行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)探討

周廣典

摘要：行政事業(yè)單位要想贏得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，就要學(xué)會(huì)既抓住外部機(jī)遇又增強(qiáng)內(nèi)部管理，雙管齊下才能推動(dòng)行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。而內(nèi)部控制中會(huì)計(jì)管理是尤為重要的一部分，不斷增強(qiáng)會(huì)計(jì)管理工作，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，對(duì)于降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本，促進(jìn)管理水平提高具有重要作用。本文主要對(duì)在會(huì)計(jì)信息化建設(shè)下的企業(yè)內(nèi)部控制問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了自己的看法和意見，以期能夠給行政事業(yè)單位的管理者以參考。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；信息化建設(shè)；內(nèi)部控制

當(dāng)前我國(guó)的市場(chǎng)環(huán)境在不斷變化，經(jīng)濟(jì)改革在不斷深入，行政事業(yè)單位要在這種形勢(shì)下贏得生存發(fā)展，就應(yīng)該從內(nèi)部控制制度入手，不斷強(qiáng)化管理，才能適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。作為企業(yè)管理中的重點(diǎn)，會(huì)計(jì)管理一直是企業(yè)管理者尤為重視的一部分，其在企業(yè)發(fā)展中的重要性已經(jīng)被很多人所知曉，而隨著會(huì)計(jì)信息化的不斷推進(jìn)，企業(yè)內(nèi)部控制上如何采取措施進(jìn)行強(qiáng)化管理，是管理者十分關(guān)心的問(wèn)題。

一、行政事業(yè)單位內(nèi)部信息化控制

與大多數(shù)企業(yè)不同，行政事業(yè)單位通常不設(shè)置內(nèi)部控制專門部門，一般歸口到財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)。但事實(shí)上，內(nèi)部控制信息化需要財(cái)會(huì)部門和信息部門共同組織和實(shí)施。因此，筆者建議，行政事業(yè)單位應(yīng)組建一個(gè)由單位負(fù)責(zé)人牽頭、財(cái)會(huì)部門和信息部門具體實(shí)施、各業(yè)務(wù)部門共同參與的專門組織，以確保內(nèi)部控制信息化建設(shè)。

目前我國(guó)行政事業(yè)單位當(dāng)中進(jìn)行內(nèi)部控制信息化發(fā)展，主要是要實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的信息化管理，對(duì)發(fā)展運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的信息化管理，對(duì)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息化管理，和對(duì)內(nèi)部控制監(jiān)督的信息化管理。單位當(dāng)中的管理部門、財(cái)務(wù)部門和行政部門需要通力合作，通過(guò)信息化的橋梁結(jié)合起來(lái)，從而使行政事業(yè)單位本身的行政職能突顯出來(lái)，向?qū)崿F(xiàn)單位管理目標(biāo)不斷前進(jìn)，也是目前所推崇的新型科學(xué)管理方式，在行政事業(yè)單位當(dāng)中，推行內(nèi)部控制的信息化建設(shè)是為了能夠?yàn)閱挝蛔陨淼慕?jīng)營(yíng)活動(dòng)保駕護(hù)航，保證其合法性，進(jìn)而為國(guó)有資產(chǎn)的安全性提供保障，提升行政事業(yè)單位在資金方面的使用效率，有效遏制貪污腐敗的發(fā)生，以便能夠更好地為社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

二、信息化對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制所帶來(lái)的影響

當(dāng)前信息化建設(shè)的推行給行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制管理帶來(lái)了較大的沖擊，是對(duì)傳統(tǒng)內(nèi)部控制的挑戰(zhàn)，也是革新行政事業(yè)單位管理手段的良好機(jī)遇。行政事業(yè)單位應(yīng)該把握機(jī)遇，積極接納和轉(zhuǎn)變，從而推動(dòng)行政事業(yè)單位的改革創(chuàng)新發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)所帶來(lái)的變化體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化。隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)在信息和數(shù)據(jù)處理上有著明顯優(yōu)勢(shì)，對(duì)于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理效率是過(guò)去的幾倍甚至是十幾倍，這使得財(cái)務(wù)人員的工作效率大大提升，為內(nèi)部控制工作的開展打下了良好的基礎(chǔ)。在這樣的環(huán)境下，行政事業(yè)單位當(dāng)中的內(nèi)部控制重點(diǎn)就從過(guò)去的人工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)變成了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，很多的文件資料可以直接利用信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸和保存，有力地提升了內(nèi)部控制的工作效率。

二是內(nèi)部控制的環(huán)境發(fā)生了變化。信息化建設(shè)在行政事業(yè)單位當(dāng)中的推行，使得內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了很大改變，在過(guò)去財(cái)會(huì)部門當(dāng)中的工作人員只需要進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)上的工作事務(wù)，而在信息化建設(shè)推行之后，這些工作人員的職責(zé)也發(fā)生了一定的變化，不僅需要其完成相應(yīng)的財(cái)務(wù)核算工作，而且還要利用掌握的信息技術(shù)來(lái)對(duì)單位日常經(jīng)營(yíng)當(dāng)中的各項(xiàng)緊急活動(dòng)進(jìn)行處理，利用信息技術(shù)來(lái)有效對(duì)單位內(nèi)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行管控，從而給行政事業(yè)單位內(nèi)部控制提供更佳的環(huán)境，促進(jìn)內(nèi)部控制在行政事業(yè)單位當(dāng)中發(fā)揮出更大的作用來(lái)。

三是內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生了變化。由于我國(guó)信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，信息化管理在各行各業(yè)當(dāng)中廣泛推廣起來(lái)，很多行政事業(yè)單位當(dāng)中的內(nèi)部控制開始使用信息技術(shù)，這的確使得單位內(nèi)部控制的工作效率和工作方式發(fā)生了改變，但也應(yīng)該看到，信息化建設(shè)也是存在一定的弊端的。例如，信息系統(tǒng)在進(jìn)行傳輸或是共享資料過(guò)程中可能遭到黑客的攻擊，導(dǎo)致信息資料發(fā)生泄漏或是被改動(dòng)，這就給行政事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)帶來(lái)了更大的風(fēng)險(xiǎn)。

三、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)構(gòu)建

從當(dāng)前的信息化趨勢(shì)上可以看出，信息化使得內(nèi)部控制的外延在不斷擴(kuò)大，使得其能夠管理的內(nèi)容包含了單位管理當(dāng)中的方方面面，因而行政事業(yè)單位在發(fā)展內(nèi)部控制信息化的時(shí)候，需要從整個(gè)單位管理控制角度出發(fā)，對(duì)全局進(jìn)行控制，那么基于這種概念，行政事業(yè)單位進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中可以建立起內(nèi)部控制的信息系統(tǒng)，由信息系統(tǒng)來(lái)對(duì)整個(gè)行政事業(yè)單位當(dāng)中的各種管理事項(xiàng)進(jìn)行管理，從而有效提升信息化管理效率，推動(dòng)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制管理發(fā)展。

具體來(lái)說(shuō)，在信息系統(tǒng)當(dāng)中需要包括以下幾個(gè)主要內(nèi)容：一是控制對(duì)象。內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的控制對(duì)象應(yīng)該是對(duì)行政事業(yè)單位當(dāng)中所有發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行控制，同時(shí)還需要對(duì)這些活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行監(jiān)控，以便保證行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)都在掌控之下。這就需要將行政事業(yè)單位當(dāng)中日常管理所有活動(dòng)，包括采購(gòu)、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、資產(chǎn)管理等內(nèi)容都包含進(jìn)來(lái)。在此基礎(chǔ)上還需要對(duì)相應(yīng)的預(yù)算、固定資產(chǎn)、國(guó)庫(kù)支付等等都建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，以便能夠?qū)⑦@些業(yè)務(wù)都轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的信息流進(jìn)行信息化管理。二是采集系統(tǒng)。這一子系統(tǒng)是主要對(duì)控制對(duì)象所產(chǎn)生的結(jié)果信息進(jìn)行收集，行政事業(yè)單位當(dāng)中所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)果進(jìn)行收集，然后按照事先規(guī)定好的處理規(guī)則對(duì)這些結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行處理加工，將其保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣就能夠?yàn)榱硪粋€(gè)風(fēng)險(xiǎn)分析系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)。而要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，需要采集系統(tǒng)全程實(shí)時(shí)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中產(chǎn)生的結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，不然就會(huì)直接影響后期的管理。三是規(guī)則庫(kù)系統(tǒng)。這一子系統(tǒng)當(dāng)中包含著整個(gè)系統(tǒng)中所需要的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等等，按照結(jié)構(gòu)來(lái)說(shuō)內(nèi)部控制規(guī)則可以分成結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化，這兩者在整個(gè)系統(tǒng)中都起著規(guī)定作用，但在實(shí)際的操作過(guò)程中，不同單位對(duì)于內(nèi)部控制的規(guī)則和理解不同，所以需要有人為參與來(lái)進(jìn)行評(píng)判。四是風(fēng)險(xiǎn)分析系統(tǒng)。這一子系統(tǒng)利用前面收集系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)實(shí)際經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)比分析，判斷這一經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是否存在較高風(fēng)險(xiǎn)，從而盡早對(duì)其進(jìn)行處理，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

四、信息化建設(shè)下加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的措施

（一）增強(qiáng)內(nèi)部控制意識(shí)

在目前信息化建設(shè)推行的情況下，行政事業(yè)單位應(yīng)該首先加強(qiáng)內(nèi)部控制意識(shí)，尤其是增強(qiáng)管理人員和財(cái)會(huì)人員的內(nèi)部控制意識(shí)。管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位管理中的關(guān)鍵，是保證行政事業(yè)單位正常運(yùn)營(yíng)的后盾，因而管理層應(yīng)該通過(guò)教育、培訓(xùn)等方式來(lái)提升其內(nèi)部控制意識(shí)，充分確立內(nèi)部控制在行政事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理當(dāng)中的地位。

（二）完善內(nèi)部會(huì)計(jì)制度

制度是保障內(nèi)部控制順利進(jìn)行的關(guān)鍵，在行政事業(yè)單位當(dāng)中，應(yīng)該建立起完善的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，這是當(dāng)前行政事業(yè)單位在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的主要任務(wù)。由于我國(guó)信息化建設(shè)起步比較晚，很多行政事業(yè)單位在推進(jìn)內(nèi)部控制信息化建設(shè)過(guò)程中往往直接照搬國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)，這就使得信息化出現(xiàn)水土不服的情況，需要行政事業(yè)單位根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行調(diào)整和完善，這樣才能夠建立起真正符合行政事業(yè)單位發(fā)展的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度來(lái)。再者，在利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)錄入的時(shí)候，一定要保證數(shù)據(jù)本身的準(zhǔn)確性，這樣才能夠保證內(nèi)部控制切實(shí)起到效果，為行政事業(yè)單位發(fā)展保駕護(hù)航。

五、結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)管理工作在行政單位管理中有著顯著作用，外部市場(chǎng)不論怎樣變化，內(nèi)部控制水平穩(wěn)步上升對(duì)于行政事業(yè)單位發(fā)展來(lái)說(shuō)都是不可或缺的。行政事業(yè)單位要順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求和變化來(lái)調(diào)整自己內(nèi)部控制制度，在會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的背景下不斷強(qiáng)化內(nèi)部控制，這樣才能推動(dòng)自身不斷向前發(fā)展。針對(duì)目前行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作中還存在的一些問(wèn)題，管理層應(yīng)該積極采取相應(yīng)措施來(lái)改善，并通過(guò)建立高素質(zhì)管理隊(duì)伍來(lái)不斷增強(qiáng)內(nèi)部控制管理水平，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位的健康、持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳斌.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)思路探討[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2018 （11）：48-49.

[2]梁珺.信息化時(shí)代下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的策略分析[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2017 （17）：255.

[3]王會(huì)川.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)路線探討[J].經(jīng)濟(jì)研究參考，2017 （34）：109-112.

[4]付文芳.行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)內(nèi)部控制重構(gòu)與優(yōu)化研究——基于會(huì)計(jì)信息化環(huán)境[J].中國(guó)商論，2016 （33）：100-101.

[5]解鑫，張建英.行政事業(yè)單位信息化下內(nèi)部控制研究——以J市教育系統(tǒng)為例[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2016 （16）：91-94.

[6]姚燚雯.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)探討[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2016 （15）：253.

[7]金凌奕.信息化時(shí)代行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)研究[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2016 （10）：212-213.