穆昌進(jìn) 蔣珍妮
摘 要:隨著高校的快速發(fā)展,檔案資源的類型和數(shù)量日益增多,傳統(tǒng)的檔案管理模式已跟不上信息化步伐,文章針對(duì)高校檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行剖析,提出高校檔案資源的整合與共享,促進(jìn)檔案資源的高效利用。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);高校檔案;整合;共享
隨著國(guó)家對(duì)高等教育的日益重視,各類高等院校得到了深化發(fā)展,高校檔案的類型和數(shù)量也隨之不斷增加,如今,大數(shù)據(jù)時(shí)代的變革給高校檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn),以往傳統(tǒng)、分散、孤立、單一的檔案管理模式已無(wú)法跟上信息化的步伐,為順應(yīng)新時(shí)代高等教育的發(fā)展,提升信息服務(wù)水平,檔案資源的整合與共享已成為高校檔案工作亟待解決的重要課題。
一、高校檔案管理現(xiàn)狀分析
(一)各類檔案分散管理,管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
高校檔案資源建設(shè)歷程久遠(yuǎn),檔案類型繁多,數(shù)量龐大,長(zhǎng)期以來(lái)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。高校各類檔案由多個(gè)職能部門分散管理,部門之間沒(méi)有形成統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),管理軟件也不統(tǒng)一,檔案信息資源孤立分散,各類檔案之間的信息資源沒(méi)有更好地銜接在一起,以致于形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的鴻溝,無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源的共享,阻礙了用戶對(duì)檔案信息資源的索取與利用。
(二)檔案資源分散,“三力”重復(fù)浪費(fèi)
高校檔案資源分散管理,各部門各自管理本部門涉及的檔案,管理理念不一致,檔案室不集中,致使高校對(duì)各類檔案管理進(jìn)行分類投入,開發(fā)了多個(gè)檔案管理軟件,一方面造成了檔案資源在人力、物力、財(cái)力上的耗損與重復(fù)浪費(fèi),大大增加了管理成本,降低了管理效率;另一方面,用戶對(duì)檔案的獲取相對(duì)困難,通常需要輾轉(zhuǎn)多個(gè)部門才能獲取到較為全面的信息,降低了檔案的使用率。
(三)檔案管理投入不足、管理人員素質(zhì)參差不齊
高校領(lǐng)導(dǎo)大多重視學(xué)校教育、科研、就業(yè)等方面的發(fā)展上,往往忽略一些間接促進(jìn)高校發(fā)展的因素。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不重視,檔案建設(shè)投入不足,如檔案室空間和環(huán)境不達(dá)標(biāo),檔案管理軟件跟不上信息化步伐,管理人員素質(zhì)偏低等,這些因素很大程度上影響著檔案的深層次開發(fā)利用,檔案本身潛藏的利用價(jià)值無(wú)法為學(xué)校提供信息和幫助,阻礙了學(xué)校的發(fā)展。
(四)檔案管理信息化程度低,檔案利用率有待提高
檔案信息化程度不高,大多數(shù)檔案材料沒(méi)有形成數(shù)字化、電子化形式,還停留在紙質(zhì)管理上,管理模式相對(duì)滯后,使得檔案保管和使用上較為困難。部分高校采用電子化形式管理檔案,但仍停留在基本層面,對(duì)檔案信息資源本身沒(méi)有進(jìn)行深加工,沒(méi)有充分挖掘開發(fā)檔案信息的價(jià)值,未能實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用。
二、高校檔案管理模式的改革——檔案資源整合與共享探析
(一)高校檔案資源整合與共享的基本內(nèi)涵
檔案資源整合是指利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段,將高校各領(lǐng)域各部門的檔案資料集中起來(lái),包括人事檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、招生檔案、就業(yè)檔案、學(xué)生的學(xué)歷學(xué)籍檔案等,控制檔案多頭流向、多頭管理的情況,解決高校檔案資源存在的分散、孤立、封閉等缺點(diǎn),實(shí)現(xiàn)檔案資源統(tǒng)一、多樣、集中、完備、合理科學(xué)的管理,達(dá)到檔案的整合與共享,使得檔案資源能靈活運(yùn)用。
(二)高校檔案資源整合的內(nèi)容
1.檔案材料的整合
首先,將高校各類紙質(zhì)的、實(shí)物的檔案信息進(jìn)行必要的數(shù)字化處理,借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行歸類、整合,檢索編輯,本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和資源豐富、功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),最終實(shí)現(xiàn)高校各類檔案信息資源的共享。其次,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)復(fù)制、數(shù)據(jù)接口及數(shù)據(jù)聚集等技術(shù),將各個(gè)異構(gòu)的檔案資源系統(tǒng)地連接起來(lái),解決各個(gè)系統(tǒng)之間接口不統(tǒng)一、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不一致、數(shù)據(jù)冗余嚴(yán)重等問(wèn)題,提高高校各部門信息數(shù)據(jù)平臺(tái)與高校檔案管理部門信息數(shù)據(jù)庫(kù)之間的兼容性。再次,完成數(shù)據(jù)資源、系統(tǒng)資源、管理資源、服務(wù)資源四個(gè)方面的整合與管理工作,為學(xué)校各部門提供不受時(shí)間和空間限制的檔案利用服務(wù),最終實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、共享化,提高檔案的利用率。
2.檔案空間的整合
將孤立、分散、封閉的檔案管理室進(jìn)行合并,選擇條件達(dá)標(biāo)的檔案室分門別類地存放各類檔案,實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理、分類管理、分層管理,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,便于各部門對(duì)檔案的綜合查詢,提高檔案的管理效率,優(yōu)化檔案管理功能,降低檔案管理成本。
3.檔案人員的整合
高校應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門,將原有的分散于各部門的檔案管理人員進(jìn)行收歸合并,集中培訓(xùn),建立一支素質(zhì)高、專業(yè)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍,并定期對(duì)各院系、部門的檔案資源進(jìn)行收集與整理。此外,為保留檔案隊(duì)伍可持續(xù)性發(fā)展的空間,根據(jù)學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的需要,高校應(yīng)有計(jì)劃地引進(jìn)符合檔案工作數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化發(fā)展要求的高層次復(fù)合型檔案管理人才,提高檔案管理隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力。
三、高校檔案資源整合的關(guān)鍵
(一)構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)
在檔案的整合與管理過(guò)程中,要建立統(tǒng)一的整合標(biāo)準(zhǔn)和完善的管理制度,制定科學(xué)的整合規(guī)劃,構(gòu)建具有完整性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、安全性的高校檔案資源整合體系,以保障高校檔案資源整合的順利進(jìn)行和可持續(xù)發(fā)展。
(二)檔案資源面向用戶化
檔案資源的整合,首先,應(yīng)以高校用戶的需求為導(dǎo)向,為不同部門不同用戶開發(fā)相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口,提高高校各部門信息數(shù)據(jù)平臺(tái)與高校檔案管理部門信息數(shù)據(jù)庫(kù)之間的兼容性和匹配性,為用戶提供優(yōu)質(zhì)化服務(wù);其次,盡可能實(shí)現(xiàn)檔案資源向高校用戶進(jìn)行開放,打破原有的被動(dòng),主動(dòng)為用戶提供信息服務(wù),提高檔案資源的利用率;再次,檔案利用應(yīng)多樣化,用戶可從不同途徑不同角度利用檔案資源,實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。
(三)檔案資源共享與安全并存
檔案資源的整合其目的是實(shí)現(xiàn)檔案的信息化和共享化,檔案的集中統(tǒng)一管理,減少了人力財(cái)力的浪費(fèi),節(jié)約了成本,提高了檔案利用率,給用戶提供了更便捷的服務(wù),但有資源共享就必定會(huì)增加安全風(fēng)險(xiǎn),所以在檔案資源整合過(guò)程中,注重檔案資源的安全性,根據(jù)不同的用戶開發(fā)不同的接口,提供不同的訪問(wèn)權(quán)限,確保檔案資源的安全。
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基金項(xiàng)目:貴陽(yáng)學(xué)院2017年度校級(jí)科研課題:“大數(shù)據(jù)背景下貴陽(yáng)學(xué)院人事檔案管理信息化研究”(項(xiàng)目編號(hào):2017ZD07)。
作者簡(jiǎn)介:穆昌進(jìn)(1988- ),男,漢族,貴州遵義人,研究方向:人力資源管理、大數(shù)據(jù)應(yīng)用;蔣珍妮(1989- ),女,侗族,貴州黎平人,研究方向:土地資源管理。