淺析國有企業(yè)合同管理問題與防范措施

張國輝

（西安石油大學(xué) 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，西安 710065）

1 合同與合同管理

1.1 合同的概念

合同也稱契約，是指平等主體的自然人、法人、其他經(jīng)濟(jì)組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 一般認(rèn)為，合同有廣義、狹義、最狹義之分。 廣義的合同是指當(dāng)事人之間設(shè)立的具有權(quán)利義務(wù)內(nèi)容的協(xié)議，包括：民事合同、行政合同、勞動合同以及國際法上的國家合同。 狹義的合同是指兩個以上的當(dāng)事人之間變動民事權(quán)利義務(wù)的雙方民事法律行為。其中，以變動物權(quán)為目的的合同稱物權(quán)合同；以變動身份關(guān)系為目的的合同稱身份合同；以變動債權(quán)債務(wù)為目的的合同稱債權(quán)合同。 最狹義的合同專指債權(quán)合同，即當(dāng)事人之間以設(shè)定、變更或消滅債的關(guān)系為目的的雙方民事法律行為。據(jù)此說明，我國合同法所稱的合同是指民事合同，調(diào)整的是債權(quán)合同，不包括身份合同等其他民事合同。我們所稱的合同，也只是債權(quán)合同的簡稱。在債的體系中，合同屬于約定之債，稱合同之債，是債發(fā)生的原因之一。因此，債法總論關(guān)于債的擔(dān)保、債的變更、債的消滅等，對于合同之債同樣適用。

1.2 合同管理

企業(yè)合同管理又叫企業(yè)的合同自律，是指企業(yè)、其他經(jīng)濟(jì)組織等對本單位合同的簽訂和履行所進(jìn)行的自我規(guī)范、自我約束和自我保護(hù)等活動。合同管理，是依法治企的重要組成部分，有效的合同管理可以減少和防止財產(chǎn)損失和經(jīng)濟(jì)糾紛，有利于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項核心內(nèi)容。它包括了從合同的洽談、草擬、簽訂、生效直至合同失效的全部過程，它具有系統(tǒng)性、動態(tài)性的特點(diǎn)。作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動往來的重要依據(jù)和行事規(guī)范，企業(yè)能否對其合同實施有效管理，是決定企業(yè)經(jīng)營成敗的一個重要因素。

2 合同管理中存在的問題

通過開展合同履行情況檢查，筆者認(rèn)為國有企業(yè)的合同管理主要存在事后合同、拆分合同、合同條款履行不到位等突出問題。

（1）存在事后合同。部分單位違反公司“先會簽、后簽訂，不會簽、不簽訂”的程序訂立合同，存在合同簽訂時間在前，合同審查審批時間在后的情況。

（2）未簽訂合同開展業(yè)務(wù)活動。違反《合同管理辦法》第三條“對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來，標(biāo)的額在10萬元以上（含10萬元）的經(jīng)濟(jì)往來，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同”的規(guī)定。在沒有簽訂合同的狀態(tài)下，就進(jìn)行資金支付或開展業(yè)務(wù)操作，如發(fā)生爭議時，難以確定雙方的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系，很有可能損害我方利益，承擔(dān)資金風(fēng)險責(zé)任。

（3）存在違規(guī)轉(zhuǎn)授權(quán)。違反《授權(quán)管理辦法》第九條“經(jīng)批準(zhǔn)，受托人可以轉(zhuǎn)委托”的規(guī)定，在未經(jīng)公司批準(zhǔn)的情況下，將公司總經(jīng)理給各單位行政主要領(lǐng)導(dǎo)的一年期部分授權(quán)事項轉(zhuǎn)委托授權(quán)本單位副職領(lǐng)導(dǎo)，這種未經(jīng)批準(zhǔn)的轉(zhuǎn)委托授權(quán)行為，造成本單位管理責(zé)任落實不到位，加大了公司的應(yīng)收賬款，增加了管理成本。

（4）存在合同資質(zhì)審查不嚴(yán)格。違反公司《貿(mào)易業(yè)務(wù)操作規(guī)定》中合同主體的注冊資金低于1億元或為私營有限責(zé)任公司的，必須執(zhí)行“銷售先款后貨，采購先貨后款或現(xiàn)貨現(xiàn)款”的規(guī)定。未對合同相對方資信情況和經(jīng)營狀況是否具有相關(guān)履約能力進(jìn)行調(diào)查、分析，與注冊資金較小的公司和個體戶進(jìn)行業(yè)務(wù)往來，在銷售方未交付貨物的情況下，將采購方交付的貨款直接支付給銷售方，使公司承擔(dān)了巨大的資金風(fēng)險。

（5）存在拆分合同。違反公司《合同管理辦法》第五十四條“各單位必須按照合同管理權(quán)限進(jìn)行合同會簽審批；不允許將一筆經(jīng)濟(jì)貿(mào)易合同拆分成多個經(jīng)濟(jì)貿(mào)易合同”的規(guī)定。私自將應(yīng)由公司會簽審查的合同，拆分為多份合同，僅在本單位內(nèi)部進(jìn)行合同審查會簽，由于會簽人員責(zé)任心不強(qiáng)、專業(yè)知識不全面，對合同存在的風(fēng)險把握不準(zhǔn)確，引起公司資金周轉(zhuǎn)緩慢，可能造成資金損失。

（6）合同條款約定不明確或存在瑕疵。部分單位存在合同文本格式錯誤、關(guān)鍵條款缺失的問題。公司已將標(biāo)準(zhǔn)合同模板下發(fā)給各單位，但大部分單位未使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板，仍自行擬定合同，出現(xiàn)合同關(guān)鍵條款有瑕疵、標(biāo)的金額約定不明、收發(fā)貨和收付款時間約定不清、貨物驗收標(biāo)準(zhǔn)和合同履行期限未做約定等問題，容易引發(fā)法律糾紛。

（7）合同監(jiān)督管理不到位。部分單位存在合同監(jiān)督流于形式，不能準(zhǔn)確掌握合同履行動態(tài)。未做到對簽訂的每一筆合同的執(zhí)行情況進(jìn)行現(xiàn)場貨物交割確認(rèn)，缺少雙方簽字蓋章的貨物交割證明。未按照合同約定對實物流和資金流進(jìn)行跟蹤落實，在采購方合同資金未支付、銷售方貨物未交付，合同履行期限到期前，未及時與采購方或銷售方簽訂合同變更協(xié)議，導(dǎo)致公司承擔(dān)違約責(zé)任，增加經(jīng)營成本。

3 存在問題的主要原因

一是法律風(fēng)險防范意識較差。在生產(chǎn)運(yùn)行過程中，部分單位負(fù)責(zé)人缺乏法律風(fēng)險防范意識，不能協(xié)調(diào)好生產(chǎn)任務(wù)與經(jīng)營風(fēng)險之間的矛盾，對業(yè)務(wù)活動隱形風(fēng)險存在僥幸心理，明知存在風(fēng)險，仍要冒險嘗試。

二是各級管理人員責(zé)任心不到位。部分單位的合同管理人員、財務(wù)部門和業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)沒有按照崗位職責(zé)審查合同，對一些明顯存在違反公司規(guī)定或是條款存在較大瑕疵的合同，在合同審查會簽階段，未提出任何修改意見，造成合同在執(zhí)行過程中存在經(jīng)營風(fēng)險。

三是合同管理制度落實不到位。部分單位對公司下發(fā)的合同管理規(guī)定不執(zhí)行或執(zhí)行不到位，在合同履行過程中，部分單位負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員、合同管理人員僅關(guān)注資金流向，不關(guān)注實物交割，未到過業(yè)務(wù)現(xiàn)場，對實際業(yè)務(wù)操作是否符合合同約定從不關(guān)心，甚至在合同履行過程中無視法律風(fēng)險，隨意操作，從而引發(fā)嚴(yán)重后果。

4 合同管理防范措施

（1）建立健全合同管理組織機(jī)構(gòu)。一是落實合同管理人員配備。要明確一名合同分管領(lǐng)導(dǎo)，指定歸口管理部門，配備1－2名專（兼）職合同管理人員，不得隨意更換。二是落實合同管理崗位職責(zé)。要認(rèn)真履行主要領(lǐng)導(dǎo)承諾制、分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和業(yè)務(wù)人員報告制三項制度，全面承擔(dān)合同簽訂、履行全過程的管理職責(zé)。

（2）加強(qiáng)合同審查管理力度。 一是進(jìn)行充分論證。合同簽訂前，必須對合同采購方、銷售方單位的產(chǎn)品價格、資信情況和履約能力進(jìn)行分析，確保資金和交易安全。二是嚴(yán)格執(zhí)行合同審查會簽制度。要按照合同管理審查審批權(quán)限的規(guī)定，對合同進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律三項審查，如實填寫具體審查意見。要堅持銷售“先款后貨，款到交貨”和采購“先貨后款，驗貨付款”的合同簽訂原則，嚴(yán)格按照合同審查會簽意見簽訂合同。禁止以事后合同、拆分合同、不簽訂合同的方式對外簽訂合同。嚴(yán)禁與注冊資金在1億元以下的私營企業(yè)和個體戶簽訂經(jīng)濟(jì)合同。三是要遵循經(jīng)濟(jì)效益原則。按照公司《貿(mào)易業(yè)務(wù)操作規(guī)定》，在簽訂經(jīng)濟(jì)合同時，對專業(yè)從事貿(mào)易的單位凈利潤率必須達(dá)到1%以上，其他單位凈利潤率必須達(dá)到5‰以上。

（3）加強(qiáng)合同履行動態(tài)管理。一是抓好合同履約管理。各單位要嚴(yán)格監(jiān)督檢查每一筆合同的履行情況，合同執(zhí)行部門、財務(wù)管理部門以及合同管理部門要準(zhǔn)確掌握合同履行中資金支付、交提貨次數(shù)、財務(wù)付款憑證和交提貨情況。每月對合同履行情況進(jìn)行檢查，規(guī)范填寫合同履行結(jié)果確認(rèn)表，如實寫出合同履約情況書面報告。二是嚴(yán)格合同結(jié)算。要保證簽訂合同單位與結(jié)算單位名稱一致，結(jié)算金額與合同金額一致。三是做好合同履約率評價工作。各單位每季度應(yīng)對本單位合同履約情況進(jìn)行自我評價，形成季度履約率評價報告，報公司企管內(nèi)控處，由企管內(nèi)控處對各單位合同履約率做出總體評價。

（4）加強(qiáng)合同基礎(chǔ)管理工作。一是規(guī)范使用合同標(biāo)準(zhǔn)文本。下發(fā)符合經(jīng)營需要的77種標(biāo)準(zhǔn)合同文本，要求合同雙方必須使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂合同。二是加強(qiáng)授權(quán)管理。嚴(yán)格執(zhí)行《授權(quán)管理辦法》，要遵循一事一授權(quán)原則，在簽訂合同時，嚴(yán)禁隨意轉(zhuǎn)授權(quán)。對各單位需要辦理轉(zhuǎn)授權(quán)事項的，必須報公司審批同意。三是建立合同網(wǎng)上運(yùn)行管理制度。由于公司點(diǎn)多面廣、市場環(huán)境復(fù)雜，經(jīng)公司研究，決定合同上線運(yùn)行。8月份，各單位在集團(tuán)公司合同管理信息系統(tǒng)測試環(huán)境進(jìn)行試運(yùn)行。12月份，條件成熟的單位應(yīng)在集團(tuán)公司合同管理信息系統(tǒng)正式上線運(yùn)行，各單位要做好本單位合同上線的準(zhǔn)備工作，確保在公司規(guī)定時間內(nèi)實現(xiàn)合同正式上線。四是強(qiáng)化內(nèi)控監(jiān)督考核。各單位要按照內(nèi)控管理的各項要求，嚴(yán)格、細(xì)致地對所有業(yè)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制體系運(yùn)行中存在的問題，進(jìn)一步規(guī)范內(nèi)部控制管理工作。要加大責(zé)任追究力度，堅持將內(nèi)控體系運(yùn)行考核納入本單位業(yè)績合同，實現(xiàn)內(nèi)部控制體系持續(xù)有效運(yùn)行。

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