效率的手工處理階段，而且網(wǎng)頁界面比較單調(diào)、檔案信息不全。第三，不同高校之間的檔案方面的信息處于封閉狀態(tài)，在網(wǎng)上無法查閱，也無法做到檔案信息的遠(yuǎn)程交流和協(xié)作開發(fā)。

加強(qiáng)高校干部培訓(xùn)檔案的開發(fā)和利用對策

針對當(dāng)前干部培訓(xùn)檔案工作的上述問題，需要樹立正確的檔案效益觀，不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)檔案編研工作，增強(qiáng)全方位主動服務(wù)能力，從而促進(jìn)培訓(xùn)檔案工作的全面發(fā)展。

一是轉(zhuǎn)變觀念，樹立館藏與開發(fā)并重的理念。在管理方式上，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以有效利用為出發(fā)點(diǎn)，積極拓寬館藏渠道、更新開發(fā)內(nèi)容，不斷加強(qiáng)對培訓(xùn)檔案材料的開發(fā)力度；檔案管理工作也可以通過信息化加工和處理程序，將學(xué)校干部培訓(xùn)檔案成果在互聯(lián)網(wǎng)平臺上共享，使培訓(xùn)檔案價值發(fā)揮到最佳。

二是優(yōu)化檔案館館藏結(jié)構(gòu)。為優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，高校檔案工作應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身特點(diǎn)和服務(wù)對象調(diào)整歸檔方式。對干部培訓(xùn)中的各階段加強(qiáng)調(diào)研了解，重點(diǎn)收集反映本校專業(yè)特色和辦學(xué)亮點(diǎn)的干部培訓(xùn)材料；建立多媒體信息數(shù)據(jù)庫，為干部培訓(xùn)電子檔案的存放、復(fù)制和利用創(chuàng)造條件，繼而方便培訓(xùn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢、資源開發(fā)和教學(xué)科研項目的進(jìn)行；對保存時間過長的檔案材料進(jìn)行鑒定，并對失去利用價值的檔案材料采取集中銷毀措施；加強(qiáng)對散落培訓(xùn)材料，如有價值的培訓(xùn)日志、培訓(xùn)成果、培訓(xùn)照片和歷史文件等材料的收集整理工作。

三是重視和加強(qiáng)檔案編研工作。檔案工作人員必須克服過去那種“重編輯、輕研究”的工作思路，將研究工作作為重點(diǎn)。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際需要，選擇有利于高?！半p一流”建設(shè)和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方向，利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行篩選處理，從分散于各個案卷的干部培訓(xùn)信息中挖掘出價值性、科學(xué)性和規(guī)律性的信息，也可以聯(lián)合學(xué)校其他部門共同參與培訓(xùn)檔案材料的編研工作，將培訓(xùn)材料加工為具有知識產(chǎn)權(quán)的電子文檔。

四是增強(qiáng)全方位主動服務(wù)能力。第一，檔案工作人員要深入基層調(diào)研了解當(dāng)前學(xué)校發(fā)展過程中存在的問題，結(jié)合基層管理者和教職工的需求，選擇合適的服務(wù)方向，通過對基層員工講授培訓(xùn)教育背景、管理經(jīng)驗(yàn)和方法，為學(xué)校職能部門培訓(xùn)制度的建立提供第一手資料，也為“雙一流”建設(shè)、科學(xué)發(fā)展、人才競爭等方面提供參考性意見。第二，加大干部培訓(xùn)檔案的覆蓋程度和開放透明度，主動走出校門，通過檔案陳列展覽、咨詢服務(wù)等活動，讓更多人了解學(xué)校干部培訓(xùn)的知識產(chǎn)權(quán)成果和檔案服務(wù)內(nèi)容。第三，檔案管理部門利用計算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案開發(fā)，通過編制檢索工具和建立信息檢索系統(tǒng)，形成科學(xué)有效的檢索途徑，從而為查閱檔案提供便利并減少信息處理的成本。第四，提高檔案工作團(tuán)隊的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，通過現(xiàn)代化技術(shù)知識、管理知識、創(chuàng)新意識、參與意識和服務(wù)意識的培訓(xùn)，提高管理團(tuán)隊的奉獻(xiàn)精神以及開發(fā)、利用檔案的能力。

參考文獻(xiàn)：

[1]李英.高校教育干部培訓(xùn)電子檔案管理淺析[J].河南教育（中旬），2011（12）：12-13.

[2]呂長生，鄭康.淺議高校檔案的利用[J].揚(yáng)州教育學(xué)院學(xué)報，2001（3）：79-81.

[3]徐亮.檔案利用過程的“倒立金字塔”現(xiàn)象的發(fā)生和克服—以高校檔案館為例[J].檔案學(xué)研究，2009（2）：26-28.

[4]姚青.淺談高校檔案的利用[J].濟(jì)寧師范?？茖W(xué)校學(xué)報，2006（6）：91-92.

（作者單位：青島大學(xué)黨委組織部）

[責(zé)任編輯：苑聰雯]