基建檔案資料的收集、整理和歸檔

欒興霞

重慶市渝東南農(nóng)業(yè)科學院 重慶涪陵 408000

1 存在問題

在實際工作中，通過對部門移交歸檔的基建檔案資料情況看，發(fā)現(xiàn)主要存在以下問題：

一是歸檔材料存在“臟”、“亂”、“差”的現(xiàn)象。文件、圖紙有的被曬變色；有的被污損；有的雜亂無章；有的隨意涂改。

二是書寫材料不規(guī)范，用紙、筆不規(guī)范，圓珠筆、鉛筆、復寫紙、復印件比比皆是。

三是歸檔材料收集不夠齊全、真實、系統(tǒng)。四是移交不及時。每個項目竣工后，科室為方便自己使用、查找，往往不及時主動移交資料，致使資料在使用過程中丟失、損壞、外流等情況的發(fā)生。所有這些，不僅為歸檔的后期工作增加了難度，而且嚴重影響檔案的質(zhì)量和利用價值，造成的損失在事過境遷后是無法彌補的。究其問題的原因主要是管理體制不健全、領(lǐng)導重工程建設(shè)、輕內(nèi)涵管理，加上管資料的工程技術(shù)人員責任心不夠，又缺乏一定的專業(yè)管理知識培訓，因此，即便制定了制度，明確了基建項目資料歸檔的范圍和要求，也沒得到相應的貫徹和執(zhí)行[1]。

2 解決辦法

2.1 做好基建檔案資料的收集工作

單位基建檔案材料的收集工作是否可以持續(xù)有效進行，主要取決于單位檔案管理工作人員與基建技術(shù)人員的共同配合：一是需要單位檔案管理部門與管理人員在基建工程建設(shè)過程中的某一環(huán)節(jié)結(jié)束之后，嚴格根據(jù)相關(guān)規(guī)定對這一過程中所形成的文件材料實施科學鑒定、篩選以及整理，同時第一時間向單位檔案管理部門上報。二是為了確?；n案材料的完整性，保證基建檔案整理歸檔工作與單位檔案管理工作要求相符合，單位檔案管理部門要采取科學手段如制定基建檔案材料整理規(guī)定和技術(shù)管理制度，幫助相關(guān)工作人員做好基建材料的形成、積累與整理工作，對基建材料文件進行清點、檢查，同時對可能遺留的部分零散文件予以追補收集。由于基建工程項目的周期往往比較長，實施檔案分段整理收集是非常必要的，檔案收集的前提在于文件材料的積累。因為文件形成的過程較為漫長，基建工程作業(yè)地點環(huán)境復雜，若不能做好日常積累便很容易導致檔案材料的丟失，對未來基建檔案材料的開發(fā)利用造成較大的影響[2]。因此在進行檔案收集時必須要第一時間了解基建工程的建設(shè)進度，注重日常積累，保證基建材料的收集質(zhì)量。

2.2 做好基建檔案資料的整理工作

單位基建資料類型繁多、數(shù)量龐大，要把這些文件材料合理地整理，進而實現(xiàn)準確有效的利用，唯有在科學的分類指導之下才能夠?qū)崿F(xiàn)。對于收集到的基建檔案材料文件應當逐一整理，篩選其中重復的或者沒有歸檔價值的零散文件，將缺失的文件補齊，讓每份文件材料都保持完整。收集完成后所有檔案資料專柜存放，專人保管，定期對其數(shù)量和保管狀況進行全面檢查，規(guī)范使用管理程序，定期對檔案資料除塵、消毒，保持檔案的整潔性和完整性。而在簽訂基建工程合同時，明確需要整理的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項，并規(guī)定不提交齊全完整的基建檔案不予驗收不予付款，有效地控制、監(jiān)督、規(guī)范基建檔案整理工作。另外，應當準確區(qū)分基建檔案材料與文書檔案，針對一文多件的文件材料，例如計劃任務書、項目任務書等，可以選擇把原文件進行整理歸檔。因為單位基建工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案材料較多、涉及面較廣、分類交叉情況多，所產(chǎn)生的基建材料之間不僅有前后銜接的，同時還包括交叉平行的，因此我們必須要深入了解其中的有機聯(lián)系，讓基建檔案材料井井有條，滿足查閱與管理的需求[3]。

2.3 做好基建檔案資料的歸檔工作

在實際工作中，我們必須要善于區(qū)分什么是文書檔案，什么是基建檔案，同時根據(jù)其所規(guī)定的管理方式來確定它們不同的歸檔范圍。單位文書檔案的歸檔應當根據(jù)國家檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》中的相關(guān)規(guī)定來執(zhí)行；而單位基建檔案材料應當根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)定予以執(zhí)行。為了保證單位基建檔案材料的全面性與完整性，應當將基建檔案管理和工程建設(shè)計劃、總結(jié)以及驗收等不同階段的各項工作聯(lián)系起來，實現(xiàn)同步開展，基建工程進度到哪里，檔案的收集、整理與歸檔工作就跟到哪里。基建檔案材料的立卷必須要求格式統(tǒng)一、字跡清晰、圖像清楚，同時按照基建材料的一般形成規(guī)律，對材料的主要內(nèi)容、實際價值以及載體形式予以系統(tǒng)化的梳理，根據(jù)工程項目組卷，讓檔案材料歸檔準確、分類齊全、便于日后的利用和管理，確保其功能性。還需要把歸檔完成的基建材料第一時間移交到單位檔案庫保存，嚴格交接手續(xù)，交接前認真審核其歸檔質(zhì)量和完整性。另外，當基建檔案未形成時，很多資料文件都散落于基建工程技術(shù)人員或者其他管理人員的手中，我們要結(jié)合具體情況進行收集與整理，將基建檔案管理納入到全年工作計劃與目標考核中來[4]。尤其是單位檔案管理部門必須要定期抽查，堅持做好執(zhí)法檢查與業(yè)務指導工作，促進單位基建檔案管理朝著規(guī)范化和標準化的方向發(fā)展。

3 結(jié)語

單位基建檔案資料是在其基本建設(shè)活動中直接產(chǎn)生的第一手資料，對于未來的項目新建、改建以及維護都發(fā)揮著非常重要的作用。單位基建檔案材料中蘊含了豐富的信息，其在基礎(chǔ)建設(shè)活動中逐漸積累的文字、圖表材料等，一般包含了綜合管理、項目可行性報告、設(shè)計材料、管理文件、監(jiān)理文件以及施工文件等。