淺談如何做好音樂類專業(yè)教務(wù)秘書工作

摘 要：教務(wù)秘書工作處在高校教學(xué)管理運行的中心環(huán)節(jié)。音樂類專業(yè)具有學(xué)科的獨特性，因此，音樂類專業(yè)秘書的工作面臨更大的挑戰(zhàn)。筆者從事音樂類專業(yè)教學(xué)秘書工作10多年，對如何做好教務(wù)秘書工作有較深的體會。本文就如何理解音樂專業(yè)的特殊性及創(chuàng)新性的開展教務(wù)秘書工作作出闡述。

關(guān)鍵詞：音樂類專業(yè)；教務(wù)秘書；工作創(chuàng)新

教務(wù)秘書不僅是參與高校教育教學(xué)的管理者，還是教學(xué)事務(wù)在各個教學(xué)部門的鏈接紐帶，更是保證高校教育教學(xué)工作順利進行的協(xié)調(diào)員。教務(wù)秘書多數(shù)屬于專職教學(xué)管理人員，通常它是高校教務(wù)部門和二級院系及二級院系之間的聯(lián)系紐帶。教務(wù)秘書工作繁雜，日常工作涵蓋了多個方面，主要涉及教學(xué)計劃的制定與執(zhí)行、教學(xué)檢查、課程安排、教材征訂、考試安排、課程考試的教室與監(jiān)考教師的安排、畢業(yè)生資格審核、證書發(fā)放和成績單打印等工作，還涉及停調(diào)課、學(xué)生學(xué)籍管理、學(xué)生等級考試、教學(xué)網(wǎng)站的管理等。

有研究報道高校音樂學(xué)院因為某些特定原因，教務(wù)秘書的崗位變動較為頻繁。與其他院系相比較，音樂類專業(yè)教師授課形式比較隨意和自由，教師授課方式也呈現(xiàn)多樣化，專業(yè)教師相對自由松散，缺乏理性思考和紀律約束，上課帶有一定的隨意性。專業(yè)教師大多不需要坐班，部分教師在企業(yè)兼職，上班和上課時間可能發(fā)生沖突，調(diào)課、換課、停課的現(xiàn)象相對較多。音樂類專業(yè)課程設(shè)置的靈活性和開放性較大，小班上課或者“一對一”上課較多，實習(xí)和實訓(xùn)環(huán)境復(fù)雜。音樂類專業(yè)學(xué)生與其他大學(xué)生群體相比，具有更強的獨立意識和自我表現(xiàn)意識，個性較為張揚。日常學(xué)習(xí)中，學(xué)生偏重專業(yè)課的學(xué)習(xí)和鉆研，但是對于公共課程的學(xué)習(xí)往往比較薄弱；一些跟畢業(yè)和學(xué)位直接掛鉤的公共課程、英語等級考試和計算機等級考試等通過率不理想，容易影響到學(xué)生的正常畢業(yè)。這些對音樂類專業(yè)教務(wù)秘書如何成功開展創(chuàng)新性工作提出了更大的挑戰(zhàn)。

1工作創(chuàng)新

（1）排課合理化人性化。由于音樂教育的特殊性，音樂專業(yè)教學(xué)排課非常重要，它直接影響一個學(xué)期教學(xué)運行和管理的效率，同時也影響到教務(wù)管理各個工作的布局和銜接。排課安排要盡量提早，在排課過程中堅持以“教師與學(xué)生”為主體。尊重專業(yè)教師和學(xué)生的個性特點，排課既要滿足學(xué)校教學(xué)大綱和教學(xué)計劃的基本要求。同時還要與教師和學(xué)生充分溝通與交流，特別是小班上課要充分征求教師和學(xué)生的意見，合理安排教學(xué)時間和教室。盡可能地協(xié)調(diào)教師的階段課、學(xué)生各種專業(yè)課的上課時間、上課教室、專業(yè)課與公共課之間的安排等，使之滿足音樂類專業(yè)獨特的教學(xué)要求，以求達到最佳教學(xué)效率和學(xué)生學(xué)習(xí)效果。

（2）任務(wù)通知傳達到位。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的黑板和書面張貼通知已經(jīng)落后。雖然上級傳達的教育教學(xué)文件一般會刊登在學(xué)校網(wǎng)站，但現(xiàn)在的大學(xué)生和教師特別是音樂專業(yè)的學(xué)生往往最先關(guān)注QQ或微信學(xué)習(xí)工作群里的文件。這就需要教務(wù)秘書可以適當(dāng)?shù)剡M行提醒和強調(diào)，特別是時間節(jié)點、任務(wù)要求及工作的重要性。不要以為學(xué)校網(wǎng)站有關(guān)教學(xué)的安排和要求已經(jīng)詳盡而忽視適當(dāng)提醒和強調(diào)，這樣可能導(dǎo)致工作被動。另外，應(yīng)該看到應(yīng)用的工具實際上屬于社交軟件，通知傳達的嚴肅性不夠，而且群里信息復(fù)雜，影響信息的檢索。所以簡單的在QQ或微信學(xué)習(xí)工作群里發(fā)信息是不理想的，而是需要盡可能上傳學(xué)?；蛘邔W(xué)院的文件、通知原件。此外，還可將文件、通知進行主題設(shè)置和歸類。保證信息發(fā)布的完整性和及時性。

（3）建好各類教學(xué)管理過程電子檔案。音樂專業(yè)檔案主要包括在教學(xué)、黨政管理、藝術(shù)研究、演出、比賽、對外交流、出版等各項活動中產(chǎn)生的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同載體和形式的歷史記錄。音樂類院校教學(xué)、表演、比賽、創(chuàng)作的活動比較多，如教師匯報演出、學(xué)生實踐實訓(xùn)活動、校內(nèi)校外的各類專業(yè)比賽、畢業(yè)設(shè)計演出等等，教務(wù)秘書要有效掌控這些信息，及時用照片、視頻、文字的方式記錄下來，將散落在教師或?qū)W生手中的信息及時歸檔，完善的電子檔案無論對學(xué)院今后的專業(yè)建設(shè)和課程建設(shè)，還是教學(xué)日常管理都起到一個助推作用。

（4）建立和管理好QQ或微信學(xué)習(xí)工作群?，F(xiàn)在高校大學(xué)生各班或年級基本建立QQ或微信學(xué)習(xí)工作群，教師QQ或微信學(xué)習(xí)工作群也已經(jīng)普及，但隨之而來的問題是，信息太多，而且QQ或微信相互混淆，叫人不知所措。建議首先制定管理規(guī)則，明確一個是教學(xué)管理工作平臺，集中發(fā)布重要的教學(xué)工作安排、任務(wù)和會議通知。原則上個人意見的反饋或者個人與個人的交流，不要放在這個群里。另一個平臺可以作為聊天交流平臺。將功能完善的QQ或微信群應(yīng)用到教學(xué)管理工作中，對減輕教務(wù)秘書工作量、提高工作效率有很大幫助。

（5）學(xué)生參與教務(wù)管理?？紤]到音樂類專業(yè)學(xué)生本身比較活潑，喜愛自由寬松的學(xué)習(xí)環(huán)境，在日常教學(xué)管理中，教務(wù)秘書可以讓部分學(xué)生干部以及一些積極分子適當(dāng)參與到班級具體事務(wù)的傳達、安排以及紀律的監(jiān)督中，讓學(xué)生之間自己溝通，營造出讓學(xué)生感覺更加輕松的環(huán)境。學(xué)生參與教務(wù)管理工作還可以及時得到教務(wù)管理中信息反饋，及時了解教師的教學(xué)效率和學(xué)生的學(xué)習(xí)效果。必須指出，學(xué)生參與教務(wù)管理工作不能代替教務(wù)秘書的工作，主要是協(xié)助完成事務(wù)性工作，不能違反單位相關(guān)保密規(guī)定。

2結(jié) 語

教務(wù)秘書不能只是起到“上情下達”“下情上傳”類似“傳話員”的機械作用，音樂類專業(yè)的教務(wù)秘書要時刻體現(xiàn)新時代環(huán)境下的音樂教育所呈現(xiàn)出的新特點。作為新時期音樂專業(yè)的教務(wù)工作者，必須熟悉人才培養(yǎng)目標(biāo)和教學(xué)計劃，了解現(xiàn)代教育教學(xué)規(guī)律及其變化，理解音樂專業(yè)教務(wù)管理的特殊性。既要踏踏實實工作，又要在總結(jié)分析各種經(jīng)驗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新工作模式。在教學(xué)管理和質(zhì)量監(jiān)控方面探索新的工作方法，逐步形成科學(xué)、規(guī)范、特色的專業(yè)教務(wù)秘書工作模式，結(jié)合新時期高校教學(xué)管理特點更好地開展工作。

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作者簡介

劉宏敏，女，湖南常德人，湖南城市學(xué)院，助理館員，研究方向：音樂教務(wù)管理。

（作者單位：湖南城市學(xué)院藝術(shù)學(xué)院）