提高建設工程竣工檔案歸檔質量的幾點建議

文/湖北省城鄉(xiāng)建設發(fā)展中心 單屹

近年來，隨著城市建設的加快，城市建設中形成的建設工程檔案隨之增多。隨著信息化程度的提高，新技術、新工藝的應用，城建檔案的收集范圍和管理模式發(fā)生了很大變化。提高城建檔案的歸檔質量，收集完整規(guī)范的城建檔案是新形勢下城建檔案工作的迫切需要。在城建檔案中，建設工程竣工檔案在城市建設中發(fā)揮著越來越重要的作用，建設工程檔案竣工檔案資料在一系列的工程立項、審批以及到后面的施工竣工階段以文字、聲像、表格等整理成各種形式的材料保存下來。同時，建設工程當中離不開基建材料、監(jiān)管材料以及施工材料的準備。建設工程竣工檔案的質量影響著今后城市的建設、發(fā)展和管理，做好建設工程竣工檔案的歸檔質量工作，做好建設工程竣工檔案的收集與保管工作是城建檔案工作的重中之重。

一、建設工程文件資料收集工作要做到收集標準化

隨著社會的進步和信息技術的發(fā)展，城建檔案的產生環(huán)境、接收范圍、驗收標準等方面發(fā)生了巨大變化，建設工程文件資料的收集環(huán)節(jié)也越來越復雜，提高建設工程文件資料產生部門的檔案管理水平是當前的迫切需求。建設工程竣工檔案的歸集離不開建設工程文件材料的前期收集工作，建設單位要按照相應的規(guī)范，從建設工程文件資料的收集、整理、編目、移交等各個環(huán)節(jié)對建設工程文件資料產生和收集部門提出統(tǒng)一的要求，這樣才能夠保障歸集的建設工程竣工檔案具備真實性和可靠性。在建設工程竣工檔案形成過程中如果沒有前期的收集工作就無法保證竣工檔案的質量，因此，要做好搜集工作，避免重要的價值材料丟失。建設單位應當嚴格按照國家有關城建檔案管理的規(guī)定，根據工程項目的特點，制定本項目建設工程文件材料的收集標準，及時收集、整理建設項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設項目檔案材料，在工程竣工前對所有相關的文件資料進行檢查，嚴格按照標準來進行預驗收，使收集到的建設工程文件材料規(guī)范標準。

有些建設單位由于對城建檔案方面的法律法規(guī)不太了解，對建設工程文件資料的收集不夠重視，導致收集的建設工程竣工檔案資料質量參差不齊。因此，在建設單位辦理相關施工手續(xù)時，要對建設單位提出要求，由建設單位依法承擔起收集以及整理建設工程竣工檔案資料的主體，在工程竣工后，及時完成建設工程竣工檔案資料的收集工作。對不能按時完成建設工程竣工檔案資料收集工作的建設單位，要依法給予處置。這樣才能保證建設工程竣工檔案能及時給歸檔，才能保證建設工程竣工檔案的真實性與可靠性，才能保證城建檔案管理部門能收集到及一份份高質量的建設工程竣工檔案，在城市建設中發(fā)揮重要的作用。

二、接收高質量的建設工程竣工檔案

建設工程竣工檔案的接收工作是城市建設工程中重要的一個環(huán)節(jié)。建設工程竣工檔案是城市建設活動當中所形成的第一手文件材料，能夠真實反映建筑物建設過程中的建設情況，同時也是建筑物在驗收以及日后維護、改建、擴建等方面的憑證。因此，必須接收高質量的建設工程竣工檔案：首先，所接收的建設工程竣工檔案資料必須為原件，做到圖物相符，這樣才能夠保證竣工檔案的真實性與準確性。其次，接收的工程竣工檔案要具備保存的價值，以保障其在以后的維護、改建、擴建上能夠發(fā)揮重要的作用。再次，要保證工程竣工檔案資料的完整性，完整的工程竣工檔案由三部分組成：第一部分是在工程前期的準備文件，如項目審批、項目規(guī)劃、規(guī)劃審批、施工前的準備工作、合同文件、招標文件等等。第二部分是施工過程中產生的文件，如開工報告、組織設計、設計變更、變故處理文件、水泥實驗記錄圖紙記錄等等一系列在施工過程的文件。第三部分是工程完成后的竣工資料，包括竣工圖紙以及各種驗收報告、驗收合格證等等。最后，竣工檔案里面的文件材料以及字跡要符合檔案管理的相關要求，能夠長期永久地保存。如書寫要規(guī)范、字跡要清晰、書寫材料時必須使用碳素墨水、熱敏傳真件不能歸檔等等。這樣在以后利用查閱時才能夠得到有用的信息。

三、建設工程竣工檔案要具有保存價值

建設工程竣工檔案是城市建設和管理的重要基礎資料，是社會管理和公共服務的重要信息，也是工程建設、運營養(yǎng)護、維修改造等工作的重要依據，必須具備保存價值。為讓歸檔保存的建設工程竣工檔案能更好地發(fā)揮作用，有必要對目前的進館范圍做一定的調整，保證進館建設工程竣工檔案的保存價值。如施工階段隱蔽工程的竣工檔案資料、地下管線的竣工檔案資料、地鐵的竣工檔案資料等等重要的建設工程，對他們的竣工資料內容要進行研究分析，保證這些工程的竣工檔案完整、準確，歸檔進館的每一份資料都具備保存的價值。對一些情況復雜、經常發(fā)生變化、需要經常使用的建設工程檔案資料，可以實行動態(tài)管理。如地下管線可以用GIS實現綜合動態(tài)管理，更好地發(fā)揮建設工程竣工檔案的作用。

四、提高檔案工作人員的綜合素質

隨著信息和網絡時代的到來，檔案信息化、網絡化已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展壯大，管理手段的現代化，對檔案工作人員的素質也提出了新的、更高的要求。建設工程竣工檔案工作人員的素質直接影響到了建設工程竣工檔案的質量，如建設單位檔案資料管理員的對檔案基本業(yè)務知識不熟練，對檔案現代化管理手段不了解，綜合素質不高，就容易導致在收集的建設工程竣工檔案資料質量不高。因此，要保證建設工程竣工檔案的歸檔質量就應該培養(yǎng)和提高檔案工作人員的綜合職業(yè)素質，使他們能夠熟練掌握檔案的基本業(yè)務知識，具備用一定的現代化手段收集和管理建設工程竣工檔案資料的能力。一是主辦相關的檔案業(yè)務培訓班，對建設單位檔案資料員進行培訓，學習國家、省、市的城建檔案的相關標準、文件，城建檔案管理的業(yè)務知識。通過學習掌握基本的業(yè)務知識，提高檔案資料員的業(yè)務工作能力，保證在資料收集環(huán)節(jié)能夠按照規(guī)范要求收集建設工程竣工資料。二是城建檔案部門工作人員要經常對建設單位進行指導，讓建設單位檔案工作人員能夠清楚地了解建設工程竣工檔案各個環(huán)節(jié)之間的具體要求以及正確的規(guī)范。同時宣傳相關的法律法規(guī)知識，提高相關工作人員的政治理論知識及法律意識，培養(yǎng)自覺性，讓建設單位建設工程竣工檔案工作人員能夠真正地認識到位、服務到位、管理到位。

五、結語

總的來說，提高建設工程竣工檔案的歸檔質量，既離不開城建檔案管理部門的嚴格驗收審查工作，也離不開相關單位的支持與配合。建設工程竣工檔案資料的歸檔質量直接影響著今后建設工程竣工檔案能否更好地為社會提供服務，能否更好地服務于城市建設，提高城市管理水平。望本文對于怎樣提高建設工程竣工檔案的歸檔質量起到一定的參考作用。