淺析信息時代下電子檔案管理

黃雪華

摘要：檔案是一種重要的文件資料，有著悠久的發(fā)展歷史。管理工作主要是圍繞檔案的保存、管理及應(yīng)用開展的，對資料的留存有著重要的意義。隨著時代的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，越來越多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)被應(yīng)用到了實際的工作中?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展以及信息化程度的深入，將檔案的管理工作帶到了一個新的發(fā)展時期——電子檔案時期。在信息時代下，電子檔案管理的應(yīng)用工作變得越來越重要。本文結(jié)合信息時代下發(fā)展電子檔案管理工作的必要性，對現(xiàn)階段在電子檔案管理與應(yīng)用過程中存在的問題進(jìn)行具體的分析，并提出科學(xué)的措施進(jìn)行有效的解決，促進(jìn)電子檔案管理工作的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時代 電子檔案 管理應(yīng)用

中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）16-0211-02

一、信息時代下發(fā)展電子檔案管理工作的必要性

檔案的電子化發(fā)展是適應(yīng)時代發(fā)展的產(chǎn)物，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個領(lǐng)域的不斷應(yīng)用，人們深刻地感受到科學(xué)技術(shù)的便利性和優(yōu)越性。信息時代下發(fā)展電子檔案的管理工作不僅僅可以有效地促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)性以及工作效率的提高，而且也有其發(fā)展的必要性。

（1）符合時代發(fā)展的需求。電子檔案管理工作的發(fā)展符合新時期信息化建設(shè)的整體趨勢，是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)服務(wù)于人們生產(chǎn)生活的重要表現(xiàn)。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的新時期，信息溝通的時效性和便捷性都在不斷增強，電子檔案管理工作的有效開展，可以適應(yīng)時代發(fā)展的需求，為檔案在不同領(lǐng)域工作中的使用提供便利。這在很大程度上符合信息時代對產(chǎn)業(yè)發(fā)展的要求。

（2）檔案本身的重要性。檔案有著較為悠久的發(fā)展歷史，是一種記錄了重要信息的文件或資料。對于未來事物的發(fā)展能夠提供具有極高價值的參考信息。在目前，我國的法律對檔案的管理有著專門的具體的規(guī)定，檔案管理是一項有著重要影響的工作。在信息時代，加強檔案的電子化管理，可以促進(jìn)檔案作為寶貴資源的利用率，發(fā)揮其在事物發(fā)展過程中的重要作用。

（3）電子檔案的優(yōu)勢。電子檔案作為科技進(jìn)步的產(chǎn)物，能夠適應(yīng)時代發(fā)展的需求，與其自身的優(yōu)勢有著密切的聯(lián)系。第一，可以有效地減少檔案管理工作的勞動強度和工作量。檔案管理由于內(nèi)容較多，且保存時間較長，所以工作量普遍較大，但是電子檔案管理工作的開展可以有效地簡化勞動的復(fù)雜度，提高工作的效率，降低勞動的強度。第二，有利于補充檔案的完整性。當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案中缺少資料時，可以快速地進(jìn)行遺漏文件的增加和補充。第三，可以提高檔案使用的便捷程度，方便信息的傳播、交流和使用。第四，可以提高檔案的安全性以及管理工作的質(zhì)量，有利于我國檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。

二、電子檔案管理中存在的問題

隨著信息化程度的不斷加深，電子檔案的管理與應(yīng)用也得到了很大的發(fā)展，但是目前還存在著一些問題，影響了其發(fā)展的速度以及積極作用的發(fā)揮。

（1）系統(tǒng)建設(shè)較復(fù)雜，完善難度大。檔案是一個較為龐大且復(fù)雜的系統(tǒng)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類，管理工作較為復(fù)雜和繁瑣。在開展電子檔案管理的過程中，就需要以更具發(fā)展性的需求對檔案的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)的建設(shè)和完善。比如，水利管理部門的檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)就要涉及水位、水量、河流水文信息、氣候、水利工程建設(shè)信息等多種資料。這在很大程度上增加了系統(tǒng)建設(shè)的難度和工作量。

（2）管理制度不健全，檔案質(zhì)量差。電子檔案管理雖然是檔案管理工作的信息化發(fā)展，但是由于工作方式的改變，原來的制度中已經(jīng)有不適合發(fā)展需求的內(nèi)容存在。管理制度的不健全，會影響到整體工作開展的有效性。檔案作為一種重要信息性文件和資源，其質(zhì)量的好壞對其作用的發(fā)揮有重要的影響，有的時候甚至?xí)绊懙經(jīng)Q策的正確性。管理制度的不健全，在很大程度上會影響到檔案的質(zhì)量，沒有完善的制度，工作開展的效率也會受到極大的影響。

（3）安全維護(hù)困難多，工作難度大。電子信息的發(fā)展，在促進(jìn)信息交流便捷性提高的同時，也面臨著一定的風(fēng)險。信息交流的便捷在很大程度上也意味著安全工作的復(fù)雜。雖然現(xiàn)在通過應(yīng)用密碼設(shè)置、登錄驗證等方式，可以有效地維護(hù)電子檔案的安全性，但是隨著病毒的出現(xiàn)，電子檔案管理的安全工作還存在著很大的隱患，需要得到有效的處理。特別是電子信息的復(fù)制較為簡單，也增加了信息泄露的可能性。

（4）人員職業(yè)素質(zhì)低，工作效率差。在電子檔案管理工作的開展過程中，對管理人員提出了新的要求。不論是在管理思維還是具體的技術(shù)操作中，原來的管理人員都很難適應(yīng)新的模式，這在很大程度上阻礙了電子檔案管理工作的發(fā)展。管理人員職業(yè)素質(zhì)較低，主要表現(xiàn)為對系統(tǒng)的操作科學(xué)性差、管理理念落后以及工作效率低等多個方面。管理人員的職業(yè)素質(zhì)對科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)性的發(fā)揮有著重要的影響，但是目前整體的職業(yè)素質(zhì)較低，成為阻礙發(fā)展的重要因素。

三、解決電子檔案管理中存在問題的有效措施

（1）完善系統(tǒng)建設(shè)，促進(jìn)長遠(yuǎn)發(fā)展。在電子檔案管理工作開展的過程中，信息系統(tǒng)建設(shè)的完善性，對整體的工作效果有著極為重要的影響。為了保證電子檔案管理工作發(fā)展的長遠(yuǎn)性和本身的科學(xué)性，管理系統(tǒng)的建設(shè)既要符合現(xiàn)階段的需要，也要為其未來的發(fā)展留有足夠的空間。

（2）健全管理制度，保障檔案質(zhì)量。為了促進(jìn)檔案管理工作的有效開展以及保障檔案的質(zhì)量，需要在發(fā)展的過程中，不斷完善電子檔案的管理制度。電子檔案管理工作的有效開展，需要有較為完善和健全的制度作為有效保障。按照完善的科學(xué)制度，開展電子檔案的管理工作，不僅僅可以提高工作的效率，還可以提高檔案的質(zhì)量。對檔案管理工作的長期發(fā)展有著積極的作用。

（3）加強安全管理，維護(hù)檔案安全。檔案作為一種較為重要的信息資源，其內(nèi)容可能涉及很多重要的信息，比如商業(yè)機密、招投標(biāo)信息、個人資料等，一旦泄露會造成極大的損失。因此，相關(guān)部門應(yīng)該通過科技手段加大對電子檔案的保護(hù)力度，維護(hù)信息的安全。對于可能接觸重要信息的工作人員，要做好培訓(xùn)和教育工作，提高其思想覺悟。同時需要制定嚴(yán)格的資料使用管理制度，特別是針對檔案的查詢、下載和復(fù)制的操作。

（4）提升職業(yè)素質(zhì)，提高工作效率。為了提高電子檔案管理工作的效率，就要對系統(tǒng)應(yīng)用人員開展相關(guān)職業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)工作。雖然很多原來系統(tǒng)的工作人員，對新系統(tǒng)的使用可能會有一定的抵觸心理，相關(guān)部門要針對這種現(xiàn)象采取有效的措施，只有解決好了心理問題，才能提高培訓(xùn)工作開展的成效。在新系統(tǒng)的使用中，要根據(jù)工作人員的崗位性質(zhì)和要求，開展具有較強針對性的培訓(xùn)工作，使其能夠更快地適應(yīng)電子檔案管理的工作，促進(jìn)工作效率的提高。

四、結(jié)語

科學(xué)技術(shù)在各個領(lǐng)域的應(yīng)用，為工作效率的提高提供了技術(shù)支持。在信息時代下，促進(jìn)檔案的電子化發(fā)展，不僅僅符合時代發(fā)展的需求，在很大程度上也可以提高檔案作為資源的利用率。隨著信息交流的增加，檔案的使用量以及使用頻率都會不斷提高，電子化的發(fā)展可以使檔案管理工作更好地適應(yīng)發(fā)展的需求。雖然電子檔案管理的應(yīng)用在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中還存在著一些需要進(jìn)一步解決的問題，阻礙了其優(yōu)勢的展現(xiàn)，但是隨著更多有效措施的使用，這些問題都會得到更好的解決，電子檔案的優(yōu)勢也會得到更大的發(fā)揮。檔案電子化管理的發(fā)展，是檔案管理事業(yè)的重要進(jìn)步，有著不可替代的作用，具有時代發(fā)展的特性。

參考文獻(xiàn)：

[1]都業(yè)慧.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].赤子（上中旬），2017（5）.

[2]龍飛斐.夯實城建檔案信息化基礎(chǔ)，為數(shù)字城市建設(shè)保駕護(hù)航[J].城建檔案，2017（5）.

[3]趙文婷.淺析信息時代下電子檔案管理的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）.

責(zé)任編輯：楊國棟