芻議人事檔案管理的模式創(chuàng)新探究

張海云

摘要：現(xiàn)代社會的競爭首先是人才的競爭，人才是立國富國的關(guān)鍵，而人事檔案作為人才信息的承載媒體之一，能夠客觀的反映一個人的道德品質(zhì)、思想政治水平、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、社會背景、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績，同時，也是人力資源管理與開發(fā)利用的重要依據(jù)，用人單位根據(jù)人事檔案提供歷史數(shù)據(jù)和信息，可以詳細地了解員工的個人情況并對其進行合理的分工，同時對于在選人用人、培養(yǎng)干部等方面發(fā)揮越來越重要的作用。隨著社會的不斷發(fā)展，我國的社會結(jié)構(gòu)已經(jīng)有了巨大的變化；同時在全球經(jīng)濟一體化趨勢影響下，我國的用人機制也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)人事檔案管理制度的弊端和不足明顯的暴露出來，原有的人事檔案管理已經(jīng)落后于時代，因此，要想解決這些問題，人事檔案管理工作也需要審時度勢，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案管理模式.采取一系列措施提高和改進現(xiàn)有的檔案管理制度迫在眉睫。本文針對人事檔案管理的存在的問題和人事檔案管理的創(chuàng)新策略進行了簡要的論述。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；管理制度創(chuàng)新；新時代

一、傳統(tǒng)人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案重視程度不足

人事檔案是人力資源管理的重要組成部分，是企業(yè)識人、知人、用人的重要依據(jù)，為人力資源管理提供強有力的保障。由于干部人事檔案工作是一項默默無聞、并不引人注目的工作，有些領(lǐng)導(dǎo)管理層對干部人事檔案工作重視不夠，對人事檔案的認(rèn)識還停留在可查閱、能傳遞、不丟失等事務(wù)性工作，并沒有將人事檔案管理與選人用人等工作聯(lián)系起來，以至于很多公司沒有專職人事檔案管理人員，對基礎(chǔ)設(shè)施投入不夠，導(dǎo)致人事檔案保管條件落后，檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，使單位人事檔案管理水平下降；另外，很多員工也沒有意識到人事檔案的對自己職業(yè)生涯發(fā)展的重要性，因此在后續(xù)學(xué)習(xí)和工作中產(chǎn)生的資料（如學(xué)籍材料、職稱評審材料及工作期間形成的檔案材料等）沒有主動歸檔的意識，造成檔案資料不完整，甚至經(jīng)常由于種種原因致使檔案凍結(jié)或者檔案斷裂的現(xiàn)象發(fā)生。

2.人事檔案材料準(zhǔn)確性和完整性差

人事檔案是干部選拔任用的基礎(chǔ)和依據(jù)。在實際工作中，由于部分單位檔案管理人員思想認(rèn)識不高，責(zé)任意識不強，人事檔案審核工作不嚴(yán)，沒有認(rèn)真負責(zé)地填寫、核對每一份檔案材料，導(dǎo)致有的檔案材料記載的內(nèi)容錯誤百出，使得員工的出生日期、參加工作時間、入黨時間前后記載不一致，學(xué)習(xí)經(jīng)歷與工作經(jīng)歷記錄不完整等問題，甚至有些人在利益的驅(qū)使下，弄虛作假，甚至隨意更改檔案信息，偽造學(xué)歷等相關(guān)文件。并且，由于歷史原因，在人事檔案的最初記錄的過程中，并沒有對信息加以篩選和審核，造成人事檔案材料的缺乏客觀性、準(zhǔn)確性和完整性。

3.人事檔案收集內(nèi)容不夠全面，手段落后

近年來，國家機關(guān)和事業(yè)單位對人事檔案日趨重視，在接收、培養(yǎng)、選拔和使用人員前，總要先查閱其檔案，既重視擬錄用或選拔人員的現(xiàn)在，也重視對其過去的考察，但是，傳統(tǒng)人事檔案呈現(xiàn)的內(nèi)容單調(diào)陳舊，僅僅通過履歷材料、鑒定考核材料、政審材料；、學(xué)歷和評聘職稱材料、黨團材料、獎懲材料、錄用任免及工資材料等反映員工過去的學(xué)歷、工作經(jīng)歷。對于人事檔案中涉及的個人能力、工作業(yè)績、誠信、社會保障等材料以及對員工入職后的情況幾乎沒有做出動態(tài)記錄和反映，體現(xiàn)不出員工自身的特點和專長。導(dǎo)致人事檔案可利用程度下降，對用人單位在培養(yǎng)、選拔人才等諸多方面造成困擾。另外，隨著時代的發(fā)展，檔案的收集整理不能一直沿用過去的方式，只注重收集，不注重信息的開發(fā)和分析，這樣無法滿足人事工作的需要，不能對其進行合理的分工配置。

4.人事檔案管理的流通性不佳

長期以來，由于干部人事檔案工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，而傳統(tǒng)人事檔案管理，只滿足于人事工作需要，缺乏將此項工作與本地區(qū)的經(jīng)濟和社會發(fā)展結(jié)合起來的意識，對干部檔案利用開發(fā)不夠，所強調(diào)的內(nèi)部隱秘性和封閉性會導(dǎo)致人才資源遭到內(nèi)部的限制，導(dǎo)致人才無法合理的流動，也同樣會阻礙人力資源的配置合理性與有效性的提升，除此之外，過度的設(shè)置人才資源的封閉性，會導(dǎo)致企業(yè)員工的工作積極性由于工作自由度的下降而受到打擊，從而使工作效率與質(zhì)量降低，造成人才資源的使用不合理甚至浪費。

5.人事檔案信息系統(tǒng)開發(fā)有待加強

在科技技術(shù)飛速發(fā)展的今天，現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)得到了普遍推廣與應(yīng)用，但人事檔案管理工作還停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管上，計算機技術(shù)沒有在人事檔案管理中得到充分的發(fā)揮和運用，對于現(xiàn)代化的電子信息系統(tǒng)更沒有得到有效普及，大多數(shù)地區(qū)存檔機構(gòu)或是用人單位在眾多原因的影響下，不能實行電子化檔案的管理，即便是在諸如上海、廣州這樣沿海經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)有一些企業(yè)已經(jīng)開始使用人事檔案管理的軟件，但是普及工作仍然非常漫長，并且因為人事檔案管理的軟件并沒有統(tǒng)一的版本標(biāo)準(zhǔn)，使數(shù)據(jù)的匯總能力差，信息共享能力不佳。

二、創(chuàng)新人事檔案管理的必要性

人事檔案工作創(chuàng)新是適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的需要。在我國改革開放的不斷深入發(fā)展的今天，干部人事制度改革也在不斷深化，人事檔案除了滿足工齡認(rèn)定、退休待遇落實等一般性日常管理外，更要為人力資源管理與開發(fā)利用提供全面、客觀的依據(jù)支持。但是，在人事檔案的內(nèi)容不斷擴張的同時，傳統(tǒng)的干部檔案管理方式存在著內(nèi)容的陳舊性和檔案利用的局限性。因此，要想解決這些問題，人事檔案管理工作也需要審時度勢，轉(zhuǎn)變、創(chuàng)新人傳統(tǒng)人事檔案管理模式，采取一系列措施提高和改進現(xiàn)有的檔案管理迫在眉睫。在現(xiàn)代社會中人事檔案可以利用在各個領(lǐng)域與部門中，并且非常重要不可代替，很多人力資源重要的用人單位也不斷開發(fā)與拓展人事檔案的利用方法、利用范圍。使人事檔案在利用中不僅可以在所在單位中利用，更可以延伸到企業(yè)的每個員工對自身利益的保護，人們會主動的去審視自身利益相符的人事檔案，而利用的范圍則可以從審視用人素質(zhì)晉升到企業(yè)中人力資源的調(diào)整、規(guī)劃，人才信息的分布等，這些企業(yè)的人事方面的工作都可以運用到人事檔案資料中，這要求我們將人事檔案的使用多樣化，從而推動人事檔案管理的改革與創(chuàng)新。人才的流動性與社會經(jīng)濟的增長程度成正比，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人才的流動性自然更強了，這直接導(dǎo)致人事檔案在不同企業(yè)之間交替，所以資料的隱秘性大打折扣，而強有力的人才流動必須要有相應(yīng)的人事檔案管理制度將這樣的交替交換加以管理約束，從而保證就算人才流動非常頻繁，人事檔案的資料可以科學(xué)有效的保持整體性，這就要求人事檔案管理模式進行創(chuàng)新，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理模式形成社會化的管理模式，從而減少人才流動后導(dǎo)致的企業(yè)發(fā)展阻礙。

三、創(chuàng)新人事檔案管理的實踐

1.人事檔案觀念的創(chuàng)新

首先，要注重觀念的創(chuàng)新，這是由于觀念創(chuàng)新是人事檔案管理工作的創(chuàng)新的核心與靈魂的存在，這就要求在人事檔案管理工作的實踐中，一定要拋棄傳統(tǒng)人事檔案管理的觀念，使用新的觀念讓人事檔案管理工作人員可以充分發(fā)揮自身的主觀能動性與創(chuàng)造性，使檔案管理人員自身的潛在能力得到充分發(fā)揮，人事檔案的創(chuàng)新也隨之到來。其次，人事檔案人員需要增強自身的服務(wù)意識，通過服務(wù)來促進信息資源的開發(fā)，在工作中注重實效性，變被動為主動，勇于探索檔案管理的新機制，改變傳統(tǒng)的管理觀念，使檔案工作與時俱進，從而提高人事檔案的使用效率。

2.健全人事檔案管理制度

人事檔案管理是一項政策性很強的工作，必須要嚴(yán)肅的對待，這就要求各項規(guī)章制度來要求人事檔案管理的工作人員與工作行為，從而避免工作的失誤與麻煩，正如依法治國一般，健全人事檔案的管理制度，是讓人事檔案工作“有法可依”的基礎(chǔ)，是讓人事檔案管理制度正常發(fā)展的必要點。例如，建立健全檔案收集及歸檔制度，不僅要明確人事檔案收集的范圍與要求，劃分檔案管理單位或部門與形成材料的單位或部門的管理職責(zé)，避免造成歸檔渠道不通的現(xiàn)象，從而使檔案的內(nèi)容不斷得到充實。更如，在《鑒別歸檔制度》的要求下，可以加強人事檔案的真假甄別能力，在人事檔案的收納中做到去偽存真，完善補充等，保證人事檔案的正確性，再如，在《保密制度》的要求下，工作人員實行有效的保密措施，從而使各種泄密、信息暴露等失誤得到消除。在制度的管理下，人事檔案工作人員可以更有質(zhì)量的完成管理工作，讓人事檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范具有權(quán)威性。

3.完善人事檔案信息資源

為了更好的適應(yīng)新時期對人才信息的需要，檔案管理人員應(yīng)注重收集能夠反映個人才能、工作業(yè)績、誠信、社會保障等材料，通過不斷擴充人事檔案的新內(nèi)容，從而提高檔案的價值和利用率。首先，建立能夠體現(xiàn)個人才能的檔案，除了收集學(xué)歷、職稱等歸檔材料外，還應(yīng)將繼續(xù)教育（培訓(xùn)）以及參加各種從業(yè)資格考試等情況歸入檔案。其次，應(yīng)在人事檔案中增加反映個人誠信方面的記錄，這不僅是指在銀行等公共機構(gòu)產(chǎn)生的個人信用記錄，還應(yīng)包括用人單位對員工的職業(yè)信用記錄，使人事檔案充分發(fā)揮其利用價值，作為員工職業(yè)生涯的信用資本憑證。最后，建立能夠反應(yīng)工作業(yè)績的檔案，及時將干部的工作現(xiàn)實表現(xiàn)、工作業(yè)績歸入檔案，尤其在重大活動的表現(xiàn)情況和重要任務(wù)完成情況方面下功夫，這是為今后選人用人、培養(yǎng)干部等方面提供必要的依據(jù)。

4.加強檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)

整個人事檔案的管理工作與檔案管理人員的素質(zhì)密切相關(guān)，傳統(tǒng)檔案的管理模式下，管理人員的工作意識很差，墨守成規(guī)，明顯是無法適應(yīng)時代的發(fā)展，所以，必須增強檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，首先，必須要提高檔案人員的政治素質(zhì)，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的錯誤。其次，創(chuàng)造形式多樣的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機會，鼓勵檔案人員不斷學(xué)習(xí)檔案管理的新知識和新技能，使檔案管理人員具體較高的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)和深厚的專業(yè)知識，從整體上提高干部檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，以便加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)，拓展檔案管理的開發(fā)和利用，從而提高干部檔案的管理水平。

5.加快人事檔案信息化建設(shè)

目前，人事檔案管理工作還停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管上，造成人事檔案管理的工作量大、工作效率低，這非常不符合現(xiàn)代競爭社會的要求，隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，存檔機構(gòu)或是用人單位必須改變傳統(tǒng)的管理方式。首先，應(yīng)充分利用計算機在干部檔案管理工作中的作用，建立并完善電子化檔案，做到及時更新，動態(tài)管理，保證電子檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。其次，做好電子檔案一體化的系統(tǒng)工作，構(gòu)建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案信息化管理平臺，逐步消除存檔機構(gòu)或是用人單位各自為政、電子檔案系統(tǒng)通用性差的現(xiàn)狀，實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理，建立高效、便捷的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，促進人事檔案管理的社會化，檔案使用的便利化，逐步形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運行機制。

四、總結(jié)

在競爭日益激烈的今天，擁有了人才就等于擁有了力量。人事檔案是人才信息的載體之一，是人力資源管理與開發(fā)利用的重要依據(jù)。在企業(yè)中，人事檔案管理無論是對員工評價，還是對人力資源規(guī)劃都起著決定性的作用。由此可見人事檔案管理工作決定著人才的選擇，所以人事檔案管理的創(chuàng)新不可懈怠。隨著現(xiàn)代社會的進步與經(jīng)濟的發(fā)展，我國經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)生一些轉(zhuǎn)變，很多企業(yè)或公司不得不根據(jù)自身發(fā)展模式調(diào)整企業(yè)內(nèi)部人事工作，從而來適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的需求。而市場經(jīng)濟體制下的企業(yè)人力資源管理要適應(yīng)人才發(fā)展戰(zhàn)略，就必須圍繞著以人為核心的理念建立人事檔案管理制度，人事檔案管理工作從觀念到思想上都要發(fā)生一定的轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，我國人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，人事檔案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整體進程，人事檔案管理工作存在的一系列問題，對人事工作的開展造成了一定影響。這些暴露的問題必須在改革與創(chuàng)新之中加以完善。為了能夠符合企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展和新時期對人才信息的需要，就必須要改變傳統(tǒng)、落后的人事檔案管理模式，加強對人事檔案的重視程度和管理力度，用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和完善的制度規(guī)范檔案工作，對檔案管理工作中存在的問題要走出傳統(tǒng)的思維模式，轉(zhuǎn)變觀念從而探索新的工作程序，逐步形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運行機制，將固化的人事檔案管理模式向信息化、社會化的方向發(fā)展，建立高效、便捷的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，提高人事檔案的使用效率。與此同時，人事檔案管理部門應(yīng)該很好發(fā)揮自身這種人才資源優(yōu)勢，把人事檔案工作與企業(yè)人才需求更好地結(jié)合起來，不斷滿足企業(yè)的人事管理需求，為企業(yè)選人用人、培養(yǎng)干部等方面提供有力支持，增強企業(yè)核心競爭力。

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