“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理的策略與創(chuàng)新

趙海鵬 李春新

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術在現(xiàn)代醫(yī)院信息化和智能化中的應用，醫(yī)院的檔案管理也正逐步向綜合性、一體化和網(wǎng)絡化的管理與服務模式發(fā)展，由于醫(yī)療行業(yè)和醫(yī)院檔案管理的特殊性，本文分析了醫(yī)院檔案管理特點和現(xiàn)狀，針對現(xiàn)實問題并結合工作實際，提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案綜合管理平臺、人才隊伍和管理規(guī)范的策略與創(chuàng)新模式，以期不斷提高醫(yī)院檔案管理質量和水平，助力醫(yī)院的快速發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院 互聯(lián)網(wǎng) 檔案綜合信息管理 創(chuàng)新策略

醫(yī)院的檔案是醫(yī)院運行管理的歷史記錄，是反映醫(yī)院行政管理、醫(yī)療運行和黨群工作的重要憑證。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術和智慧化醫(yī)院建設的飛速發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也必然會依托醫(yī)院整體信息化和智慧化的步伐而不斷創(chuàng)新。醫(yī)院的主要檔案類型較多，主要包括了文書檔案、病史檔案、會計檔案和人事檔案，文書檔案、會計檔案和人事檔案的管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的重要組成部分，病史檔案因其涉及法律效力、醫(yī)療質量、患者較高利用率等特點，使其在醫(yī)院管理運行中處于舉足輕重的地位。

當前，我國正處在推行的醫(yī)院改革的關鍵時期，檔案記載了醫(yī)院改革、運行和發(fā)展的重要過程，因此，做好醫(yī)院檔案管理，對現(xiàn)代醫(yī)院改革意義重大。文章通過對現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的特點進行分析，提出現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理關鍵點和創(chuàng)新策略，為臨床診斷、健康管理、患者服務提供系統(tǒng)化、一站式、更便捷的檔案服務，推動醫(yī)院的檔案管理向規(guī)范化和智能化方向發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理的特點

（一）檔案種類多，集中管理程度不高

醫(yī)療運行的各個方面產(chǎn)生的檔案分散性強，醫(yī)院內(nèi)設檔案管理部門較多，同時有多個部門管理各自的醫(yī)療檔案和文書檔案。不同檔案類型獨具專業(yè)性，其管理也分散在不同職能部門，檔案的整理、存儲和利用都處于比較獨立狀態(tài)。

（二）檔案專業(yè)性強、利用率高

醫(yī)院檔案是在以醫(yī)療為主體的工作中產(chǎn)生和形成的，是這種主體的真實性反應，醫(yī)院在其醫(yī)療行為過程中產(chǎn)生的病歷檔案和健康檔案具有極高的利用價值和專業(yè)性，臨床醫(yī)療過程和醫(yī)務人員需經(jīng)常查閱、學習病歷檔案，患者轉院、出院復印病歷報告，體檢人查閱和調(diào)取個人健康檔案等，諸如此類的功能，使得這些檔案的利用價值和利用率較高。

（三）檔案保密要求高

醫(yī)院的檔案除了文書檔案、人事檔案和會計檔案和其他社會部門基本一樣外，病歷檔案和健康檔案因涉及患者隱私且在特殊情況下具備法律效力，從檔案的產(chǎn)生、整理、歸檔、保存到利用的各個環(huán)節(jié)都具有極高的保密性。目前，多數(shù)醫(yī)院啟用了電子病歷檔案管理，這對檔案的保密又提出了更高的要求。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理的網(wǎng)絡信息化建設滯后

1、檔案管理信息網(wǎng)絡化平臺滯后。醫(yī)院醫(yī)療工作的信息化和智能化程度已經(jīng)發(fā)展較快，特別是在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，各項醫(yī)療數(shù)據(jù)均實現(xiàn)了網(wǎng)絡化和智能化，但是檔案管理信息平臺的建設相對滯后，缺乏綜合性的檔案信息管理平臺；

2、檔案管理網(wǎng)絡信息化系統(tǒng)與醫(yī)療業(yè)務平臺無有效對接。醫(yī)院黨務、行政和醫(yī)療行為均建立在信息化較高的如：OA辦公、HIS和LIS等系統(tǒng)的基礎上，而醫(yī)院在整體信息系統(tǒng)的建設的初期很少把檔案信息系統(tǒng)的建設納入規(guī)劃，導致后期接入和信息提取難度加大。

（二）檔案的電子化程度不高制約檔案的網(wǎng)絡信息化

1、檔案的電子化進程緩慢。絕大多數(shù)醫(yī)院的檔案載體停留在紙質載體和其他實物載體上，其主要原因是累積的實物檔案數(shù)量龐大，電子化操作難度大等，極少醫(yī)院開展大規(guī)模的檔案電子化工作。相對而言，新建醫(yī)院由于檔案數(shù)量不多，檔案電子化可行性較大，但由于醫(yī)院重視程度不夠或安全性的原因，導致檔案電子化的進程緩慢。

2、檔案電子化的存儲和利用的安全性存在爭議。在互聯(lián)網(wǎng)日新月異的今天，網(wǎng)絡的安全性一直存在爭議，特別是在醫(yī)療院中，信息系統(tǒng)的安全涉及到醫(yī)療運行和財務安全，因此在檔案的電子化方面管理者相對保守。

（三）檔案網(wǎng)絡信息管理安全性存在爭議

1、電子檔案的安全性問題。電子檔案的信息與紙質檔案等實物載體檔案相比，具有比較容易被修改、被復制、被傳播等特點，使其在利用或使用階段的安全性難以保證；另一方面，檔案網(wǎng)絡信息管理系統(tǒng)的安全性也直接影響到檔案的安全性，信息系統(tǒng)容易被入侵，電子資料容易損壞等問題，對醫(yī)院的網(wǎng)絡安全和系統(tǒng)安全都是重大的風險挑戰(zhàn)。

2、專業(yè)設施和專業(yè)人才配備不足。目前在醫(yī)療系統(tǒng)中普遍存在重視醫(yī)療而忽略行政，特別是對檔案人才的選拔和培養(yǎng)更是重視不夠；在設備設施的投入中，對已網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)設備、設施的投入得不到有效保障，致使目前的檔案網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的更新跟不上，硬件性存在重大缺陷，導致惡性循環(huán)。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新與探討

（一）建立醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡信息管理平臺

將檔案管理納入醫(yī)院的信息化建設和智能化建設的流程中，建立醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡信息管理平臺，將全院病歷檔案、健康檔案、文書檔案、人事檔案、會計檔案等信息統(tǒng)一到一個平臺進行管理，該平臺獲得醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、健康檔案管理系統(tǒng)（HER）、電子病歷系統(tǒng)（EMR）、OA辦公系統(tǒng)等主要業(yè)務系統(tǒng)的接口權限，實現(xiàn)全信息共享，末端檔案直接讀取存檔。在檔案網(wǎng)絡信息平臺上實現(xiàn)醫(yī)生查閱歷史病歷、患者病歷下載服務、文書檔案借閱利用、患者健康檔案在線查詢和智能化辦公等一些列功能，實現(xiàn)一站式、便捷化服務。

該平臺的主要優(yōu)勢在于檔案、信息獲取和存儲的準確性和效率大大提高，信息資源得到有效整合，避免了信息孤島，同時契合了醫(yī)生、患者、行政辦公人員的需要，實現(xiàn)了一站式服務，大大提高了醫(yī)院的運行效率。

（二）建立并培養(yǎng)一支兼職檔案管理隊伍并配套激勵機制

在目前的醫(yī)院管理模式下，普遍存在醫(yī)院對檔案管理人才隊伍的建設不重視、培訓不到位等現(xiàn)象，為了有效解決這一老大難問題，本文提出醫(yī)院的檔案管理人才隊伍可采用“專職+兼職”的模式進行配合和培養(yǎng)。

配齊配強專職檔案員，他們是是醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的基礎保障。一方面要加大對專職檔案員的業(yè)務水平、綜合素質、跨學科業(yè)務能力的培訓，另一方面要穩(wěn)定專職檔案員的隊伍，從職業(yè)地位、工資待遇、支撐聘任等方面予以保障。

設立兼職檔案員崗位，他們是醫(yī)院檔案管理的神經(jīng)網(wǎng)絡和有效輔助。針對醫(yī)院的檔案管理部門較多，管理分散的特點，成立一支由各個管理部門工作人員組成的兼職檔案員隊伍可以有效地解決管理分散的問題。與此相配套的兼職檔案員管理制度、工作職責、例會制度、培訓制度、考核機制、獎懲辦法等是保障隊伍高效率、專業(yè)化服務的基礎。

（三）建立醫(yī)院綜合性檔案管理規(guī)范

目前醫(yī)療系統(tǒng)的檔案管理除了病歷檔案外，比較缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范，本文論述的管理規(guī)范主要包括：醫(yī)院檔案管理的組織框架和管理體系、檔案歸檔的范圍

醫(yī)院綜合檔案的管理需要一套完整有序的管理體系，這是保障檔案管理工作順利進行的重要因素。如何建立一套適合醫(yī)院發(fā)展的體系是目前醫(yī)院管理者應該思考的問題。各檔案的產(chǎn)生部門要根據(jù)自己部門的職責把相應的檔案資料收集齊全，方便綜合檔案管理人員進行整理歸納。醫(yī)院可以把檔案管理按類別劃分，把各種不同的檔案分類型和等級歸納到一起，利用計算機技術把醫(yī)院綜合檔案做成詳細的列表，建立一套完整的檔案系統(tǒng)。專職和兼職檔案管理人員要注意實時收集和更新資料庫，把最新的檔案資料收納到資料庫中，防止重要文件資料的丟失。

醫(yī)院的檔案的管理創(chuàng)新和信息化建設是伴隨著現(xiàn)代醫(yī)院信息化和智能化建設的發(fā)展應運而生的，醫(yī)院對其業(yè)務運行中產(chǎn)生的檔案有較大的依賴性，檔案的存儲和利用涉及醫(yī)療活動的全過程，將檔案綜合管理的思維納入醫(yī)院管理的全過程也必將成為必然。在此過程中對應的意識轉變、制度建設、硬件設施投入、人才隊伍建設等將逐步配套完善，在此基礎上，互聯(lián)網(wǎng)技術與檔案管理的結合將為醫(yī)院的醫(yī)療行為、醫(yī)療運行、健康管理、優(yōu)質服務等提供強有力的保障，助力醫(yī)院醫(yī)教研、管理和醫(yī)院文化的發(fā)展。

參考文獻

[1]《“互聯(lián)網(wǎng)+”時代如何實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案的管理》[J].中小企業(yè)管理與科技，2016（31）.

[2]《互聯(lián)網(wǎng)+時代醫(yī)院檔案管理流程研究》[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017（2）.

[3]《醫(yī)院綜合檔案信息化管理現(xiàn)狀與優(yōu)化策略研究》[J].辦公室業(yè)務，2017（5）.

[4]《醫(yī)院綜合檔案運用數(shù)字信息技術新模式管理探討》[J].辦公室業(yè)務，2012（11S）.

作者信息：趙海鵬，男，研究生學歷，工作單位：上海市第六人民醫(yī)院東院。