高校檔案管理中檔案登記備份制度的思考

任家英

摘 要：檔案登記備份制度是檔案管理的一項制度創(chuàng)新，給高校電子檔案文件時間管理提供了新的思路。本文從實踐層面梳理高校檔案登記備份制度創(chuàng)新與實踐開展情況，并結合理論分析，從制度創(chuàng)新的手段、應急管理、績效評估、保障條件等方面探討登記備份制度創(chuàng)新實踐的可持續(xù)性。

關鍵詞：高校檔案管理；電子文件；登記備份

1 高校檔案登記備份制度創(chuàng)新與實踐開展

1.1 檔案登記備份制度實施過程

首先結合高校檔案管理現狀，對高校檔案實施等級備份制度進行調研，主要調研方向為高校檔案、電子文件管理的安全，以及電子檔案管理模式，結合調研結果思考如何保障數字環(huán)境下檔案盒電子文件的安全，并結合高校檔案管理實際構建安全體系。其次制定檔案登記備份制度，并在高校檔案館范圍內進行試點運行，內容包括原則、備份范圍與內容、計劃等。最后是拓展推廣階段，結合試運行的經驗，對檔案登記備份制度進行總結和完善，然后依托互聯網技術，在高校內全面開展檔案等級備份制度，對所有電子文件、數字檔案等進行登記備份工作實施。

1.2 檔案登記備份制度目的

針對高校檔案管理而言，檔案登記備份制度的目的主要包括確保檔案的真實性，強化檔案憑證價值；確保檔案安全性，提高抵御風險的能力；強化檔案監(jiān)督職能，確保檔案從前端到最終存儲的控制；有效整合檔案資源，建立高校檔案信息數據庫；帶動高校檔案事業(yè)各項服務業(yè)務的建設，拓展高校檔案館功能布局；改善檔案發(fā)展環(huán)境，促進高校檔案社會化服務發(fā)展。

1.3 檔案登記備份制度實施方案

首先要確定高校檔案登記備份工作流程，依據文件運動理論，檔案登記備份工作分為四個階段，即前期處理階段（整理寶貝數據、填寫備份表、審核情況表）→報送移交階段（生成備份包并自檢、按有關保密規(guī)定報送）→受理、審核、反饋階段（檢驗完整、安全及有效性，填寫《備份數據移交、接收檢驗表》，一式兩份并蓋章備案）→利用階段（申請恢復數據、填寫《數據恢復申請報》、審核申請單、恢復數據、移交申請）。

其次明確高校檔案數據形式的備份要求，包括三種形式，即電子業(yè)務數據、電子公文、檔案數字化成果，這三類檔案數據對登記備份的要求不同，環(huán)境依賴度也不同，在數據接收時應采取不同的備份策略和方法，需要在不同的工作流程階段制定嚴格、清晰的備份要求。

最后高校需結合工作實際構建檔案登記備份中心的實施框架，可分為三個層級，即初級、中級和高級，每個層級都應滿足基本功能要求，包括數據備份管理、數據備份安全、數據加密傳輸、數據恢

復等。

2 高校檔案登記備份制度推進中需注意的問題

2.1 從剛性向柔性的手段轉變

高校檔案管理是一個復雜的系統，推行檔案登記備份制度需要一個推進過程，實施手段需從剛性向柔性的轉變。通過柔性滲透，形成一種固化的實踐模式，通過不斷的實踐進行制度定型，引導檔案管理人員自愿、自主的配合等級備份制度推行，這才是等級備份制度持續(xù)性的關鍵。由于高校檔案的生成涉及多個部門，檔案的收集、保存等不僅僅是檔案部門的責任，因此高校應自上而下構建多部門合作機制，解決單一檔案部門開展登記備份工作中遇到的人力、物力、財力不足的問題，使登記備份工作成為高校檔案自動化辦公的一部分。

2.2 注重可持續(xù)發(fā)展的保障條件

高校檔案登記備份工作的開展需要可持續(xù)發(fā)展的保障，一般包括三個方面，即人員保障、技術保障與資金保障。人員保障方面，高校需依照檔案登記備份工作內容建立專業(yè)人員隊伍，培養(yǎng)專業(yè)人才，比如檔案人才、計算機人才、信息管理人才、復合人才等。高校應加強在職人員的培養(yǎng)和繼續(xù)教育，提升在職人員的綜合素質，充實檔案登記備份所需的人才隊伍，可通過招聘、自主培養(yǎng)、兼職等形式完成。在檔案登記備份工作中，可設立課題小組，通過邀請專家參與的形式，提升工作效率。在技術保障方面，檔案登記備份系統應參照已有系統的設計，建設合理的檔案登記備份中心。在經費保障方面，高校檔案部門一方面積極爭取學校資金支持，另一方面加大檔案開發(fā)利用的力度，通過檔案服務爭取資金支持。

2.3 注重績效評估

作為新公共管理的重要內容，績效評估直接關系高校檔案登記備份制度實施的效果。高校檔案館應從效益與效率角度出發(fā)，采取有效的評估手段，從定性與定量兩個層面對檔案登記備份工作進行評價，這樣可以解釋發(fā)現問題并解決問題?？冃гu估在高校檔案登記備份工作中具備突出的功能，比如監(jiān)督支持功能、引導促進功能、資源優(yōu)化功能等。高校檔案登記備份績效評估需建立科學合理的評估體系，明確績效評估內容，包括四個方面，即計劃和目標的達成程情況和工作成果，登記備份工作對其他檔案工作的影響，對檔案文件形成部門的影響，以及投入產出定量評估。高校需建立統一的績效評估指標體系，對檔案部門、檔案文件形成部門進行有效的引導與激勵。高校還需運用科學的評估方法，比如滿意度調查，點線面相結合等。

2.4 建立應急管理機制

從檔案管理理論與實踐來看，檔案登記備份本身就是一種檔案安全的應急管理機制，通過檔案備份能夠實現應急狀態(tài)下的檔案恢復，以確保檔案信息的安全性、完整性。此外即使檔案登記備份，以不能確保檔案百分百安全，因此進一步建立應急管理機制，也是對檔案登記備份的安全保障。高校應結合檔案管理實踐，多部門聯合建立應急管理機制，采取一系列必要的措施，包括建立應急預警機制，建立應急預案演練機制，完善應急運行機制等。

高校檔案登記備份制度主要依托檔案登記備份中心建立，為抵御各種突發(fā)事件而建立應急管理機制，這能夠有效的保障高校檔案信息安全，使高校檔案信息資源長久的保留在檔案館中。

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