讓公文會簽業(yè)務(wù)高效、合理

鄧瓊蘭

在公文流轉(zhuǎn)過程中，經(jīng)常會碰到“會簽”流程。那么，“會簽”到底是什么意思？很多公文管理工作者都會發(fā)出這樣的疑問。通俗意義上理解，“會簽”是指在撰擬公文的過程中，主辦單位主動與有關(guān)單位協(xié)商并核簽的一種辦文程序。一般來說，當(dāng)公文的內(nèi)容涉及本單位的多個部門或與其他單位有關(guān)時，需要進(jìn)行會簽。

每個企業(yè)對公文會簽都有著自身的理解，但公文會簽普遍有以下獨特的業(yè)務(wù)特點：

首先，公文會簽具有嚴(yán)肅性。一般來說，只有公文在具有全面性或涉及重大事項時才需要在行文時發(fā)起會簽，并由會簽方正式出具意見后，呈報給高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文件的簽發(fā)。由于公文會簽的嚴(yán)肅性，因此要求公文在會簽時具備一定的防偽性。

其次，公文會簽流程具有跨部門協(xié)作性。公文會簽的過程是一個征求多部門意見的過程，必然需要多部門之間的協(xié)作。因此如何提高會簽的效率問題是一個亟待解決的問題。

再次，公文會簽具有意見明確性。參與會簽的各方必須出具詳盡意見，不能存在意見不明或態(tài)度模糊的地方。否則，會簽發(fā)起方要與會簽方進(jìn)行積極的溝通，消除歧義。

最后，公文會簽具有時效性。參與會簽的各方需要在一定時限內(nèi)對待簽文件進(jìn)行審核、修改。

自O(shè)A系統(tǒng)中出現(xiàn)公文管理模塊以來，會簽管理功能就成為了“繞不開、逃不了”的核心功能點之一?；埸c科技在協(xié)同辦公領(lǐng)域深耕18年，對集團(tuán)型企業(yè)的公文管理業(yè)務(wù)有獨到、深刻的理解。針對不同企業(yè)會簽管理的模式不同，慧點科技設(shè)計、開發(fā)了人員會簽和部門會簽兩種會簽?zāi)Ｊ健?/p>

人員會簽是指會簽發(fā)起人直接向相關(guān)的具體人員發(fā)起會簽，會簽參與人直接出具會簽意見反饋給會簽發(fā)起人。人員會簽的過程一般比較簡單，具有直接、高效的特點。一般來說，人員會簽適用于一下幾類企業(yè)：集權(quán)型的企業(yè)、規(guī)模比較小的企業(yè)、組織架構(gòu)單一的企業(yè)和管理扁平化的企業(yè)。

部門會簽，是指會簽發(fā)起人向各個部門發(fā)起會簽，通常要先在部門內(nèi)部走會簽子流程以收集意見，再由部門制定的會簽意見反饋人整理、匯總部門內(nèi)部的意見，集中反饋給會簽發(fā)起人。部門會簽的周期一般比較長。

一般來說，部門會簽適用于以下幾類企業(yè)：分權(quán)型企業(yè)、大型集團(tuán)型企業(yè)和組織層級復(fù)雜的企業(yè)。

為了滿足不同會簽?zāi)Ｊ降臉I(yè)務(wù)需求，慧點科技在OA產(chǎn)品中增加了溝通、加簽、減簽、決策性意見和會簽反饋等特色功能。

溝通功能

在會簽過程中，參與會簽的人可以通過溝通功能征求各方意見。根據(jù)不同的管理要求，會簽發(fā)起人可以向一人或多人發(fā)起溝通，被溝通者將收到會簽文件且必須出具意見；如果被溝通者遲遲不予答復(fù)，系統(tǒng)提供終止溝通的功能。

加簽/減簽功能

發(fā)起會簽后，業(yè)務(wù)上可能會存在要增加或減少會簽參與人或參與部門的情況。慧點科技OA產(chǎn)品的加簽/減簽功能，方便會簽發(fā)起人隨時根據(jù)需要新發(fā)起會簽或者終止會簽過程。

決策性意見

由于會簽具有意見明確性特點，因此參與會簽的人不能出具模糊的意見。慧點科技在會簽過程中增加了決策性意見的功能，會簽參與人必須出具“同意”或“不同意”的意見，否則文件不能流轉(zhuǎn)，從操作層面杜絕模糊性意見的出現(xiàn)。

會簽反饋功能

為了滿足部門會簽的需求，慧點科技設(shè)計、開發(fā)了會簽反饋功能。各個部門之間進(jìn)行會簽的過程互不可見，只有通過會簽反饋功能反饋的意見才能被會簽發(fā)起部門和其他參與會簽的部門所見，既實現(xiàn)了部門內(nèi)部意見的可追溯性，又滿足了部門間意見保密的需求。