如何利用秘書實(shí)訓(xùn)培養(yǎng)秘書人才

嚴(yán)冬菊 劉常敏 刀艷

摘 要：秘書實(shí)訓(xùn)作為培養(yǎng)秘書動(dòng)手能力的重要方法，大部分開設(shè)秘書學(xué)相關(guān)專業(yè)的高職院校將其作為專業(yè)發(fā)展的重要方向。文章主要從秘書實(shí)訓(xùn)這一角度出發(fā)，闡述秘書實(shí)訓(xùn)對(duì)秘書人才的提升效果，而且應(yīng)該對(duì)秘書實(shí)訓(xùn)有所創(chuàng)新，才可能起到提升秘書人才實(shí)操能力的作用。

關(guān)鍵詞：秘書實(shí)訓(xùn)；秘書人才培養(yǎng)

秘書學(xué)專業(yè)作為大部分高職院校的特色專業(yè)，如何培養(yǎng)出能力較強(qiáng)的秘書人才是他們一直在探究的問題。就云南農(nóng)業(yè)大學(xué)熱帶作物學(xué)院而言，其采用項(xiàng)目實(shí)訓(xùn)的方法，讓學(xué)生自主組織，自主籌備，自主參與到秘書實(shí)訓(xùn)當(dāng)中，提高他們積極性的同時(shí)注意培養(yǎng)他們的實(shí)操能力，以達(dá)到實(shí)訓(xùn)的預(yù)期效果。將秘書實(shí)訓(xùn)與專業(yè)課程有效結(jié)合，做到理論與實(shí)踐的有效統(tǒng)一，可有效提高學(xué)生的實(shí)操能力。

一、研究背景

（一）秘書實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)的含義。對(duì)于高職本科院校而言，秘書實(shí)訓(xùn)已經(jīng)成為了秘書學(xué)專業(yè)課程的主干。從基本的課堂應(yīng)用寫作，到待人接物的秘書禮儀，秘書實(shí)訓(xùn)已然貫穿著秘書教學(xué)的過程。秘書實(shí)訓(xùn)分為“單項(xiàng)技能訓(xùn)練”和“以任務(wù)問題為中心的課程綜合化”兩類，各個(gè)高校根據(jù)自己不同教學(xué)內(nèi)容及教學(xué)目標(biāo)，會(huì)選擇不同的實(shí)訓(xùn)方法來進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)。以云南農(nóng)業(yè)大學(xué)熱帶作物學(xué)院為例，云南農(nóng)業(yè)大學(xué)熱帶作物學(xué)院近年來對(duì)秘書實(shí)訓(xùn)的關(guān)注度越來越高，在各個(gè)教學(xué)活動(dòng)中都安排了相應(yīng)的實(shí)訓(xùn)活動(dòng)。

（二）本人有幸參與了云南農(nóng)業(yè)大學(xué)熱帶作物學(xué)院第四屆秘書節(jié)的策劃與組織，本次秘書節(jié)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)融入了很多秘書專業(yè)知識(shí)，如應(yīng)用文寫作比賽、速錄比賽屬于“單項(xiàng)技能訓(xùn)練”的實(shí)訓(xùn)類型；情景問答、情景劇模擬屬于“以任務(wù)問題為中心的課程綜合化”這一實(shí)訓(xùn)類型，這些項(xiàng)目都將平時(shí)同學(xué)們?cè)跁旧纤鶎W(xué)到的理論知識(shí)運(yùn)用了起來。通過這些實(shí)訓(xùn)，同學(xué)們都有了相應(yīng)的提高。

二、云南農(nóng)業(yè)大學(xué)熱帶作物學(xué)院現(xiàn)階段的秘書實(shí)訓(xùn)

（一）云南農(nóng)業(yè)大學(xué)熱帶作物學(xué)院的教學(xué)特點(diǎn)是“以賽促練、以賽促學(xué)”，這是秘書實(shí)訓(xùn)引入教學(xué)活動(dòng)的最大突破點(diǎn)，提高了文秘專業(yè)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣和積極性。也讓很多同學(xué)了解到和認(rèn)識(shí)到秘書實(shí)訓(xùn)的重要性以及必要性。同時(shí)，這種方式可以增強(qiáng)同學(xué)們的理論知識(shí)的運(yùn)用能力及操作能力，提高同學(xué)們對(duì)秘書實(shí)訓(xùn)的興趣。

（二）就文秘專業(yè)而言，在學(xué)習(xí)過程中秘書實(shí)訓(xùn)是必不可少的也是非常重要的。拿《秘書禮儀》這門課程來講，在教學(xué)過程中只有理論知識(shí)的講解而沒有實(shí)訓(xùn)內(nèi)容，那么便難以達(dá)到教學(xué)的目的，對(duì)于學(xué)生來說，他們所獲取的知識(shí)也滿足不了他們的需求。因此，我院在教學(xué)過程中，某些課程的授課方式是將理論與實(shí)踐相結(jié)合的。

（三）我院每個(gè)系都設(shè)有相關(guān)專業(yè)的實(shí)訓(xùn)室，而文秘實(shí)訓(xùn)室便是秘書實(shí)訓(xùn)的內(nèi)容之一。文秘實(shí)訓(xùn)室除了作為教師的辦公場(chǎng)所外，還為學(xué)生提供了實(shí)訓(xùn)場(chǎng)所。在文秘實(shí)訓(xùn)室中，老師會(huì)親進(jìn)行指導(dǎo)，學(xué)生可以親自動(dòng)手操作辦公設(shè)備，例如電腦、打印機(jī)等，可以學(xué)習(xí)管理辦公用品的方法和辦公流程。

三、秘書實(shí)訓(xùn)對(duì)策劃者和組織者的提升效果

（一）組織策劃能力。秘書應(yīng)當(dāng)是一個(gè)很好的組織者，有較強(qiáng)的策劃能力，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，并且能夠高效率的策劃會(huì)議，組織活動(dòng)。通過項(xiàng)目訓(xùn)練，可以切實(shí)提高策劃組和組織者的各項(xiàng)能力，也可以讓他們?cè)诓邉澲性鰪?qiáng)了理論知識(shí)的理解。

（二）溝通協(xié)調(diào)能力。秘書最重要的職能是上傳下達(dá)，即能夠處理好與領(lǐng)導(dǎo)、團(tuán)隊(duì)之間的關(guān)系，又能夠靈巧的應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。在實(shí)訓(xùn)過程中，參與者會(huì)有定期開展會(huì)議意識(shí)，探討工作的進(jìn)程，確定工作安排。每一位成員都能高效的解決在活動(dòng)中遇到的突發(fā)事件，能夠有效地進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。

（三）寫作能力。寫作能力是秘書人員必須具備的一項(xiàng)基本技能之一。在活動(dòng)中，每一位成員都必須擬寫策劃案以及相應(yīng)的日程安排和工作總結(jié)等。這切實(shí)提高了組織人員的寫作能力。

（四）團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。一項(xiàng)活動(dòng)的籌辦需要多人的參與，在活動(dòng)中每個(gè)人都有明確的分工，同時(shí)也有合作。在活動(dòng)中遇到問題時(shí)，參與者便會(huì)集體開會(huì)討論解決，每位成員在這個(gè)過程中都會(huì)提出不同的意見和見解。

四、云南農(nóng)業(yè)大學(xué)熱帶作物學(xué)院在秘書實(shí)訓(xùn)中常見的問題

（一）秘書實(shí)訓(xùn)內(nèi)容單一。秘書實(shí)訓(xùn)作為培養(yǎng)秘書人才的重要方法，應(yīng)該采取多樣的形式，豐富秘書實(shí)訓(xùn)內(nèi)容。然而大部分秘書實(shí)訓(xùn)的內(nèi)容往往僅局限于秘書技能大賽這一方面，雖然說這方面具有很強(qiáng)的綜合性與專業(yè)性，但內(nèi)容與形式往往過于單一，并且對(duì)學(xué)生的專業(yè)知識(shí)要求也較高，能夠完成的學(xué)生相對(duì)來說比較少。

（二）秘書實(shí)訓(xùn)參與度較低。秘書實(shí)訓(xùn)對(duì)大部分學(xué)生來說比較無趣，沒有吸引力，因而他們對(duì)秘書實(shí)訓(xùn)的興趣往往比較低，參與度相對(duì)來說也比較低。無論是與秘書實(shí)訓(xùn)相關(guān)的活動(dòng)，還是專業(yè)課程所開展的秘書實(shí)訓(xùn)，如果內(nèi)容與形式單一，枯燥乏味，那么都難以激發(fā)學(xué)生的興趣。

五、如何解決在秘書實(shí)訓(xùn)中遇到的問題

銅仁學(xué)院著力開展“五個(gè)一”工作，將秘書學(xué)專業(yè)建設(shè)成為其最具代表性的特色專業(yè)。銅仁學(xué)院重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)操能力，加強(qiáng)秘書實(shí)訓(xùn)。相比而言，云南農(nóng)業(yè)大學(xué)熱帶作物學(xué)院的秘書實(shí)訓(xùn)形式比較單一。就秘書協(xié)會(huì)這一以學(xué)生為主的機(jī)構(gòu)而言，是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的秘書實(shí)訓(xùn)。我院現(xiàn)階段的秘書實(shí)訓(xùn)大多數(shù)都是老師在起主要作用，而學(xué)生只是扮演參與者的角色。如果能在秘書實(shí)訓(xùn)與專業(yè)理論課程緊密結(jié)合的基礎(chǔ)上，讓學(xué)生自主策劃和組織活動(dòng)，這對(duì)他們而言是具有高挑戰(zhàn)性的秘書實(shí)訓(xùn)。

參考文獻(xiàn)

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通訊作者，刀艷（1977.12- ），女，傣族，云南景洪人，講師，本科，研究方向：高職學(xué)生文秘職業(yè)技能提升。