基于現(xiàn)代人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的探討

何艷

摘 要：人力資源管理的核心目的和根本作用在于最大限度開(kāi)發(fā)人力資源潛力，調(diào)動(dòng)人力資源積極性，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益。人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)和前提，人事檔案管理的有無(wú)、質(zhì)量高低都會(huì)對(duì)人力資源管理的質(zhì)量乃至企業(yè)的興衰存廢產(chǎn)生重大影響。反觀當(dāng)前我國(guó)各行各業(yè)的人力資源管理現(xiàn)狀，普遍存在人事檔案管理不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，直接影響了各行業(yè)尤其是企業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人力資源管理 人事檔案管理 企業(yè)發(fā)展

引 言

當(dāng)扶持中小型企業(yè)發(fā)展成為社會(huì)共識(shí)，政府大力推動(dòng)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作的新時(shí)期，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)陡然上升，在這一背景下，如何利用現(xiàn)有資源實(shí)現(xiàn)效益增長(zhǎng)是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在。眾所周知，員工是企業(yè)資源的核心所在，企業(yè)人力資源是一個(gè)變量，如何將這一變量控制在一個(gè)恰當(dāng)?shù)姆秶员ＷC以最小的成本實(shí)現(xiàn)最大的收益已經(jīng)成為每一家企業(yè)應(yīng)當(dāng)思考的問(wèn)題：企業(yè)員工過(guò)多會(huì)導(dǎo)致冗員，直接降低整個(gè)企業(yè)的工作效率，而人力資源不足又無(wú)法保證企業(yè)各部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與通力合作。因此對(duì)人力資源的深刻認(rèn)識(shí)和合理分工成為企業(yè)提升效率優(yōu)先要考慮的問(wèn)題，處理這一問(wèn)題的關(guān)鍵恰恰是人事檔案管理，所以理清二者的關(guān)系，明確人事檔案管理對(duì)于人力資源開(kāi)發(fā)的作用，進(jìn)而對(duì)癥下藥解決企業(yè)發(fā)展難題、提升企業(yè)發(fā)展效率尤為重要。

一、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的概念與關(guān)系

（一）人事檔案管理

人事檔案是由一個(gè)組織在人事管理活動(dòng)中形成的人事文件組成的，其真實(shí)性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。[1]人事檔案記錄了企業(yè)員工的基本信息，包括個(gè)人情況、家庭情況和工作情況等，通過(guò)人事檔案可以對(duì)一個(gè)員工的基本信息以及能力和水平有比較清楚的認(rèn)識(shí)，人事檔案的質(zhì)量決定了人事檔案的管理水平，因此要想使人事檔案管理工作能服務(wù)于企業(yè)的整體建設(shè)，必須確保每一位員工的人事檔案記錄的信息完整、真實(shí)和準(zhǔn)確。

（二）現(xiàn)代人力資源管理

現(xiàn)代人力資源管理指的是人們通過(guò)運(yùn)用各種科學(xué)的現(xiàn)代化方式， 對(duì)人力進(jìn)行統(tǒng)一的組織、培訓(xùn)以及調(diào)配并對(duì)其各方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)和協(xié)調(diào)以使其能充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性來(lái)為企業(yè)和社會(huì)服務(wù)的過(guò)程。[2]人力資源管理是企業(yè)管理的命脈，我們通常所說(shuō)的“企業(yè)管理”很大程度上就是 “人力資源管理”，對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)而言，用人得當(dāng)、分工合理是最有開(kāi)發(fā)潛力、最具開(kāi)發(fā)價(jià)值的工作。

（三）二者關(guān)系分析

現(xiàn)代人力資源管理在傳統(tǒng)的企業(yè)管理的方式基礎(chǔ)上引入了各種科學(xué)的現(xiàn)代化方式，但是這是在管理工具上的進(jìn)步，這種進(jìn)步的前提是人事檔案管理工作的進(jìn)步，從而保證人力資源管理有人力基礎(chǔ)。人事檔案管理與人力資源管理的作用是相互促進(jìn)的，人事檔案的質(zhì)量影響人力資源管理水平，而為了順應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，人力資源管理不斷提出新要求，反作用于人事檔案管理工作，使人事檔案管理朝著更加科學(xué)的方向發(fā)展。

二、人事檔案管理對(duì)現(xiàn)代人力資源管理的作用

（一）明確認(rèn)識(shí)企業(yè)的人力資源分布

人力資源管理的直接目的是對(duì)人力資源進(jìn)行合理的分工，這里的“合理”就需要企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)人力資源有足夠深入的認(rèn)識(shí)，比如年齡分布、學(xué)歷分布、家庭狀況分布、能力分布等等，只有對(duì)此有足夠認(rèn)識(shí)，才能使分工達(dá)到合理，也才能使員工各司其職，各取所長(zhǎng)。

（二）因時(shí)制宜調(diào)整招聘方向

招聘是一個(gè)企業(yè)的基礎(chǔ)工作，部分企業(yè)采用固定招聘指標(biāo)的方式，定時(shí)招聘固定的人數(shù)，這種方式雖然看似高效，但是存在一定的缺陷，比如能否確保新招聘的員工是企業(yè)最急缺的部門所需。如果人事檔案管理工作合理，此時(shí)就能發(fā)揮巨大作用，人事檔案管理工作能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)哪一個(gè)部門需要多少數(shù)量的哪一種類型的員工，這樣招聘進(jìn)來(lái)的員工才能恰好查缺補(bǔ)漏，避免無(wú)效招聘。

（三）為員工培訓(xùn)指明方向

員工培訓(xùn)是企業(yè)增強(qiáng)員工素質(zhì)、提升企業(yè)效益和文化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，是人力資源管理的目的之一，健全、科學(xué)的人事檔案可以識(shí)別員工的工作水平、學(xué)習(xí)能力等素養(yǎng)，既可以明確不同部門的員工培訓(xùn)方向，又能對(duì)員工素質(zhì)進(jìn)行分級(jí)測(cè)評(píng)，對(duì)不同能力的員工進(jìn)行“因材施教”。

（四）組織建設(shè)與文化建設(shè)

現(xiàn)階段組織建設(shè)和文化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的重要使命和責(zé)任，良好的組織建設(shè)能夠提升管理效率和工作質(zhì)量，濃厚的文化氛圍有助于企業(yè)品牌建設(shè)和文化競(jìng)爭(zhēng)力的提升。人事檔案管理為實(shí)現(xiàn)專業(yè)領(lǐng)域“領(lǐng)頭羊”的選拔提供了平臺(tái)，為遴選有相關(guān)工作能力的員工減輕了壓力。

三、人事檔案管理對(duì)現(xiàn)代人力資源管理作用的啟示

縱觀人事檔案管理對(duì)現(xiàn)代人力資源管理的作用，概言之就是可以促進(jìn)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率最大化。企業(yè)存在的根本目的就是創(chuàng)造利潤(rùn)，這正契合了企業(yè)的立身之本。因此人事檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)于企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，各個(gè)企業(yè)要因地制宜把人事檔案管理工作當(dāng)成一種資源去開(kāi)發(fā)。

（一）企業(yè)要提升對(duì)于人事檔案管理工作的重視程度

人事檔案管理的重要性不言而喻，但是當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)只是將其視為輔助財(cái)物、規(guī)劃、管理等部門的工具，因此出現(xiàn)了人事檔案“有就可以，不需要關(guān)注質(zhì)量”的現(xiàn)象，人事檔案管理工作確實(shí)需要一定的時(shí)間和技術(shù)才能提升質(zhì)量，但是這項(xiàng)工作一旦完成，將惠及整個(gè)企業(yè)。

（二）調(diào)整人事檔案管理的供需矛盾

企業(yè)無(wú)法利用人事檔案這一資源的一大客觀原因正是人事檔案的質(zhì)量不高，無(wú)法被企業(yè)有效利用。而企業(yè)發(fā)展需要更加科學(xué)、健全、有效的人事檔案，因此緩解供需矛盾是人事檔案管理工作的方向之一。

（三）引入現(xiàn)代化手段與時(shí)俱進(jìn)

傳統(tǒng)的人事檔案管理制度只能保證企業(yè)的正常運(yùn)作，但是新時(shí)期企業(yè)發(fā)展同時(shí)肩負(fù)了創(chuàng)收以外的文化、組織、教育、科研等多方面的責(zé)任，因此需要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理工作方式，使人事檔案管理制度覆蓋到企業(yè)運(yùn)行的每個(gè)環(huán)節(jié)。

結(jié) 論

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)是最寶貴的資源，而時(shí)間則是競(jìng)爭(zhēng)的重要決勝性因素。檔案管理工作的效率也是企業(yè)整體工作效率的體現(xiàn)。[3]人事檔案管理對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言已經(jīng)超出某一部門的專門職責(zé)，它既需要企業(yè)各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)的通力配合，更能為整個(gè)企業(yè)的發(fā)展節(jié)約時(shí)間成本、提升工作效率和創(chuàng)造多重價(jià)值，這是現(xiàn)代人力資源管理背景下人事檔案制度的改革和發(fā)展方向，也將促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)人盡其力、物盡其用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 段曉亮，崔亞芬.人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的發(fā)展趨勢(shì)[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2009（20）：64-65.

[2] 嚴(yán)春芳.基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理工作[J].物流工程與管理，2014，36（02）：125-126.

[3] 張新芳.人事檔案工作如何適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)人力資源管理的新要求[J].蘭臺(tái)世界，2006（24）：41-42.