高校檔案社會化服務(wù)的實施與對策

姚秀峰

摘 要：高校是知識產(chǎn)生和傳播的基地，凝聚著高校教育工作者、科研工作者的心血和汗水，是重要的信息資源。隨著社會對信息資源利用深度和廣度的加深，高校檔案開發(fā)與利用面臨全新的機遇和挑戰(zhàn)。本文從檔案社會化服務(wù)的視角，對高校檔案開發(fā)利用中的社會化服務(wù)策略進行研究分析，并提出針對性的建議。

關(guān)鍵詞：高校檔案；檔案管理；社會化服務(wù)

1 引言

高校檔案具有較高的社會價值，高校檔案館應(yīng)強化社會化服務(wù)意識，加強檔案宣傳，采取多種形式為社會提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)。從高校檔案開發(fā)利用的現(xiàn)狀來看，檔案服務(wù)多集中于校內(nèi)教學(xué)、教研和科研層面，以及向校友提供學(xué)歷證明、學(xué)籍查詢，向社會中介機構(gòu)、用人單位、或少量團體提供一般性咨詢服務(wù)，這與真正的高校檔案社會化服務(wù)還有很大的差距。高校檔案開展社會化服務(wù)擁有諸多優(yōu)勢，比如信息資源保存優(yōu)勢、信息資源價值優(yōu)勢、人才優(yōu)勢等，因此立足高校檔案服務(wù)現(xiàn)狀，進一步拓展、創(chuàng)新社會化服務(wù)模式，是高校檔案管理工作的重點之一。

2 高校檔案社會化服務(wù)的實施

一是文化記憶服務(wù)，近些年來隨著我國高校教育的跨越式發(fā)展，高校檔案服務(wù)應(yīng)突破傳統(tǒng)知識、信息服務(wù)的局限，拓展文化服務(wù)功能，推陳出新，塑造良好的社會形象。比如編寫《校史紀(jì)念冊》、《大學(xué)年鑒》、《教育文化傳承》等主題檔案資料，發(fā)掘高校文化資源，開展各類文化記憶宣傳展示活動。

二是決策參考服務(wù)，檔案是高校信息的重要載體，記錄了高校發(fā)展中的各類有價值的事件，這些能夠為社會經(jīng)濟建設(shè)、社會組織管理等方面提供借鑒和參謀作用，是相關(guān)領(lǐng)域決策的科學(xué)依據(jù)和參考資料。比如高校檔案館通過數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，有針對性的編制《教學(xué)成果匯編》、《規(guī)章制度匯編》、《科研成果匯編》、《基建成果匯編》、《黨建成果匯編》等，為社會提供決策服務(wù)。

三是查證咨詢服務(wù)，主要面向校友、用人單位、社會組織等，這是高校檔案服務(wù)走向開放、現(xiàn)代化的標(biāo)志?？商峁┑闹饕樽C咨詢服務(wù)包括檔案證明、學(xué)歷證明、檔案利用翻譯等。這些服務(wù)的提供，可借助當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

四是學(xué)術(shù)交流服務(wù)，高校檔案具有較高的學(xué)術(shù)價值，依托檔案資源拓展學(xué)術(shù)交流渠道，提升文化含量，努力成為文化交流的窗口與紐帶，這是高校檔案服務(wù)的重要內(nèi)容。高校檔案部門可與其他部門實現(xiàn)系統(tǒng)資源整合，共同探索智慧校園建設(shè)。高校檔案社會化服務(wù)的學(xué)術(shù)交流主要是科研成果推廣應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上與社會各行業(yè)加強合作，共享成果，開展各種學(xué)術(shù)交流活動。

五是市場服務(wù)，高校檔案服務(wù)要順應(yīng)市場發(fā)展，深挖檔案社會服務(wù)資源，滿足社會的各類需要，比如成績證明、檔案代寄存、紀(jì)念冊、歷史主題檔案冊、一定權(quán)限的成果開發(fā)等。

六是展覽教育服務(wù)，高校檔案信息資源豐富，主題鮮明，通過檔案展覽能夠起到很好的宣傳教育作用。在檔案內(nèi)容選擇方面，應(yīng)盡可能選擇典型、有代表性、主題突出、特色鮮明的檔案信息，能夠更好的反應(yīng)高校文化、高校特色，進而通過展覽擴大社會影響。

3 提高檔案社會化服務(wù)的對策建議

3.1 強化社會化服務(wù)意識

高校檔案管理工作者必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，強化社會化服務(wù)意識，樹立良好的現(xiàn)代化檔案服務(wù)理念，重視檔案社會化服務(wù)工作。在檔案服務(wù)工作中堅持“以用戶為中心”，對每個用戶一視同仁。在檔案社會化服務(wù)中，服務(wù)人員盡可能減少主動干預(yù)措施，適應(yīng)角色轉(zhuǎn)換，提供多元化服務(wù)。此外高校檔案館應(yīng)加強檔案社會化宣傳，通過舉辦檔案展覽活動，提升高校檔案的社會影響力。檔案管理人員采取多樣形式，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，包括個性化服務(wù)、主動推送服務(wù)等，在信息服務(wù)上擴大服務(wù)范圍，將檔案展覽工作常規(guī)化，積極參與各類社會公共活動，積極宣傳高校檔案服務(wù)。

3.2 建設(shè)館藏特色數(shù)據(jù)庫

在眾多高校檔案資源中，要想凸顯檔案價值，需結(jié)合高校自身特色，建設(shè)館藏特色數(shù)據(jù)庫，推出特色檔案服務(wù)。具體操作上，加強檔案收集與征集范圍，與群眾需求緊密聯(lián)系；根據(jù)學(xué)校名人檔案征集辦法，對學(xué)校知名校友、知名學(xué)者等名人檔案、特色檔案和歷史珍貴照片，要注意接收征集，尤其是散落于個人手中的檔案資料，建立特色主題檔案；檔案館要不拘泥于個體，借助互聯(lián)網(wǎng)共建檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)共享，整合檔案資源，拓展社會服務(wù)功能；學(xué)校必須根據(jù)自身特點，有側(cè)重點的開展特色服務(wù)。

3.3 實現(xiàn)檔案信息服務(wù)聯(lián)合協(xié)作

在高校檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的背景下，高校檔案館要抓住機遇，加大數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，積極與其他檔案服務(wù)單位建立合作關(guān)系，實現(xiàn)檔案信息資源共享。通過互聯(lián)網(wǎng)或檔案信息系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)各單位相互合理調(diào)配信息資源，相互協(xié)作解決問題，提高檔案社會化服務(wù)的質(zhì)量和效率。比如許多高校檔案館開展館際合作、校際合作、省級交流合作等，以及跨行業(yè)合作，比如檔案館與圖書館的合作，檔案館與博物館的合作，檔案館與機關(guān)宣傳單位的合作等，這些合作模式都能夠提升高校檔案社會化服務(wù)的水平。

3.4 推進檔案信息數(shù)字化發(fā)展

無紙化是高校檔案管理發(fā)展的趨勢，因此高校檔案館應(yīng)加強電子文檔建設(shè)，加快傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。具體操作上，對于利用頻率較高的檔案要優(yōu)先進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，尤其是利用頻繁的學(xué)籍卡、成績單等，轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案并錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使檔案館提供社會化服務(wù)時，用戶檢索、查閱更為便捷。高校檔案館從檔案信息資源入手，通過不斷梳理業(yè)務(wù)流程，分析用戶需求，建設(shè)多層次、多功能、多樣服務(wù)的高校檔案信息系統(tǒng)，為社會用戶提供更為豐富的服務(wù)。

在信息化發(fā)展的社會環(huán)境下，用戶個性化需求越來越凸顯，高校檔案館應(yīng)立足長遠，擴展檔案社會化服務(wù)功能，打破傳統(tǒng)思維，突破界限，“以用戶為中心”，凝聚社會力量，擴大交流、合作與資源共享，進而提升高校檔案社會化服務(wù)的水平。

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